Um eine neue E-Mail-Nachricht zu schreiben, klicken Sie auf "Datei" > "Neu" > "E-Mail-Nachricht". Wenn Sie gerade mit dem E-Mail-Werkzeug arbeiten, können Sie auch STRG+N drücken oder in der Werkzeugleiste auf "Neu" klicken.
Geben Sie im Feld "An" eine Adresse ein. Wenn Sie möchten, können Sie im Feld "Betreff" einen Betreff und in das Feld unten im Fenster eine Nachricht eingeben. Wenn Sie die Nachricht geschrieben haben, klicken Sie auf "Abschicken".
Wenn Sie eine lateinische Tastatur besitzen und in einem nichtlateinischen Alphabet schreiben möchten, können Sie im Nachrichteneditor eine andere Eingabemethode auswählen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Nachrichtenbearbeitungsbereich, wählen Sie im Menü "Eingabemethoden" eine Eingabemethode aus und beginnen Sie mit der Eingabe. Die Tastenbelegung ist je nach Sprache und Eingabeverfahren unterschiedlich. Beim kyrillischen Eingabeverfahren werden beispielsweise transkribierte Tastenkombinationen auf der lateinischen Tastatur verwendet, um das kyrillische Alphabet zu erzeugen. Bei Bedarf werden Buchstaben miteinander kombiniert. "Zh" und "ya" ergeben die jeweiligen kyrillischen Einzelbuchstaben. Mit dem einfachen Anführungszeichen (') lässt sich ein weiches Zeichen eingeben.
Um die Fähigkeit zur Anzeige von Sprachen zu verbessern, klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Einstellungen" und legen Sie dann die Zeichensatzauswahlen in den Abschnitten "E-Mail-Einstellungen" und "Editoreinstellungen" fest. Wenn Sie sich bei der Auswahl nicht sicher sind, wählen Sie "UTF-8". Es bietet die größtmögliche Auswahl von Zeichen für die größtmögliche Anzahl von Sprachen.
Bei einem Zeichensatz handelt es sich um die Computerversion eines Alphabets. In der Vergangenheit wurde fast überall der ASCII-Zeichensatz eingesetzt. Er enthält jedoch nur 128 Zeichen. Dies bedeutet, dass er keine Zeichen in Kyrillisch, Kanjii oder einem anderen nichteuropäischen Alphabet anzeigen kann. Programmierer haben unterschiedliche Lösungen entwickelt, um die Probleme bei der Anzeige von Sprachen zu bewältigen. Letztendlich entwickelten Normierungsorganisationen den Unicode Zeichensatz UTF-8, der einen einheitlichen und kompatiblen Codesatz für alle Benutzer bietet.
Die meisten E-Mail-Nachrichten geben im Voraus an, welchen Zeichensatz sie verwenden. Deshalb weiß Evolution normalerweise, wie die einzelnen Binärzahlen darzustellen sind. Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die Zeilen mit unverständlichen Zeichen enthält, können Sie die verschiedenen Zeichensätze auf dem Bildschirm "E-Mail-Einstellungen" ausprobieren. Sollten Ihre Empfänger Ihre Nachrichten nicht lesen können, wählen Sie im Dialogfeld mit den Editoroptionen einen anderen Zeichensatz aus. Bei einigen Sprachen (zum Beispiel Türkisch oder Koreanisch) funktioniert es oft am besten, wenn Sie die sprachspezifischen Zeichensätze auswählen. Für die meisten Benutzer ist UTF-8 aber die beste Wahl. Dieser Zeichensatz bietet ein Maximum an Zeichen für die größtmögliche Anzahl von Sprachen.
