3.1 Odeslání e-mailu

E-mailovou zprávu odesílanou z programu GroupWise WebAccess můžete poslat buď jako text, nebo ve formátu HTML. Dále můžete připojit soubor, přidat ke zprávě podpis a provést u zprávy před jejím odesláním kontrolu pravopisu.

Adresář a funkce dokončování jmen vám při odesílání e-mailové zprávy pomohou rychle a snadno vyhledat potřebné kontakty.

3.1.1 Vytvoření e-mailu

  1. Na panelu nástrojů klepněte na položku Pošta.

  2. V poli Komu zadejte uživatelské jméno a stiskněte klávesu Enter. Když začnete psát, bude se funkce Dokončení jména automaticky pokoušet nalézt a dokončit jméno. Tento postup opakujte i pro další uživatele. V případě potřeby zadejte uživatelská jména do polí Kopie a Slepá.

    nebo

    Chcete-li vybrat jména uživatelů ze seznamu, klepněte na panelu nástrojů na položku Adresa, vyhledejte a vyberte jednotlivé uživatele a klepněte u každého z nich na pole Komu, Kopie nebo Slepá. Nakonec klepněte na tlačítko OK.

  3. Zadejte údaje do pole Věc.

  4. Zadejte zprávu.

    Po klepnutí na kartu Možnosti odeslání můžete určit řadu možností. Zprávě například můžete přiřadit vysokou prioritu, požadovat od příjemců odpověď atd.

  5. Klepnutím na tlačítko Přiložit přidáte libovolné přílohy.

  6. Klepněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.

3.1.2 Formátování zpráv

Při odesílání zprávy si můžete vybrat z několika možností formátu. Zprávu můžete odeslat jako text nebo ve formátu HTML a můžete u ní měnit písmo, barvy a rozvržení.

Změna písma v zobrazení HTML

Pokud provedete změny v režimu zobrazení Prostý text, příjemci položky uvidí tyto změny v režimu zobrazení Prostý text. Pokud provedete změny v režimu zobrazení HTML, příjemci položky uvidí tyto změny v režimu zobrazení HTML. O režimu zobrazení, ve kterém jste položku vytvořili, může být vhodné příjemce informovat.

  1. Zkontrolujte, zda je v otevřené vytvářené položce zobrazen panel nástrojů HTML.

  2. Pomocí panelu nástrojů HTML můžete měnit písmo, přidávat barvy pozadí, obrázky atd.

Nejsou-li zobrazena všechna tlačítka panelu zobrazení HTML, rozšiřte zobrazení položky.

Formátování číslovaných seznamů a seznamů s odrážkami

Do zpráv můžete snadno zařadit seznamy s odrážkami nebo číslované seznamy.

  1. Do otevřené položky vytvářené ve formátu HTML můžete pomocí panelu nástrojů HTML vložit seznam s odrážkami nebo číslovaný seznam

  2. Zadejte položku seznamu a potom stisknutím klávesy ENTER vytvoříte další položku.

  3. Po zadání poslední položky stiskněte klávesu ENTER dvakrát, čímž vypnete formátování seznamu.

Vrácení poslední operace zpět

Poslední operaci s textem v polích Věc nebo Zpráva vytvářené zprávy lze vrátit zpět.

  1. Stiskněte kombinaci kláves CTRL+Z.

    Informace o dalších klávesových zkratkách naleznete v části Část C.0, Používání klávesových zkratek.

3.1.3 Kontrola pravopisu zpráv

Kontrola pravopisu vám umožní ve vytvářené zprávě vyhledat chybně napsaná slova. Funkce ve vytvářených položkách vyhledává chybně napsaná a opakující se slova a nesprávný zápis velkých písmen.

Pokud při kontrole pravopisu naleznete chybné slovo, můžete je nahradit navrhovaným slovem, opravit je ručně nebo je vynechat.

V možnostech vytváření lze nastavit, aby před odesláním každé zprávy byla automaticky provedena kontrola pravopisu.

Kontrola pravopisu položky

  1. Klepněte na pole Věc nebo pole Zpráva.

  2. Klepněte na tlačítko Kontrola pravopisu.

    Program WebAccess zvýrazní slova s pravopisnými chybami.

  3. Klepněte na některé ze zvýrazněných slov.

  4. Vyberte jedno ze slov, které kontrola pravopisu navrhuje jako náhradu pro slovo s chybou.

    nebo

    Klepnutím na tlačítko Upravit proveďte vlastní opravu.

  5. Po dokončení kontroly pravopisu klepněte na tlačítko Zpět k úpravám.

Automatická kontrola pravopisu položek

Pravopis lze automaticky kontrolovat při každém klepnutí na příkaz Odeslat.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Vytvořit.

