18.3 Vermeldingen gebruiken in verzonden items

Met de functie Vermeldingen kunt u het aanvullen van adresboeknamen gebruiken in de berichttekst van Verzenditems om snel ontvangers toe te voegen aan het Naar-veld. Daarnaast kunt u met deze functie direct in de berichttekst de aandacht op deze ontvangers vestigen door de gekoppelde, benadrukte naam die in het bericht wordt ingevoegd.

Om een contactnaam in te voegen in de berichttekst van een Verzenditem, begint u gewoon met het typen van het @-teken, gevolgd door een adresboeknaam. Dit zal de actie Naam aanvullen oproepen, zodat u de ontvanger uit een gefilterde adresboeklijst kunt selecteren.

OPMERKING:Om vermeldingen met Naam aanvullen te laten werken, moeten de namen die u typt zich in het systeemadresboek bevinden of in een persoonlijk adresboek waarvoor Naam aanvullen is ingeschakeld in de eigenschappen van het adresboek.

In het onderstaande voorbeeld heeft de opsteller van het bericht 'LDAP-gebruiker' toegevoegd aan het Naar-veld en sprak hij hem aan als 'meneer' in de tekst van het bericht. Tijdens het typen van de eerste zin typte de opsteller van het bericht '@test' en kon vervolgens de TestFirst TestLast-gebruiker uit de pop-uplijst van het adresboek selecteren voor Naam aanvullen. Deze laatste actie voegt de naam van de gekoppelde ontvanger toe aan de tekst van het bericht en voegt die gebruiker toe in het Naar-veld van het e-mailbericht.

OPMERKING:Hoewel er in persoonlijke items geen ontvangervelden zijn waaraan geadresseerden kunnen worden toegevoegd, kunt u nog steeds vermeldingen gebruiken in persoonlijke Verzenditems. Vermeldingen in persoonlijke items kunnen bepaalde sneltoegangsfuncties inschakelen wanneer u deze items later opent, zoals het kopiëren van een e-mailadres of het opzoeken van een telefoonnummer uit een vermelding wanneer u er met uw muis overheen gaat.

18.3.1 Opties en gedrag van vermeldingen begrijpen

Het gebruik van vermeldingen maakt verschillende gerelateerde opties mogelijk, naast het verkrijgen van de aandacht van de vermelde ontvangers. Zie de beschrijvingen hieronder om te begrijpen hoe vermeldingen werken in GroupWise en welke gerelateerde opties u tot uw beschikking hebt wanneer u ze gebruikt.

Vermeldingen-gedrag

Deze beschrijvingen zijn over het algemeen specifiek voor het gedrag van de functie Vermeldingen wanneer u deze gebruikt, in tegenstelling tot acties die u kunt uitvoeren wanneer u vermeldingen gebruikt, wat wordt beschreven in Opties voor vermeldingen.

  • Toepasbare itemtypes: U kunt mentions gebruiken in elk item dat de optie Verzenden heeft, inclusief persoonlijke items. Bijvoorbeeld:

    • E-mail

    • Afspraak

    • Taak

    • Post-it

    • Herinnering

  • Standaardinstellingen: De functie Vermeldingen is standaard ingeschakeld. Als de systeemstandaard niet gewijzigd is door de GroupWise-beheerder, kunt u de functie uitschakelen in de GroupWise-client door te navigeren naar Extra > Opties > Omgeving > tabblad Algemeen.

    Als de beheerder de standaardinstelling van het systeem wijzigt, zal de functie Vermeldingen zich in een van de volgende toestanden bevinden:

    • Ingeschakeld/vergrendeld: u kunt vermeldingen in de client gebruiken, maar u kunt ze niet uitschakelen.

    • Uitgeschakeld/vergrendeld: u kunt geen vermeldingen gebruiken en u kunt ze niet inschakelen.

    • Uitgeschakeld/niet-vergrendeld: om vermeldingen te kunnen gebruiken, moet u het vakje Vermeldingen inschakelen aanvinken in Omgeving > Algemene instellingen.

    OPMERKING:Ingeschakeld/niet-vergrendeld is de standaardinstelling van het systeem.

