46.4 Faciliteiten beheren

Faciliteiten zijn items die voor vergaderingen of andere doeleinden kunnen worden gepland. Bij faciliteiten kunt u onder andere denken aan ruimten, overheadprojectors, auto's, enzovoort. De GroupWise-beheerder definieert een faciliteit door deze een naam te geven en aan een gebruiker toe te wijzen. Faciliteiten kunnen net als gebruikers in de opdracht Tijden zoeken worden opgenomen. Faciliteiten-ID's worden in het vak Aan ingevoerd. Een gebruiker die is toegewezen aan een faciliteit, is de beheerder van die faciliteit.

De beheerder van een faciliteit is verantwoordelijk voor de acceptatie of weigering van afspraken ten aanzien van de faciliteit. Hiertoe moet de beheerder volledig gemachtigd zijn voor de faciliteit. Een beheerder van deze faciliteit kan aangeven dat hij afspraakmeldingen wenst te ontvangen ten aanzien van de faciliteit.

U kunt meerdere faciliteiten toevoegen aan een faciliteitengroep om hun prioriteit vast te stellen op basis van de volgorde in de groeplijst. Als u via een faciliteitengroep een faciliteit inplant, gebruikt de afspraak automatisch Tijden zoeken en wordt de faciliteit met de hoogste prioriteit die beschikbaar is in de faciliteitengroeplijst gereserveerd.

46.4.1 Faciliteiten

Elke faciliteit in een map met contactpersonen wordt aangeduid met Faciliteit. Wanneer u dubbelklikt op een faciliteit wordt de faciliteitweergave geopend.

Gebruik de pagina om bronitems weer te geven om een naam voor de bron, een telefoonnummer, brontype, e-mailadres, eigenaar en opmerkingen over deze bron op te geven.

In het veld Eigenaar kunt u een contactpersoon opgeven die al voorkomt in het adresboek of u kunt op de pijl klikken om een nieuwe contactpersoon te maken.

Een persoonlijk faciliteit toevoegen

Het adresboek van GroupWise bevat de faciliteiten die uw GroupWise-beheerder heeft gedefinieerd. U kunt een persoonlijke faciliteit toevoegen aan de map Regelmatige contactpersonen of een andere persoonlijke map met contactpersonen.

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u een persoonlijke faciliteit wilt toevoegen.

  2. Klik op Nieuwe faciliteit in de werkbalk.

  3. Geef in het veld Naam de naam voor de faciliteit op.

  4. Geef in het veld Telefoon het telefoonnummer op van de contactpersoon die verantwoordelijk is voor de faciliteit.

  5. Geef in het veld Type het type faciliteit op.

    U kunt ook de Faciliteit of Plaats opgeven. Als u Plaats opgeeft, wordt de beschrijving van de faciliteit automatisch toegevoegd aan het veld Plaats in de afspraak. Als er meer dan één plaats aan een afspraak is toegevoegd als faciliteit, wordt alleen de eerste plaats weergegeven in het veld Plaats.

  6. Geef in het veld E-mailadres het e-mailadres op van de persoon die de meldingen over deze faciliteit moet ontvangen.

  7. Geef in het veld Eigenaar de eigenaar van de faciliteit op.

  8. Geef in het veld Opmerkingen eventuele opmerkingen over de faciliteit op.

    U kunt bijvoorbeeld de afmetingen van een vergaderruimte of de aanwezige soort apparatuur invoeren.

  9. Klik op Sluiten en vervolgens op Ja om de wijzigingen op te slaan.

Een persoonlijk faciliteit wijzigen

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u een persoonlijke faciliteit wilt aanpassen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de faciliteit en klik op Details.

    Faciliteiten zijn te herkennen aan het pictogram Faciliteit.

  3. Wijzig de gewenste gegevens in het tabblad Details.

  4. Klik op Sluiten en vervolgens op Ja om de wijzigingen op te slaan.

Verzoeken om faciliteiten accepteren en weigeren

U kunt een verzoek om faciliteiten alleen accepteren of weigeren als u de beheerder bent en over lees- en schrijfrechten beschikt. Persoonlijk faciliteiten kunnen niet met andere gebruikers worden gedeeld via machtigingen.

  1. Klik in het hoofdvenster of de agenda op Bestand > Gemachtigde.

    of

    Klik op de vervolgkeuzelijst in de kop van de mappenlijst (boven de mappenlijst; waarschijnlijk wordt Online of Opslaan in cache weergegeven om aan te geven in welke modus GroupWise wordt uitgevoerd) en klik op Gemachtigde.

  2. Klik op de faciliteit waarvan u beheerder bent.

    Als de faciliteit waarvan u beheerder bent niet in de lijst Gemachtigden voorkomt, klikt u op Gemachtigde, typt u in het tekstvak Naam de naam van de faciliteit waarvan u beheerder bent en klikt u vervolgens op OK.

  3. Dubbelklik op het item dat u wilt accepteren of weigeren.

  4. Klik op Accepteren of Weigeren in de werkbalk.

Meldingen voor een andere gebruiker of faciliteit ontvangen

  1. Klik op Extra > Opties.

  2. Dubbelklik op Beveiliging en klik op Melden.

  3. Selecteer de naam van een gebruiker voor wie u als gemachtigde optreedt, of de naam van de faciliteit waarvan u beheerder bent.

