26.2 Plánování schůzek

Pomocí schůzek můžete plánovat časové úseky v určitých dnech nebo v rozmezí dnů.

Pomocí hledání doby zaneprázdnění můžete nalézt časový úsek, kdy jsou k dispozici všechny prostředky a uživatelé, se kterými si chcete naplánovat událost.

Při hledání doby zaneprázdnění u uživatelů v jiném časovém pásmu, než se nacházíte vy, vezme aplikace GroupWise rozdíl časových pásem v potaz. Pokud například chcete naplánovat setkání se spolupracovníkem, v jehož časovém pásmu je o sedm hodin více než u vás, jeho pracovní den je v nástroji hledání doby zaneprázdnění zablokován zhruba od 10:00 vašeho času.

Pokud naplánujete schůzku a zařadíte se jako účastník, aplikace GroupWise za vás schůzku automaticky schválí, pokud nenastává kolize s jinou schůzkou; pokud tomu tak je, obdržíte upozornění na kolidující schůzku. K tomu dojde, když se pokusíte schůzku odeslat.

26.2.1 Naplánování schůzky pro vlastní potřebu

Pokud se v určitých obdobích nemůžete účastnit schůzek, naplánujte si pro tato období osobní schůzku. Pokud vám jiný uživatel chce navrhnout schůzku, může pomocí funkce hledání doby zaneprázdnění zjistit, že nebudete přítomni, ale přesto naplánovat schůzku na stejnou dobu.

Osobní schůzky jsou umístěny v kalendáři podle určeného data. Nejsou umístěny ani do vaší schránky, ani do schránky jiného uživatele. Podobně i všechny osobní schůzky se ukládají do vašeho hlavního kalendáře aplikace GroupWise. Chcete-li je přesunout do osobního kalendáře, přetáhněte je do něj po vytvoření.

  1. Na panelu nástrojů klikněte na šipku tlačítka Nová schůzka, potom klikněte na položku Osobní schůzka.

    nebo

    Ve svém kalendáři otevřete zobrazení se seznamem schůzek, klikněte na datum a dvakrát klikněte na čas v daném dni.

  2. (Volitelné) Zadejte věc a místo.

  3. Zadejte datum zahájení.

    nebo

    Kliknutím na ikonu ikona data určete datum zahájení nebo automatické datum dané schůzky. Postup vytvoření opakující se schůzky naleznete v části Plánování opakujících se položek.

    nebo

    Celodenní událost označte vybráním možnosti Celodenní událost.

    Další informace o celodenních událostech naleznete v části Principy celodenních událostí.

  4. Zadejte datum, čas a dobu trvání. Doba trvání může být zadána v minutách, hodinách nebo dnech.

  5. Pomocí rozevírací nabídky Zobrazit jako určete, jak se má schůzka zobrazovat. Schůzky lze zobrazit jako Zaneprázdněn, Volný čas, Mimo kancelář nebo Nezávazně.

  6. (Volitelné) Pokud musíte na schůzku cestovat, můžete si naplánovat i čas na cestu. Chcete-li naplánovat čas na cestu, klikněte na ikonu času na cestu ikona data. Další informace naleznete v části Plánování času na cestu.

  7. (Volitelné) Napište zprávu.

    Kliknutím na kartu Možnosti můžete určit řadu možností. Schůzce například můžete přiřadit vysokou prioritu atd.

  8. (Volitelné) Zadejte typ zobrazení schůzky kliknutím na položky Akce > Zobrazit schůzku jako a kliknutím na požadovaný typ.

  9. Na panelu nástrojů klikněte na tlačítko Vystavit.

26.2.2 Naplánování schůzky pro více uživatelů

Když plánujete schůzku pro dvě nebo více osob, můžete při vytváření schůzky zvážit několik možností. Příklad:

  • Očekávaní účastníci na rozdíl od nepovinných účastníků

  • Jak se bude položka zobrazovat v kalendáři (volno, obsazeno atd.)

  • Chcete naplánovat čas na cestu?