  • Vermeldingen en Naam aanvullen: Naam aanvullen werkt alleen met vermeldingen als de namen die u typt zich in het systeemadresboek bevinden of in een persoonlijk adresboek waarin Naam aanvullen is ingeschakeld in de eigenschappen van het adresboek.

    U kunt in totaal zien welke persoonlijke adresboeken Naamaanvulling hebben ingeschakeld door te klikken op Adresboeken op de taakbalk en naar Bestand > Naam aanvullen adresboeken te gaan.

  • Cc- en Bc-gedrag: Zoals hierboven aangegeven, wordt de geadresseerde automatisch toegevoegd aan het Naar-veld wanneer u een vermelding toevoegt in de tekst van het bericht, als deze er nog niet is (niet van toepassing op persoonlijke items). Als de 'vermelde' ontvanger echter al aanwezig is in het Cc- of Bc-veld, worden deze ontvangers door de vermelding verplaatst naar het Naar-veld.

  • Vermelding markeren in itemlijsten: Aangezien het gebruik van vermeldingen onder andere is bedoeld om de aandacht te vestigen op de vermelde ontvanger, wordt bij items in uw postvaklijst waarin u wordt vermeld, het @-teken aan het item toegevoegd. Zie Opties voor vermeldingen voor informatie over filteren op deze gemarkeerde items.

    OPMERKING:E-mails die worden ontvangen van externe e-mailsystemen die vermeldingen bevatten, zoals Gmail en Outlook, worden ook gemarkeerd.

Opties voor vermeldingen

Deze beschrijvingen zijn over het algemeen specifiek voor acties die u kunt ondernemen met betrekking tot de functie Vermeldingen, in tegenstelling tot gedrag dat van uw kant passief kan zijn. Zie Vermeldingen-gedrag voor meer informatie.

  • Adrestegel: Wanneer u met de muis over een vermelde tekst in een GroupWise-item beweegt, wordt de informatietegel voor de geadresseerde (persoon, groep, bron, enz.) geeft identificerende informatie uit het Adresboek voor dat object weer. Bijvoorbeeld: e-mailadres, telefoonnummer, functie, afdeling, enzovoort.

  • Contextmenu: Wanneer u met de rechtermuisknop op een vermelde tekst in een GroupWise-item klikt, ziet u een Contextmenu met de volgende keuzes:

    • Toevoegen aan frequente contactpersonen

    • Details (opent eigenschappen van Adresboek)

    • Knippen

    • Kopiëren

    • E-mail kopiëren

    • Verwijderen

  • Verwijderopties: Er zijn meerdere manieren waarop u vermeldingen kunt verwijderen uit items die zich in een status Opstellen bevinden, zoals nieuwe items en antwoorden op ontvangen items. Deze opties omvatten het volgende:

    • Backspace over de tekst.

    • Beweeg de muis over de tekst en klik op de x.

    • Klik met de rechtermuisknop op de vermelding en selecteer Verwijderen.

    • Selecteer de vermelding en druk op Verwijderen.

    OPMERKING:Als een geadresseerde aan het Naar-veld wordt toegevoegd als gevolg van het toevoegen van een vermelding, zal het verwijderen van die vermelding de geadresseerde ook uit het Naar-veld verwijderen. Als er echter al een geadresseerde aan het Naar-veld was toegevoegd voordat de vermelding is gemaakt, wordt de geadresseerde door het verwijderen van de vermelding niet uit het Naar-veld verwijderd.

  • Uw vermeldingen filteren: Als u alle items in uw Postvak IN wilt zien waarin u wordt vermeld, kunt u filteren op die gemarkeerde items door Vermeldingen van mij te selecteren in het vervolgkeuzemenu van het filter.

  • Regels voor vermeldingen maken: U kunt de definitie Vermeld gebruiken om regels te maken voor het beheren van items die vermeldingen bevatten. Als u bijvoorbeeld een persoonlijke map hebt waarin u automatisch alle items wilt routeren waarin u wordt vermeld, kunt u een regel maken om dat te doen. Zie Een basisregel maken voor basisinformatie over het maken van regels.