Oprócz możliwości pracy z plikami w systemie Vibe opisanych w kolejnych sekcjach można również korzystać z produktów Novell Vibe Add-in oraz Novell Vibe Desktop umożliwiających bezpośrednią pracę z plikami systemu Vibe w pakiecie Microsoft Office lub synchronizowanie plików systemu Vibe z pulpitem. Można między innymi tworzyć i edytować pliki. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz skrócone instrukcje obsługi Novell Vibe Add-In Quick Start oraz Novell Vibe Desktop Quick Start.
System Novell Vibe umożliwia tworzenie wpisów plików w wyznaczonych folderach plików. Tworzenie wpisu pliku jest czym innym niż dołączanie pliku do wpisu folderu innego typu. Wpisy plików w folderach plików systemu Vibe zawierają plik podstawowy. Inne pliki można powiązać z wpisem pliku jako załączniki, ale istnieje tylko jeden plik podstawowy.
Wpisy plików można tworzyć na wiele sposobów:
Tak samo jak w przypadku tworzenia dowolnego typu wpisu folderu w systemie Vibe, jak opisano w części Sekcja 5.1, Tworzenie wpisu folderu.
Importując pliki do folderu.
Tworząc plik na stacji roboczej i synchronizując go przy użyciu produktu Vibe Desktop zgodnie z opisem w skróconej instrukcji obsługi Novell Vibe Desktop Quick Start.
Tworząc plik w pakiecie Microsoft Office i zapisując go w systemie Vibe bezpośrednio z poziomu tego pakietu zgodnie z opisem w skróconej instrukcji obsługi Novell Vibe Add-In Quick Start.
W systemie Vibe dostępne są różne sposoby dodawania załączników do wpisu.
Można załączyć plik do wpisu, przeciągając go z innego miejsca i upuszczając we wpisie.
Przejdź do wpisu, do którego chcesz dołączyć plik, a następnie otwórz ten wpis.
Kliknij kartę .
Kliknij opcję .
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Przeciąganie i upuszczanie plików.
Przeciągnij plik, który chcesz przekazać, a następnie go upuść na ikonę folderu w oknie dialogowym Przeciąganie i upuszczanie plików.
Zostanie wyświetlony otwierający i zamykający się folder, który oznacza, że przeciągnięte pliki są przekazywane jako załączniki.
Istnieje również możliwość kopiowania i wklejania plików w ikonie folderu.
Przejdź do wpisu, do którego chcesz dołączyć plik, a następnie otwórz ten wpis.
Kliknij kartę .
Kliknij opcję .
Zostanie wyświetlone okno dialogowe Przekaż pojedynczy plik.
Kliknij opcję , a następnie przejdź do pliku, który chcesz dołączyć, i zaznacz go.
Kliknij przycisk .
System Vibe umożliwia łatwe wyświetlanie plików powiązanych z wpisami. Pliki można powiązać z wpisami na jeden z dwóch sposobów:
Pliki można dołączyć do wpisu.
Pliki mogą być plikami podstawowymi wpisu.
Pliki podstawowe mogą istnieć tylko w folderach plików.
W kolejnych sekcjach opisano sposób wyświetlania plików w edytorze tekstów lub w formacie HTML:
Plik wyświetlany w edytorze tekstów jest otwierany w trybie tylko do odczytu.
Przejdź do wpisu zawierającego plik, który chcesz wyświetlić, a następnie otwórz ten wpis.
(Warunkowo) Jeśli wyświetlany plik jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku, który chcesz wyświetlić
lub
Kliknij nazwę pliku.
Aby szybko wyświetlić plik, można go wyświetlić w formacie HTML.
Niektórych typów plików nie można wyświetlać w formacie HTML, na przykład plików PNG, JPG, GIF ani PDF.
Przejdź do wpisu zawierającego plik, który chcesz wyświetlić, a następnie otwórz ten wpis.
(Warunkowo) Jeśli wyświetlany plik jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku, który chcesz wyświetlić.
System Vibe umożliwia edytowanie dokumentów przy użyciu funkcji edycji w miejscu. Funkcja ta pozwala na bezproblemową edycję dokumentów przechowywanych na serwerze systemu Vibe.
