3.2 Verzonden e-mailberichten beheren

3.2.1 Verzonden e-mailberichten intrekken

Gebruik Uit alle postbussen verwijderen om een item in te trekken dat u hebt verzonden naar de postbus van de ontvanger. U kunt een bericht of telefoonnotitie uit de postbus van een ontvanger intrekken als deze het item nog niet heeft geopend. Afspraken, notities of taken kunnen op elk moment worden ingetrokken. Houd er wel rekening mee dat u items die via internet naar andere e-mailsystemen zijn verzonden, niet kunt intrekken.

  1. Klik op de map Verzonden items in de mappenlijst.

  2. Selecteer het item dat u wilt intrekken en klik vervolgens op Uit alle postbussen verwijderen.

  3. (Optioneel) Voeg een opmerking toe.

  4. Klik op OK.

Als u wilt zien welke ontvangers het bericht reeds hebben geopend, klikt u met de rechtermuisknop op het item en klikt u op Eigenschappen. E-mailberichten kunnen niet worden ingetrokken wanneer deze al zijn geopend.

3.2.2 E-mailberichten opnieuw verzenden

Met Opnieuw verzenden kunt u een item nogmaals verzenden, bijvoorbeeld met verbeteringen.

  1. Klik op de map Verzonden items in de mappenlijst.

  2. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Opnieuw verzenden.

  3. Selecteer Wilt u het oorspronkelijke item intrekken? in, als u het oorspronkelijke item wilt intrekken.

  4. Wijzig indien nodig het item en klik vervolgens op Verzenden op de werkbalk.

U kunt aan de eigenschappen van het oorspronkelijke item zien of GroupWise het item heeft kunnen intrekken. Klik met de rechtermuisknop op het item in de map Verzonden items en klik vervolgens op Eigenschappen. Als berichten en telefoonnotities eenmaal zijn geopend, kunt u deze niet meer intrekken.

3.2.3 De status van verzonden e-mailberichten controleren

Als het e-mailsysteem van de ontvanger geschikt is voor statusinfo, kunt u mogelijk statusinfo opvragen over items die u verzendt. In het venster Eigenschappen kunt u de status controleren van elk item dat u hebt verzonden. Zo kunt u zien wanneer een item is bezorgd en door de ontvanger is geopend of verwijderd. Als een ontvanger een afspraak heeft geaccepteerd of geweigerd en een opmerking heeft bijgevoegd, wordt deze opmerking in het venster Eigenschappen weergegeven. U ziet bovendien of een ontvanger een taak als voltooid heeft gemarkeerd.

Via het venster Eigenschappen kunt u ook informatie weergeven over items die u ontvangt. U ziet wie het item nog meer heeft ontvangen (behalve als het een geheim afschrift (BC) betreft), de grootte en aanmaakdatum van bijgesloten bestanden, en nog diverse andere gegevens.

Statusoverzicht

Er zijn twee weergaven voor de eigenschappen:

  • Standaardeigenschappen: Hiermee wordt de koptekst van Eigenschappen en een lijst met ontvangers weergegeven. In de lijst met ontvangers wordt de naam van de ontvanger weergegeven, alsmede de acties die de ontvanger met het item heeft uitgevoerd, de datum en tijd van de laatste actie en eventuele opmerkingen.

  • Geavanceerde eigenschappen: Hiermee wordt de koptekst van Eigenschappen, de ontvangers, postkantoren, bestanden en opties van het item weergegeven. De pagina Geavanceerde eigenschappen is handig voor GroupWise-beheerders als ze items moeten traceren voor probleemoplossing.

U kunt statusinformatie over een item opslaan en afdrukken.

De status van een item controleren

  1. Klik met de rechtermuisknop op een item in uw postbus of agenda en klik op Eigenschappen.

De pictogrammen naast een item geven ook handige statusinformatie. Zie voor meer informatie Legenda van de pictogrammen naast de items.

Klik op Geavanceerde eigenschappen als u naar de geavanceerde eigenschappen wilt gaan.

De statusinformatie van een item opslaan

  1. Klik met de rechtermuisknop op een item en klik vervolgens op Eigenschappen.

  2. Klik op Bestand > Pagina opslaan als.

    WebAccess geeft een tijdelijke bestandsnaam aan het item. U kunt de bestandsnaam en de standaardmap wijzigen.

