74.7 Odeslání a načtení položek ve vzdáleném režimu

Příkaz Odeslat/načíst slouží k synchronizaci online a vzdálené schránky.

Po připojení k systému GroupWise jsou položky odeslané ze vzdálené schránky doručeny příjemcům. Vzdálená schránka také odešle požadavky na načtení položek, například pošty, z online schránky. Systém GroupWise požadavek zpracuje, odešle položky do vzdálené schránky a provede výběr položek podle omezení zadaných v dialogovém okně Odeslat/načíst. Kromě položek můžete načíst pravidla, dokumenty a adresáře.

74.7.1 Připojení k aplikaci GroupWise během odesílání nebo příjmu zpráv

Pokud se pokoušíte odesílat nebo přijímat zprávy ve vzdáleném režimu, když nemáte připojení k aplikaci GroupWise, zobrazí se dialogové okno, ve kterém můžete vybrat, zda se chcete připojit ihned, nebo později. Připojení můžete také konfigurovat před vlastním připojením.

74.7.2 Stažení položek, pravidel, adres a dokumentů do vzdálené schránky

Stahování položek, pravidel, adres a dokumentů do vzdálené schránky:

Pokud je aplikace GroupWise spuštěná v režimu online, klikněte na položky Nástroje > Před cestou, zadejte heslo online schránky, zadejte telefonní číslo připojení (pokud jste k tomu vyzváni) a pak klikněte na tlačítko OK.

nebo

Pokud je aplikace GroupWise spuštěná ve vzdáleném režimu, klikněte na položky Účty > Odeslat či načíst > Možnosti aplikace GroupWise.
Chcete-li načíst položky, zkontrolujte, zda je vybrána možnost Položky, klikněte na tlačítko Upřesnění, klikněte na kartu (pokud je k dispozici), klikněte na možnost a pak na tlačítko OK.

Pokud načítané položky omezíte, například výběrem možnosti Pouze řádek Věc nebo nastavením omezení velikosti, můžete zbývající část položky nebo položek stáhnout později. Viz Načtení neúplně stažených položek.

Pokud jste ve vzdáleném režimu a chcete stáhnout pouze nové položky, vyberte možnost Pouze nové na kartě Načíst.
Klikněte na tlačítko OK.
Pokud chcete načíst pravidla, klikněte na tlačítko Pravidla.
Pokud chcete načíst adresy z adresáře GroupWise, klikněte na položku Adresář GroupWise, na tlačítko Filtr, určete adresy, které chcete načíst, a poté klikněte na tlačítko OK.

Protože načítání adresářů přes modemové připojení může trvat dlouho, měli byste adresáře načítat pomocí síťového připojení nebo připojení TCP/IP.

Další informace naleznete v části Filtrování adresáře GroupWise pro vzdálenou schránku.
Chcete-li načíst svůj osobní adresář, klikněte na položku Osobní adresáře.
Chcete-li načíst kopie dokumentů knihovny GroupWise ze své online schránky, zaškrtněte políčko Dokumenty, klikněte na položku Dokumenty, vyberte dokumenty, označte příslušné dokumenty jako Používán a poté klikněte na tlačítko OK.

Označení dokumentu stavem Používán chrání dokument před změnou jinými uživateli. Pokud dokument neoznačíte stavem Používán, může ho jiný uživatel v době, kdy je kopie dokumentu uložena ve vzdálené schránce, upravit. V případě, že tento dokument později upravíte a vrátíte jej do hlavní knihovny, bude uložen jako nová verze a vaše úpravy nebudou do původní verze uloženy. Pokud dokument neplánujete upravovat, neoznačujte ho stavem Používán.

Když ukončíte práci s dokumentem označeným stavem Používán, program se zeptá, zda chcete odeslat dokument do hlavní knihovny a označit jej stavem Dostupný. Když je dokument dokončen, označte jej stavem K dispozici, aby jej mohli upravovat další uživatelé.
Pokud jste ve vzdáleném režimu a před stažením chcete zadat svoje vzdálené umístění a připojení, klikněte na položku Konfigurovat, v rozevíracím seznamu Připojení z vyberte svoje vzdálené umístění, vyberte připojení v rozevíracím seznamu Připojení k a pak klikněte na tlačítko OK.
Klikněte na tlačítko Připojit nebo Dokončit.

Pokud pracujete ve vzdáleném režimu, všechny položky v seznamu Probíhající požadavky budou nyní odeslány.

74.7.3 Výběr položek ve vzdáleném režimu

Odesílání položek ve vzdáleném režimu:

Vytvořte novou položku a klikněte na položku Odeslat na panelu nástrojů.