  • Plánujete prostředek nebo přidáváte fond prostředků pro automatický výběr prostředku?

Plánování schůzky pro dvě nebo více osob:

  1. Na panelu nástrojů klikněte na tlačítko Nová událost.

  2. V poli Komu zadejte uživatelské jméno a stiskněte klávesu Enter. Tento postup opakujte i pro další uživatele. V poli Komu zadejte případné ID prostředku nebo ID fondu prostředků (např. konferenční místnosti). Chcete-li přidat příjemce kopie nebo skryté kopie, klikněte na položky +Kopie a +Skrytá a poté zadejte uživatelská jména v polích Kopie a Skrytá.

    nebo

    Chcete-li vybrat uživatelská jména nebo prostředky ze seznamu, klikněte na tlačítko Adresa na panelu nástrojů, dvakrát klikněte na jednotlivé uživatele a klikněte na tlačítko OK.

    Vaše jméno je automaticky přidáno do pole schůzky Komu. Po odeslání je schůzka automaticky přidána do vašeho kalendáře. Nechcete-li být do zprávy zahrnuti, odstraňte z pole Komu své jméno.

    Je-li ke schůzce jako prostředek přidáno více než jedno místo, bude v poli Místo zobrazeno pouze první místo.

  3. (Podmíněno) Pokud určité místo nebylo přidáno jako prostředek v poli Komu, zadejte popis místa v poli Místo.

  4. Zadejte datum zahájení.

    nebo

    Kliknutím na ikonu ikona data určete datum zahájení nebo automatické datum dané schůzky. Postup vytvoření opakující se schůzky naleznete v části Plánování opakujících se položek.

    nebo

    Celodenní událost označte vybráním možnosti Celodenní událost.

    Další informace o celodenních událostech naleznete v části Principy celodenních událostí.

  5. Zadejte datum, čas a dobu trvání. Doba trvání může být zadána v minutách, hodinách nebo dnech.

  6. Zadejte požadovaný způsob zobrazení schůzky. Schůzky lze zobrazit jako Zaneprázdnění, Volný čas, Mimo kancelář nebo Nezávazně.

    Příjemci v polích Kopie a Skrytá obdrží schůzku jako Volný čas.

  7. (Volitelné) Pokud musíte na schůzku cestovat, můžete si naplánovat i čas na cestu. Chcete-li naplánovat čas na cestu, klikněte na ikonu času na cestu ikona data. Další informace naleznete v části Plánování času na cestu.

  8. Zadejte věc a zprávu.

  9. Pokud chcete zkontrolovat, zda jsou osoby a prostředky pro schůzku k dispozici, použijte funkci Hledání doby zaneprázdnění na panelu nástrojů. Další informace naleznete v části Hledání doby zaneprázdnění pro zjištění dostupnosti.

    U zprávy je možné po kliknutí na kartu Možnosti odeslání určit mnoho možností, například stanovit vysokou prioritu zprávy, požadovat odpověď příjemců atd.

  10. Klikněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.

    Pokud schůzka koliduje se schůzkou, která je již zaznamenána v kalendáři, budete moci pokračovat v plánování schůzky nebo ji zrušit.

26.2.3 Hledání doby zaneprázdnění pro zjištění dostupnosti

Pomocí hledání doby zaneprázdnění můžete nalézt časový úsek, kdy mají čas všichni uživatelé a zdroje, se kterými chcete naplánovat schůzku.

Hledání doby zaneprázdnění

Hledání doby zaneprázdnění:

  1. Ve vytvářené schůzce zadejte do pole Komu uživatelská jména a identifikátory prostředků.

  2. V poli Datum zahájení uveďte první možný den schůzky.

  3. Zadejte dobu trvání schůzky.

  4. Klikněte na tlačítko Hledání doby zaneprázdnění na panelu nástrojů.

    Legenda ve spodní části dialogového okna Hledání doby zaneprázdnění zobrazuje význam různých vzorů mřížky seznamu Zobrazit jako.