  3. Klik op Opslaan.

De statusinformatie van een item afdrukken

  1. Klik met de rechtermuisknop op een item en klik vervolgens op Eigenschappen.

  2. Klik op Afdrukweergave om een voor afdruk geschikte versie van de statusinformatie weer te geven en klik vervolgens op Deze pagina afdrukken.

  3. Selecteer de afdrukopties en druk de pagina af zoals u gewoonlijk zou doen in uw webbrowser.

3.2.4 Bezorgingsbevestiging van e-mailberichten die u verzendt

GroupWise WebAccess biedt u verschillende mogelijkheden om na te gaan of uw item is bezorgd.

Verzonden items bijhouden

In het venster Eigenschappen kunt u de status controleren van elk item dat u hebt verzonden. Zie De status van verzonden e-mailberichten controleren voor meer informatie.

Meldingen ontvangen over door u verzonden items

Als het ontvangende e-mailsysteem meldingen kan retourneren, kunt u een melding ontvangen wanneer de ontvanger een bericht opent of verwijdert, een afspraak afwijst of een taak voltooit.

Meldingen ontvangen over alle door u verzonden items

  1. Als u altijd meldingen wilt ontvangen voor items die u verzendt, klikt u op het pictogram Opties en vervolgens op Opties.

  2. Klik op het tabblad Verzendopties.

  3. Geef in het gedeelte Ontvangstbewijs het gewenste type ontvangstbevestiging op.

  4. Klik op Opslaan.

Een melding ontvangen over een enkel item

  1. Als u een ontvangstbevestiging voor één item wilt, opent u een itemweergave en klikt u vervolgens op het tabblad Verzendopties.

  2. Geef in het groepsvak Ontvangstbevestiging het gewenste type ontvangstbevestiging op.

  3. Klik op Verzenden.

Antwoord vragen op items die u verzendt

U kunt de ontvanger laten weten dat u een antwoord op het item verwacht. GroupWise WebAccess voegt een zin aan het item toe waarin staat dat de afzender een antwoord wenst te krijgen en het pictogram in de postbus van de ontvanger wordt gewijzigd in een dubbele pijl.

Antwoord vragen op alle items die u verzendt

  1. Als u wilt vragen om antwoord op alle items die u verzendt, klikt u op het pictogram Opties en vervolgens op Opties.

  2. Klik op het tabblad Verzendopties.

  3. Geef op wanneer u het antwoord wilt ontvangen.

    De ontvanger ziet het pictogram Antwoord gewenst naast het bericht. Als u Bij gelegenheid selecteert, wordt boven aan het bericht "Antwoord gewenst: bij gelegenheid" weergegeven. Als u Binnen x dagen selecteert, wordt boven aan het bericht "Antwoord gewenst: voor xx-xx-xx" weergegeven.

  4. Klik op Opslaan > Sluiten.

Antwoord vragen op een enkel items dat u verzendt

  1. Als u een antwoord voor één item wilt aanvragen, opent u een itemweergave en klikt u op het tabblad Verzendopties.

  2. Geef op wanneer u het antwoord wilt ontvangen.

    De ontvanger ziet het pictogram Antwoord gewenst naast het bericht. Als u Bij gelegenheid selecteert, wordt boven aan het bericht "Antwoord gewenst: bij gelegenheid" weergegeven. Als u Binnen x dagen selecteert, wordt boven aan het bericht "Antwoord gewenst: voor xx-xx-xx" weergegeven.

  3. Klik op Verzenden.

3.2.5 Verzonden items weergeven

U kunt eerder verzonden berichten weergeven. U kunt bijvoorbeeld een verzonden item lezen, dit al dan niet gecorrigeerd opnieuw verzenden en, in sommige gevallen, intrekken als het item nog niet geopend is door de ontvanger.

  1. Klik op de map Verzonden items in de mappenlijst.

Alle verzonden items bevinden zich in deze map, tenzij deze zijn verplaatst naar een andere map dan de postbus of de agenda. Als een verzonden item naar een andere map is verplaatst, wordt dat item niet meer weergegeven in de map Verzonden items. Als u items wilt weergeven die naar andere mappen zijn verplaatst, moet u de betreffende mappen openen.

3.2.6 Verzonden items sorteren

U kunt de items die u hebt verzonden per kolom sorteren in de lijst met Verzonden items.

  1. Wanneer u op de kolomkop klikt, worden alle berichten in die kolom op alfabetische volgorde gezet. Als u vervolgens nogmaals op de kolomkop klikt, worden alle items in omgekeerd alfabetische volgorde gezet.