    Typ de naam en klik op Gebruiker toevoegen als de gebruiker of faciliteit niet in de lijst met meldingen staat. U kunt de naam selecteren in het dialoogvenster Adres selecteren door op pictogram Adresboek te klikken.

  4. Controleer of Alarmen activeren en Meldingen activeren zijn geselecteerd.

    Alarmen en meldingen voor uzelf zijn automatisch ingeschakeld. Als u Alarmen activeren en Meldingen activeren hebt uitgeschakeld, ontvangt u geen alarmen en meldingen meer. Als u zich zelf afmeldt voor alarmen en meldingen, moet u stap 1-4 in dit onderwerp voor uw gebruikersnaam herhalen om ze weer te activeren.

  5. Klik op OK.

Om meldingen of alarmen te kunnen ontvangen moet Notify zijn geopend of geminimaliseerd. Zie Notify starten voor meer informatie.

Een regel voor een faciliteit maken

Als u de eigenaar van een faciliteit bent, beschikt u over alle machtigingen voor die faciliteit, onder andere de mogelijkheid om regels voor de faciliteit te maken. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u een regel kunt maken waarmee alle aanvragen voor een beschikbare faciliteit worden geaccepteerd. Dit is een voorbeeld van een regel die handig is voor een faciliteit. U kunt desgewenst andere regels maken waarmee andere acties worden uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld een regel maken waarmee alle aanvragen voor een reeds ingeplande faciliteit worden geweigerd.

  1. Klik op het pictogram Modus selecteren en vervolgens op Gemachtigde.

  2. Klik op de faciliteit waarvan u beheerder bent.

    Als de faciliteit waarvan u de eigenaar bent, niet voorkomt in het dialoogvenster Gemachtigde, geeft u in het veld Naam de naam van de faciliteit op en klikt u op OK.

  3. Klik op Extra > Regels en vervolgens op Nieuw.

  4. Geef een naam op voor de regel.

  5. Klik op Afspraak. Zorg ervoor dat de andere itemtypen niet zijn geselecteerd.

  6. Klik op de vervolgkeuzelijst Afspraakconflict en klik op Nee.

  7. Klik op Actie toevoegen > Accepteren, typ indien gewenst een opmerking en klik op OK.

    Met de acties in Stap 6 en Stap 7 maakt u een regel waarmee afspraken voor de faciliteit alleen worden geaccepteerd als de faciliteit beschikbaar is.

  8. Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

Een persoonlijk faciliteit verwijderen

Een persoonlijke faciliteit verwijderen:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waaruit u een persoonlijke faciliteit wilt verwijderen.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de faciliteit en klik op Verwijderen.

    Faciliteiten zijn te herkennen aan het pictogram Faciliteit.

  3. Klik op Ja om de verwijdering van de faciliteit te bevestigen.

46.4.2 Faciliteitengroepen begrijpen en maken

Faciliteitengroepen worden gebruikt om het proces van het inboeken van een faciliteit te vereenvoudigen door faciliteiten te prioriteren voor gebruik middels een faciliteitengroeplijst die u aanmaakt in uw map Persoonlijke contactpersonen. Als u een faciliteitengroep toevoegt aan een afspraak, gebruikt de afspraak automatisch Tijden zoeken en wordt de faciliteit met de hoogste prioriteit die beschikbaar is in de faciliteitengroep gereserveerd en tussen haakjes weergegeven naast de naam van de faciliteitengroep in het Afspraakvenster. De prioriteit wordt bepaald aan de hand van de volgorde van de faciliteiten in de lijst. Als u een andere faciliteit uit de faciliteitengroep wilt kiezen, klikt u op Tijden zoeken voordat u de afspraak verzendt en wijzigt u de faciliteit handmatig.

Elke faciliteitengroep in een map met contactpersonen wordt aangeduid met Faciliteit. Dubbelklik op een faciliteitengroep om de weergave faciliteitengroep-item weer te geven.

U kunt een faciliteitengroep maken vanuit het Bestand of het rechtermuisklikmenu. Er is ook een werkbalkitem voor Nieuwe faciliteitengroep als u de werkbalkoptie Mapcontext heeft ingeschakeld.

Een nieuwe faciliteitengroep maken:

  1. Selecteer in de mappenlijst de map met contactpersonen waarin u een persoonlijke faciliteit wilt toevoegen.

  2. Klik met Mapcontext in de werkbalk ingeschakeld op Nieuwe faciliteitengroep.

  3. Geef de faciliteit een naam en voeg eventuele opmerkingen toe.

  4. Klik op Toevoegen om faciliteiten aan de groep toe te voegen.

  5. Nadat u een adresboek en faciliteit heeft gekozen in de vervolgkeuzelijsten Zoeken in en Zoeken naar, klikt u op Aan om de faciliteit toe te voegen aan de Geselecteerde lijst.

  6. Ga door met het proces in Stap 4 en Stap 5 totdat u alle gewenste faciliteiten voor uw nieuwe faciliteitengroep heeft geselecteerd.

    De volgorde kunt u eenvoudig wijzigen door faciliteiten naar de gewenste plek te slepen.

  7. Klik wanneer u klaar bent met het toevoegen van faciliteiten op Opslaan om de faciliteitengroep op te slaan.