Klicken Sie auf "Datei" > "Neu" > "Besprechung".
Klicken Sie auf den Reiter "Planung".
In Evolution gibt es zwei Typen von Planungsereignissen: Termine und Besprechungen. Ein Termin ist ein Ereignis, das Sie nur für sich selbst einplanen. Bei Besprechungen müssen mehrere Personen in die Planung miteinbezogen werden. Sie können die Verfügbarkeitssuche für Besprechungen auch dazu verwenden, die Verfügbarkeit von eingeladenen Personen festzustellen.
In Evolution wird unter einem Termin ein Ereignis verstanden, das Sie nur für sich selbst einplanen.
Klicken Sie auf "Datei" > "Neuer Termin".
Oder:
Klicken Sie auf "Kalender" und klicken Sie dann auf "Neu".
Oder:
Doppelklicken Sie im Kalender auf einen leeren Bereich.
Geben Sie im Feld "Zusammenfassung" eine kurze Zusammenfassung ein.
Geben Sie im Feld "Ort" einen Ort für den Termin ein.
Wählen Sie in der Ausklappliste "Einstufung" eine Einstufung aus.
Wählen Sie in der Ausklappliste "Kalender" einen Kalender aus.
Geben Sie im Feld "Kategorien" eine Kategorie ein.
Geben Sie im Feld "Beschreibungen" eine Beschreibung ein.
Geben Sie Anfangs- und Enddatum ein.
Wählen Sie aus, ob es sich bei diesem Termin um ein Ganztagsereignis handelt.
Falls nicht, geben Sie Anfangs- und Endzeit an.
Wählen Sie aus, ob Sie diese Zeit als beschäftigt anzeigen wollen.
Wählen Sie aus, ob Sie für diesen Termin einen Alarm wünschen. Falls ja, geben Sie an, wann und wie Sie vom Alarm benachrichtigt werden möchten.
Klicken Sie auf den Reiter "Wiederholung" und geben Sie an, ob und wie oft der Termin sich wiederholen soll.
Ein Ganztagsereignis wird über der Terminliste eines Tages in der grauen Überschrift unter dem Datum angezeigt (nicht in der Liste). Dies erleichtert die Eingabe von sich überschneidenden Terminen, die ineinander verschachtelt werden können. Beispielsweise kann eine Konferenz als Ganztagstermin eingegeben werden, die Besprechungen auf der Konferenz aber als Termine mit Zeitangabe. Auch Termine mit genauen Anfangs- und Endzeiten können sich überschneiden. In diesem Falle werden sie in der Tagesansicht des Kalenders in Form von mehreren Spalten angezeigt.
Wenn Sie Kalendertermine erstellen, die sich überschneiden, zeigt Evolution diese im Kalender nebeneinander an.
Sie können mehrere Erinnerungen für einen Termin festlegen, die vor der Zeit des geplanten Termins liegen müssen. Von den folgenden Erinnerungstypen können Sie jeweils eine Erinnerung eingeben:
Anzeigen: Auf dem Bildschirm öffnet sich ein Fenster, das Sie an Ihren Termin erinnert.
Programm: Sie können ein Programm als Erinnerung ausführen lassen. Geben Sie im Textfeld den Namen des Programms ein oder suchen Sie es mit der Schaltfläche "Auswählen".
Wenn Sie die Erinnerungen in einem lokalen Kalender gespeichert haben, funktionieren sie vom Moment der Anmeldung an. Wenn Erinnerungen auf einem Exchange Server gespeichert sind, müssen Sie Evolution nach dem Anmelden zumindest einmal ausführen. Unabhängig davon, wo die Erinnerungen gespeichert sind, werden Sie auch dann noch über bevorstehende Termine informiert, wenn Sie Evolution beendet haben.
Wenn Sie einen Kalender auf einem Microsoft Exchange Server verwenden, müssen Sie eine Einstufung für den Termin auswählen. Damit legen Sie fest, wer den Termin sehen kann. Die Standardeinstufung ist "Öffentlich". Ein öffentlicher Termin kann von jedem Teilnehmer des Kalendernetzwerks angezeigt werden. Außerdem gibt es die Sicherheitsstufe "Privat" und darüber noch die Sicherheitsstufe "Vertrauchlich". Die Stufen können sich aufgrund Ihrer Servereinstellungen unterscheiden. Wenden Sie sich an Ihren Systemverwalter oder ändern Sie Ihre Delegationseinstellungen.
Wenn Sie einen Microsoft Exchange Server verwenden, können andere Serverbenutzer Ihren Zeitplan einsehen, um Ihre Verfügbarkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt zu überprüfen. Wenn ein Termin flexibel ist oder Sie für den Zeitraum verfügbar bleiben möchten, aktivieren Sie im Abschnitt "Zeit einstufen als" das Kontrollkästchen "Frei". Normalerweise werden Termine als "Beschäftigt" angezeigt.
Die Einstufung von Terminen läuft genauso ab wie die von Kontakten.
Klicken Sie auf "Kategorien".
