74.7 在遠端模式下傳送及取回項目

使用「傳送/擷取」同步化「線上」信箱和「遠端」信箱。

一旦您連接至 GroupWise 系統，便會將「遠端信箱」所傳送的項目傳送給收件者。「遠端」也會將申請傳送至「線上信箱」，以擷取您的項目，例如郵件。GroupWise 系統會處理該申請，然後依據您在「傳送/擷取」對話方塊中設定的限制，將受限項目傳送至您的「遠端信箱」。除了項目以外，您還可以擷取規則、文件和通訊錄。

74.7.1 傳送或取回訊息時連接到 GroupWise

如果嘗試在未連接 GroupWise 時於「遠端」模式下傳送或擷取訊息，則會開啟一個對話方塊，讓您選擇是立即連接還是稍後連接。您還可以在連接之前先進行設定。

74.7.2 將項目、規則、地址和文件下載到遠端信箱

若要將項目、規則、地址和文件下載到遠端信箱，請執行以下操作：

  1. 如果您是在線上模式下執行 GroupWise，請按一下工具 > 啟程上路，輸入線上信箱密碼，收到提示時選取連接電話號碼，然後按一下確定。

    或者

    如果您是在遠端模式下執行 GroupWise，請按一下帳戶 > 傳送/擷取 > GroupWise 選項。

  2. 若要擷取項目，請確定已選取項目，然後依序按一下進階、索引標籤 (如果有)、某個選項、確定。

    如果指定對所擷取的項目進行限制 (例如，透過選取「只取回標題行」，或透過設定大小限制)，可以稍後再下載項目的其餘部分。請參閱取回未完全下載的項目。

    如果您是在「遠端」模式下，且只想下載新項目，請在「取回」索引標籤上選取「限新的項目」。

  3. 按一下「確定」。

  4. 若要擷取規則，請按一下「規則」。

  5. 若要從 GroupWise 通訊錄中擷取地址，請依序按一下 GroupWise 通訊錄和過濾器，指定要擷取的地址，然後按一下確定。

    因為透過數據機連接擷取通訊錄可能需要很長時間，建議您使用網路或 TCP/IP 連接來擷取通訊錄。

    如需詳細資訊，請參閱過濾遠端信箱的 GroupWise 通訊錄。

  6. 若要取回個人通訊錄，請按一下「個人通訊錄」。

  7. 若要從線上信箱中擷取 GroupWise 文件庫文件副本，請選取文件核取方塊，按一下文件，選取文件，將相應文件標示為使用中，然後按一下確定。

    將文件標示為「使用中」可防止其他人修改該文件。如果未將文件標示為「使用中」，則當「遠端信箱」中有副本時，其他人就可以編輯這份文件。如果您接著編輯該文件，並將其歸還至「主文件庫」，則您的文件會儲存為新版本，所做的編輯也不會儲存到另一個版本中。如果您不打算編輯某份文件，請勿將其標示為「使用中」。

    當您離開「使用中」文件時，系統會詢問是否要將該文件傳送到「主文件庫」並將其標示為「可用」。如果您已處理完文件，請將文件標示為「可用」，以便其他人可以編輯該文件。

  8. 如果您處於遠端模式，想要在下載前指定遠端位置和連接，請按一下設定組態，從連接自下拉式清單中選取遠端位置，從連接到下拉式清單中選取某個連接，然後按一下確定。

  9. 按一下「連接」或「完成」。

如果您是在「遠端」模式中，則所有「待處理申請」清單中的項目都會在此時傳送。

74.7.3 在遠端模式下傳送項目

若要在遠端模式下傳送項目，請執行以下操作：

  1. 建立新項目，然後按一下工具列上的傳送。

    「遠端」模式會將該項目放入「待處理申請」清單。當您連接到 GroupWise 主系統時，「待處理申請」清單中的所有項目都會傳送出去。

  2. 按一下帳戶 > 傳送/擷取，然後按一下遠端帳戶。

    或者

    如果要在傳送項目前指定遠端位置和連接，請按一下帳戶 > 傳送/擷取 > GroupWise 選項，按一下設定組態，從連接自下拉式清單中選取遠端位置，從連接到下拉式清單中選取某個連接，然後依序按一下確定和連接。

