18.3 Używanie wzmianek w elementach wysyłanych

Funkcja Wzmianki umożliwia korzystanie z uzupełniania nazw z książki adresowej w treści wiadomości elementów do wysłania, aby szybko dodać odbiorców do pola Do i zwrócić uwagę na tych odbiorców bezpośrednio w tekście wiadomości za pomocą połączonej podkreślonej nazwy, która jest wstawiana do wiadomości.

Aby wstawić nazwę kontaktu do treści wiadomości elementu do wysłania, wystarczy zacząć wpisywać symbol @, a następnie nazwę z książki adresowej. Spowoduje to wyświetlenie monitu o uzupełnienie nazwy, dzięki czemu można wybrać odbiorcę z odfiltrowanej listy z książki adresowej.

UWAGA:Aby wzmianki działały z uzupełnianiem nazw, wpisywane nazwy muszą znajdować się w systemowej książce adresowej albo w osobistej książce adresowej z włączoną funkcją uzupełniania nazw we właściwościach książki adresowej.

W przykładzie pokazanym poniżej autor wiadomości dodał „użytkownika LDAP” w polu Do i zwrócił się do niego „Pan” w treści wiadomości. Podczas pisania pierwszego zdania autor wiadomości napisał „@test”, a następnie mógł wybrać użytkownika TestFirst TestLast z listy rozwijanej książki adresowej w celu uzupełnienia nazwy. Ta ostatnia czynność spowodowała zarówno wstawienie nazwy połączonego odbiorcy do treści wiadomości, jak i dodanie tego użytkownika w polu Do elementu poczty.

UWAGA:Chociaż w elementach osobistych nie ma pól odbiorców, do których można dodać adresatów, wzmianek można używać w osobistych elementach do wysłania. Wzmianki w elementach osobistych mogą powodować włączenie pewnych funkcji szybkiego dostępu podczas późniejszego otwierania tych elementów, takich jak kopiowanie adresu e-mail lub wyszukiwanie numeru telefonu ze wzmianki po najechaniu na nią kursorem.

18.3.1 Informacje o opcjach i zachowaniu wzmianek

Korzystanie ze wzmianek umożliwia kilka powiązanych opcji wykraczających poza samo zwrócenie uwagi wspomnianych odbiorców. Zobacz poniższe opisy, aby dowiedzieć się, jak działają wzmianki w programie GroupWise i jakie powiązane opcje są dostępne podczas ich używania.

Zachowanie wzmianek

Opisy te są zazwyczaj specyficzne dla zachowania funkcji Wzmianki, gdy z niej korzystasz, w przeciwieństwie do czynności, które możesz podjąć podczas korzystania ze wzmianek, które opisano w punkcie Opcje wzmianek.

  • Odpowiednie typy elementów: Wzmianek można użyć w każdym elemencie z opcją Wyślij, w tym w elementach osobistych. Na przykład:

    • Poczta

    • Spotkanie

    • Zadanie

    • Notatka

    • Przypomnienie

  • Ustawienia domyślne: Funkcja Wzmianki jest włączona domyślnie w systemie. Jeśli administrator programu GroupWise nie zmienił domyślnej wartości systemowej, możesz wyłączyć tę funkcję w kliencie GroupWise, przechodząc do menu Narzędzia > Opcje > Środowisko > karta Ogólne.

    Jeśli administrator zmieni domyślną wartość systemową, funkcja Wzmianki będzie znajdować się w jednym z następujących stanów:

    • Włączona/Zablokowana: w kliencie można używać wzmianek, ale nie można ich wyłączyć.

    • Wyłączona/Zablokowana: nie można używać wzmianek ani ich włączyć.

    • Wyłączona/Odblokowana: aby używać wzmianek, należy zaznaczyć pole Włącz wzmianki w ustawieniach Środowisko > Ogólne.

    UWAGA:Włączona/Odblokowana to domyślna wartość systemowa.

  • Wzmianki i uzupełnianie nazw: Aby uzupełnianie nazw działało ze wzmiankami, wpisywane nazwy muszą znajdować się w systemowej książce adresowej albo w osobistej książce adresowej z włączoną funkcją uzupełniania nazw we właściwościach książki adresowej.