  3. Vyberte možnost Kontrola pravopisu před odesláním.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

Výběr jazyka kontroly pravopisu

  1. Otevřete vytvářenou položku a klepněte na pole Věc nebo Zpráva.

  2. Klepněte na rozevírací seznam vedle položky Kontrola pravopisu.

  3. Vyberte požadovaný jazyk.

3.1.4 Přiložení souborů

Soubory můžete odesílat ostatním uživatelům. K odesílané položce můžete připojit soubory, které máte na svém pevném disku, disketě nebo síťové jednotce. Příjemci mohou přiložené soubory otevírat, ukládat, prohlížet nebo tisknout. Pokud změníte přiložený soubor po odeslání, příjemci tyto změny neuvidí.

Pokud přiložíte soubor chráněný heslem, příjemce nebude moci přílohu otevřít nebo zobrazit, dokud nezadá heslo.

  1. Otevřete novou položku.

  2. Vyplňte pole Komu, Věc a Zpráva.

  3. Klepněte na příkaz Přiložit, přejděte na soubor nebo soubory určené k odeslání a vyberte je.

    Chcete-li přiložený soubor odebrat, klepněte na ikonu Odebrat.

  4. Klepněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.

Přesunutí nebo odstranění souboru z disku nebo síťové jednotky neovlivní soubor, který jste přiložili k položce a odeslali.

Jestliže odstraníte přiložený soubor, nebude vymazán z disku nebo síťové jednotky; bude odstraněn pouze ze seznamu příloh.

3.1.5 Přidání podpisu

Karta Podpis slouží k vložení podpisu nebo řádku s adresou na konec odesílaných položek. Aplikace GroupWise může například na konec každé odesílané položky automaticky vložit vaše jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu.

Kromě osobních podpisů může správce aplikace GroupWise vytvořit globální podpis pro všechny uživatele. Pokud správce aplikace GroupWise vyžaduje globální podpis, je tento podpis automaticky připojen ke všem odesílaným položkám. Pokud položku odesíláte znovu, není ke zprávě automaticky připojen globální podpis.

Podpisy vytvořené nebo změněné v klientovi aplikace GroupWise pro systém Windows se automaticky zobrazují v programu GroupWise WebAccess. Obdobně se podpisy vytvořené nebo změněné v programu GroupWise WebAccess automaticky zobrazují v klientovi aplikace GroupWise pro systém Windows.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na tlačítko Vytvořit.

  3. Vyberte možnost Povolit podpis.

  4. Klepněte na položku Nové, zadejte název nového podpisu a potom klepněte na tlačítko OK.

  5. (Volitelné) Vytvoření dalších podpisů. V rozevíracím seznamu Podpis vyberte podpis, který si přejete nastavit jako výchozí, a potom vyberte možnost Nastavit jako výchozí.

  6. Zadejte podpis do příslušného pole.

  7. Klepnutím na možnost Automaticky přidávat podpis zajistíte, že se při každém odeslání položky automaticky přidá váš podpis.

    nebo

    Klepnutím na možnost Před přidáním podpisu zobrazit výzvu nastavíte program WebAccess tak, aby se před odesláním položky dotázal na přidání podpisu.

  8. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

3.1.6 Uložení nedokončeného e-mailu

Seznámení s funkcí automatického ukládání

Při psaní nové zprávy v programu GroupWise WebAccess se položky automaticky ukládají. Lze tím zabránit ztrátě vytvářených zpráv v případě, že se program WebAccess náhle ukončí. Po restartu programu WebAccess máte možnost tyto zprávy obnovit a dokončit jejich vytváření.

Nepoužíváte-li program GroupWise WebAccess po dobu 10 sekund (výchozí hodnota) a máte nějaké neodeslané zprávy nebo pokud jste aktivně psali zprávu po dobu 60 sekund (výchozí hodnota), program WebAccess automaticky uloží zprávy do složky Nedokončené. Program WebAccess přidává k názvu všech automaticky ukládaných zpráv dva znaky, které zprávy odlišují od ostatních položek uložených do složky Nedokončené ručně.

Váš správce může funkci automatického ukládání vypnout nebo změnit hodnoty dob nepoužívání a souvislého používání.

Pokud jsou při spuštění programu WebAccess přítomny automaticky uložené zprávy, zobrazí se zpráva s upozorněním. Typ zobrazené zprávy se liší podle počtu automaticky uložených zpráv.

Pokud je obnovena jen jedna automaticky uložená zpráva

Pokud spustíte program WebAccess a je obnovena jen jedna automaticky uložená zpráva, zobrazí se následující zpráva:

K automaticky uloženým zprávám existují následující možnosti:

Otevřít: Otevírá automaticky uložené zprávy, takže je můžete dokončit.

