Verwenden der Ordnerliste

Verwenden Sie Ordner zum Speichern und Organisieren Ihrer Nachrichten. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die zu einem bestimmten Job oder Betreff gehören, in einer einzigen Gruppe zusammenfassen.

Es gibt zwei Ordnerlistenansichten. Die einfache Ordnerliste ist eine kontextbezogene Ordnerliste. Sie zeigt die Ordner an, die zu dem Ordner gehören, in dem Sie sich aktuell befinden. In der folgenden Grafik ist eine typische einfache Ordnerliste dargestellt.


Einfache Ordnerliste

In der vollständigen Ordnerliste werden all Ihre Ordner angezeigt. In der folgenden Grafik ist eine typische vollständige Ordnerliste dargestellt.


Ordnerliste

Alle Ordner sind Unterordner Ihres Benutzerordners. Der Benutzerordner entspricht Ihrer Ansicht "Basis" und enthält Ihre gesamten GroupWise-Informationen.

Klicken Sie zum Erweitern von Ordnern auf das Pluszeichen (+) und zum Ausblenden von Ordnern auf das Minuszeichen (-).

Weitere Informationen zu einzelnen Ordnern in Ihrer Ordnerliste finden Sie unter:

Neben jedem Ordner (mit Ausnahme von freigegebenen Ordnern) wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in eckigen Klammern angegeben. Die neben dem Ordner "Ausgangsnachrichten" in eckigen Klammern angezeigte Zahl gibt an, wie viele Nachrichten im Caching- oder Remote-Modus ausstehend sind.

Sie können die Nachrichten in Ihren Ordnern organisieren, indem Sie diese in bestimmte Ordner verschieben oder mit ihnen verknüpfen. Wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wird die Nachricht von einem Ablageort an einen anderen versetzt. Wenn Sie eine Nachricht mit einem Ordner verknüpfen, befindet sich die Nachricht immer noch im ursprünglichen Ordner, wird aber auch im neuen Ordner angezeigt. Wenn Sie eine verknüpfte Nachricht ändern, wird sie automatisch auch in den anderen Ordnern geändert. Wenn eine Nachricht mit mehreren Ordnern verknüpft ist und die ursprüngliche Nachricht gelöscht wird, bleiben die Kopien in den anderen Ordnern erhalten.

Sie können für jeden Ordner in Ihrer Mailbox andere Eigenschaften definieren. Sie können beispielsweise die Nachrichten in einem bestimmten Ordner nach Datum sortieren und die Nachrichten in einem anderen Ordner nach Firmen sortieren.

Sie können unfertige Nachrichten in einem bereits vordefinierten Ordner mit der Bezeichnung "In Arbeit" speichern. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Speichern von unvollständigen Nachrichten.) Im Dokumentordner können Sie alle Dokumente speichern. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Organisieren von Dokumenten.) Sie können Ordner auch öffentlich zugänglich machen, indem Sie sie freigeben. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwenden von freigegebenen Ordnern.) Sie können auch Regeln erstellen, um die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner zu sortieren. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen von Regeln.)

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Anzeigen der vollständigen Ordnerliste oder der einfachen Ordnerliste

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt).

  2. Klicken Sie auf "Vollständige Ordnerliste" oder "Einfache Ordnerliste".


Umbenennen von Ordnern

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner und anschließend auf "Umbenennen".

  2. Geben Sie einen neuen Namen für den Ordner ein.

Die Ordner "Kalender", "Dokumente", "Mailbox", "Ausgangsnachrichten", "Checkliste", "Kontakte", "Aktenschrank", "In Arbeit" und "Papierkorb" können nicht umbenannt werden.


Löschen von Ordnern

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie löschen möchten, und anschließend auf "Löschen".

  2. Klicken Sie auf "Nur Nachrichten" oder "Ordner und Nachrichten" und anschließend auf "OK".

Die Ordner "Kalender", "Dokumente", "Mailbox", "Ausgangsnachrichten", "Checkliste", "Kontakte", "Aktenschrank", "In Arbeit" und der "Papierkorb" können nicht gelöscht werden. Sie können den Junkmail-Ordner nur löschen, wenn die Junkmail-Behandlung deaktiviert wurde.

Um einen für Sie freigegebenen Ordner zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. Klicken Sie auf "Löschen" und anschließend auf "Ja".


Erstellen von persönlichen Ordnern

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Datei" > "Neu" > "Ordner".

  2. Stellen Sie sicher, dass die Option "Persönlicher Ordner" aktiviert ist und klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  3. Geben Sie den Namen und die Beschreibung des neuen Ordners ein.