    Możesz zobaczyć zbiorczo, które osobiste książki adresowe mają włączoną funkcję uzupełniania nazw, klikając opcję Książki adresowe na pasku narzędzi i przechodząc do menu Plik > Książki adresowe z funkcji automatycznego uzupełniania nazw.

  • Zachowanie DW i UDW: Jak wspomniano powyżej, po dodaniu wzmianki w treści wiadomości adresat jest automatycznie dodawany w polu Do, jeśli jeszcze go tam nie ma (nie dotyczy elementów osobistych). Jeśli jednak „wspomniany” odbiorca znajduje się już w polu DW lub UDW, dodanie wzmianki dla tego odbiorcy spowoduje jego przeniesienie do pola Do.

  • Oznaczanie wzmianek na listach przesyłek: Ponieważ jednym z przewidzianych celów korzystania ze wzmianek jest dodanie objaśnienia lub zwrócenie uwagi na wspomnianego odbiorcę, elementy na liście skrzynki pocztowej, w których wspomniano o Tobie, mają dołączony symbol @. Aby uzyskać informacje na temat filtrowania tych oznaczonych elementów, zobacz Opcje wzmianek.

    UWAGA:Wiadomości e-mail otrzymane z zewnętrznych systemów pocztowych, które zawierają wzmianki, w tym z programów Gmail i Outlook, są również oznaczane.

Opcje wzmianek

Opisy te są zazwyczaj specyficzne dla działań, które można podjąć w związku z funkcją Wzmianki, w przeciwieństwie do zachowań, które mogą być pasywne po Twojej stronie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zachowanie wzmianek.

  • Kafelek Adres: Po najechaniu kursorem myszy na wspomniany tekst w elemencie programu GroupWise jest wyświetlany kafelek z informacjami o adresacie (osobie, grupie, zasobie itp.) identyfikujący informacje z książki adresowej dla tego obiektu. Na przykład: adres e-mail, numer telefonu, tytuł, dział itp.

  • Menu kontekstowe: Kliknięcie prawym przyciskiem myszy wspomnianego tekstu w elemencie programu GroupWise powoduje wyświetlenie menu kontekstowego zawierającego następujące opcje do wyboru:

    • Dodawanie do częstych kontaktów

    • Szczegóły (powoduje otwarcie właściwości książki adresowej)

    • wycinanie

    • Kopiuj

    • Kopiuj wiadomość e-mail

    • Usuń

  • Opcje usuwania: Istnieje wiele sposobów usuwania wzmianek w przesyłkach, które są w stanie „tworzenia”, w tym nowe przesyłki i odpowiedzi na przesyłki odebrane. Są to następujące opcje:

    • Backspace na tekście.

    • Najedź myszą na tekst i kliknij znak x.

    • Kliknij prawym przyciskiem myszy wzmiankę i wybierz opcję Usuń.

    • Wybierz wzmiankę i naciśnij klawisz Delete.

    UWAGA:Jeśli adresat został dodany w polu Do w wyniku dodania wzmianki, usunięcie tej wzmianki spowoduje również usunięcie adresata z pola Do. Jeśli jednak adresat został już dodany w polu Do przed utworzeniem wzmianki, usunięcie wzmianki nie spowoduje usunięcia adresata z pola Do.

  • Filtrowanie wzmianek: Aby zobaczyć wszystkie przesyłki w skrzynce pocztowej, w których wspomniano o Tobie, możesz odfiltrować te oznaczone przesyłki, wybierając opcję Wzmianki o mnie w menu rozwijanym filtrowania.

  • Tworzenie reguł dla wzmianek: Definicji wzmianek można użyć do utworzenia reguł zarządzania elementami zawierającymi wzmianki. Na przykład jeśli masz osobisty folder, do którego chcesz automatycznie przekierowywać wszystkie elementy ze wzmiankami o Tobie, możesz utworzyć regułę, aby to zrobić. Aby uzyskać podstawowe informacje na temat tworzenia reguł, zobacz Tworzenie reguły podstawowej.