Normalerweise versendet Evolution eine E-Mail, wenn Sie auf "Verschicken" klicken. Sie können eine Nachricht aber auch speichern, um sie später zu versenden:
Das Werkzeug "Offline-Modus" wurde speziell für die Arbeit mit entfernten E-Mail-Speichersystemen wie IMAP oder Exchange entwickelt, bei denen Sie nicht ständig mit dem Netzwerk verbunden sind. Das Werkzeug speichert eine lokale Kopie eines oder mehrerer Ordner, damit Sie Nachrichten verfassen und solange in Ihrem Ausgangsordner speichern können, bis sie beim nächsten Verbindungsaufbau versendet werden.
Bei Verwendung von POP-Mail werden alle Nachrichten auf Ihr lokales System heruntergeladen. Bei anderen Verbindungsarten werden meist nur die Kopfzeilen heruntergeladen. Der Rest wird nur dann heruntergeladen, wenn Sie die Nachricht auch lesen möchten. Bevor Sie offline gehen, lädt Evolution die ungelesenen Nachrichten aus den Ordnern herunter, die Sie speichern möchten.
Um einen Ordner für die Offline-Nutzung zu markieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. Klicken Sie dann auf "Eigenschaften". Klicken Sie auf "Den Ordnerinhalt lokal zum Arbeiten im Offline-Modus kopieren".
Das kleine Symbol links unten am Rand des Evolution-Hauptfensters zeigt den Verbindungsstatus an. Wenn Sie online sind, sehen Sie dort zwei verbundene Kabel. Beim Wechsel in den Offline-Status werden die Kabel getrennt.
Um die ausgewählten Ordner zwischenzuspeichern und die Verbindung mit dem Netzwerk zu trennen, klicken Sie auf "Datei" > "Offline arbeiten". Oder klicken Sie auf das Verbindungsstatus-Symbol links unten auf dem Bildschirm. Wenn Sie die Verbindung wiederherstellen möchten, klicken Sie auf "Datei" > "Online arbeiten". Oder klicken Sie ein weiteres Mal auf das Verbindungsstatus-Symbol.
So fügen Sie Ihrer E-Mail eine Datei bei:
Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Editors auf das Symbol "Beifügen".
Wählen Sie die beizufügende Datei aus.
Klicken Sie auf "OK".
Oder ziehen Sie die Dateien in den Adressbereich oder in den Anhangsbereich des Editorfensters. Wenn Sie ein Bild beilegen und es nicht als Anhang, sondern als Inline-Bild versenden möchten, ziehen Sie das Bild in den Textbearbeitungsbereich des Editorfensters. Es können nur Bilddateien in den Textverarbeitungsbereich gezogen werden.
Der Anzeigebereich für Anhänge befindet sich am unteren Ende des Editorfensters. Sie können ihn vergrößern oder verkleinern, indem Sie auf das kleine Dreieck rechts oben in der Ecke klicken.
Beim Senden einer Nachricht wird eine Kopie der beigelegten Datei mitversendet. Denken Sie daran, dass der Versand und Empfang von großen Anhängen viel Zeit in Anspruch nehmen kann.
Evolution erkennt wie die meisten E-Mail-Programme drei Adresstypen: primäre Empfänger, sekundäre Empfänger und verborgene ("blinde") Empfänger. Am einfachsten können Nachrichten durch Eingabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen im Feld "An:" (enthält die primären Empfänger) adressiert werden. Im Feld "Kopie an:" geben Sie die sekundären Empfänger einer Nachricht ein.
Die Adressen in "Blindkopie an:" sind für die übrigen Empfänger der Nachricht unsichtbar. Mit dieser Funktion können Sie E-Mails an große Gruppen von Menschen versenden, wenn diese sich nicht gegenseitig kennen oder Vertraulichkeit gewünscht ist. Wenn das Feld "Blindkopie an:" fehlt, klicken Sie auf "Ansicht" > "Blindkopie-Feld".
Wenn Sie häufig E-Mails an eine bestimmte Gruppe von Menschen versenden, können Sie mit dem Kontaktwerkzeug eine Adressliste anlegen, um die Mitglieder dieser Gruppe über eine einzelne Adresse zu erreichen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Kontaktliste erstellen.
