Kontakte lassen sich genauso wie E-Mails durchsuchen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, mehrere getrennte Adressbücher oder Kontaktgruppen anzulegen. Innerhalb einer Kontaktgruppe können Sie mehrere Kontaktkategorien bilden.
Am einfachsten lassen Kontakte sich durch Anlegen zusätzlicher Kontaktgruppen verwalten. Klicken Sie dazu auf "Datei" > "Neu" > "Kontaktgruppe". Für Kontaktgruppen auf Ihrem Computer müssen Sie nur einen Namen angeben. Für Kontakte im Netzwerk werden mehr Informationen über den Kontaktserver benötigt, auf den Sie zugreifen möchten.
Um eine Karte in eine andere Gruppe zu verschieben, ziehen Sie die Karte einfach aus der Haupt-Kontaktanzeige herüber. Den Inhalt der meisten Netzwerk-Kontaktgruppen können Sie nicht verändern.
HINWEIS: Kontaktgruppen und Kontaktlisten sind nicht das gleiche. Ähnlich wie Ordner und Adressbücher enthalten Kontaktgruppen Kontakte. Eine Kontaktliste ist dagegen ein einzelner Kontakt, der wiederum andere Kontakte enthält. Kontaktlisten werden meistens dazu verwendet, eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Personen zu versenden.
Mit dem Importwerkzeug können Sie Kontakte aus anderen Kontaktverwaltungs-Werkzeugen importieren.
Klicken Sie auf "Datei" > "Importieren".
Oder:
Versenden Sie die Kontakte als vCard-Anhänge an sich selbst.
Kontaktlisten sind Gruppen von Kontakten und tragen einen Spitznamen. Sie werden von Ihnen erstellt. Wenn Sie eine E-Mail an den Spitznamen senden, wird diese an jedes Mitglied auf der Liste versendet. Der Unterschied zu einer Netzwerk-Mailingliste besteht darin, dass die Kontaktliste nur auf Ihrem Computer und zu Ihrer persönlichen Verwendung existiert. Es handelt sich nicht um eine reale E-Mail-Adresse, die von einer Mailinglisten-Anwendung auf einem Server verwaltet wird.
Beispielsweise können Sie für jedes Familienmitglied eine Karte anlegen und diese dann der Kontaktliste "Familie" hinzufügen. Anschließend können Sie "Familie" eine E-Mail senden, ohne die E-Mail-Adressen der einzelnen Personen eingeben zu müssen. Jedes Familienmitglied erhält eine E-Mail.
So legen Sie eine Kontaktliste an:
Öffnen Sie das Dialogfeld zum Erstellen der Liste, indem Sie auf die Schaltfläche "Neue Liste" klicken.
Oder:
Klicken Sie auf "Datei" > "Neu" > "Kontaktliste".
Legen Sie einen Namen für die Liste fest.
Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen von Kontakten an.
Oder:
Ziehen Sie Kontakte aus dem Hauptfenster in die Liste.
Wählen Sie aus, ob die E-Mail-Adressen beim Versenden der Nachricht an die Liste ausgeblendet werden sollen.
Mit Ausnahme von ganz kurzen Listen sollten Sie die Adressen ausgeblendet lassen. Das Verfahren ähnelt der Funktion "Blindkopie an:", die im Kapitel Zusätzliche Empfänger für E-Mail angeben beschrieben wurde.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "OK".
Die Liste wird als Kontaktkarte angezeigt, die Sie wie jede andere Karte behandeln können. Dies schließt auch den E-Mail-Versand der Liste an eine andere Person sowie den Versand von E-Mail an die Liste ein.
Um die Liste zu versenden, öffnen Sie eine neue E-Mail und geben den Namen ein, den Sie für die Liste gewählt haben. Wenn Sie die Nachricht versenden, wird sie von Evolution an die gesamte Liste verteilt. Sie können auch im Kontaktwerkzeug mit der rechten Maustaste auf die Adresskarte der Liste klicken und den Befehl "Nachricht an Liste schicken" auswählen.
Evolution ist nicht dazu in der Lage, Kontaktlisten auf Microsoft Exchange Servern zu speichern.
Bei einem anderen Verfahren zur Gruppierung von Karten werden diese unterschiedlichen Kategorien zugeordnet. Sie können eine Karte mehreren Kategorien oder gar keiner Kategorie zuordnen. Zum Beispiel ordnen Sie die Karte eines Freundes in die Kategorie "Geschäftlich" ein, weil er mit Ihnen zusammenarbeitet. Außerdem nehmen Sie ihn in die Kategorien "Freunde" (weil er ein Freund ist) und "Häufig" (weil Sie ihn oft anrufen) auf.
Um eine Kategorie als zu einer Kategorie gehörig zu markieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Kategorien" rechts unten. Im angezeigten Dialogfeld können Sie so viele Kategorien auswählen, wie Sie möchten.
Wenn die Masterliste der Kategorien Ihnen nicht passt, können Sie Ihre eigenen Kategorien hinzufügen. Geben Sie einfach den Namen einer neuen Kategorie in das Dialogfeld ein und klicken Sie dann auf "Kategorien". Im nachfolgend angezeigten Fenster wählen Sie "Haupt-Kategorienliste".