46.4 Gerenciando recursos

Os recursos são itens que podem ser programados para reuniões ou outros usos. Os recursos podem incluir salas, retroprojetores, carros etc. O administrador do GroupWise define um recurso fornecendo a ele um nome de identificação e atribuindo-o a um usuário. Os recursos, assim como os usuários, podem ser incluídos em uma pesquisa por horário disponível. Os IDs de recursos são digitados na caixa Para. O usuário atribuído para gerenciar um recurso é o proprietário desse recurso.

O proprietário de um recurso é responsável pela aceitação e pela recusa de compromissos para o recurso. Para fazer isso, o proprietário precisa ter direitos de proxy totais para o recurso. Como proprietário de um recurso, você pode optar por receber notificações de compromissos para o recurso.

Você pode adicionar vários recursos a um Pool de Recursos, que prioriza os recursos a serem usados em ordem na lista de pools. Quando você programa um recurso por meio de um pool de recursos, o compromisso usa automaticamente a Pesquisa por Horário Disponível e programa o recurso de prioridade mais alta disponível na lista de pools de recursos.

46.4.1 Compreendendo recursos

Cada recurso em uma pasta de contatos é marcado com Recurso. Quando você clica duas vezes em um recurso, a tela de item do recurso é exibida.

Use a página da tela de item de recurso para especificar um nome para o recurso, número de telefone, tipo de recurso, endereço de e-mail, proprietário e comentários sobre esse recurso.

No campo Proprietário, você pode especificar um contato que já esteja em seu bloco de endereços ou utilizar o botão de seta para criar uma nova entrada de contato.

Adicionando um recurso pessoal

O Bloco de Endereços do GroupWise contém recursos definidos pelo administrador do GroupWise. Você pode adicionar um recurso pessoal à pasta de contatos frequentes ou a outra pasta de contatos pessoais.

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar um recurso pessoal.

  2. Clique em Novo Recurso na barra de ferramentas.

  3. No campo Nome, especifique o nome para o recurso.

  4. No campo Telefone, especifique o número de telefone do contato responsável pelo recurso.

  5. No campo Tipo, especifique o tipo de recurso.

    Você pode especificar Recurso ou Local. Se você especificar Local, a descrição do recurso será adicionada automaticamente ao campo Local no compromisso. Se mais de um local for adicionado a um compromisso como recurso, apenas o primeiro será exibido no campo Local.

  6. No campo Endereço de E-mail, especifique o endereço de e-mail da pessoa que vai receber as notificações sobre este recurso.

  7. No campo Proprietário, especifique o proprietário do recurso.

  8. No campo Comentários, especifique comentários que você possa ter sobre o recurso.

    Por exemplo, você pode especificar o tamanho de uma sala de conferências ou o tipo de equipamento existente nela.

  9. Clique em Fechar e depois em Sim para gravar suas mudanças.

Modificando um recurso pessoal

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja modificar um recurso pessoal.

  2. Clique o botão direito do mouse no recurso e, em seguida, clique em Detalhes.

    Os recursos são marcados pelo ícone ícone de Recurso.

  3. Na guia Detalhes, modifique as informações conforme o necessário.

  4. Clique em Fechar e depois em Sim para gravar suas mudanças.

Aceitando e recusando solicitações de recursos

Você só poderá aceitar ou recusar solicitações de recursos se for o proprietário e se tiver recebido os direitos Ler e Gravar. Não é possível compartilhar recursos pessoais com outros usuários por meio de direitos de proxy.

  1. Na Janela Principal ou no Calendário, clique em Arquivo > Proxy.

    ou

    Clique na lista suspensa do cabeçalho da Lista de Pastas (acima da Lista de Pastas; provavelmente exibe Online ou Cache para indicar o modo de execução do GroupWise) e clique em Proxy.

  2. Clique no recurso do qual você é proprietário.

    Se o recurso do qual você é proprietário não estiver na lista popup Proxy, clique em Proxy, digite o nome do recurso no campo Nome e clique em OK.

  3. Clique duas vezes no item que você precisa aceitar ou recusar.

  4. Clique em Aceitar ou Recusar na barra de ferramentas.

Recebendo notificação para outro usuário ou recurso

  1. Clique em Ferramentas > Opções.

  2. Clique duas vezes em Segurança e clique em Notificar.

  3. Clique no nome de um usuário de quem você é proxy ou selecione o nome do recurso que você possui.

    Se o usuário ou o recurso não aparecer na lista Notificação, digite o nome e clique em Adicionar Usuário. Você pode selecionar o nome na caixa de diálogo Seletor de Endereços clicando em ícone de Bloco de endereços.

