16.3 Архивирование электронной почты

С помощью команды "В архив" можно сохранять почтовые сообщения, телефонограммы, мероприятия, напоминания и задания в определенной базе данных на локальном устройстве. Архивирование этих элементов позволяет сэкономить сетевые ресурсы и избежать загромождения почтового ящика. Эта операция также обеспечивает защиту от автоматического удаления элементов.

16.3.1 Общие сведения об архиве

При необходимости вы можете просматривать элементы в архиве. Вы также можете вернуть из архива любой помещенный туда элемент. После помещения в архив отправленного элемента вы не сможете отслеживать его состояние.

Администратор GroupWise может установить автоматическое архивирование ваших элементов с определенной периодичностью. Каждый раз при открытии клиента GroupWise происходит автоматическая архивация. Элементы архивируются из используемого в настоящий момент почтового ящика. Это означает, что при работе в режиме кэширования элементы архивируются из кэшированного почтового ящика, а в режиме непосредственного подключения — из главного почтового ящика.

Для некоторых элементов, например мероприятий, можно запланировать архивирование до наступления фактической даты мероприятия. При архивировании эти элементы удаляются из папки "Отправленные элементы", но остаются в календаре. Это позволяет планировать элементы на далекое будущее, не опасаясь их утери в календаре.

При перемещении элемента в папку он не будет архивирован. Во всех папках к элементам будут применены параметры очистки, указанные в параметрах среды, а также другие параметры очистки или архивирования, указанные администраторам.

Архивированные элементы хранятся, пока вы не удалите их из архива вручную.

16.3.2 Место хранения архивов

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда и щелкните вкладку Местоположение файлов.

  3. В текстовом поле Каталог архива укажите расположение архивного каталога.

  4. Нажмите кнопку ОК.

Дополнительно об архивировании элементов в почтовом ящике см. в разделе Раздел 16.3, Архивирование электронной почты.

ВАЖНО.Если GroupWise запускается на нескольких рабочих станциях, убедитесь в том, что указанное место размещения архива существует только на одной из них. После начального создания архива процесс архивирования запускается только в том случае, когда у GroupWise есть доступ к указанному месту размещения. Если архив существует на нескольких рабочих станциях, то у вас будет несколько архивов, а такой ситуации следует избегать. Сведения о способах решения этой проблемы см. в разделе Раздел 16.3.8, Объединение архивированных элементов из множества архивов.

16.3.3 Перемещение элементов в архиве

  1. В поле Местоположение файлов диалогового окна "Среда" укажите путь к архиву, если вы не сделали этого ранее. См. раздел Раздел 16.3.2, Место хранения архивов.

  2. В почтовом ящике выберите элементы, которые необходимо заархивировать.

  3. Щелкните Действия > Поместить в архив.

После помещения в архив отправленного элемента вы не сможете отслеживать его состояние.

16.3.4 Автоматическое архивирование элементов

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда и выберите вкладку Очистка.

  3. Выберите значение параметра Автоархивация через для нужного типа сообщения.

  4. Укажите количество дней после доставки или написания сообщения, по истечении которых его следует поместить в архив.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Если администратор GroupWise задал регулярное автоматическое архивирование сообщений, изменение этого параметра может оказаться невозможным.

Если для элементов в почтовом ящике настроено автоархивирование, то элементы в списке заданий также будут архивироваться в соответствии с исходной датой получения элемента, а не датой окончания, которую назначили вы.

Если вы работаете на компьютере, на котором настроено автоматическое архивирование, архивация элементов выполняется только на одном компьютере. Если вы работаете на компьютере, на котором автоматическое архивирование недоступно, элементы на этом компьютере не архивируются.

16.3.5 Просмотр заархивированных элементов

  1. В основном окне щелкните Файл > Открыть архив.

    или

    Щелкните раскрывающийся список заголовка списка папок (над списком папок, возможно, отображается текущий режим GroupWise: "Прямое подключение" или "Кэширование") и щелкните Архив.

16.3.6 Разархивирование элементов

  1. Щелкните Файл > Открыть архив.

    или

    Щелкните раскрывающийся список заголовка списка папок (над списком папок, возможно, отображается текущий режим GroupWise: "Прямое подключение" или "Кэширование") и щелкните Архив.

  2. Щелкните правой кнопкой элемент, архивирование которого необходимо отменить, и выберите пункт Архив, чтобы снять флажок архивирования.

  3. Щелкните Файл > Закрыть архив, чтобы закрыть архив и вернуться в основное окно.

    или

    Щелкните раскрывающийся список заголовка списка папок (над списком папок отображается "Архив"), щелкните свою пользовательскую папку (ваше имя), чтобы вернуться к предыдущему режиму GroupWise.

Извлеченные из архива сообщения возвращаются в ту папку, из которой они были помещены в архив. Если эта папка была удалена, GroupWise создает новую папку. Если настроено автоматическое архивирование, то извлеченные из архива сообщения остаются в активном почтовом ящике 7 дней, после чего перемещаются обратно в архив.

16.3.7 Перемещение архива из одного места расположения в другое

Чтобы переместить архив из одного расположения в файловой системе компьютера в другое, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните Сервис > Параметры.

  2. Дважды щелкните Среда и щелкните вкладку Местоположение файлов.

  3. В поле Каталог архива укажите местоположение, в которое нужно переместить архив.

    Если каталог перемещается в местоположение, где уже есть или ранее был архив GroupWise, не указывайте каталог, в котором есть файлы архива. Файлы архива хранятся в каталоге ofxxxarc, который GroupWise автоматически создает как подкаталог в каталоге архива.

    Если указать каталог ofxxxarc в качестве каталога архива GroupWise, результатом будет создание множества архивов, а этого следует избегать. Сведения о способах решения этой проблемы см. в разделе Раздел 16.3.8, Объединение архивированных элементов из множества архивов.

  4. Нажмите кнопку Применить.

  5. (Условно) Если функция архивирования ранее не была включена, появится приглашение включить ее. Щелкните Да.

  6. (Условно) При переносе архива в каталог, в котором еще нет файлов архива, появится сообщение с приглашением подтвердить необходимость переноса содержимого архива в новое местоположение.

  7. Убедитесь в том, что место, куда нужно переместить архив, указано правильно, и нажмите кнопку Да.

  8. Нажмите кнопку ОК.

16.3.8 Объединение архивированных элементов из множества архивов

Чтобы объединить элементы из нескольких архивов в один архив, выполните указанные ниже действия.

  1. В клиенте GroupWise укажите каталог архива с минимальным числом архивированных элементов.

    Дополнительные сведения см. в разделе Раздел 16.3.2, Место хранения архивов.

    Вы должны работать за физическим компьютером, на котором есть каталог с существующим архивом.

  2. Извлеките все элементы из архива, как описано в разделе Раздел 16.3.6, Разархивирование элементов.

  3. Укажите каталог своего основного архива.

    Дополнительные сведения см. в разделе Раздел 16.3.2, Место хранения архивов.

    Вы должны работать за физическим компьютером, на котором есть каталог с существующим архивом.

  4. Заархивируйте все элементы, которые нужно переместить в основной архив, как описано в разделе Раздел 16.3.3, Перемещение элементов в архиве.

  5. Повторите действия Шаг 1–Шаг 4 для других архивов, пока все архивированные элементы не окажутся в главном архиве.