在傳送項目的同時，也會根據您在「傳送/取回」對話方塊中指定的資料取回新項目。

如果準備切換的連接上沒有待處理的申請，則可以切換連接類型 (網路、數據機及TCP/IP)。例如，如果您正使用網路連接傳送及擷取項目，而連接在傳輸完成之前中斷，之後請不要切換到數據機連接去處理申請。請使用原來的連接來完成原先的申請。

74.7.4 檢視待處理申請

每當您執行需要將資訊由「遠端信箱」傳送到「線上信箱」的動作時，GroupWise 都會建立申請，並將其放在「待處理申請」清單中。當您連接至 GroupWise 主系統時，所有的申請都會傳到「線上信箱」中。請使用「待處理申請」來檢查那些尚未傳送的申請。

按一下「帳戶」>「待處理申請」。

若要避免處理某個申請，請按一下該申請，然後按一下刪除。只能刪除那些尚未傳送到 GroupWise 主系統且處於「等待傳送」狀態的申請。如果您已將要求傳送到 GroupWise 主系統，則無法將其取消。

74.7.5 取回未完全下載的項目

如果您曾在下載項目時設定過大小限制或指定過「只取回標題行」，您的「遠端信箱」中可能只下載了一部份項目。

  1. 選擇「遠端信箱」中的項目。

  2. 按一下「帳戶」>「取回選定項目」。

  3. 若要立即連接到「線上信箱」，請按一下「立即連接」。

    或

    若要建立申請但不傳送，請按一下「稍後連接」。這樣您便可以在累積數項要求之後再連接。

74.7.6 在遠端模式下使用尋找會晤時段

若要在遠端模式下使用尋找會晤時段功能，請執行以下操作：

  1. 建立新的約會。

  2. 若要選取第一個可以舉行會議的日期，請按一下 「行事曆」圖示，然後按一下日期。

  3. 按一下工具列上的「尋找會晤時段」。

  4. 若要立即連接至 GroupWise 主系統並搜尋可用的時段，請按一下「立即連接」。

    或

    若要稍後再搜尋可用的時段，請按一下「稍後連接」。

    按一下「稍後連接」後，系統會建立尋找會晤時段申請，但不會將其傳送至 GroupWise 主系統。準備傳送約會之前，可以將約會存成「待完成」資料夾中的草稿項目。之後，當您準備查看約會時間時，可以按一下忙碌，然後按一下立即連接。

  5. 當顯示「選擇約會時間」視窗時，按一下「自動選擇」，以顯示第一個可用的會議時間。按一下自動選擇，等待最合適的可用時間顯示，然後按一下確定。

    或者

    依序按一下可用時段索引標籤、某個可用時間和確定。

  6. 完成約會，然後按一下工具列上的傳送。

如果尋找會晤時段尚未傳回所有排程資訊，連接便已中斷，再按一下「會晤時段」即可更新原尋找會晤時段要求傳回的資訊。

74.7.7 過濾遠端信箱的 GroupWise 通訊錄

GroupWise 通訊錄通常很龐大，因為它包含整個組織的所有資訊。在辦公室以外的場所使用 GroupWise 時，如果不需要 GroupWise 通訊錄內的所有資訊，可以使用「GroupWise 通訊錄過濾器」只擷取自己在 GroupWise 系統中會用到的使用者地址、資源地址及公用群組。

例如，過濾器語句「部門 [ ] 行銷」指示 GroupWise 取回「通訊錄」的「部門」欄中含有「行銷」一字的所有地址。如此一來，您在出差時仍可以與行銷部門的人員聯絡。