    Pokud se vlevo od uživatelského jména nebo prostředku zobrazí ikona Hledání doby zaneprázdnění , můžete kliknutím na naplánovaný čas za uživatelským jménem nebo prostředkem na kartě Individuální plány zobrazit v dolním okně další informace o schůzce. Než však aplikace zobrazí ikonu Hledání doby zaneprázdnění , musí vám uživatel nebo vlastník prostředku ve svém seznamu přístupových práv poskytnout oprávnění ke čtení schůzek. Viz Udělení práv zástupce jako vlastníka schránky.

    Uživatelské jméno nebo prostředek můžete vyloučit z hledání bez jeho odstranění také tak, že kliknete na kartu K dispozici a pak zaškrtnete políčko u uživatele nebo prostředku, který je třeba vyloučit. Vyloučení uživatele nebo prostředku z hledání je užitečné, pokud by měl být uživatel (například příjemce kopie) pozván na schůzku, ale nemusí se jí nezbytně zúčastnit. Vyloučeného uživatele nebo prostředek zahrnete do hledání zaškrtnutím políčka u uživatele nebo prostředku.

  5. Kliknutím na tlačítko Automatický výběr vyberte první volný čas pro schůzku, kliknutím na tlačítko OK přeneste uživatele, prostředky a vybraný čas a dobu trvání do schůzky, kterou jste plánovali.

    nebo

    Klikejte na tlačítko Automatický výběr, dokud se nezobrazí požadovaný čas, a kliknutím na tlačítko OK přeneste uživatele, prostředky a vybraný čas a trvání do schůzky, kterou jste plánovali.

    nebo

    Kliknutím na kartu K dispozici zobrazte možné časy konání schůzky, kliknutím vyberte požadovaný čas a kliknutím na tlačítko OK přeneste uživatele, prostředky, zvolený čas a délku trvání zpět k plánované schůzce.

  6. Chcete-li po hledání odebrat některého uživatele nebo prostředek ze seznamu Pozvat na schůzku, klikněte na kartu K dispozici, klikněte na uživatelské jméno nebo prostředek, který chcete odebrat, stiskněte klávesu Delete a klikněte na tlačítko Ano.

    To je užitečné, pokud chcete do hledání dostupné konferenční místnosti zahrnout několik konferenčních místností a potom vyloučit ty, které nechcete použít.

  7. Dokončete akci a odešlete schůzku.

    Pokud chcete použít hledání doby zaneprázdnění před vytvořením schůzky, klikněte na položku Nástroje > Kdy nemá čas. Zadejte informace v dialogovém okně Hledání doby zaneprázdnění a kliknutím na tlačítko OK spusťte hledání. Po nalezení požadovaného času pro schůzku přeneste kliknutím na tlačítko Pozvat na schůzku informace do nového zobrazení schůzky. Potom schůzku dokončete.

    Rozsah hledání pro jednu schůzku můžete změnit naplánováním schůzky pomocí příkazu Nástroje > Kdy nemá čas a změnou počtu dní v číselníku Počet dní k prohledání.

    Tato metoda je užitečná, když plánujete opakující se schůzky nebo schůzky s uživateli a chcete zobrazit plán uživatele na více než výchozích sedm dnů.

Změna možností hledání doby zaneprázdnění

Výchozí rozsah hledání, čas a dny pro všechny schůzky můžete změnit v dialogovém okně Možnosti data/času na kartě Kdy nemá čas.

  1. Klikněte na položky Nástroje > Možnosti, dvakrát klikněte na Kalendář a pak klikněte na kartu Hledání doby zaneprázdnění.

  2. Změňte požadované možnosti.

    Možnosti zahrnují rozsah dat nebo určité dny ke hledání.

    Pokud

  3. Klikněte na tlačítko OK.

Hledání doby zaneprázdnění a fondy prostředků:

Počínaje verzí GroupWise 18.5 platí, že pokud při vytváření schůzky vyberete fond prostředků pro naplánování prostředku, funkce hledání doby zaneprázdnění bude pracovat automaticky tak, aby vybrala první dostupný prostředek v seznamu fondu prostředků. Vybraný prostředek se zobrazí v závorce vedle fondu prostředků v okně Schůzka ještě před odesláním schůzky.