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kategorien, die dem von Ihnen erstellten Termin entsprechen.
VORSCHLAG: Um Ihrer Kategorienliste eine neue Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf "Haupt-Kategorienliste bearbeiten" und klicken Sie dann auf "Klicken Sie hier, um eine Kategorie hinzuzufügen".
Nach Auswahl Ihrer Kategorien klicken Sie auf "OK", um dem Termin diese Kategorien zuzuweisen. Die ausgewählten Kategorien werden jetzt im Textfeld rechts neben der Schaltfläche "Kategorien" angezeigt.
Termine mit Kategorien werden in der Kalenderanzeige mit Symbolen angezeigt. Außerdem können Sie über die Kategorie nach Terminen suchen. Um nur Termine einer bestimmten Kategorie anzuzeigen, klicken Sie in der Suchleiste oben im Kalender auf "Kategorie ist" und wählen dann eine Kategorie aus.
Auf dem Reiter "Wiederholung" können Sie eingeben, wie oft der Termin wiederholt werden soll (von täglich bis alle 100 Jahre). Anschließend geben Sie mit Uhrzeit und Datum an, wann die Wiederholung des Termins enden soll. Unter "Ausnahmen" können Sie einzelne Tage auswählen, an denen der Termin sich nicht wiederholen soll. Durch Auswahl der betreffenden Felder von links nach rechts können Sie Anweisungen bilden, die sinngemäß einen Satz bilden: "Alle zwei Wochen montags und freitags bis zum 3. Januar 2008" oder "Jeden ersten Freitag im Monat für 12 Wiederholungen".
Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie zum Speichern in der Werkzeugleiste auf das Datenträgersymbol und schließen das Termineditor-Fenster. Wenn Sie möchten, können Sie die Terminzusammenfassung in der Kalenderansicht ändern, indem Sie darauf klicken und Ihre Eingaben machen. Auch die übrigen Einstellungen lassen sich ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken und dann "Öffnen" wählen oder auf den Termin doppelklicken.
In Evolution wird unter einer Besprechung ein Ereignis verstanden, das Sie für mehrere Personen einplanen. Evolution kann Ihnen dabei helfen, Gruppenbesprechungen zu planen und die Antworten auf Besprechungsanforderungen zu verwalten.
Wenn Sie eine Besprechung oder einen Gruppentermin erstellen, können Sie die Teilnehmer in Kategorien einteilen (zum Beispiel "Leiter" oder "Erforderlich"). Beim Speichern der Terminliste erhält jeder Teilnehmer eine E-Mail mit den Termininformationen und hat die Möglichkeit, darauf zu antworten.
Wenn Sie für Ihre Terminplanung keine Teilnahmeinformationen benötigen, sondern den Termin lediglich bekannt geben möchten, klicken Sie auf "Aktionen" > "Als iCalendar weiterleiten". Dadurch wird eine neue E-Mail-Nachricht erstellt, die als Anhang eine Ereignisbenachrichtigung in Form einer Ankündigung enthält. Die Empfänger können das Ereignis mit einem Klick ihren Kalendern hinzufügen. Allerdings wird dabei keine automatische E-Mail zur Bekanntgabe der Teilnahme versendet.
So planen Sie eine Besprechung:
Klicken Sie auf "Datei" > "Neu" > "Besprechung" und klicken Sie dann auf den Reiter "Einladung".
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten besitzen, wählen Sie eins davon aus, indem Sie im Feld "Organisator" einen Eintrag auswählen.
Klicken Sie auf "Hinzufügen", um die Namen und E-Mail-Adressen der Personen hinzuzufügen, die Sie einladen möchten.
Klicken Sie auf "OK".
An alle Empfänger wird eine E-Mail versendet, in der sie zu Ihrem Ereignis eingeladen werden.
HINWEIS: Für jede Besprechung kann es nur einen Organisator geben. Nur der Organisator kann Teilnehmer hinzufügen. Sie können sich auch selbst zum Organisator einer Besprechung machen. Wenn Sie diesen Vorgang aber nicht mit dem durch sie ersetzten Organisator absprechen, bringen Sie den Planungsprozess eventuell durcheinander. Wenn Sie zusätzliche Personen zu einer Besprechung einladen möchten, ohne den Organisator zu wechseln, sollten Sie die Nachricht des ersten Organisators an die zusätzlichen Teilnehmer weiterleiten.
Besprechungsanforderungen werden in Form von iCal-Anhängen versendet. Um sie anzuzeigen oder zu beantworten, klicken Sie auf das Anhangsymbol und zeigen Sie sofort den Anhang im E-Mail-Fenster an. Alle Ereignisdetails einschließlich Zeit und Datum werden angezeigt. Als Nächstes können Sie entscheiden, auf welche Weise Sie die Einladung beantworten möchten. Zur Auswahl stehen:
Klicken Sie auf "OK", um dem Organisator eine E-Mail mit Ihrer Antwort zu senden. Wenn Sie annehmen, wird das Ereignis außerdem Ihrem Kalender hinzugefügt.
