8.3 建立規則

規則可以協助您分類訊息、通知他人您在休假，或者將您的訊息轉遞至其他電子郵件帳戶。

8.3.1 建立基本規則

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示 ，然後按一下「選項」。

  2. 按一下「規則」。

  3. 選取要建立之規則的類型。

  4. 按一下「建立」以顯示「建立規則」表格。

  5. 在「規則名稱」欄位中輸入名稱。

  6. 若要進一步限制受規則影響的項目，請在「定義選擇性條件」區段中選取合適的選項。

    如需詳細資訊，請參閱瞭解規則欄位。

  7. 定義想讓規則執行的動作。

    某些動作 (例如「移動至資料夾」和「回覆」) 需要您輸入額外資訊。

  8. 按一下「儲存」。

要使規則起作用，必須先將其啟用。請參閱啟用或停用規則。

8.3.2 建立休假規則

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示 ，然後按一下「選項」。

  2. 按一下「規則」。

  3. 從「類型」欄位的下拉式功能表中選取「休假」，然後按一下「建立」。

  4. 輸入標題、訊息、開始日期和結束日期。

  5. (選擇性) 選取「回覆外部使用者」。

  6. 按一下儲存。

8.3.3 建立將所有郵件轉遞給其他帳戶的規則

  1. 在 WebAccess 主頁面中按一下「選項」圖示 ，然後按一下「選項」。

  2. 按一下「規則」。

  3. 從「類型」欄位的下拉式功能表中選取「轉遞」，然後按一下「建立」。

  4. 在「規則名稱」欄位中輸入名稱，例如「轉遞規則」。

  5. 請用「定義選擇性條件」為規則加入特定資訊。

    • 在第一個條件欄位中，選取「收件者」。這會告知規則需檢查每個收到之項目中的「收件者︰」行。

    • 在第二個條件欄位中，選取「符合」。這會告知規則，收到之項目的「收件者︰」行中的文字須與您在下一個條件欄位中輸入的文字相符。

    • 在最後一個條件欄位中，輸入郵件訊息之「收件者︰」欄位中顯示的名稱。例如︰gsmith@corporate.com。

  6. 在「收件者」欄位中輸入想要轉遞項目的地址。

  7. 輸入您要用於轉遞項目的標題，例如 Fwd:。

  8. (選擇性) 為所有轉遞的項目輸入訊息。

  9. 按一下「儲存」，確認規則旁顯示了核取標記 (表示已啟用該項規則)，然後按一下「關閉」。

8.3.4 限制受規則影響的項目

使用「定義選擇性條件」選項可進一步限制受規則影響的項目。

  1. 在「規則」頁面中，按一下第一個下拉式清單，然後按一下欄位。

    若要瞭解欄位代表的含義，請參閱瞭解規則欄位。

  2. 按一下運算子下拉式清單，然後按一下某個運算子。

    若要瞭解如何使用運算子，請參閱使用規則運算子。

  3. 輸入規則的準則。

    如果您輸入人名或標題等做為過濾的準則，可以使用萬用字元，例如星號 (*) 或問號 (?)。您輸入的文字沒有大小寫的區別。

    若要瞭解有關萬用字元和選項的更多資訊，請參閱使用規則萬用字元和選項。

  4. 按一下「儲存」，確認規則旁顯示了核取標記 (表示已啟用該項規則)，然後按一下「關閉」。

8.3.5 使用規則條件

在定義選擇性條件區段中，您可以使用各種不同的條件︰

瞭解規則欄位

下表說明建立規則時的可用欄位︰

表 8-2 尋找和規則的可用欄位

欄位名稱

此欄位代表的意義：

欄位準則項目

寄件者

項目「寄件者」欄位內的姓名。

指定「寄件者」欄位。

訊息

顯現於項目「訊息」欄位內的文字。

輸入全部或部份「訊息」欄位。

標題

顯示於項目之「標題」欄位中的文字。

指定全部或部份「標題」欄位。

收件者

顯示於項目「收件者」欄位中的某人姓名。

指定「收件者」欄位名稱。

使用規則運算子

可用運算子包括以下項目︰

運算子

範例

結果包含

包含

寄件者包含 Bill

「寄件者」欄位中包含「Bill」的項目，例如，「Bill Jones」、「Bill Smith」等人所寄的項目。

不包含

寄件者不包含 Bill

「寄件者」欄位中不包含「Bill」的項目，例如 Bill Jones、Bill Smith 等人所寄的項目。

開始於

以 cli 開頭的收件者

「收件者」欄位中以「cli」開頭的項目，例如「Client Group」或「Clive Winters」。

符合

標題符合客戶報告

「標題」欄位為「客戶報告」的項目。

使用規則萬用字元和選項

只有當您選取了要求您輸入其他文字的特定欄位時，才可以在「定義選擇性條件」區段中使用這些萬用字元和選項。

表 8-3 尋找與規則萬用字元及選項

萬用字元和選項

尋找或規則會比對什麼內容

AND、& 或空格

所有符合兩個或兩個以上條件的項目。例如，「mountain & goat」、「mountain 與 goat」和「mountain goat」都可找到包含「mountain」和「goat」的項目。

OR 或 |

所有符合二者之一或多個條件的項目。例如，mountain goat 和 mountain Or goat 都可找到分別包含「mountain」或「goat」或同時包含這兩個字的項目。

非或 !

所有包含了某個條件而不包含另一個條件的項目。例如，「mountain ! goat」和「mountain 非 goat」都可找到包含「mountain」但不包含「goat」的項目。不包括同時包含兩個條件的項目。

"

雙引號中所有的文字。例如，"mountain goats" 可找到所有包含「mountain goats」片語的項目。這個功能無法和文件或文件參考一起使用。

?

符合任何一個字元。例如，jo?n 可找到所有包含「john」、「joan」、「join」等字的項目。

*

符合零或多個字元。例如，mountain* 可找到所有包含「mountain」、「mountains」、「mountainous」等字的項目。

/NOCASE (預設值)

包含特定單字但不分大小寫的項目。例如，/NOCASE ZOO 會找到「Zoo」和「zoo」。

/WILDWORD (預設值)

包含搜尋文字的項目，其中的 * 和 ? 會被當作萬用字元。例如，/WILDCARD jo?n 會找到「john」、「joan」和「join」。