Pokud byste chtěli zvolit jiný prostředek ve fondu zdrojů, můžete v okně Schůzka kliknout na položku Hledání doby zaneprázdnění a ručně změnit prostředek na jiný tím, že rozbalíte fondu prostředků kliknutím na ikonu Hledání doby zaneprázdnění na kartě Individuální plány a vyberete v seznamu jiný dostupný prostředek.

26.2.4 Plánování času na cestu

Pokud musíte cestovat, abyste se zúčastnili schůzky nebo jednání, které je naplánováno v kalendáři, ať už osobně, nebo pro více osob, můžete při vytváření nebo úpravě schůzky povolit funkci Čas na cestu. Tato funkce zahrnuje dobu cesty před schůzkou i po ní, která se zobrazuje na obou stranách schůzky v kalendáři.

Tato funkce se sice zobrazí pouze ve vašem osobním kalendáři, ale čas, který určíte ve svém kalendáři, se ve výchozím nastavení zobrazí jako „Zaneprázdněn“ pro ostatní, kteří jsou do schůzky také zahrnuti. V případě potřeby však můžete změnit čas na cestu tak, aby se zobrazoval jako Volný čas nebo Nezávazně.

Chcete-li zahrnout čas na cestu pro schůzku nebo činnost, kterou plánujete, nebo pro schůzku, která je již ve vašem kalendáři (ať už ji plánujete vy, nebo někdo jiný), proveďte následující kroky:

  1. Spusťte novou schůzku nebo dvakrát klikněte na existující schůzku v kalendáři.

  2. V okně schůzky klikněte na ikonu Čas cesty Hledání doby zaneprázdnění.

  3. V dialogovém okně Nastavit čas cesty nakonfigurujte délku trvání cesty.

    Konfigurace vytvoří ve výchozím nastavení zadanou dobu trvání cesty před i po cestě. Pokud je třeba, aby se doba trvání pro obě cesty lišila, zakažte nastavení, aby byly stejné, a zobrazí se nastavení pro cestu před schůzkou a pro cestu po schůzce.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

Zrušení času na cestu

Čas na cestu lze zrušit stejným způsobem, jakým se ruší běžné schůzky. Pokud zrušíte schůzku, pro kterou byl naplánován čas na cestu, odstraníte také obě položky času na cestu, které jsou s ní spojeny.

Chcete-li snadno zrušit čas na cestu před schůzkou i po ní v téže instanci a ponechat nadřazenou schůzku nedotčenou, klikněte na ikonu cestování na nadřazené schůzce a nastavte trvání obou časů Před i Po na nulu. Stejný způsob můžete použít i k odstranění pouze jedné nebo druhé položky, Před nebo Po.

Seznámení s funkcí času na cestu

Tato funkce je určena k tomu, abyste v kalendáři zablokovali čas, kdy můžete být nedostupní z důvodu přípravy na schůzku nebo jiných důvodů. Konkrétní chování této funkce, které není popsáno výše, je uvedeno níže:

  • GroupWise Web: Čas na přípravu nebo cestu vytvořený v klientovi GroupWise se zobrazí jako jakákoli jiná schůzka ve webovém kalendáři GroupWise bez identifikační ikony Hledání doby zaneprázdnění, která se používá v klientovi GroupWise.

  • Budíky: Karty pro čas na cestu před schůzkou a po schůzce jsou nyní zahrnuty v dialogovém okně Budík pro nadřazenou schůzku. Další informace naleznete v části Nastavení zvukového signálu položky kalendáře.

  • Konflikt při plánování: Protože se položky času na cestu ve výchozím nastavení zobrazují se stavem „Zaneprázdněn“, vyvolají konflikt plánování, pokud již máte v kalendáři schůzku, která se s tímto časem překrývá. Konflikty můžete řešit stejným způsobem jako u jiných schůzek.