  4. Klicken Sie auf die nach oben, unten, links bzw. rechts weisenden Schaltflächen, um den Ordner an den gewünschten Ablageort in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  5. Legen Sie die Anzeigeeinstellungen für den Ordner fest und klicken Sie anschließend auf "Fertig stellen".

Wenn Sie einen Ordner erstellt haben und ihn anschließend an einen anderen Ablageort verschieben möchten, ziehen Sie den Ordner einfach mit der Maus an den neuen Ablageort in der Ordnerliste.


Erstellen von freigegebenen Ordnern

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Datei" > "Neu" > "Ordner".

  2. Klicken Sie auf "Freigegebener Ordner" und anschließend auf "Weiter".

  3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung des neuen Ordners ein.

  4. Klicken Sie auf die nach oben, unten, links bzw. rechts weisenden Schaltflächen, um den Ordner an den gewünschten Ablageort in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  5. Legen Sie die Anzeigeeinstellungen für den Ordner fest und klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  6. Geben Sie in das Feld "Name" die ersten Buchstaben des Benutzernamens ein.

  7. Wenn der Name des Benutzers in dem Feld angezeigt wird, klicken Sie auf "Hinzufügen", um den Benutzer in die Freigabeliste zu verschieben.

  8. Klicken Sie auf den Benutzernamen in der Freigabeliste.

  9. Wählen Sie die Zugriffsoptionen aus, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.

  10. Wiederholen Sie die Schritte 6-9 für jeden Benutzer, für den Sie den Ordner freigeben möchten.

  11. Klicken Sie auf "Weiter".

  12. Legen Sie die gewünschten Anzeigeeinstellungen für den Ordner fest.

  13. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Fertig stellen".

Weitere Informationen zu freigegebenen Ordnern finden Sie unter Verwenden von freigegebenen Ordnern.


Verschieben bzw. Zuordnen von Nachrichten in andere Ordner

  1. Ziehen Sie eine Nachricht von der Nachrichtenliste zum gewünschten Ordner.

    Halten Sie die Alt-Taste gedrückt, während Sie die Nachricht durch Ziehen aus allen Ordnern entfernen, mit denen sie zuvor verknüpft war, und legen Sie sie nur in diesem Ordner ab.

    Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie die Nachricht durch Ziehen mit dem Ordner verknüpfen.

Sie können außerdem auf eine Nachricht und die Optionen "Bearbeiten" und "Verschieben in/Verknüpfen mit Ordner" klicken. Wählen Sie die Ordner aus, in die Sie die Nachricht verschieben möchten bzw. mit denen Sie die Nachricht verknüpfen möchten. Klicken Sie anschließend auf "Verschieben" bzw. "Verknüpfen". Wählen Sie die Option "Alte Verknüpfungen löschen" aus, um die Nachricht aus allen Ordnern zu entfernen, mit denen sie zuvor verknüpft war, und fügen Sie sie nur in dem ausgewählten Ordner ein.

Wenn Sie die ursprüngliche Nachricht löschen, bleiben die Kopien in den anderen Ordnern erhalten.


Suchergebnisordner

Ein Suchergebnisordner ist ein Ordner, der die Ergebnisse einer Abfrage anzeigt. Wenn der Ordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an. Sie können Nachrichten in einem Suchergebnisordner genauso behandeln wie Nachrichten in einem anderen Ordner, beispielsweise öffnen, weiterleiten, drucken, kopieren, verschieben oder löschen. Die ursprüngliche Nachricht verbleibt jedoch in dem Ordner, in dem sie bei der Suche gefunden wurde. Wenn Sie eine Nachricht aus einem Suchergebnisordner verschieben oder löschen, wird die Nachricht aus der Nachrichtenliste, jedoch nicht am ursprünglichen Standort gelöscht. Wenn Sie den Suchergebnisordner das nächste Mal öffnen, wird die Suche erneut ausgeführt und die Nachricht wieder angezeigt.

Wenn Sie einen Suchergebnisordner öffnen und die in der Nachrichtenliste angezeigten Spalten mit Informationen überprüfen, können Sie den Ursprungsordner der Nachrichten ermitteln. In den Ordnerspalten wird der tatsächliche Standort jeder Nachricht aufgelistet.

Sie können Ihren eigenen Suchergebnisordner erstellen und die gewünschten Suchkriterien definieren, beispielsweise "Alle Nachrichten von einer bestimmten Adresse" oder "Alle Nachrichten mit einem bestimmte Wort in der Betreffzeile".