Vzdálená schránka umístí položku do seznamu Probíhající požadavky. Pokud se zapojíte do systému aplikace GroupWise, všechny položky v seznamu Probíhající požadavky budou odeslány.
Klikněte na položky Účty > Odeslat či načíst a pak klikněte na vzdálený účet.

nebo

Chcete-li před odesláním položky zadat svoje vzdálené umístění a připojení, klikněte na položky Účty > Odeslat či načíst > Možnosti aplikace GroupWise, klikněte na tlačítko Konfigurovat, vyberte vzdálené umístění v rozevíracím seznamu Připojení z, vyberte připojení v rozevíracím seznamu Připojení k, klikněte na tlačítko OK a pak na tlačítko Připojit.

Při odesílání položek jsou současně načteny nové položky podle nastavení v dialogovém okně Odeslat/načíst.

Pokud se neobjevují žádné probíhající požadavky na připojení, ze kterých přepínáte, můžete mezi typy připojení přepínat (mezi sítí, modemem a TCP/IP). Pokud například odesíláte a načítáte položky pomocí síťového připojení a před dokončením přenosu se odpojíte, neměli byste později ke zpracování požadavků použít modemové připojení. Původní požadavky dokončete pomocí původního připojení.

74.7.4 Zobrazení probíhajících požadavků

Při každém provedení akce, která vyžaduje odeslání informací ze vzdálené schránky do schránky online, vytvoří aplikace GroupWise požadavek a umístí ho do seznamu Probíhající požadavky. Po připojení k hlavnímu systému GroupWise jsou všechny tyto požadavky odeslány do vaší online schránky. Seznam Probíhající požadavky se používá k hledání nesplněných požadavků.

Klikněte na položky Účty > Probíhající požadavky.

Chcete-li zpracování požadavku zabránit, klikněte na něj a pak klikněte na tlačítko Odstranit. Odstranit lze pouze požadavky, které ještě nebyly odeslány hlavnímu systému GroupWise a mají stav „Čekání na odeslání“. Pokud jste požadavek již do hlavního systému GroupWise odeslali, nemůžete jej zrušit.

74.7.5 Načtení neúplně stažených položek

Pokud jste při stahování položek nastavili omezení velikosti nebo zadali možnost Pouze řádek Věc, můžete mít ve vzdálené schránce položky, které jsou stažené pouze částečně.

Vyberte položky ve vzdálené schránce.
Klikněte na položky Účty > Načíst vybrané položky.
Chcete-li se okamžitě připojit ke své online schránce, klikněte na tlačítko Připojit nyní.

nebo

Chcete-li vytvořit požadavek, ale neodesílat ho, klikněte na položku Připojit později. Tímto způsobem můžete připojení uskutečnit až po nashromáždění více požadavků.

74.7.6 Hledání doby zaneprázdnění ve vzdáleném režimu

Použití funkce hledání doby zaneprázdnění ve vzdáleném režimu:

Vytvořte novou schůzku.
Chcete-li vybrat první možný den schůzky, klikněte na ikonu a pak klikněte na datum.
Klikněte na tlačítko Hledání doby zaneprázdnění na panelu nástrojů.
Chcete-li se okamžitě připojit k hlavnímu systému GroupWise a vyhledat dostupné časy, klikněte na položku Připojit nyní.

nebo

Chcete-li dostupné časy vyhledat později, klikněte na tlačítko Připojit později.

Kliknutí na tlačítko Připojit později vytvoří požadavek hledání doby zaneprázdnění, neodešle ho hlavnímu systému GroupWise. Schůzku můžete uložit jako koncept do složky Nedokončené, dokud nebudete připraveni ji odeslat. Až budete připraveni zkontrolovat časy schůzky, klikněte na položku Obsazeno a pak na položku Připojit nyní.
Až se zobrazí okno Vybrat čas schůzky, klikněte na tlačítko Automatický výběr. Bude vyhledán první dostupný čas schůzky. Kliknutí na tlačítko Automatický výběr opakujte, dokud se nezobrazí nejlepší volný čas, a pak klikněte na tlačítko OK.

nebo

Klikněte na kartu K dispozici, klikněte na volný čas a pak na tlačítko OK.
Dokončete schůzku a pak klikněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.

Pokud dojde k odpojení dříve, než hledání doby zaneprázdnění vrátí všechny informace, můžete informace z původního požadavku hledání doby zaneprázdnění aktualizovat opětovným kliknutím na tlačítko Zaneprázdnění.

74.7.7 Filtrování adresáře GroupWise pro vzdálenou schránku

Adresář aplikace GroupWise je obvykle velký, protože obsahuje informace pro celou organizaci. Pokud při používání aplikace GroupWise mimo kancelář všechny tyto informace nepotřebujete, načtěte pomocí Filtru adresáře GroupWise pouze adresy uživatelů a veřejných skupin, které ze systému GroupWise potřebujete.

Například filtrovací příkaz Odd. [ ] Marketing dá aplikaci GroupWise pokyn načíst všechny adresy, které mají v adresáři ve sloupci Oddělení uvedeno „Marketing“. Na cestách tak můžete kontaktovat kohokoli z oddělení marketingu.

