Eine Mail-Nachricht hat einen Primärempfänger, einen Betreff und ein Datum. Außerdem können Kopien und Blindkopien an andere Benutzer gesendet werden. Sie können auch Dateien, Dokumentverweise, Audio-Clips, Filme und OLE-Objekte als Anlage Ihren Nachrichten beifügen.
CC (Carbon Copy)
Die Empfänger von Blindkopien (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Carbon Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.
BK (Blindkopie)
Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und "Antwort an alle" auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.
Klicken Sie auf der Symbolleiste an.
Zum Auswählen eines anderen Mail-Layouts klicken Sie auf den Abwärtspfeil im Symbol .
Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.
Oder:
Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".
Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf und anschließend auf einen Namen.
Geben Sie einen Betreff ein.
Geben Sie eine Mitteilung ein.
Wenn Sie auf das Register "Sendeoptionen" klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.
Sie können Anlagen hinzufügen, indem Sie "Eine Datei beifügen" auf der Symbolleiste anklicken.
Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.
Senden von telefonischen Nachrichten
Eine telefonische Nachricht ist eine Notiz, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden können, um über Anrufe zu informieren, die in deren Abwesenheit eingingen (bzw. während sie nicht verfügbar waren). Telefonische Nachrichten werden in der Mailbox des Empfängers gespeichert. Sie können einen Anruf nicht von einer telefonischen Nachricht aus beantworten.
Eingegangene telefonische Nachrichten können in Jobs, Notizen oder andere empfängerlosen Nachrichtenlayouts umgewandelt werden. Auf diese Weise können Sie eine Aufzeichnung des Gesprächs an dem Tag, an dem es stattgefunden hat, (als Notiz) ablegen oder einen Job erstellen, der zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden soll. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ändern von Nachrichtenkategorien .
Klicken Sie auf "Datei", "Neu" und anschließend auf "Telefonische Nachricht".
Sie können eine Schaltfläche für eine neue telefonische Nachricht in die Symbolleiste einfügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Anpassen der Symbolleisten-Anzeige .
Geben Sie in das Feld "An" einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie in die Felder "CC" und "BK" Benutzernamen ein.
Oder:
Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie "Adresse" auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf "OK".
Geben Sie Name, Firma und Telefonnummer des Anrufers ein.
Aktivieren Sie die Optionen, die für diese telefonische Nachricht in Frage kommen.
Geben Sie die Nachricht in das Feld "Mitteilung" ein.
Um den "Von"-Namen (auf ein anderes Konto oder eine Vertretung) zu ändern, klicken Sie auf und anschließend auf einen Namen.
Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.
Ändern der Schrift von gesendeten Nachrichten
Der Empfänger einer Nachricht sieht die im Layout "Einfacher Text" vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im Layout "Einfacher Text" angezeigt wird. Der Empfänger einer Nachricht sieht die im HTML-Layout vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im HTML-Layout angezeigt wird. Sie können dem Empfänger mitteilen, in welchem Layout die Nachricht erstellt wurde.
Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, auf "Layout" und anschließend auf "Einfacher Text".
Klicken Sie in das Feld "Mitteilung".
Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend zweimal auf "Schrift".
Klicken Sie auf eine Schrift und auf einen Schriftstil.
Klicken Sie auf eine Größe.
Klicken Sie auf eine andere Option, die Sie ändern möchten, und klicken Sie anschließend auf "OK".
Sie können Textabschnitte mithilfe der Symbolleistenschaltflächen auch fett, kursiv oder unterstrichen formatieren.
Ändern der Schrift im HTML-Layout
Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, auf "Layout" und anschließend auf "HTML".
Mit der HTML-Symbolleiste können Sie unter anderem die Schrift ändern sowie Hintergrundfarben und Grafiken hinzufügen.
Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.
Sie können eine Standardschrift für Nachrichten festlegen, die im HTML-Layout erstellt wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Anzeigen und Erstellen von Nachrichten in HTML .