W przypadku środowiska Windows z zainstalowanym oprogramowaniem Microsoft Office można pobrać i zainstalować dodatek Novell Vibe Add-in, aby ułatwić pracę użytkowników. Po pobraniu i zainstalowaniu dodatek Vibe Add-in będzie używany do edytowania plików zamiast interfejsu WebDAV. Aby uzyskać więcej informacji na temat edytowania plików, gdy jest zainstalowany dodatek Vibe Add-in, zobacz skróconą instrukcję obsługi Novell Vibe Add-In Quick Start. W poniższych informacjach przyjęto, że do edytowania plików jest używany interfejs WebDAV, a dodatek Vibe Add-in nie jest zainstalowany.
Pliki można edytować tylko w przypadku, gdy na stacji roboczej jest zainstalowana aplikacja do edycji określonego typu pliku. Aby na przykład edytować plik DOC, na stacji roboczej użytkownika musi być zainstalowany program Microsoft Word.
Przejdź do wpisu zawierającego plik, który chcesz edytować, a następnie go otwórz.
(Warunkowo) Jeśli edytowany plik jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku, który chcesz edytować.
Plik jest uruchamiany w edytorze plików określonym przez użytkownika. Aby uzyskać informacje dotyczące sposobu zmiany edytora używanego przez system Vibe do edycji plików, zobacz Sekcja A.3, Nie można edytować plików dołączonych do wpisów.
Jeśli do edycji dokumentów używasz pakietu Microsoft Office lub masz zainstalowany dodatek Vibe Add-in, w przypadku edytowania dokumentów w systemie Vibe dodatek Vibe Add-in jest uruchamiany domyślnie. Aby uzyskać więcej informacji na temat dodatku Vibe Add-in, zobacz skróconą instrukcję obsługi Novell Vibe Add-In Quick Start.
(Warunkowo) Jeśli w systemie Vibe zostanie wyświetlony monit o podanie poświadczeń użytkownika systemu, podaj nazwę użytkownika i hasło używane do logowania do systemu Vibe, a następnie kliknij przycisk .
Teraz możesz edytować plik.
Po przeprowadzeniu edycji pliku zapisz zmiany, a następnie zamknij aplikację edytującą.
W systemie Vibe zostanie utworzona nowa wersja pliku. Zostanie również zapisany plik w wersji sprzed modyfikacji. Po zamknięciu i ponownym otwarciu wpisu można wyświetlić plik w starszej wersji zgodnie z opisem w sekcji Uzyskiwanie dostępu do poprzednio zapisanej wersji pliku.
WAŻNE:Podczas edytowania dołączonego dokumentu przy użyciu oprogramowania OpenOffice po każdym kliknięciu opcji w systemie Vibe tworzona jest nowa wersja dokumentu. W związku z tym, że każda wersja dokumentu powoduje zmniejszenie dostępnego przydziału danych, w przypadku używania oprogramowania OpenOffice dokument należy zapisywać tylko wtedy, gdy jest on zamykany. Więcej informacji o przydziałach danych można znaleźć w rozdziale Managing Your Data Quota
(Zarządzanie przydziałem danych) w podręczniku Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide. Aby uzyskać informacje na temat sposobu usuwania wersji pliku, zobacz Usuwanie istniejących wersji pliku.
Podczas edytowania dokumentu przy użyciu oprogramowania Microsoft Office w systemie Vibe tworzona jest tylko jedna nowa wersja dokumentu. Wielokrotne kliknięcie opcji nie spowoduje utworzenia wielu wersji.
Istnieje możliwość pobrania plików powiązanych z wpisem. Pobrać można jeden plik lub wszystkie pliki, które są powiązane z wpisem. Pliki są pobierane w formacie ZIP.
Przejdź do wpisu zawierającego plik, który chcesz pobrać, a następnie go otwórz.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku.
Przejdź do wpisu zawierającego pliki, które chcesz pobrać, a następnie go otwórz.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok każdego pliku w obrębie wpisu.
lub
Kliknij kartę , a następnie kliknij opcję .
