Een agenda voor meerdere gebruikers instellen waarin u de agenda van meerdere gebruikers en faciliteiten tegelijk kunt bekijken:
Klik op Agenda in de navigatiebalk en vervolgens op de knop Kolommen met meerdere gebruikers in de werkbalk Agenda.
Als dit de eerste keer is dat u de kolommenweergave voor meerdere gebruikers gebruikt, wordt het dialoogvenster Lijst met afspraken van anderen weergegeven.
(Optioneel) Als dit niet de eerste is dat u de kolommenweergave voor meerdere gebruikers in deze agenda gebruikt en u wijzigingen wilt aanbrengen in de weer te geven lijst met agenda's, klikt u op het vervolgkeuzepijltje naast Kolommen met meerdere gebruikers en klikt u op Gebruikers toevoegen of verwijderen.
Geef in het dialoogvenster Lijst van meerdere gebruikers, in het gedeelte Gebruikers selecteren gebruikers op in het veld Gebruikersnaam en schakel in het gedeelte Gebruikerslijst de selectievakjes naast de namen van de gebruikers waarvan u de agenda wilt bekijken in, en klik op OK.
Bekijk de agenda van gebruikers in dag-, week-, maand-, jaar- of kolommenweergave voor meerdere gebruikers door op de betreffende weergave in de werkbalk Agenda te klikken.
Als voor een bepaalde gebruiker de agenda-items niet worden weergegeven, controleer dan of het selectievakje naast de gebruikersnaam in de mappenlijst is ingeschakeld.
(Voorwaardelijk) Als u aan meer dan zes gebruikers of faciliteiten kleuren wilt toewijzen, klikt u op het aanwezigheidspictogram naast hun naam in de mappenlijst.
De afspraken voor gebruikers en faciliteiten worden weergegeven in aparte kolommen in de weergave Kolommen van meerdere gebruikers. De afspraken worden in de maand-, week- en dagweergave echter samengevoegd in één kolom. Het is dus essentieel om in deze weergave een kleur aan iedere gebruiker of faciliteit toe te wijzen om ze te kunnen onderscheiden.
U kunt de lijst van meerdere gebruikers wijzigen die aan deze agenda voor meerdere gebruikers is gekoppeld, als beschreven in De lijst van meerdere gebruikers wijzigen. U kunt ook extra agenda's voor meerdere gebruikers maken, als beschreven in Extra agenda's instellen om meerdere gebruikers en faciliteiten te bekijken.