26.2.5 Principy celodenních událostí

Při vytváření schůzky v aplikaci GroupWise můžete schůzku naplánovat jako celodenní událost kliknutím na tlačítko Celodenní událost, které naleznete vedle pole pro zadání času.

Kliknutím na tlačítko dostupnosti pod políčkem Celodenní událost můžete určit, jak se má schůzka zobrazit. Schůzky lze zobrazit jako Zaneprázdnění, Volný čas, Mimo kancelář nebo Nezávazně. Na rozdíl od běžných schůzek obdrží všichni příjemci celodenní schůzky implicitně jako Volný čas. Je to proto, že celodenní události jsou pro příjemce často míněny jako čistě informativní. Můžete například odeslat celodenní událost, abyste informovali kolegy, že budete na mimo kancelář. V tomto případě nejsou kolegové, kteří danou událost obdrží, v den události zobrazeni jako zaneprázdnění.

Změna způsobu zobrazení celodenních událostí

Pomocí nabídky Možnosti můžete změnit způsob, jakým jsou přijímány celodenní události do kalendáře.

  1. Klikněte na položky Nástroje > Možnosti, dvakrát klikněte na možnost Kalendář a potom klikněte na kartu Obecné.

  2. V oblasti Možnosti přijetí klikněte na rozevírací nabídku umístěnou pod políčkem Přijímat celodenní události, které odesílám sobě, jako. Poté zvolte požadovanou možnost.

  3. Klikněte na tlačítko OK.

Při odesílání celodenní události příjemcům se ve výchozím zobrazení zobrazí čas jako Volný čas. Odesílatel může zvolit, aby se událost zobrazila v kalendářích příjemců jako Obsazeno. Musí však tuto volbu provést při každém odesílání celodenní události.

26.2.6 Zadání času

Při plánování schůzek a dalších položek může být nutné zadat čas. Ve většině případů můžete čas určit zadáním času přímo do vyhrazeného pole nebo zadáním pomocí pole pro zadání času. Kliknutím na ikonu zadání času otevřete okno pro zadání času.

Pomocí zelené šipky vyberte čas zahájení a pomocí červené šipky vyberte čas ukončení. V pravé části obrazovky se zobrazí aktuálně vybrané časy. Minimální interval, který můžete použít, je 15 minut.

Pokud již byla zadána správná doba trvání, můžete ji měnit přetažením vybrané oblasti nahoru nebo dolů.

K určení specifického časového pásma pro danou událost máte k dispozici možnost časového pásma. Další informace o časových pásmech naleznete v části Určení časového pásma schůzky.

26.2.7 Určení časového pásma schůzky

POZNÁMKA:Tato část obsahuje informace závislé na verzi.

Funkční změny ve verzi 18.3.1 a novějších

Po výběru časového pásma při vytváření schůzky je schůzka posunuta na odpovídající čas ve vybraném časovém pásmu. Příklad: Pokud naplánujete schůzku na 16:30 v pásmu EDT v USA a vy se nacházíte v pásmu PDT, schůzka se bude ve vašem kalendáři zobrazovat s časem 13:30.

Časové pásmo se také nyní zobrazuje v záhlaví schůzky vedle času zahájení, jak ukazuje následující obrázek:

Funkčnost před verzí 18.3.1

Funkce časového pásma umožňuje plánovat schůzky pro příjemce v různých časových pásmech, kteří se sejdou na jednom místě.

Aplikace GroupWise obvykle automaticky upravuje časy schůzek podle časového pásma příjemce. Například schůzka naplánovaná uživatelem v Praze na 10:00 se uživateli v Dublinu zobrazí jako 9:00 a jako 12:00 uživateli v Moskvě, protože tito uživatelé jsou v jiných časových pásmech. Protože aplikace GroupWise čas upraví, mohou zavolat všichni uživatelé naplánovaní pro konferenční hovor ve stejnou chvíli, ačkoli se jejich místní časy mohou lišit.

