2.2 Brug af mapper til at organisere din Postkasse

Mappelisten viser mapper, der er tilknyttet den mappe, du befinder dig i. De følgende er kontekstafhængige, mappelister:

Klik på pilene Udvid og Skjul for at udvide og skjule mapper.

Du kan få yderligere oplysninger om de individuelle mapper, som du muligvis har på din Mappeliste, i Udforske mappelisten.

Du kan organisere elementer i mapperne ved at flytte dem. Når du flytter et element til en mappe, fjernes det fra et sted og anbringes et andet.

Du kan gemme uafsluttede elementer i en foruddefineret mappe kaldet Igangværende arbejde (se Lagring af en uafsluttet e-mail). Du kan også gøre mapper offentlige ved at dele dem (se Brug af delte mapper). Du kan oprette regler for automatisk at sortere elementer til forskellige mapper (se Oprettelse af en regel).

I vinduet Administrer mapper kan du oprette, slette og dele mapper.

Du kan ikke slette mapperne Kalender, Postkasse, Afsendte Elementer, Opgaveliste, Kontakter, Kabinet, Uafsluttede arbejdsopgaver og Papirkurv. Du kan kun slette mappen Uønsket post, hvis funktionen Uønsket post er slået fra.

Du kan få brug for at omdøbe en mappe, så dens navn afspejler indholdet mere præcist eller for at rette en trykfejl. I WebAccess kan nye mapper oprettes, men navnene på eksisterende mapper kan ikke ændres. Du kan ændre mappenavne i GroupWise-klienten til Windows.

Yderligere oplysninger om administration af mapper findes under Om mapper.

En Søgeresultatsmappe er en mappe, der indeholder resultaterne af en forespørgsel. Når mappen er åben, registrerer GroupWise de søgekriterier, der er defineret for mappen; søger efter det angivne og viser så alt, der i den forbindelse kunne findes, i Elementlisten. Du kan behandle elementer i en søgeresultatsmappe på samme måde, som du gør i alle andre mapper, og du kan således åbne, videresende, udskrive, kopier, flytte eller slette dem. Dog gemmes det oprindelige element i den mappe, hvor det i søgning blevet fundet. Dette betyder, at hvis du flytter eller sletter et element fra en søgeresultatsmappe, slettes elementet fra elementlisten, men ikke fra sin oprindelige placering. Næste gang, du åbner Søgeresultatsmappen, udføres søgningen igen, og element vises endnu en gang.

Selvom du ikke kan oprette nye søgeresultatmapper i WebAccess, kan du bruge mapper, som du har oprettet i GroupWise-klienten til Windows. For at sikre, at du får vist de nyeste oplysninger i mappen og ikke en cachekopi, skal du dog klikke på Opdater på værktøjslinjen, før du åbner en søgeresultatmappe.

En delt mappe svarer til en hvilken som helst mappe i kabinettet, bortset fra at andre har adgang til den, og den vises i deres kabinetter. Du kan oprette nye delte mapper eller gøre eksisterende personlige mapper delte i Kabinettet. Du vælger selv, hvem du vil dele mappen med, samt hvilke rettigheder hver bruger skal have. Brugerne kan derefter sende meddelelser til den delte mappe, trække eksisterende elementer hen i mappen og oprette emner for diskussion. Du kan ikke dele systemmapper, som omfatter mapperne Postkasse, Uåbnede elementer, Afsendte elementer, Kalender, Opgaveliste, Kontrolliste, Kabinet, Igangværende arbejde, Uønsket post og Papirkurv.

Når du placerer et dokument i en delt mappe, kan alle, der har adgang til den delte mappe, læse dokumentet, men de får ikke automatisk redigeringsrettigheder til det. Før de kan redigere dokumentet, skal du give dem redigeringsrettigheder under fanen Del mappe.

Du kan dele personlige mapper med andre brugere. Modtagere af den delte mappe modtager en notifikation, der forklarer, at du har delt mappen med dem. De kan enten acceptere eller afvise mappen.