Uložit: Uloží zprávy jako běžné položky do složky Nedokončené, takže je lze dokončit později.

Odstranit: Odstraní automaticky uložené zprávy. Informace obsažené v těchto zprávách jsou trvale ztraceny.

Přeskočit: Zachová uložené zprávy na disku, ale neobnoví je v programu WebAccess. Při dalším spuštění programu WebAccess se znovu zobrazí okno automatického uložení.

Pohybuje-li se počet obnovených automaticky uložených zpráv mezi dvěma a pěti

Pokud spustíte program WebAccess a počet obnovených automaticky uložených zpráv se pohybuje mezi dvěma a pěti, zobrazí se následující zpráva:

K automaticky uloženým zprávám existují následující možnosti: Pro každou automaticky uloženou zprávu vyberte jednu z těchto možností a potom klepněte na tlačítko OK.

Otevřít: Otevírá automaticky uložené zprávy, takže je můžete dokončit.

Uložit: Uloží zprávy jako běžné položky do složky Nedokončené, takže je lze dokončit později.

Odstranit: Odstraní automaticky uložené zprávy. Informace obsažené v těchto zprávách jsou trvale ztraceny.

Chcete-li uložené zprávy uchovat na disku, ale nechcete je obnovit v programu WebAccess, klepněte na tlačítko Přeskočit. Při dalším spuštění programu WebAccess se znovu zobrazí okno automatického uložení.

Pokud je obnoveno 6 nebo více automaticky uložených zpráv

Pokud spustíte program WebAccess a počet obnovených automaticky uložených zpráv je vyšší než šest, zobrazí se následující zpráva:

Klepnutím na tlačítko OK zprávy uložíte jako běžné položky do složky Nedokončené, takže je bude možné dokončit později.

Vypnutí nebo zapnutí funkce automatického ukládání

Ve výchozím nastavení je funkce automatického ukládání zapnuta v případě, že pro přístup k systému GroupWise používáte vysokorychlostní připojení. Používáte-li připojení s nízkou rychlostí, je funkce ve výchozím nastavení vypnutá. Další informace o možnostech přihlášení naleznete zde: Spuštění aplikace GroupWise Program WebAccess.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Vytvořit.

  3. Vyberte možnost Zapnout automatické ukládání, čímž funkci automatického ukládání zapnete.

    nebo

    Zrušte výběr možnosti Zapnout automatické ukládání, čímž funkci automatického ukládání vypnete.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit a potom na Zavřít.

Uložení nedokončeného e-mailu

  1. V otevřené položce klepněte na ikonu Uložit.

  2. Klepněte na složku, do které chcete položku uložit, a klepněte na tlačítko OK.

Koncept zprávy je uložen do složky vybrané v kroku 2. Implicitní složkou pro nedokončené zprávy je složka Nedokončené.

3.1.7 Nastavení výchozího zobrazení pro psaní

Při psaní zprávy v programu GroupWise WebAccess můžete vybrat jako výchozí formát prostý text nebo text HTML.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Vytvořit.

  3. V poli Výchozí zobrazení pro psaní vyberte možnost Prostý text nebo HTML.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

Změna zobrazení jedné položky:

  1. Otevřete položku.

  2. Klepněte na ikonu HTML nebo > Prostý text.

3.1.8 Adresování zpráv pošty

E-mailová zpráva má primárního příjemce a předmět a je možné poslat její kopie či skryté kopie ostatním uživatelům. K poštovním zprávám lze přikládat soubory, odkazy na dokumenty, zvukové záznamy, videozáznamy a objekty OLE.

Práce s adresářem

Informace o používání adresáře naleznete v tématu Část 6.0, Kontakty a adresář.

Kopie

Příjemci kopie obdrží kopii položky. Příjemci kopie jsou uživatelé, kteří mají z informací obsažených v položce užitek, ale nejsou za ně přímo zodpovědní nebo se jich položky přímo netýkají. Všichni příjemci o zaslání kopie vědí. Vidí také jména ostatních příjemců kopie.

Skrytá kopie

Příjemci slepé kopie obdrží kopii položky. Ostatní příjemci neobdrží žádné informace o slepých kopiích. O odeslání slepé kopie ví pouze odesilatel a její příjemce. Pokud se příjemce rozhodne použít možnost Odpovědět všem, příjemce skryté kopie odpověď na zprávu neobdrží.