  4. Verifique se as opções Associar a alarmes e Associar a notificações estão selecionadas.

    Você é associado automaticamente a alarmes e notificações. Se você anular a seleção de Associar a alarmes e Associar a notificações, não receberá mais alarmes e notificações. Se você mesmo cancelar a assinatura de alarmes e notificações, será necessário repetir as etapas de 1 a 4 deste tópico para seu nome de usuário para habilitá-los novamente.

  5. Clique em OK.

O Notify precisa estar aberto ou minimizado para receber notificações ou alarmes. Para obter mais informações, consulte Iniciando o Notify.

Criando uma regra para um recurso

Se você for o proprietário de um recurso, terá todos os direitos de Proxy para esse recurso, incluindo a permissão para criar regras para ele. As etapas a seguir mostram como criar uma regra que aceite todas as solicitações relativas a um recurso disponível. Este é um exemplo de uma regra útil para um recurso. Você pode criar outras regras que executem ações diferentes. Por exemplo, você pode criar uma regra que recuse solicitações para um recurso que já esteja programado.

  1. Clique no ícone do Seletor de Modos e clique em Proxy.

  2. Clique no recurso do qual você é proprietário.

    Se o recurso do qual você é proprietário não aparecer na caixa de diálogo Proxy, digite o nome dele no campo Nome e clique em OK.

  3. Clique em Ferramentas > Regras e, em seguida, clique em Novo.

  4. Digite um nome para a regra.

  5. Clique em Compromisso. Os outros tipos de itens devem ficar desmarcados.

  6. Clique na lista suspensa Conflito entre compromissos e, em seguida, clique em Não.

  7. Clique em Adicionar Ação > Aceitar, digite um comentário, se desejado, e clique em OK.

    As ações na Etapa 6 e na Etapa 7 instruem a regra a aceitar o compromisso para o recurso apenas se esse recurso estiver disponível.

  8. Clique em Gravar e depois em Fechar.

Apagando um recurso pessoal

Para apagar um recurso pessoal:

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja apagar o recurso pessoal.

  2. Clique o botão direito do mouse no recurso e, em seguida, clique em Apagar.

    Os recursos são marcados pelo ícone ícone de Recurso.

  3. Clique em Sim para confirmar a exclusão do recurso.

46.4.2 Compreendendo e criando pools de recursos

Os pools de recursos são usados para simplificar o processo de programação de recursos, priorizando os recursos a serem usados de uma lista de pools de recursos que você cria na pasta Contatos Pessoais. Quando você adiciona um pool de recursos ao compromisso, a Pesquisa por Horário Disponível seleciona automaticamente o recurso de prioridade mais alta disponível no pool de recursos e o exibe entre parênteses ao lado do nome do pool de recursos na janela Compromisso. A prioridade é determinada pela ordem dos recursos na lista. Para selecionar um recurso diferente do pool de recursos, clique em Pesquisa por Horário Disponível antes de enviar o compromisso e mude o recurso manualmente.

Cada pool de recursos em uma pasta Contatos é marcado com Recurso. Quando você clica duas vezes em um pool de recursos, a tela de item do pool de recursos é exibida.

Você pode criar um pool de recursos em Arquivo ou no menu de contexto. Há também um item da barra de ferramentas para Novo Pool de Recursos quando a opção da barra de ferramentas Contexto da Pasta está habilitada.

Para criar um novo pool de recursos:

  1. Na Lista de Pastas, selecione a pasta Contatos em que você deseja adicionar um recurso pessoal.

  2. Com o Contexto da Pasta habilitado na barra de ferramentas, clique em Novo Pool de Recursos.

  3. Especifique um nome para o recurso e inclua comentários, se necessário.

  4. Clique em Adicionar para selecionar os membros do pool de recursos.

  5. Após escolher um bloco de endereços e um recurso nos menus suspensos Pesquisar em e Procurar, respectivamente, clique em Para para adicionar o recurso à lista Selecionado.

  6. Continue o processo na Etapa 4 e na Etapa 5 até que todos os recursos desejados sejam selecionados para o novo pool de recursos.

    Se precisar mudar a ordem, você poderá simplesmente arrastar e soltar os recursos conforme a prioridade desejada.

  7. Quando terminar de adicionar recursos, clique em Gravar para gravar o pool de recursos.