Hinzufügen einer Signatur oder vCard zu gesendeten Nachrichten
Verwenden Sie die Funktion "Signaturen", um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Email-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden. Wenn Sie über verschiedene Konten verfügen (einschließlich POP3- und IMAP4- und NNTP Newsgroup-Konten) können Sie für jedes Konto eine separate Signatur erstellen.
Außerdem kann GroupWise so konfiguriert werden, dass automatisch eine vCard* (virtuelle Visitenkarte) am Ende von Nachrichten eingefügt wird. GroupWise durchsucht das Adressbuch nach Ihren Benutzerinformationen und fügt diese am Ende der gesendeten Nachrichten ein.
vCards sind elektronische Visitenkarten, die entsprechend der vom Internet Mail Konsortium festgelegten Standards formatiert sind. Eine vCard-Datei hat die Erweiterung "vcf". Sie können die Datei zu Ihren ausgehenden Email-Nachrichten hinzufügen. Mit der Software von Drittanbietern können Sie vCards erstellen, die Text, Grafiken und Audio enthalten. Wenn Sie Ihre vCard mit GroupWise erstellen, werden die Informationen der Felder in Ihrem Adressbuch verwendet.
Um die einer Nachricht beigefügte vCard anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vCard und anschließend auf "Anlage anzeigen". Weitere Informationen zum Importieren von vCard-Informationen in ein Adressbuch finden Sie unter Importieren der Informationen von einer vCard .
Hinzufügen einer Signatur oder vCard zu Nachrichten
Um eine gemeinsame Signatur für alle Nachrichten anzugeben, klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und doppelklicken Sie anschließend auf "Umgebung".
Oder:
Um eine andere Signatur für ein individuelles POP3-, IMAP4- oder NNTP-(Newsgroup-)Konto anzugeben, klicken Sie auf "Konten", "Kontooptionen", klicken Sie auf das Konto im Register "Mail" oder "Neuigkeiten" und klicken Sie anschließend auf "Eigenschaften".
Klicken Sie auf das Register "Signatur".
Klicken Sie auf "Elektronische Visitenkarte (vCard)" oder "Signatur".
Wenn Sie "Signatur" ausgewählt haben, geben Sie den Text für die Signatur im Feld "Signatur" ein.
Oder:
Wenn Sie "vCard" ausgewählt haben, können Sie entweder eine VCF-Datei angeben oder das entsprechende Feld leer lassen, damit die Informationen aus der Auflistung im Adressbuch verwendet werden.
Klicken Sie auf eine Signaturoption.
Klicken Sie auf "OK".
Sie können gleichzeitig eine Signatur und eine vCard verwenden.
Rechtschreibprüfung für gesendete Nachrichten
Mit der Rechtschreibprüfung können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Nachrichten richtig geschrieben wurden, dass keine doppelten Wörter enthalten sind und dass keine unzulässige Großschreibung vorliegt.
Wenn die Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen, das Wort manuell bearbeiten oder überspringen. Weiterhin können Sie festlegen, dass das Wort automatisch durch ein anderes ersetzt wird oder einer benutzerdefinierten Wörterliste hinzugefügt werden soll.
Die Umgebungsoptionen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung so einzurichten, dass Ihre Nachrichten automatisch vor der Versendung auf richtige Rechtschreibung geprüft werden.
Klicken Sie in das Feld "Betreff" bzw. "Nachricht".
Oder:
Markieren Sie den zu prüfenden Text.
Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Rechtschreibprüfung".
Zum Festlegen einer Benutzerwortliste, der Wörter hinzugefügt werden können, klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Hinzufügen zu" und wählen eine Option aus.
Zum Festlegen eines zu überprüfenden Textbereichs klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Überprüfen" und wählen eine Option aus.
Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort stoppt, klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, oder bearbeiten Sie das Wort manuell.
Sie können zwischen den folgenden Optionen auswählen:
Ersetzen: Ersetzt ein falsch geschriebenes Wort durch ein von der Rechtschreibprüfung vorgeschlagenes Wort. Um ein falsch geschriebenes Wort zu ersetzen, doppelklicken oder klicken Sie auf das Wort und klicken Sie anschließend auf "Ersetzen". Um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen, bearbeiten Sie das Wort im Feld "Ersetzen durch" und klicken Sie anschließend auf "Ersetzen".