Přidání adres do zpráv pošty

  1. Na panelu nástrojů klepněte na položku Pošta.

  2. Do pole Komu zadejte uživatelské jméno a stiskněte klávesu ENTER. Tento postup opakujte i pro další uživatele. V případě potřeby zadejte uživatelská jména do polí Kopie a Slepá kopie.

    nebo

    Chcete-li vybrat uživatelská jména ze seznamu, klepněte na panelu nástrojů na položku Adresa. Další informace o použití nástroje Výběr adresy naleznete zde: Použití okna Výběr adresy.

  3. Zadejte údaje do pole Věc.

  4. Zadejte zprávu.

    U zprávy je možné po klepnutí na kartu Možnosti odeslání určit mnoho možností, například stanovit vysokou prioritu zprávy, požadovat odpověď příjemců atd.

    Pokud chcete, můžete změnit písmo textu zprávy. Další informace naleznete v části Změna písma v zobrazení HTML.

  5. Klepnutím na tlačítko Přiložit přidáte libovolné přílohy.

  6. Klepněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.

3.1.9 Výběr možností odeslání

Změna priority odesílané pošty

Změna priority všech odesílaných položek

  1. Chcete-li změnit prioritu všech odesílaných položek, klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Možnosti odeslání.

  3. Vyberte jednu z následujících možností: vysoká, standardní nebo nízká.

    Je-li priorita vysoká, bude malá ikona u položky ve schránce červená, standardní priorita bude označena bílou a nízká šedou barvou.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

Změna priority jedné položky

  1. Chcete-li změnit prioritu jedné položky, otevřete ji a klepněte na kartu Možnosti odeslání.

  2. Vyberte jednu z následujících možností: vysoká, standardní nebo nízká.

    Je-li priorita vysoká, bude malá ikona u položky ve schránce červená, standardní priorita bude označena bílou a nízká šedou barvou.

  3. Klepněte na tlačítko Odeslat.

Změna Nastavení zabezpečení (klasifikace) všech odesílaných položek

Třída (klasifikace) je bezpečnostní nastavení, které udává příjemci, zda je položka důvěrná, přísně tajná atd. Tento údaj je uveden v horní části položky. Samo nastavení třídy nemá za následek žádné šifrování nebo dokonalejší zabezpečení. Jeho cílem je upozornit příjemce na relativní citlivost položky.

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Možnosti odeslání.

  3. V rozevíracím seznamu Třídy vyberte nastavení zabezpečení.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

Změna kódování MIME zprávy

Mnoho jazyků vyžaduje ke správnému zobrazení určitých znaků různá kódování znaků. V programu GroupWise WebAccess můžete změnit kódování odesílaných a přijímaných položek.

Změna kódování všech odesílaných položek

  1. Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.

  2. Klepněte na kartu Možnosti odeslání.

  3. Vyberte kódování MIME z rozevíracího seznamu Kódování MIME.

  4. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

Změna kódování jedné položky

  1. V okně E-mailová zpráva klepněte na kartu Možnosti odeslání.

  2. Vyberte kódování MIME z rozevíracího seznamu Kódování MIME.

  3. Klepnutím na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů zprávu odešlete.

3.1.10 Vystavení poznámky

Poznámka je zpráva vystavená pouze do vaší schránky. Poznámky představují způsob vytváření osobních poznámek pro vlastní potřebu.

  1. Ve své schránce nebo v kalendáři klepněte na rozevírací šipku vedle položky Pošta a potom na možnost Osobní poznámka.

  2. Zadejte údaje do pole Věc.

  3. Zadejte zprávu.

  4. Klepnutím na tlačítko Přiložit přidáte libovolné přílohy.

  5. Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Vystavit.

3.1.11 Odeslání telefonického vzkazu

Telefonický vzkaz je poznámka, kterou můžete poslat jiným uživatelům aplikace GroupWise jako upozornění na telefonáty, které měli v době, kdy byli mimo kancelář nebo jinak nedosažitelní. Telefonické vzkazy se ukládají do Schránky příjemce. V zobrazení telefonického vzkazu nelze přijímat hovory.

  1. Ve schránce nebo kalendáři klepněte na rozevírací šipku vedle položky Pošta a následně na možnost Telefon.

  2. Do pole Komu zadejte uživatelské jméno a stiskněte klávesu ENTER. Tento postup opakujte i pro další uživatele.

    nebo

    Chcete-li vybrat uživatelská jména ze seznamu, klepněte na panelu nástrojů na položku Adresa. Další informace o použití nástroje Výběr adresy naleznete zde: Použití okna Výběr adresy.

  3. Zadejte jméno, společnost a telefonní číslo volajícího.

  4. Do obsahu zprávy zadejte zprávu.

    Pokud chcete, můžete změnit písmo textu zprávy. Další informace naleznete v části Změna písma v zobrazení HTML.

  5. Klepněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.