Informace z adresáře aplikace GroupWise byste měli načíst před cestou v kanceláři. Ušetříte tak čas potřebný k jejich stažení a s ním spojené náklady, zejména pokud plánujete cestovat do míst, kde vám budou účtovány poplatky za meziměstské hovory.

Pokud je aplikace GroupWise spuštěná v režimu online, klikněte na položky Nástroje > Před cestou, zadejte heslo online schránky, zadejte telefonní číslo připojení (pokud jste k tomu vyzváni) a pak klikněte na tlačítko OK.

nebo

Pokud je aplikace GroupWise spuštěná ve vzdáleném režimu, klikněte na příkaz Účty > Odeslat či načíst > Možnosti aplikace GroupWise.
Klikněte na položku Adresář GroupWise a pak na položku Filtr.
Klikněte na sloupec v adresáři v prvním rozevíracím seznamu.

Chcete-li například vyhledat adresy z určitého oddělení, klikněte na sloupec Oddělení.
Klikněte na rozevírací seznam operátorů, klikněte na operátor a pak do pole zadejte kritéria hledání nebo klikněte na hodnotu (pokud je k dispozici).

Chcete-li například vyhledat adresy z účetního oddělení, klikněte na operátor [ ] a pak zadejte text Účetní. Pro hledání použijte nejvhodnější operátor. Vyhledávací kritéria, například jméno osoby nebo věc, mohou obsahovat zástupné znaky, jako je hvězdička (*) nebo otazník (?). Filtr v zadaných kritériích nerozlišuje malá a velká písmena.
Chcete-li pro filtr zadat více podmínek, klikněte na poslední rozevírací seznam a pak na operátor A.
Po určení všech podmínek filtru si při vytváření filtru přečtěte text začínající „Zahrnout položky, u kterých...“, abyste pochopili, jak filtr bude pracovat.
Klikněte na tlačítko OK a pak na tlačítko Připojit.

Další informace o operátorech naleznete v části Použití upřesněného hledání.

74.7.8 Odstranění položek ze vzdálené schránky

Položky můžete ze vzdálené schránky odebrat pomocí funkcí Odstranit a vysypat a Správa velikosti knihovny.

Odstranění položek ze vzdálené schránky

Ve vzdáleném režimu můžete odstraňovat položky, odvolávat položky a vysypávat koš stejně jako v online režimu.

Ve schránce klikněte na položku.
Klikněte na položku Upravit > Odstranit.
Pokud odstraňujete odchozí položku, klikněte na jednu z dostupných možností.
Místo na disku uvolníte kliknutím na příkaz Upravit > Vysypat koš.

Tímto způsobem trvale odstraníte všechny odstraněné položky ze vzdálené schránky.

Při příštím připojení k hlavnímu systému GroupWise jsou změny ve vzdálené a online schránce automaticky synchronizovány. Synchronizaci můžete vypnout změnou nastavení možností odstranění ve vlastnostech vzdáleného přístupu. Viz Změna možností odstraňování ze vzdálené schránky.

Odstranění nepotřebných dokumentů ze vzdálené knihovny

Odstraněním souborů ve Správě místa na disku vzdálené knihovny nedojde k jejich odebrání z hlavní knihovny. Nejsou odebrány ani odkazy na odstraněné dokumenty. Soubory budou odstraněny pouze z počítače, ve kterém máte vzdálenou schránku. Uvolní se tím místo na disku.

Ve vzdáleném režimu klikněte na položky Nástroje > Správa velikosti knihovny.
Klikněte na dokumenty, které chcete odstranit, a pak na tlačítko Odstranit.
Po dokončení klikněte na tlačítko Zavřít.

Pokud odstraníte dokument, který je označen jako Používán, bude jeho stav v hlavní knihovně při příštím připojení k online schránce obnoven na Dostupný.

Přiložený odkaz na dokument a vzdálený režim

Během práce ve vzdáleném režimu můžete přijmout položku s přiloženým odkazem na dokument. Po otevření přílohy dokument otevře vzdálenou knihovnu, i když je dokument ve vzdálené knihovně starší verze než příloha. Pokud dokument ve vzdálené knihovně neexistuje, budete vyzváni k okamžitému nebo pozdějšímu připojení k online schránce za účelem načtení dokumentu.

Pomocí vzdáleného režimu aplikace GroupWise můžete položky s přiloženými odkazy na dokumenty také odesílat. Pokud však dokument neexistuje ve vaší vzdálené knihovně, příjemci, kteří nemají příslušná práva k dokumentu v hlavní knihovně nebo nepoužívají e-mailový produkt podporující knihovnu GroupWise, neobdrží kopii dokumentu.

Pokud navíc není dostupná hlavní knihovna, příjemci nepřijmou kopii dokumentu. Je-li splněna jakákoli z těchto podmínek, musíte kromě odkazu na dokument přiložit existující kopii dokumentu.