Nachdem Sie die Besprechung in Ihren Kalender aufgenommen haben, können Sie die Informationen ändern. Wenn der Organisator ein weiteres Update versendet, werden diese Änderungen aber eventuell überschrieben.
Wenn Sie eine Antwort auf eine von Ihnen versendete Besprechungseinladung erhalten, können Sie diese in der Nachricht anzeigen, indem Sie auf den Anhang klicken und "An Ort und Stelle anzeigen" auswählen. Klicken Sie ganz unten auf "OK", um Ihre Teilnehmerliste zu aktualisieren.
Außer mit den standardmäßigen Werkzeugen zur Besprechungsplanung können Sie auch mit der Verfügbarkeitsansicht die Verfügbarkeit von Personen im Voraus prüfen. Normalerweise ist die Verfügbarkeitsfunktion im Funktionsumfang spezialisierter Groupware-Server wie Exchange enthalten. Sie können die Verfügbarkeitsinformationen aber auch online veröffentlichen und auf fremde Verfügbarkeitsinformationen zugreifen. Auch wenn nicht alle Ihre Kooperationspartner ihre Verfügbarkeitsdaten veröffentlichen, können Sie trotzdem iCal-Ereigniseinladungen verwenden, um Ihren Terminplan mit anderen zu koordinieren.
So greifen Sie auf die Verfügbarkeitsansicht zu:
Teilnehmerliste: Die Teilnehmerliste enthält alle Personen, die zu einem Termin eingeladen wurden. Außerdem gibt sie deren UAwg-Status an.
Zeitplanraster: Das Zeitplanraster enthält die veröffentlichten Verfügbarkeitsinformationen der von Ihnen eingeladenen Personen. Hier findet der Vergleich der Zeitpläne statt, um freie Zeit für einen Termin zu finden. Einzelpersonen können nur dann Planungsinformationen sehen, wenn sie denselben Microsoft Exchange Server wie Sie verwenden (also derselben Organisation angehören) oder ihre Verfügbarkeitsinformationen unter einem URL veröffentlichen, auf den Sie zugreifen können. Diesen URL müssen Sie vorher mit dem Kontakteditor in ihre Kontaktkarten eingetragen haben.
Um einen Termin zu planen, benötigen Sie als Erstes die Verfügbarkeitsinformationen der Teilnehmer. Wenn Sie mit Evolution Connector for Microsoft Exchange arbeiten, stehen diese Informationen bereits in Ihrer globalen Adressliste. Falls nicht, muss jede Person Ihnen ihre Planungsdateien zusenden und Sie müssen die Informationen in Ihren Kalender einlesen.
Unabhängig davon, wie Sie die Informationen erhalten, werden sie von Evolution auf dem Reiter "Planung" angezeigt. Der unbestätigte Termin wird in weißer Schrift und schwarzer Umrahmung in Fettdruck angezeigt. Die Verfügbarkeitszeiten der Teilnehmer werden in der Teilnehmerliste neben dem Namen farbig angezeigt.
Ändern Sie die Besprechungszeit, indem Sie die Ränder der Besprechung ziehen oder mit den Auto-Auswählen-Schaltflächen automatisch eine Zeit auswählen. Klicken Sie dann auf "Speichern und schließen". Bei Teilnehmern auf Exchange Servern werden die Termine automatisch aktualisiert. Die anderen erhalten bei jeder Planänderung eine Benachrichtigung.
Lesen Sie Termine mit der Verfügbarkeitsfunktion planen, um zu erfahren, wie Sie diese Funktion in Verbindung mit Evolution Connector for Microsoft Exchange einsetzen können.
Sie können die Verfügbarkeitsinformationen auch auf einem WebDAV-Server oder auf anderen Webservern mit HTTP-PUT-Unterstützung veröffentlichen. Fragen Sie den Systemverwalter, wenn Sie sich hinsichtlich dieser Funktion nicht sicher sind.
Um Verfügbarkeitsinformationen zu veröffentlichen, wählen Sie "Werkzeuge" > "Einstellungen" und klicken Sie auf "Kalender und Aufgaben". Klicken Sie auf dem Reiter "Veröffentlichen der Verfügbarkeitsinformationen" auf "Hinzufügen". Geben Sie dann den URL Ihres Upload-Servers ein. Wählen Sie die Häufigkeit aus, mit der Sie Daten hochladen möchten, die Kalender, deren Daten Sie anzeigen möchten, sowie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort. Klicken Sie dann auf "OK".
Um die Verfügbarkeitsdaten sofort zu veröffentlichen, wechseln Sie in das Kalenderwerkzeug und klicken Sie auf "Aktionen" > "Verfügbarkeitsinformationen veröffentlich".
Wenn jemand Ihnen einen URL für Verfügbarkeitsdaten oder für einen Webkalender nennt, können Sie diese Information in die Kontaktinformationen des Kontaktwerkzeugs eingeben. Wenn Sie danach eine Besprechung mit dieser Person planen, ruft Evolution den Zeitplan ab und zeigt ihn im Besprechungsplaner an.