6.2 Verwenden der Adressbücher zum Adressieren von Nachrichten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Nachricht in GroupWise zu adressieren:

6.2.1 Verwenden der Adressauswahl

Wenn Sie eine Nachricht verfassen und auf einer Nachrichtenlayout-Symbolleiste Adressbuch anklicken, wird die Adressauswahl angezeigt. Die Adressauswahl stellt ein vereinfachtes Layout des Adressbuchs dar, in der die Optionen enthalten sind, die Sie zum Auswählen eines Namens oder zum Erstellen einer Gruppe benötigen.

Erläuterung der Adressauswahl

Die Adressauswahl wird an verschiedenen Stellen in GroupWise angezeigt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie Mitglieder einer Gruppe oder Einträge für einen Filter bzw. einen Suchvorgang auswählen. In der Adressauswahl werden dann möglicherweise nur kontextbezogene Optionen angezeigt.

In der Adressauswahl können Sie jeweils ein Adressbuch anzeigen. Um ein anderes Adressbuch auszuwählen, klicken Sie in der Dropdown-Liste Adressbuch auf das gewünschte Adressbuch.

Wählen Sie die Einträge aus, die in den Feldern An, CC oder BCC der von Ihnen erstellten Nachricht eingefügt werden sollen. Mit der Dropdown-Liste Eintragstyp können Sie die Liste der Einträge nach Gruppen, Personen, Organisationen und Ressourcen filtern. Außerdem können Sie die Liste mithilfe der Dropdown-Listen nach Namen, Vornamen, Nachnamen und einer Vielzahl anderer Optionen durchsuchen.

Sie können die Größe der Adressauswahl ändern, indem Sie an einer Ecke des Fensters ziehen. Sie können einen Kontakteintrag öffnen, um die Details anzuzeigen. Klicken Sie hierzu auf den Namen des Kontakts.

Sie können Kontakte dem rechten Teilfenster hinzufügen und anschließend eine Gruppe erstellen, indem Sie auf Gruppe speichern klicken. Wenn Sie auf die Schaltfläche Gruppe speichern klicken, können Sie auswählen, in welchem Adressbuch die Gruppe gespeichert wird. Andernfalls wird die Gruppe in dem Adressbuch gespeichert, das in der Adressauswahl angezeigt wird.

Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf Neu. Geben Sie die Kontaktinformationen in die verschiedenen, mit Registern versehenen Seiten ein und klicken Sie dann auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 6.4.6, Anzeigen von Kontakten, Gruppen, Organisationen und Ressourcen im Adressbuch.

Adressieren von Nachrichten mit der Adressauswahl

Mit der Adressauswahl können Sie Nachrichten adressieren, die Sie erstellen. Weitere Informationen zur Adressauswahl finden Sie unter Abschnitt 6.2.1, Verwenden der Adressauswahl.

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie ein Adressbuch in der Dropdown-Liste Adressbücher aus.

  3. Suchen Sie nach den Primärempfängern (An) Ihrer Nachricht.

  4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben allen gewünschten Namen.

  5. Klicken Sie auf An.

  6. Um die Empfänger von Kopien zu adressieren, wählen Sie die gewünschten Namen aus und klicken Sie dann auf "CC".

  7. Um die Empfänger von Blindkopien zu adressieren, wählen Sie die gewünschten Namen aus und klicken Sie dann auf BCC.

  8. Klicken Sie auf Eintragsart, um nur Kontakte, Gruppen, Ressourcen oder Organisationen anzuzeigen.

  9. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Beginnt mit, um auszuwählen, wie Sie einen Empfänger suchen möchten (nach Vorname, Nachname oder Abteilung), und wählen Sie dann den Namen des Empfängers aus.

  10. Klicken Sie auf OK.

Falls Sie den Namen der Person kennen, geben Sie im Nachrichtenlayout die ersten Buchstaben des Namens in das Feld An ein. Die Funktion "Namensergänzung" durchsucht das Primärbuch, dann die ausgewählten Adressbücher in der angegebenen Reihenfolge und anschließend das Systemadressbuch. Sobald die Funktion "Namensergänzung" den Namen des Empfängers gefunden hat, können Sie die Eingabe beenden.

6.2.2 Verwenden des Ordners "Kontakte"

Mit dem Kontakteordner können Sie Informationen anzeigen, aktualisieren, löschen und zu den Kontakten in Ihrem Adressbuch hinzufügen.

Erläuterung des Kontakteordners

Der Kontakteordner Symbol für Ordner "Kontakte" in der GroupWise-Ordnerliste stellt standardmäßig das Primärbuch im Adressbuch dar.

Alle Änderungen, die Sie im Ordner "Kontakte" vornehmen, werden auch im entsprechenden Adressbuch (dem Primärbuch oder ein anderes Adressbuch) vorgenommen.

Die Ordnerliste zeigt eine Liste aller persönlichen Adressbücher unter dem Kontakteordner. Sie können schnell ein anderes persönliches Adressbuch auswählen, indem Sie in der Ordnerliste auf das Adressbuch klicken.

Wenn Sie auf der Symbolleiste auf Blitzvorschau klicken, können Sie Details für einen Kontakt, eine Gruppe, eine Ressource oder Organisation schnell anzeigen und bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 6.3.1, Verwalten von Kontakten, Abschnitt 6.3.2, Verwalten von Gruppen, Abschnitt 6.3.3, Verwalten von Ressourcen und Abschnitt 6.3.4, Verwalten von Organisationen.

Verwenden des Primärbuchs zum Adressieren einer Nachricht

Verwenden Sie das Primärbuch, um auf die am häufigsten verwendeten oder die kurz zuvor verwendeten Einträge zuzugreifen. Wenn Sie in einer Nachricht eine Adresse verwenden, wird der Eintrag in das Adressbuch "Primärbuch" kopiert.

Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen. Der Eintrag ist weiterhin im Originaladressbuch vorhanden.

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Adressbuch die Option Primärbuch aus.

  3. Suchen Sie die gewünschten Benutzer und wählen Sie sie aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

Das Primärbuch kann geschlossen, jedoch nicht gelöscht werden.

6.2.3 Senden einer Mail aus dem Adressbuch

Verwenden Sie "Mail", um Einträge aus einem Adressbuch zu senden. Wenn Sie das Adressbuch vom Hauptfenster aus geöffnet haben, ist das Adressbuch nicht mit einem Nachrichtenlayout verbunden. Mit "Mail" können Sie ein Nachrichtenlayout vom Adressbuch aus öffnen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie ein Adressbuch in der Dropdown-Liste aus.

  3. Suchen Sie die gewünschten Benutzer und wählen Sie sie aus.

  4. Klicken Sie auf An.

  5. Klicken Sie auf Mail.