26.2 Programando compromissos

Caso não esteja disponível para reuniões, é possível programar um compromisso pessoal durante o horário indisponível. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos pessoais são colocados em seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário. Da mesma forma, todos os compromissos pessoais são gravados no calendário principal do GroupWise. Para movê-los para um calendário pessoal, arraste e solte-os nesse calendário após criá-los.

Quando você programa um compromisso para duas ou mais pessoas, há várias opções a serem consideradas durante a criação do compromisso. Por exemplo:

Para programar um compromisso para duas ou mais pessoas:

Utilize a Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e as pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

Se você tiver que viajar para participar de um compromisso ou uma reunião programado em seu calendário, seja pessoal ou para várias pessoas, poderá habilitar o recurso Horário de Viagem ao criar ou editar o compromisso. Esse recurso inclui o horário de viagem antes e após a reunião que é exibido em ambos os lados do compromisso em seu calendário.

Embora esse recurso seja exibido apenas em seu calendário pessoal, o horário designado em seu calendário aparecerá como Ocupado por padrão para outras pessoas que também estejam incluídas na reunião. No entanto, você pode mudar o Horário de Viagem para mostrar Livre ou Tentativa, se desejado.

Para incluir o horário de viagem para uma reunião ou um compromisso que você está programando, ou para uma reunião que já está em seu calendário (programada por você ou por outra pessoa), faça o seguinte:

Ao criar um compromisso do GroupWise, você pode torná-lo de dia inteiro selecionando O Dia Inteiro, localizado ao lado do campo de entrada de horário.

É possível especificar como deseja exibir o compromisso clicando no botão de disponibilidade, localizado abaixo da caixa de seleção O Dia Inteiro. Os compromissos podem ser exibidos como Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa. Diferentemente dos compromissos comuns, por padrão, todos os destinatários recebem compromissos de dia inteiro como Livres. Isso acontece porque os eventos de dia inteiro geralmente são planejados para serem estritamente informativos aos destinatários. Por exemplo, para enviar um evento de dia inteiro informando aos colegas que você estará fora do escritório. Nesse caso, os colegas que recebem o evento não são mostrados como Ocupados no evento de dia inteiro.

Ao programar compromissos e outros itens, você pode precisar especificar um horário. Na maioria dos casos, você tem a opção de especificar o horário digitando-o diretamente no campo do horário ou digitando-o no campo de entrada de horário. Clique em para abrir a janela de entrada de horário.

Use a seta verde para selecionar um horário de início e a seta vermelha para selecionar um horário de término. Os horários selecionados são exibidos na lateral direita da tela. É possível usar intervalos mínimos de 15 minutos.

Se a duração correta já tiver sido especificada, você poderá movê-la arrastando a área selecionada para cima ou para baixo.

A opção de fuso horário está disponível para especificar determinando fuso horário para o evento. Para obter mais informações sobre fusos horários, consulte Especificando um fuso horário para um compromisso.

Mudanças de funcionalidade na versão 18.3.1 e mais recente

Quando você seleciona um fuso horário durante a criação de um compromisso, a programação do compromisso é ajustada para o horário definido no fuso horário selecionado. Por exemplo, ao programar um compromisso para as 16:30 no horário de verão do leste dos Estados Unidos, e se você estiver no fuso horário de verão do Pacífico, ele aparecerá no seu calendário às 13:30 PDT.

Além disso, o fuso horário agora é exibido no cabeçalho do compromisso ao lado do horário de início, conforme mostrado abaixo:

Funcionalidade anterior à versão 18.3.1

O recurso Fuso Horário permite programar uma reunião para destinatários em diferentes fusos horários que tenham que se encontrar em um único local.

Em geral, o GroupWise ajusta automaticamente os horários de reunião com base nos fusos horários dos destinatários. Por exemplo, uma reunião programada por um usuário em Utah para as 10:00 será mostrada como 9:00 para um destinatário na Califórnia e como 12:00 para um usuário em Nova Iorque. Isso ocorre porque esses usuários encontram-se em fusos horários diferentes. Como o GroupWise ajusta o horário, todos os usuários programados para uma conferência telefônica ligarão no mesmo momento, mesmo que seu horário local seja diferente.

Use o recurso Fuso Horário se não desejar que o GroupWise faça o ajuste para o fuso horário local dos destinatários. Por exemplo, se você estiver no fuso horário de Saskatchewan e incluir usuários do fuso horário das Montanhas (EUA e Canadá) em seu compromisso, utilize o recurso Fuso Horário se esses usuários viajarem para Saskatchewan para comparecerem ao compromisso. Esse recurso garante que o compromisso mostrará o horário correto de Saskatchewan nos Calendários e nas Caixas de Correio dos usuários.

Quando os usuários programados com o recurso Fuso Horário receberem o compromisso, eles verão uma anotação de horário após o assunto ao exibirem o compromisso em suas Caixas de Correio. Por exemplo, se o assunto da reunião for “Conferência de Marketing” e o fuso horário for o de Saskatchewan, os usuários verão um assunto e uma anotação de horário semelhantes a: Conferência de Marketing (Saskatchewan). Nos Calendários dos usuários, o local é anotado com o fuso horário, e não com o assunto.

Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos de Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.

Uma mensagem de Reunião Cancelada é enviada para cada usuário que recebeu o compromisso, e o compromisso é removido do calendário do usuário. Os usuários que tinham o compromisso delegado a eles não receberão a mensagem de Reunião Cancelada, mas o compromisso será removido dos calendários deles.

Você poderá cancelar um compromisso recorrente se já o tiver programado ou se tiver os direitos de Proxy necessários para a Caixa de Correio do programador.

Uma mensagem de Reunião Cancelada é enviada para cada usuário que recebeu o compromisso, e o compromisso é removido do calendário do usuário. Os usuários que tinham o compromisso delegado a eles não receberão a mensagem de Reunião Cancelada, mas o compromisso será removido do calendário deles.

Quando um compromisso é modificado, as mudanças simplesmente aparecem nos compromissos dos destinatários sem nenhuma mensagem nas caixas de correio dos usuários. O compromisso modificado é exibido em negrito e um banner de notificação é exibido no compromisso, indicando aos usuários quais seções do compromisso foram modificadas. Os usuários não precisam aceitar o compromisso novamente.

Para obter informações sobre como modificar um compromisso e outros itens de e-mail, consulte Editando compromissos, tarefas e lembretes enviados.

Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

Como em outros tipos de itens de e-mail, é possível copiar um compromisso existente para criar um novo. Para obter mais informações, consulte Duplicando e-mails enviados.