Znając adres URL interfejsu WebDAV pliku, można otworzyć plik bezpośrednio z poziomu aplikacji edytującej, takiej jak Microsoft Office, lub bezpośrednio z wiersza poleceń.
Aby uzyskać adres URL interfejsu WebDAV pliku:
Przejdź do wpisu zawierającego plik, dla którego chcesz uzyskać adres URL interfejsu WebDAV, a następnie go otwórz.
(Warunkowo) Jeśli plik, dla którego chcesz uzyskać adres URL interfejsu WebDAV, jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku.
Zostanie wyświetlony adres URL interfejsu WebDAV do skopiowania.
Po uzyskaniu adresu URL interfejsu WebDAV pliku można podać adres URL w edytorze dokumentów, takim jak Microsoft Office, aby otworzyć dany plik. Instrukcje dotyczące wykonania tej czynności można znaleźć w dokumentacji edytora dokumentów.
Może zajść potrzeba dodania notatki dotyczącej określonego pliku lub wersji pliku. Notatki plików są wyświetlane bezpośrednio pod nazwami plików na kartach i . Notatki plików ułatwiają użytkownikom dokładne poznanie zawartości plików bez ich otwierania. Mogą ponadto służyć do łatwego rozróżniania wersji plików.
Przejdź do wpisu zawierającego dołączony plik lub wersję pliku, dla których chcesz dodać notatkę, a następnie go otwórz.
(Warunkowo) Jeśli plik, dla którego ma zostać dodana notatka, jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku, dla którego chcesz dodać notatkę.
Zostanie wyświetlona strona Dodawanie notatki dotyczącej pliku.
Wpisz notatkę, którą chcesz dodać, a następnie kliknij przycisk .
W przypadku występowania wielu wersji pliku może zajść potrzeba ustawienia stanu każdej wersji w celu rozróżnianiu wersji oficjalnej, wersji roboczych itp. Stanami plików mogą być: , lub .
Przejdź do wpisu zawierającego dołączony plik lub wersję pliku, dla których chcesz ustawić stan pliku, a następnie go otwórz.
(Warunkowo) Jeśli plik, dla którego ma zostać ustawiony stan, jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij bieżący stan w kolumnie obok pliku, dla którego ma on zostać ustawiony, a następnie kliknij stan, który chcesz ustawić dla pliku.
Podczas modyfikowania pliku w systemie Vibe zapisywana jest poprzednia wersja pliku, do której łatwo uzyskać dostęp. Dotyczy to plików przechowywanych w folderach plików systemu Vibe lub dowolnych plików zapisanych jako załączniki we wpisie folderu.
Podczas edycji i zapisywania pliku system Vibe tworzy nową wersję pliku i zapisuje starą wersję. Aby uzyskać informacje na temat sposobu edycji pliku, zobacz Edycja plików.
Do tworzenia nowej wersji dołączonego pliku lub nowej wersji wpisu pliku w folderze plików można także użyć funkcji przeciągania i upuszczania zgodnie z opisem w następujących sekcjach:
Aby utworzyć nową wersję istniejącego załącznika do wpisu, przeciągany i upuszczany plik musi mieć taką samą nazwę co istniejący załącznik do wpisu, dla którego ma zostać utworzona nowa wersja.
Przejdź do wpisu zawierającego załącznik do pliku, dla którego chcesz utworzyć nową wersję, a następnie go otwórz.
Kliknij kartę , a następnie kliknij opcję .
Przeciągnij plik z jednego położenia, takiego jak pulpit, i upuść go na ikonę folderu w oknie przeciągania i upuszczania.
Dokument zostanie dodany jako nowa wersja istniejącego załącznika do wpisu. Starsze wersje są wyświetlane we wpisie na karcie .
Tworzenie zaktualizowanych wersji wpisów folderu jest możliwe tylko w przypadku folderów plików, jak opisano w tej sekcji.
Aby utworzyć nową wersję istniejącego pliku w folderze plików, przeciągany i upuszczany plik musi mieć taką samą nazwę co istniejący plik, dla którego ma zostać utworzona nowa wersja.
Przejdź do folderu, do którego chcesz zaimportować nową wersję pliku.
Plik o tej samej nazwie musi już istnieć w folderze jako wpis pliku.