Der Ordner "Ausgangsnachrichten" und der Joblistenordner (falls vorhanden) sind beides Suchergebnisordner. "Ausgangsnachrichten" sucht nach jeder gesendeten Nachricht, unabhängig vom Ordner oder Unterordner, in dem sich die Nachricht gerade befindet, und zeigt die Ergebnisse an. "Jobliste" durchsucht den Kalender und zeigt alle erledigten und nicht erledigten Jobs an. Wenn Sie versehentlich den Ordner "Ausgangsnachrichten" oder den Joblistenordner löschen, können Sie diese wiederherstellen.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Erstellen von Suchergebnisordnern

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Datei" > "Neu" > "Ordner".

  2. Klicken Sie auf "Suchergebnisordner".

  3. Klicken Sie zum Erstellen eines Suchergebnisordners mit Ihren eigenen Suchkriterien auf "Benutzerdefinierter Suchergebnisordner" und anschließend auf "Weiter".

    oder:

    Zum Erstellen eines Suchergebnisordners, der auf dem Kriterium "Suchen anhand Beispiel" basiert, klicken Sie auf "Ordner für benutzerdefinierte Suche anhand Beispiel" und anschließend auf "Weiter".

    oder:

    Wenn Sie einen vordefinierten Suchergebnisordner als Schablone für das Erstellen eines benutzerdefinierten Ordners verwenden möchten, klicken Sie auf "Vordefinierter Suchergebnisordner". Wählen Sie den vordefinierten Ordner aus, auf dem der Ordner basieren soll (beispielsweise "Ausgangsnachrichten"). Wählen Sie "Vordefinierten Suchergebnisordner ändern" aus und klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  4. Geben Sie den Namen und die Beschreibung Ihres Ordners ein.

  5. Klicken Sie auf die nach oben, unten, links bzw. rechts weisenden Schaltflächen, um den Ordner an den gewünschten Ablageort in der Ordnerliste zu verschieben, und klicken Sie anschließend auf "Weiter".

  6. Legen Sie die Suchkriterien, die Kriterien für das Suchen anhand von Beispielen oder Informationen für Nachrichten fest, nach denen Sie suchen.

  7. Wenn die Ergebnisse in dem Ordner nicht bei jedem Öffnen des Ordners aktualisiert werden sollen, deaktivieren Sie "Neue entsprechende Nachrichten bei jedem Öffnen des Ordners suchen".

  8. Klicken Sie auf "Weiter".

  9. Legen Sie die gewünschten Anzeigeeinstellungen für den Ordner fest und klicken Sie auf "Fertig stellen".


Wiederherstellen der Ordner "Ausgangsnachrichten" oder des Joblistenordners

Der Ordner "Ausgangsnachrichten" und der Joblistenordner von Versionen vor GroupWise 6.5 sind Suchergebnisordner (Abfrage-Ordner) mit einigen Unterschieden zum aktuellen Ordner "Ausgangsnachrichten" bzw. zum Checklistenordner. Dieses Verfahren stellt den früheren Ordner "Ausgangsnachrichten" bzw. den Joblistenordner wieder her.

Einen Vergleich zwischen dem aktuellen und dem früheren Ordner für Ausgangsnachrichten finden Sie unter Ordner "Ausgangsnachrichten". Einen Vergleich zwischen dem aktuellen Checklistenordner und dem früheren Joblistenordner finden Sie unter Ordner "Checkliste".

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Datei" > "Neu" > "Ordner".

  2. Klicken Sie auf "Suchergebnisordner" und anschließend auf "Vordefinierter Suchergebnisordner".

  3. Klicken Sie auf "Jobliste" oder "Alle Ausgangsnachrichten".

  4. Klicken Sie auf "Weiter".

  5. Klicken Sie auf die nach oben, unten, links bzw. rechts weisenden Schaltflächen, um den Ordner an den gewünschten Ablageort in der Ordnerliste zu verschieben.

  6. Klicken Sie auf "Fertig stellen".


Ändern oder Löschen von Anzeigeeinstellungen für Ordner

Folgendes können Sie festlegen: den in der Dropdown-Liste "Anzeigen" angezeigten Namen, den Ursprung der Nachrichten im Ordner, die Spaltenanzeige und die Reihenfolge, in der die Nachrichten im Ordner sortiert werden.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner in der Ordnerliste und anschließend auf "Eigenschaften".

  2. Klicken Sie auf das Register "Anzeige".

  3. Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Einstellungsname" auf die Anzeigeeinstellung, die Sie ändern möchten.

  4. Nehmen Sie im Dialogfeld die gewünschten Änderungen an den Anzeigeeinstellungen vor.

  5. Klicken Sie auf "Speichern unter". Ändern Sie gegebenenfalls den Namen der Anzeigeeinstellungen und klicken Sie anschließend auf "OK".

  6. Zum Löschen der Anzeigeeinstellungen eines Ordners klicken Sie auf die Anzeigeeinstellungen und anschließend auf "Löschen".

  7. Klicken Sie auf "OK".