Bei Evolution haben Sie die Möglichkeit, in E-Mails eine "Antwort an"-Adresse anzugeben. Mit dieser Funktion können Sie für eine E-Mail eine spezielle "Antwort an"-Adresse festlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Öffnen Sie ein Editorfenster.
Öffnen Sie das Feld "Antwort an", indem Sie auf "Ansicht" > "Antwort an" klicken.
Geben Sie im Feld "Antwort an" die gewünschte "Antwort an"-Adresse ein.
Schreiben Sie die Nachricht zu Ende.
Klicken Sie auf "Abschicken".
Wenn Sie im Kontaktwerkzeug Adresskarten angelegt haben, können Sie auch Spitznamen oder andere Teile von Adressdaten eingeben. Evolution zeigt dann eine Dropdownliste mit den unter Ihren Kontakten infrage kommenden Adressen an. Wenn Sie einen Namen oder Spitznamen eingeben, der für mehr als eine Karte zutrifft, öffnet Evolution ein Dialogfeld und fragt nach, welche Person gemeint ist.
Wenn Evolution Adressen nicht automatisch vervollständigt, klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Einstellungen" und dann auf "Auto-Vervollständigung". Wählen Sie dann die Kontaktgruppen aus, die Sie zur automatischen Vervollständigung von Adressen im E-Mail-Programm verwenden möchten.
Oder klicken Sie auf die Schaltflächen "An:", "Kopie an" oder "Blindkopie an:", um eine Liste der E-Mail-Adressen in Ihren Kontakten anzuzeigen. Wählen Sie die Adressen aus und klicken Sie auf die Pfeile, um sie in die gewünschten Adressspalten zu verschieben.
Weitere Informationen zur Verwendung von E-Mail, Kontakte-Verwaltung und Kalender finden Sie in den Kapiteln Ihre Karte bitte: Neue Karten schnell hinzufügen und Mit dem Evolution-Kalender planen.
Um eine Nachricht zu beantworten, klicken Sie auf die zu beantwortende Nachricht, und klicken Sie auf "Antwort verfassen". Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie "Antwort an Absender". Der Nachrichteneditor wird geöffnet. Die Felder "An:" und "Betreff:" sind bereits ausgefüllt, können aber noch von Ihnen geändert werden. Außerdem wird der volle Text der alten Nachricht in die neue Nachricht eingefügt. Um anzuzeigen, dass er aus der alten Nachricht stammt, wird er grau mit einer blauen Linie auf einer Seite (für HTML-Anzeige) formatiert oder es wird in jeder Zeile das Zeichen ">" vorgestellt (im Klartext-Modus).
Wenn Sie eine Nachricht mit mehreren Empfängern lesen, können Sie anstelle von "Antwort verfassen" auch "Antwort an alle" verwenden. Wenn die Felder "Kopie an:" oder "An:" eine große Anzahl von Personen enthalten, können Sie dadurch viel Zeit sparen.
Susanne verschickt eine E-Mail für einen Kunden und sendet Kopien an Tim und an eine interne Unternehmens-Mailingliste, die Mitarbeiter enthält. Wenn Tim möchte, dass sein Kommentar von allen gelesen wird, wählt er "Antwort an alle". Wenn er Susan nur mitteilen möchte, dass er ihrer Meinung ist, verwendet er "Antwort verfassen". An die Einträge auf Susans "Blindkopie an"-Liste wird seine Antwort nicht weitergeleitet, weil diese Liste niemandem mitgeteilt wird.
Wenn Sie eine Mailingliste abonniert haben und Ihre Antwort nur an diese Liste gehen soll, nicht aber an den Absender, wählen Sie "Antwort an Liste".
Der Nachrichteneditor verfügt über mehrere Funktionen zur Textsuche.
Suchen: Geben Sie ein Wort oder einen Ausdruck ein, nach dem Evolution in Ihrer Nachricht sucht.
