26.2 Planen von Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, können Sie einen persönlichen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.

Persönliche Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen. Entsprechend werden alle eingetragenen persönlichen Termine in Ihrem GroupWise-Hauptkalender gespeichert. Um sie in einen persönlichen Kalender zu übertragen, können Sie sie nach ihrer Erstellung in den persönlichen Kalender ziehen und ablegen.

Wenn Sie einen Termin für zwei oder mehr Personen planen, sind beim Erstellen mehrere Optionen zu bedenken. Beispiel:

So planen Sie einen Termin für zwei oder mehr Personen:

Mit der Option „Terminzeitensuche“ können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Personen und Ressourcen, die Sie für eine Besprechung benötigen, verfügbar sind.

Wenn Sie zu Terminen oder Besprechungen anreisen möchten, die in Ihrem Kalender geplant sind, unabhängig davon, ob es sich um persönliche Termine/Besprechungen oder um Termine/Besprechungen für mehrere Personen handelt, können Sie beim Erstellen oder Bearbeiten die Funktion „Reisezeit“ aktivieren. Diese Funktion umfasst die Reisezeit sowohl vor als auch nach der Besprechung, die zu beiden Seiten des Termins in Ihrem Kalender angezeigt wird.

Diese Funktion ist zwar nur in Ihrem persönlichen Kalender sichtbar, doch die Zeit, die Sie in Ihrem Kalender kennzeichnen, wird anderen Personen, die ebenfalls an der Besprechung teilnehmen, standardmäßig als „Belegt“ angezeigt. Auf Wunsch können Sie diese Einstellung jedoch ändern und die Reisezeit als „Frei“ oder „Vorgemerkt“ darstellen lassen.

So schließen Sie Reisezeit für Besprechungen oder Termine ein, die Sie planen bzw. die sich bereits in Ihrem Kalender befinden (von Ihnen selbst oder von einer anderen Person geplant):

Bei der Erstellung eines GroupWise-Termins können Sie wählen, ob der Termin ein ganztägiges Ereignis sein soll. Wählen Sie dazu neben dem Eingabefeld für die Uhrzeit die Option Ganztägiges Ereignis aus.

Sie können angeben, wie der Termin angezeigt werden soll, indem Sie auf die Schaltfläche für die Verfügbarkeit klicken, die sich unterhalb des Auswahlfelds Ganztägiges Ereignis befindet. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden. Im Gegensatz zu regelmäßigen Terminen erhalten alle Empfänger Termine für ganztägige Ereignisse standardmäßig als „Frei“. Der Grund dafür ist, dass ganztägige Ereignisse für die Empfänger oft als rein informativ gedacht sind. Sie könnten beispielsweise ein ganztägiges Ereignis senden, um Ihre Kollegen darüber zu informieren, dass Sie nicht im Büro sein werden. In diesem Fall werden die Kollegen, die das Ereignis erhalten, am Tag des Ereignisses nicht als „Belegt“ angezeigt.

Wenn Sie Termine und andere Nachrichten planen, müssen Sie möglicherweise eine Uhrzeit angeben. In den meisten Fällen können Sie die Uhrzeit angeben, indem Sie sie entweder direkt in das Feld für die Uhrzeit eintippen oder über das Feld zur Uhrzeiteingabe eingeben. Klicken Sie auf , um das Fenster für die Uhrzeiteingabe zu öffnen.

Mit dem grünen Pfeil können Sie eine Startzeit und mit dem roten Pfeil eine Endzeit auswählen. Die aktuell ausgewählten Uhrzeiten werden auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. Sie können kleine Intervalle von 15 Minuten verwenden.

Wenn bereits eine korrekte Dauer eingegeben wurde, können Sie sie verschieben, indem Sie den ausgewählten Bereich nach oben oder nach unten ziehen.

Mithilfe der verfügbaren Zeitzonenoption können Sie eine bestimmte Zeitzone für das Ereignis angeben. Weitere Informationen zu Zeitzonen finden Sie unter Festlegen von Zeitzonen für Termine.

Funktionsänderungen in 18.3.1 und höher

Wenn Sie beim Erstellen eines Termins eine Zeitzone auswählen, wird der Termin gemäß dem angegebenen Zeitpunkt in der ausgewählten Zeitzone angepasst. Wenn Sie beispielsweise einen Termin um 16:30 Uhr Eastern Daylight Time in den USA planen und sich in der Zeitzone „Pacific Daylight“ befinden, wird der Termin in Ihrem Kalender entsprechend um 13:30 Uhr PDT eingetragen.

Zusätzlich wird nun die Zeitzone in der Terminkopfzeile neben der Anfangszeit angezeigt:

Funktionen vor 18.3.1

Mit der Funktion „Zeitzone“ können Sie eine Besprechung für Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen planen, die an einem Ort zusammenkommen.

In der Regel passt GroupWise Besprechungszeiten automatisch an die Zeitzone des Empfängers an. Wenn ein Benutzer in München beispielsweise für 15:00 eine Besprechung ansetzt, wird dieser Termin für einen Benutzer in London für 14:00 Uhr und für einen Benutzer in New York für 9:00 Uhr angezeigt, weil sich diese Benutzer in anderen Zeitzonen befinden. Da GroupWise die Uhrzeit anpasst, rufen alle Teilnehmer einer Telefonkonferenz zur gleichen Zeit an, auch wenn sich ihre Ortszeiten unterscheiden.

Verwenden Sie die Funktion „Zeitzone“ auch dann, wenn GroupWise die lokale Zeitzone des Empfängers nicht anpassen soll. Wenn Sie sich beispielsweise in der Zeitzone „Mitteleuropäische Zeit“ (z. B. Deutschland) befinden und Benutzer aus der Zeitzone „Weltzeit“ (z. B. Großbritannien) an dem Termin teilnehmen sollen, würden Sie die Funktion „Zeitzone“ verwenden, falls diese Benutzer nach Deutschland reisen sollen, um an der Besprechung teilzunehmen. Die Funktion „Zeitzone“ gewährleistet, dass der Termin in den Kalendern und Mailboxen der Benutzer die richtige Uhrzeit für Deutschland anzeigt.

Wenn die Benutzer, die Sie mithilfe der Funktion „Zeitzone“ geplant haben, den Termin erhalten, wird eine Uhrzeitanmerkung neben dem zum Termin gehörigen Betreff in der Mailbox der Benutzer angezeigt. Beispiel: Wenn der Betreff einer Besprechung eine „Marketingkonferenz“ ist, die in Spanien stattfinden soll, wird der folgende Betreff und die folgende Uhrzeitanmerkung angezeigt: Marketingkonferenz (Spanien). In den Kalendern der Benutzer wird nicht der Betreff, sondern die Zeitzone zusammen mit der Ortsangabe angezeigt.

Sie können einen Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

Eine Nachricht „Besprechung abgesagt“ wird an alle Benutzer gesendet, die den Termin erhalten haben, und der Termin wird aus dem Kalender des Benutzers entfernt. Benutzer, an die der Termin delegiert wurde, erhalten keine Nachricht „Besprechung abgesagt“, doch der Termin wird aus ihrem Kalender entfernt.

Sie können einen periodisch auftretenden Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

Eine Nachricht „Besprechung abgesagt“ wird an alle Benutzer gesendet, die den Termin erhalten haben, und der Termin wird aus dem Kalender des Benutzers entfernt. Benutzer, an die der Termin delegiert wurde, erhalten keine Nachricht „Besprechung abgesagt“, doch der Termin wird aus ihrem Kalender entfernt.

Wenn ein Termin bearbeitet wird, werden Änderungen einfach in den Terminen der Empfänger angezeigt, ohne dass in der Mailbox der Benutzer eine Nachricht erscheint. Der geänderte Termin wird fett dargestellt und innerhalb des Termins erscheint eine Benachrichtigung, die Benutzern anzeigt, welche Teile des Termins geändert wurden. Benutzer werden nicht aufgefordert, den Termin erneut zu akzeptieren.

Informationen zur Änderung eines Termins und anderer Email-Nachrichten finden Sie im Abschnitt Bearbeiten von gesendeten Terminen, Jobs und Notizen.

Wenn Sie einen Termin für eine andere Uhrzeit am selben Tag neu planen möchten, öffnen Sie den Kalender und ziehen den Termin auf die neue Uhrzeit.

Wie bei anderen Email-Nachrichten auch können Sie einen vorhandenen Termin kopieren, um einen neuen Termin zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Duplizieren gesendeter Emails.