18.3 在傳送項目中使用提及功能

有了提及功能，您可以在傳送項目的郵件本文中使用通訊錄姓名補齊功能，快速將收件者新增至收件者欄位中，同時又能透過插入到訊息中並以連結和強調格式顯示的名稱，來直接在郵件本文中引起這些收件者的注意。

若要將聯絡人名稱插入到傳送項目的郵件本文中，只需開始輸入 @ 符號，後接某個通訊錄名稱。這會觸發姓名補齊動作，如此您便可以從過濾出的通訊錄清單中選取所需收件者。

附註：若要將提及功能與姓名補齊功能配合使用，您輸入的名稱必須已存在於系統通訊錄或個人通訊錄中，且通訊錄內容中已啟用姓名補齊功能。

在如下所示的範例中，訊息起草者在收件者欄位中新增了「LDAP 使用者」，並在郵件本文中稱呼其「先生」。在輸入第一個句子時，訊息起草者輸入了「@test」，然後便可以從通訊錄姓名補齊快顯清單中選取使用者 TestFirst TestLast。最後一個動作不僅在郵件本文中插入了顯示為連結的收件者名稱，而且在郵件項目的收件者欄位中新增了該使用者。

附註：雖然在要新增收件人的個人項目中沒有收件者欄位，您仍然可以在個人傳送項目中使用提及功能。之後開啟個人項目時，這些項目中的提及內容可以提供某些快速存取功能，例如複製某個電子郵件地址，或在滑鼠遊標懸停在提及內容上時查詢相應電話號碼。

18.3.1 瞭解提及選項和行為

使用提及功能可以啟用數個相關選項，不只是引起被提及收件者的注意。請查看下面的說明，以瞭解 GroupWise 中提及功能的運作原理，以及當您使用該功能時可用的相關選項。

提及行為

下面主要描述的是您在使用提及功能時該功能的行為，而不是您在使用提及功能時可以執行的動作，後者在提及選項中介紹。

  • 適用的項目類型： 您可以在具有傳送選項的任何項目 (包括個人項目) 中使用提及功能。例如：

    • 郵件

    • 約會

    • 任務

    • 自黏便箋

    • 提示

  • 預設設定： 系統預設會啟用提及功能。如果 GroupWise 管理員未變更該系統預設設定，您可以在 GroupWise 用戶端中導覽至工具 > 選項 > 環境 > 一般索引標籤，來停用該功能。

    如果管理員變更了該系統預設設定，提及功能將處於以下某種狀態：

    • 已啟用/已鎖定：您可以在用戶端中使用提及功能，但無法將其停用。

    • 已停用/已鎖定：您無法使用提及功能，也無法啟用該功能。

    • 已停用/未鎖定：若要使用提及功能，您需要在「環境」>「一般」設定中核取啟用「提及」功能核取方塊。

    附註：「已啟用/未鎖定」為系統預設設定。

  • 提及功能和姓名補齊： 若要將姓名補齊功能與提及功能配合使用，您輸入的名稱必須已存在於系統通訊錄或個人通訊錄中，且通訊錄內容中已啟用姓名補齊功能。

    您可以集中檢視哪些個人通訊錄啟用了姓名補齊功能，只需按一下工具列上的通訊錄，然後移至檔案 > 姓名補齊通訊錄。

  • 副本和密件副本行為： 如上文所述，當您在郵件本文中新增提及內容時，相應收件人會自動新增至收件者欄位中 (如果尚未新增)。此功能不適用於個人項目。但是，如果副本或密件副本欄位中已包含「提及的」收件者，新增提及這些收件者的內容則會將他們移至收件者欄位中。

  • 項目清單中的提及標記： 根據設計，使用提及功能的其中一個目的就是引起被提及收件者的注意，因此您信箱清單中提及了您的項目都會附加 @ 符號。如需關於過濾這些已標記項目的資訊，請參閱提及選項。

    附註：透過包含提及功能的外部郵件系統 (包括 Gmail 和 Outlook) 接收的電子郵件也會加上標記。

提及選項

下面主要說明的是您可以執行的與提及功能相關的動作，而不是做為寄件者被動接受的行為。如需詳細資訊，請參閱提及行為。

  • 地址資訊方塊： 當您將滑鼠遊標懸停在 GroupWise 項目中的提及文字上時，相應收件人 (個人、群組、資源等) 的資訊方塊將會顯示通訊錄中該對象的識別資訊。例如：電子郵件地址、電話號碼、職稱、部門等。

  • 內容功能表： 當您在 GroupWise 項目中的提及文字上按一下滑鼠右鍵時，系統會顯示一個包含以下選項的內容功能表：

    • 新增至常用聯絡人

    • 詳細資料 (可開啟通訊錄內容)

    • 剪下

    • 複製

    • 複製電子郵件

    • 刪除

  • 刪除選項︰ 如果要刪除處於「撰寫」狀態的項目中的提及內容，您可以使用多種方法。其中包括：

    • 按 Backspace 鍵刪除相應文字。

    • 將滑鼠遊標懸停在提及文字上，然後按一下 x。

    • 在提及內容上按一下滑鼠右鍵，然後選取刪除。

    • 選取提及內容，然後按 Delete 鍵。

    附註：如果您是透過新增提及內容將收件人新增至收件者欄位中，刪除該提及內容也將從收件者欄位中移除相應收件人。不過，如果在建立提及內容之前，就已將相應收件人新增至收件者欄位中，刪除該提及內容將不會從收件者欄位中移除相應收件人。

  • 過濾提及您的項目： 若要在信箱中查看所有提及了您的項目，您可以在過濾下拉式功能表中選取提及我，來過濾那些已標記的項目。

  • 建立提及規則： 您可以使用提及的人定義建立相關規則，來管理包含提及內容的項目。例如，如果您想讓所有提及了您的項目都自動傳送到某個個人資料夾，則可以建立一則規則來實現該目的。如需關於建立規則的基本資訊，請參閱建立基本規則。