在離開辦公室之前您還應該取回 GroupWise 通訊錄資訊，以節省下載時間及費用。在您要前往的地點需使用長途電話聯絡時，尤其應當如此。

  1. 如果您是在線上模式下執行 GroupWise，請按一下工具 > 啟程上路，輸入線上信箱密碼，收到提示時選取連接電話號碼，然後按一下確定。

    或

    如果您正以「遠端」模式執行 GroupWise，請按一下「帳戶」>「傳送/取回」>「GroupWise 選項」。

  2. 按一下 GroupWise 通訊錄，然後按一下過濾器。

  3. 在第一個下拉式清單中按一下通訊錄的某一欄。

    例如，按一下部門以搜尋某個特定部門的地址。

  4. 按一下運算子下拉式清單，按一下某個運算子，然後在方塊中輸入搜尋準則或按一下某個值 (如果提供了值)。

    例如，按一下 [ ]，然後輸入會計即可搜尋會計部門中的地址。請使用最適合您所進行之搜尋的運算子。您的搜尋準則 (例如人名或標題) 可以包含如星號 (*) 或問號 (?) 之類的萬用字元。過濾器對您輸入的準則不區分大小寫。

  5. 若要新增其他過濾條件，請按一下最後一個下拉式清單，然後按一下且。

  6. 指定所有過濾器條件之後，在建立過濾器時查看以「包含項目 ...」開頭的文字，以瞭解過濾器將會如何運作。

  7. 依序按一下確定和連接。

如需有關運算子的詳細資訊，請參閱使用進階尋找。

74.7.8 刪除遠端信箱中的項目

您可以使用「刪除」、「清除」和「管理文件庫大小」來移除「遠端信箱」中的項目。

刪除遠端信箱中的項目

在「遠端」模式中，可以像在「線上」模式中一樣刪除、收回項目及清除「垃圾筒」。

  1. 按一下「信箱」中的項目。

  2. 按一下「編輯」>「刪除」。

  3. 如果您想刪除某個外送的項目，請按一下可用選項之一。

  4. 若要釋放磁碟空間，請按一下編輯 > 清空垃圾筒。

    這樣會將所有已刪除的項目從「遠端信箱」中永久移除。

    下次連接到 GroupWise 主系統時，您在「遠端信箱」和「線上信箱」中所做的變更便會自動同步化。您可以透過變更「遠端內容」中的刪除選項，來關閉此同步化功能。請參閱變更遠端刪除選項。

從遠端文件庫刪除不需要的文件

從「遠端文件庫磁碟空間管理」刪除檔案並不會將檔案從「主文件庫」中移除，也不會移除所刪除文件的文件參考。而只會從您「遠端信箱」所在的電腦中移除檔案，以釋放磁碟空間。

  1. 在「遠端」模式下按一下「工具」>「管理文件庫大小」。

  2. 按一下要刪除的文件，然後按一下刪除。

  3. 完成後，按一下「關閉」。

如果刪除了「使用中」的文件，下次連接「線上信箱」時「主文件庫」中文件的狀態會重設為「可用」。

文件參考附件及遠端模式

您在以「遠端」模式執行時，可能會接收到包含文件參考附件的項目。如果開啟附件，即使「遠端文件庫」中的文件比附件的版本舊，文件也會從您的「遠端文件庫」中開啟。如果這份文件並不在您的「遠端文件庫」中，您就會收到提示立即或稍後連線到您的「線上信箱」，以便接收該文件。

您也可以透過「遠端」模式，傳送含文件參考附件的項目。不過，如果文件不在您的「遠端文件庫」中，則對「主文件庫」中的文件沒有足夠權限或所使用的電子郵件產品不支援 GroupWise 文件庫的任何收件者將不會收到文件副本。

此外，如果「主文件庫」無法使用，收件者將不會收到文件副本。若上述任何情況存在，則除了文件參考外，您還需要附上一份實際的文件副本。