Regex suchen: Sie können das Editorfenster auch nach einem komplexen Zeichenmuster durchsuchen, das auch als regulärer Ausdruck oder "Regex" bezeichnet wird. Wenn Sie nicht genau wissen, was ein regulärer Ausdruck ist, sollten Sie diese Funktion nicht einsetzen.
Weitersuchen Wählen Sie diesen Eintrag, um die letzte Suche zu wiederholen.
Ersetzen Geben Sie ein Wort oder einen Ausdruck ein und lassen Sie die Eingabe durch etwas anderes ersetzen.
Bei allen diesen Menübefehlen können Sie wählen, ob Sie ausgehend von der Cursorposition rückwärts suchen möchten. Sie können auch bestimmen, ob die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche nach Übereinstimmungen berücksichtigt werden soll.
Normalerweise ist es nicht möglich, in eine E-Mail Textformatierungen oder Bilder einzufügen. Die meisten neueren E-Mail-Programme sind aber dazu in der Lage, neben einfachen Formatierungen wie Textausrichtung und Abschnitten auch Bilder und Textformatierungen anzuzeigen. Wie bei Webseiten wird dazu HTML verwendet.
Einige Benutzer verwenden keine HTML-fähigen E-Mail-Clients oder möchten keine HTML-E-Mails erhalten, weil Download und Anzeige länger dauern. Aus diesem Grunde versendet Evolution die E-Mails in Klartext, wenn Sie nicht ausdrücklich HTML verlangen.
Um das Format einer E-Mail-Nachricht von Klartext zu HTML zu ändern, wählen Sie "Format" > "HTML".
Um alle Ihre E-Mails standardmäßig im HTML-Format zu versenden, legen Sie Ihre E-Mail-Formateinstellungen im Dialogfeld "E-Mail-Konfiguration" fest. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Editoreinstellungen .
Die HTML-Formatierungswerkzeuge befinden sich in der Symbolleiste oberhalb des Bereichs, in dem Sie die Nachricht verfassen. Außerdem werden sie in den Menüs "Einfügen" und "Format" angezeigt.
Die Symbole der Symbolleiste werden in den Kurzhinweisen erläutert, die Ihnen angezeigt werden, wenn Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche zeigen. Die Schaltflächen fallen in vier Kategorien:
Überschriften und Listen: Am linken Rand der Symbollleiste befinden sich die Schaltflächen "Normal" (standardmäßiger Textstil) und "Überschrift 1" (groß) bis "Überschrift 6" (klein). Weitere verfügbare Stile sind "Vorformatiert" (für vorformatierte Textblöcke) und drei Typen von Aufzählungszeichen für Listen.
Beispielsweise können Sie zur Markierung einer punktierten Liste anstelle von Sternen auch das Format "Punktierte Liste" aus der Stil-Ausklappliste verwenden. Evolution verwendet verschiedene Aufzählungszeichen und kann außerdem Zeilenumbrüche und mehrere Einzugsebenen verwalten.
Formate: Mit diesen Schaltflächen können Sie das Aussehen Ihrer E-Mails bestimmen. Wenn Sie Text markiert haben, wird das Format auf den markierten Text angewendet. Wenn Sie keinen Text markiert haben, wird das Format auf den als nächstes eingegebenen Text angewendet.
Ausrichtung: Die drei Absatzsymbole befinden sich neben den Textformatschaltflächen und werden den Benutzern der meisten Textverarbeitungsprogramme bekannt vorkommen. Mit der Schaltfläche "Links" richten Sie Ihren Text nach der äußersten linken Seite aus, mit "Zentrieren" wird er zentriert und mit "Rechts" wird er nach rechts ausgerichtet.
Einzugsregeln: Durch Klicken auf den Nach-links-Pfeil verringert sich der Einzug eines Abschnitts, mit dem Nach-rechts-Pfeil lässt er sich vergrößern.