Na pasku narzędziowym Wpis folderu kliknij opcję .
Zostanie otwarte okno przeciągania i upuszczania.
Przeciągnij plik z jednego położenia, takiego jak pulpit, i upuść go na ikonę folderu w oknie przeciągania i upuszczania.
Dokument zostanie dodany jako nowa wersja istniejącego wpisu pliku. Starsze wersje są wyświetlane we wpisie na karcie .
Przy tworzeniu nowych wersji pliku w systemie Vibe domyślnie śledzone są wersje o numerach podrzędnych. Na przykład 1.0, 1.1, 1.2 itd. Istnieje możliwość zwiększenia numeru wersji głównej dla najnowszej wersji pliku. Na przykład wersja 1.2 stanie się wersją 2.0.
Jeśli w folderze skonfigurowano automatyczne usuwanie starych wersji plików, zgodnie z opisem w sekcji Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum
(Automatyczne usuwanie wersji podrzędnych plików przekraczających maksymalną dozwoloną liczbę plików) rozdziału Managing Folders
(Zarządzanie folderami) w podręczniku Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide, zwiększenie wersji podrzędnej pliku do poziomu wersji głównej powoduje jej zabezpieczenie przed usunięciem.
Aby zwiększyć numer wersji głównej pliku:
Przejdź do wpisu zawierającego dołączony plik, dla którego chcesz zwiększyć numer wersji głównej, a następnie go otwórz.
(Warunkowo) Jeśli plik, dla którego ma zostać zwiększony numer wersji głównej, jest załącznikiem, kliknij kartę .
Tylko foldery plików mogą zawierać pliki, które nie są załącznikami.
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok pliku, dla którego chcesz zwiększyć wersję główną.
Zostanie wyświetlona strona Zwiększ numer wersji głównej.
Kliknąć przycisk .
Przejdź do wpisu zawierającego plik, dla którego chcesz uzyskać dostęp do poprzedniej wersji, a następnie go otwórz.
Kliknij kartę .
Wszystkie poprzednio zapisane wersje każdego pliku powiązane z wpisem znajdują się na liście w kolejności odwrotnej do chronologicznej. W systemie Vibe wyświetlane są takie informacje jak data, wielkość pliku i osoba, która zmodyfikowała plik.
Poprzednią wersję pliku można promować do wersji bieżącej. Bieżącą wersją jest główny plik we wpisie pliku. Wersje dodatkowe znajdują się poniżej wersji głównej na karcie .
Przejdź do wpisu zawierającego wersję pliku, która ma być promowana jako wersja bieżąca, a następnie go otwórz.
Kliknij kartę .
Kliknij kolejno opcje > znajdujące się obok wersji pliku, która ma być promowana jako wersja bieżąca, a następnie kliknij przycisk .
Cały wpis można przywrócić do poprzedniej wersji (na przykład tytuł i opis wpisu) zgodnie z opisem w sekcji Sekcja 5.14.3, Przywracanie poprzedniej wersji wpisu.
WAŻNE:Plików i ich wersji usuniętych z witryny systemu Vibe nie można odzyskać.
Przejdź do wpisu zawierającego plik, dla którego chcesz uzyskać dostęp do poprzedniej wersji, a następnie go otwórz.
Kliknij kartę .
Wszystkie poprzednio zapisane wersje każdego pliku powiązane z wpisem znajdują się na liście w kolejności odwrotnej do chronologicznej. W systemie Vibe wyświetlane są takie informacje jak data, wielkość pliku i osoba, która zmodyfikowała plik.
Aby jednocześnie usunąć wiele wersji, zaznacz wersje pliku, które chcesz usunąć, a następnie kliknij opcję .
lub
Aby usunąć jedną wersję, kliknij opcję obok wersji, którą chcesz usunąć, a następnie kliknij opcję .
Kliknij przycisk , aby potwierdzić usunięcie.
Właściciel folderu lub obszaru roboczego może ustawić maksymalną dozwoloną liczbę wersji poszczególnych plików. Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion
(Ograniczanie liczby wersji plików w folderach i obszarach roboczych przez skonfigurowanie automatycznego usuwania) w podręczniku Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide.