29.2Terminvereinbarung

Sollten Sie für Besprechungen nicht verfügbar sein, können Sie für diese Zeiten einen persönlichen Termin vereinbaren. Wenn ein anderer Benutzer Sie in einen Termin einbezieht und eine Besetztsuche durchführt, kann der Benutzer sehen, dass Sie zu diesen Zeiten nicht verfügbar sind, kann aber dennoch einen Termin vereinbaren.

Persönliche Termine werden an dem von Ihnen angegebenen Datum in Ihrem Kalender eingetragen. Sie werden nicht in Ihrer Mailbox oder der Mailbox eines anderen Benutzers abgelegt. Ebenso werden alle persönlichen Termine in Ihrem GroupWise-Hauptkalender gespeichert. Um sie in einen persönlichen Kalender zu verschieben, ziehen Sie sie nach der Erstellung per Drag & Drop in den persönlichen Kalender.

Wenn Sie einen Termin für zwei oder mehr Personen vereinbaren, gibt es beim Erstellen des Termins mehrere Optionen, die Sie berücksichtigen sollten. Zum Beispiel:

So vereinbaren Sie einen Termin für zwei oder mehr Personen:

Verwenden Sie die Besetztsuche, um eine Zeit zu finden, zu der alle Personen und Ressourcen, die Sie für ein Meeting einplanen möchten, verfügbar sind.

Wenn Sie reisen müssen, um an einem in Ihrem Kalender geplanten Termin oder Meeting teilzunehmen, sei es persönlich oder für mehrere Personen, können Sie die Reisezeitfunktion aktivieren, wenn Sie den Termin erstellen oder bearbeiten. Diese Funktion umfasst sowohl die Reisezeit vor als auch nach der Besprechung, die auf beiden Seiten des Termins in Ihrem Kalender angezeigt wird.

Während diese Funktion nur in Ihrem persönlichen Kalender angezeigt wird, wird die von Ihnen in Ihrem Kalender festgelegte Zeit für andere Personen, die ebenfalls an der Besprechung teilnehmen, standardmäßig als „Beschäftigt“ angezeigt. Bei Bedarf können Sie die Reisezeit jedoch so ändern, dass sie als „Frei“ oder „Vorläufig“ angezeigt wird.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Reisezeit für eine Besprechung oder einen Termin einzubeziehen, die Sie planen, oder für eine Besprechung, die bereits in Ihrem Kalender steht (unabhängig davon, ob diese von Ihnen oder einer anderen Person geplant wurde):

Wenn Sie einen GroupWise-Termin erstellen, können Sie durch Auswahl von auswählen, ob der Termin ein ganztägiges Ereignis sein sollGanztägige Veranstaltung, befindet sich neben dem Zeiteingabefeld.

Sie können festlegen, wie der Termin angezeigt werden soll, indem Sie auf die Schaltfläche „Verfügbarkeit“ klicken, die sich unterhalb befindetGanztägige VeranstaltungAuswahlfeld. Termine können als angezeigt werdenBeschäftigt, Frei, Außerhalb des Büros, oderVorläufig. Im Gegensatz zu regulären Terminen erhalten alle Empfänger standardmäßig ganztägige Veranstaltungstermine kostenlos. Dies liegt daran, dass ganztägige Veranstaltungen häufig nur zur Information der Empfänger gedacht sind. Beispielsweise könnten Sie eine ganztägige Veranstaltung versenden, um Kollegen darüber zu informieren, dass Sie nicht im Büro sind. In diesem Fall werden Kollegen, die den Termin erhalten, am Tag des Termins nicht als Beschäftigt angezeigt.

Wenn Sie Termine und andere Dinge planen, müssen Sie möglicherweise eine Uhrzeit angeben. In den meisten Fällen haben Sie die Möglichkeit, die Uhrzeit anzugeben, indem Sie sie direkt in das Zeitfeld eingeben oder über das Zeiteingabefeld eingeben. Klickenum das Zeiteingabefenster zu öffnen.

Verwenden Sie den grünen Pfeil, um eine Startzeit auszuwählen, und den roten Pfeil, um eine Endzeit auszuwählen. Die aktuell ausgewählten Zeiten werden auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Sie können Intervalle von nur 15 Minuten verwenden.

Wenn bereits eine korrekte Dauer eingegeben wurde, können Sie diese verschieben, indem Sie den ausgewählten Bereich nach oben oder unten ziehen.

Mit der Option „Zeitzone“ können Sie eine bestimmte Zeitzone für das Ereignis festlegen. Weitere Informationen zu Zeitzonen finden Sie unterAngeben einer Zeitzone für einen Termin.

Funktionsänderungen in 18.3.1 und höher

Wenn Sie beim Erstellen eines Termins eine Zeitzone auswählen, wird der Termin so angepasst, dass er zu der von Ihnen in der ausgewählten Zeitzone festgelegten Zeit geplant wird. Wenn Sie beispielsweise einen Termin für 16:30 Uhr Eastern Daylight-Zeit in den Vereinigten Staaten vereinbaren und sich in der Pacific Daylight-Zeitzone befinden, wird dieser um 13:30 Uhr PDT in Ihrem Kalender angezeigt.

Außerdem wird die Zeitzone jetzt in der Terminkopfzeile neben der Startzeit angezeigt, wie unten dargestellt:

Funktionalität vor 18.3.1

Mit der Zeitzonenfunktion können Sie eine Besprechung für Empfänger in verschiedenen Zeitzonen planen, die sich an einem einzigen Ort treffen.

Normalerweise passt GroupWise die Besprechungszeiten automatisch an die Zeitzonen der Empfänger an. Beispielsweise würde eine von einem Benutzer in Utah für 10:00 Uhr geplante Besprechung für einen Empfänger in Kalifornien als 9:00 Uhr und für einen Benutzer in New York als 12:00 Uhr angezeigt, da sich diese Benutzer in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Da GroupWise die Zeit anpasst, können sich alle für eine Telefonkonferenz geplanten Benutzer gleichzeitig anmelden, auch wenn ihre Ortszeit abweichen kann.

Verwenden Sie die Zeitzonenfunktion, wenn Sie nicht möchten, dass sich GroupWise an die lokale Zeitzone der Empfänger anpasst. Wenn Sie sich beispielsweise in der Zeitzone Saskatchewan befinden und Benutzer aus der Zeitzone Mountain Time (USA und Kanada) in Ihren Termin einbeziehen, würden Sie die Zeitzonenfunktion verwenden, wenn diese Benutzer für den Termin nach Saskatchewan fliegen. Die Zeitzone stellt sicher, dass der Termin in ihren Kalendern und Postfächern die korrekte Zeit in Saskatchewan anzeigt.

Wenn die Benutzer, die Sie mit der Zeitzonenfunktion eingeplant haben, den Termin erhalten, sehen sie nach dem Betreff eine Zeitanmerkung, wenn sie den Termin in ihren Postfächern sehen. Wenn das Thema der Besprechung beispielsweise „Marketingkonferenz“ lautet und die Zeitzone Saskatchewan ist, sehen Benutzer eine Betreff- und Zeitanmerkung ähnlich der folgenden: Marketingkonferenz (Saskatchewan). In den Kalendern der Benutzer wird der Ort mit der Zeitzone und nicht mit dem Betreff versehen.

Sie können einen Termin stornieren, wenn Sie ihn geplant haben oder wenn Sie über die erforderlichen Proxy-Rechte für die Mailbox des Planers verfügen.

An jeden Benutzer, an den der Termin gesendet wurde, wird eine Nachricht „Besprechung abgesagt“ gesendet und der Termin wird aus dem Kalender des Benutzers entfernt. Benutzer, an die der Termin delegiert wurde, erhalten keine Meldung „Besprechung abgesagt“, aber der Termin wird aus ihren Kalendern entfernt.

Sie können einen wiederkehrenden Termin stornieren, wenn Sie ihn geplant haben oder wenn Sie über die erforderlichen Proxy-Rechte für die Mailbox des Planers verfügen.

An jeden Benutzer, an den der Termin gesendet wurde, wird eine Nachricht „Besprechung abgesagt“ gesendet und der Termin wird aus dem Kalender des Benutzers entfernt. Benutzer, an die der Termin delegiert wurde, erhalten keine Meldung „Besprechung abgesagt“, aber der Termin wird aus ihrem Kalender entfernt.

Wenn ein Termin geändert wird, werden die Änderungen lediglich in den Terminen der Empfänger angezeigt, ohne dass eine Nachricht in den Postfächern der Benutzer erscheint. Der geänderte Termin wird fett dargestellt und innerhalb des Termins wird ein Benachrichtigungsbanner angezeigt, das den Benutzern anzeigt, welche Abschnitte des Termins geändert wurden. Benutzer werden nicht aufgefordert, den Termin erneut anzunehmen.

Informationen zum Ändern eines Termins und anderer E-Mail-Elemente finden Sie unterBearbeiten gesendeter Termine, Aufgaben und Erinnerungsnotizen.

Um einen Termin auf einen neuen Zeitpunkt am selben Tag zu verschieben, öffnen Sie Ihren Kalender und ziehen Sie den Termin auf den neuen Zeitpunkt.

Wie bei anderen Arten von E-Mail-Elementen können Sie einen vorhandenen Termin kopieren, um einen neuen Termin zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unterGesendete E-Mails duplizieren.