Funkci časového pásma můžete použít také v případě, že nechcete, aby byl čas v aplikaci GroupWise upravován na základě místního času příjemců. Pokud jste například v Paříži a při plánování schůzky chcete zahrnout uživatele z Londýna, použijete funkci časového pásma, pokud příslušní uživatelé přiletí na schůzku do Paříže. Funkce časového pásma zajišťuje, že bude schůzka v jejich kalendářích a schránkách zobrazena v čase platném v Paříži.

  1. Otevřete a vytvořte novou schůzku.

  2. Klikněte na položky Akce > Vybrat časové pásmo, klikněte na rozevírací seznam Časové pásmo a vyberte časové pásmo místa konání schůzky. Poté klikněte na tlačítko OK.

  3. Klikněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.

Jakmile uživatelé přijmou schůzku, kterou jste pro ně naplánovali pomocí funkce časového pásma, zobrazí se v jejich schránkách časová anotace za textem ve sloupci Věc. Je-li například věc schůzka „Obchodní konference“ a časové pásmo je středoevropské, budou mít uživatelé anotaci věci a času zapsanou takto): Obchodní konference (Střední Evropa) V kalendářích uživatelů je místo zapsáno s časovým pásmem, ne s věcí.

26.2.8 Zrušení schůzky

Schůzku můžete zrušit, pokud jste ji naplánovali vy nebo máte potřebná práva zástupce ke schránce uživatele, který schůzku naplánoval.

  1. Pravým tlačítkem klikněte v kalendáři na schůzku, kterou chcete zrušit, a klikněte na položku Odstranit.

  2. Zaškrtnutím políčka Odstranit tuto položku ze schránek ostatních uživatelů položku odstraníte ze schránek ostatních uživatelů. Pokud chcete položku odstranit pouze ze své schránky, ponechte toto políčko nezaškrtnuté.

  3. (Volitelné) Napište zprávu vysvětlující zrušení.

  4. Poté klikněte na tlačítko OK.

Každému uživateli, kterému byla schůzka odeslána, bude zaslána zpráva Schůzka zrušena a schůzka bude odebrána z kalendáře uživatele. Uživatelé, kterým byla schůzka předána, zprávu Schůzka zrušena neobdrží, ale schůzka se odstraní z jejich kalendářů.

26.2.9 Zrušení opakující se schůzky

Opakující se schůzku můžete zrušit, pokud jste ji naplánovali vy nebo máte potřebná práva zástupce ke schránce uživatele, který schůzku naplánoval.

  1. Pravým tlačítkem klikněte v kalendáři na opakující se schůzku, kterou chcete zrušit, a poté klikněte na příkaz Odstranit.

  2. Zaškrtněte políčko Odstranit tuto položku ze schránek ostatních uživatelů.

  3. (Volitelné) Napište zprávu vysvětlující zrušení.

  4. Klikněte na tlačítko OK.

  5. Klikněte na tlačítko Tento případ, Všechny případy nebo Tento případ a všechny následující.

Každému uživateli, kterému byla schůzka odeslána, bude zaslána zpráva Schůzka zrušena a schůzka bude odebrána z kalendáře uživatele. Uživatelé, kterým byla schůzka předána, zprávu Schůzka zrušena neobdrží, ale schůzka se odstraní z jejich kalendáře.

26.2.10 Změna schůzky

Dojde-li ke změně schůzky, změny se jednoduše objeví na schůzkách příjemců a do schránek příjemců nebude odeslána žádná zpráva. Upravená schůzka se zobrazí tučně a ve schůzce se zobrazí nápis upozornění informující uživatele o tom, které části schůzky byly změněny. Uživatelům se nezobrazí výzva k opětovnému přijetí schůzky.

Informace o úpravě schůzky a dalších e-mailových položek naleznete v části Úpravy odeslaných schůzek, úkolů a připomínek.

Schůzku na jiný čas ve stejný den přeplánujete otevřením kalendáře a přetažením schůzky na požadovanou dobu.

26.2.11 Kopírování schůzky

Existující schůzku můžete stejně jako ostatní typy e-mailových položek zkopírovat, a vytvořit tak novou schůzku. Další informace naleznete v části Vytvoření duplikátu odeslaného e-mailu.