Farbauswahl: Ganz rechts befindet sich das Farbauswahl-Werkzeug. Ein Feld zeigt die aktuelle Textfarbe an. Um eine neue Farbe zu wählen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil rechts daneben. Wenn Sie Text markiert haben, wird die Farbe auf den markierten Text angewendet. Wenn Sie keinen Text markiert haben, wird die Farbe auf den als nächstes eingegebenen Text angewendet. Um eine Hintergrundfarbe oder ein Hintergrundbild auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund der Nachricht und wählen dann "Stil" > "Seitenstil".
Das Menü "Einfügen" enthält einige weitere Einträge, die Sie zur Formatierung von E-Mails verwenden können. Um diese und andere HTML-Formatierungswerkzeuge verwenden zu können, müssen Sie zuvor mit "Format" > "HTML" den HTML-Modus aktiviert haben.
Verwenden Sie das Werkzeug zum Einfügen von Links, um Hyperlinks in Ihre HTML-Nachrichten einzubauen. Wenn für den Link keine spezielle Beschriftung erforderlich ist, können Sie die Adresse direkt eingeben. Sie wird von Evolution als Link erkannt.
Markieren Sie den Text, der verlinkt werden soll.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Text und klicken Sie dann auf "Link einfügen".
Geben Sie im Feld "URL" den URL ein.
Klicken Sie auf "Schließen".
Um zwei Abschnitte besser voneinander zu trennen, können Sie eine horizontale Linie einfügen:
Klicken Sie auf "Trennlinie/Regel".
Wählen Sie Länge, Stärke und Ausrichtung.
Wählen Sie gegebenenfalls "Schattiert" aus.
Klicken Sie auf "Schließen".
Sie können eine Tabelle in den Text einfügen:
Klicken Sie auf "Tabelle".
Wählen Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten aus.
Wählen Sie einen Layouttyp für die Tabelle aus.
Wählen Sie einen Hintergrund für die Tabelle aus.
Um ein Bild für den Hintergrund einzufügen, klicken Sie auf "Auswählen" und wählen Sie dann das gewünschte Bild aus.
Klicken Sie auf "Schließen".
Wenn Sie eine E-Mail von einer anderen Person erhalten, können Sie die E-Mail an interessierte Einzelpersonen oder Gruppen weiterleiten. Sie können Nachrichten entweder als Anhang einer neuen Nachricht (Standard) oder als markierten Teil einer von Ihnen versendeten Nachricht weiterleiten. Eine Weiterleitung als Anhang ist immer dann sinnvoll, wenn Sie jemandem die Nachricht vollständig und ohne Änderungen zusenden möchten. Eine Weiterleitung an Ort und Stelle ist dann sinnvoll, wenn Sie Teile einer Nachricht versenden möchten oder viele Abschnitte der weitergeleiteten Nachricht mit Kommentaren versehen haben. Denken Sie daran, sich den Absender der Nachricht zu notieren und festzuhalten, welche Inhalte Sie gelöscht oder verändert haben.
Um die aktuell angezeigte Nachricht weiterzuleiten, klicken Sie in der Symbolleiste auf "Weiterleiten". Klicken Sie dann auf "Aktionen" > "Weiterleiten" oder drücken Sie STRG+F. Wenn Sie die Nachricht an Ort und Stelle und nicht als Anhang versenden wollen, klicken Sie auf "Aktionen" > "An Ort und Stelle weiterleiten". Wählen Sie wie beim Versenden neuer Nachrichten einen Adressaten aus. Der Betreff ist bereits eingetragen, Sie können ihn aber noch ändern. Geben Sie Ihren Kommentar zur Nachricht in den Bearbeitungsbereich ein und klicken Sie auf "Abschicken".
Anhänge werden nur weitergeleitet, wenn Sie die Nachricht als Anhang versenden. Bei in Nachrichten eingebundenen Nachrichten erfolgt keine Weiterleitung von Anhängen.