1x ignorieren: Überspringt das Wort einmal. Die Rechtschreibprüfung wird beim nächsten Auftreten des Wortes angehalten.
Ignorieren: Überspringt das Wort bei jedem Auftreten im ganzen Dokument. Die Rechtschreibprüfung ignoriert das Wort während der ganzen aktuellen Rechtschreibprüfung.
Hinzufügen: Fügt das Wort zu der aktuellen benutzerdefinierten Wörterliste hinzu, in der zusätzliche Wörter gespeichert werden. So wird das Wort bei zukünftigen Rechtschreibprüfungen erkannt.
Blitzkorrektur: Definiert einen automatischen Ersatz für ein Wort oder einen Satzteil. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort stoppt, klicken Sie auf "Blitzkorrektur", um das Wort durch den Text im Feld "Ersetzen durch" zu ersetzen und den Ersatz zu der von der Blitzkorrektur verwendeten benutzerdefinierten Wörterliste hinzuzufügen. Wenn Sie das Wort das nächste Mal eingeben, wird es von der Blitzkorrektur automatisch ersetzt.
Vorschlag: Zeigt zusätzliche Wörter oder Satzteile im Listenfeld "Ersatz" an.
Klicken Sie auf "Ja", wenn die Rechtschreibprüfung abgeschlossen ist.
Automatische Rechtschreibprüfung für Nachrichten
Sie können Ihre Nachrichten jedesmal automatisch auf korrekte Rechtschreibung prüfen lassen, wenn Sie auf "Senden" klicken.
Klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und doppelklicken Sie anschließend auf "Umgebung".
Klicken Sie auf "Rechtschreibung vor Senden prüfen" und klicken Sie anschließend auf "OK".
Bearbeiten Ihrer benutzerdefinierten Wörterliste
Änderungen in einer benutzerdefinierten Wörterliste sind nur wirksam, wenn Sie die Blitzkorrektur aktiviert haben. Klicken Sie im Mitteilungsfeld einer erstellten Nachricht auf "Tools" und "Blitzkorrektur". Stellen Sie anschließend sicher, dass das Kontrollkästchen "Wörter beim Schreiben ersetzen" mit einem Häkchen versehen ist.
Klicken Sie in einer erstellten Nachricht auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Rechtschreibprüfung", um weitere Informationen zu benutzerdefinierten Wörterlisten zu erhalten. Klicken Sie im Dialogfeld "Schreibwerkzeuge" auf "Anpassen" und "Benutzerdefinierte Wörterliste". Klicken Sie anschließend auf "Hilfe".
So nehmen Sie Änderungen in Ihrer benutzerdefinierten Wörterliste vor:
Klicken Sie in der Rechtschreibprüfung auf "Anpassen" und "Benutzerdefinierte Wörterliste". Klicken Sie anschließend auf die zu ändernde Liste.
Wenn Sie noch keine eigenen Listen hinzugefügt haben, steht Ihnen nur die Standardwortliste zur Verfügung.
Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, geben Sie den Eintrag im Textfeld "Wort(folge)" ein und klicken Sie anschließend auf "Eintrag hinzufügen".
Oder:
Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie den Eintrag und klicken Sie anschließend auf "Eintrag löschen".
Oder:
Um einen Eintrag zu ändern, markieren Sie den Eintrag. Nehmen Sie die Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf "Eintrag hinzufügen".
Klicken Sie auf "Schließen", wenn Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben.
Widerrufen der letzten Textaktion
Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Betreff- oder Mitteilungsfeld rückgängig machen.
Klicken Sie auf "Bearbeiten" und anschließend auf "Rückgängig".
Sie können eine Aktion auch durch Drücken von Strg+Z rückgängig machen. (Weitere Informationen zu anderen Schnelltasten finden Sie unter Verwenden von Schnelltasten .)
auf der Symbolleiste an.
und anschließend auf einen Namen.
