13.6 瞭解尋找結果資料夾

「尋找結果」資料夾是顯示查詢結果的資料夾。資料夾開啟後,GroupWise 會檢查為資料夾定義的搜尋準則,並搜尋指定的各項內容,然後將全部搜尋結果顯示在「項目清單」中。您可以像處理任何其他資料夾中的項目一樣來處理「尋找結果」資料夾中的項目,例如開啟、轉遞、列印、複製、移動或刪除項目。原始項目仍會儲存在搜尋時找到它的資料夾中,而這些動作也是作用於該原始項目上。這意味著如果您移動或刪除「尋找結果」資料夾中的某個項目,該項目僅會從「項目清單」中移除,不會從其原始位置移除。

開啟「尋找結果」資料夾並查看「項目清單」中顯示的資訊欄,您便可以看到每個項目的原始資料夾。「資料夾」欄會列出每個項目實際儲存的位置。

您可以建立自己的「尋找結果」資料夾並定義所需的搜尋準則,例如來自特定地址的所有項目,或「標題」行中包含特定單字的所有項目。或者,可以建立顯示所有未讀取項目的「尋找結果」資料夾。

13.6.1 建立尋找結果資料夾

建立尋找結果資料夾:

  1. 在「資料夾清單」中按一下「檔案」>「新增」>「資料夾」

  2. 按一下「尋找結果資料夾」

  3. 若要根據自己的搜尋準則建立「尋找結果」資料夾,請按一下自訂尋找結果資料夾,然後按下一步

    或者

    若要根據「按照範例尋找」建立「尋找結果」資料夾,請按一下自訂按照範例尋找資料夾,然後按下一步

    或者

    如果要使用預先定義的「尋找結果」資料夾做為建立自訂資料夾的範本,請按一下改預先定義的尋找結果資料夾,選取要做為您的資料夾範本的預定義資料夾 (例如「已傳送」),選取修改預先定義的尋找結果資料夾,然後按下一步

  4. 輸入資料夾的名稱和描述。

  5. 按一下向上向下向右向左,以將此資料夾放在「資料夾清單」中所需的位置,然後按下一步

  6. 指定搜尋標準、按照範例標準尋找或者您所要尋找項目的資訊。

  7. 如果您不希望每次開啟該資料夾時都更新結果,請不選「每當開啟資料夾時便尋找新的相符項目」

  8. 「下一步」

  9. 為此資料夾指定所需的任何顯示設定,然後按一下完成

13.6.2 建立顯示未讀取項目的尋找結果資料夾

「尋找結果」資料夾的通常用途是建立顯示所有未讀取項目的資料夾。

若要建立顯示未讀取項目的「尋找結果」資料夾:

  1. 按一下「檔案」>「新增」>「資料夾」

  2. 選取尋找結果資料夾,然後選取自訂尋找結果資料夾

  3. 下一步

  4. 名稱欄位中,指定資料夾的名稱 (如未讀取項目),然後按下一步

  5. 「查詢」欄位中,選取要顯示其中的未讀取項目的所有資料夾。

  6. 按一下「進階尋找」

  7. 在第一個下拉式清單中,選取「項目狀態」;在第二個下拉式清單中,選取「不包括」;在第三個下拉式清單中,選取「讀取」

  8. 按一下確定,然後按下一步 > 完成