4.3 Senden von Kalendernachrichten

4.3.1 Erläuterung der Nachrichtensymbole im Kalender

Die im Kalender angezeigten Symbole bieten zusätzliche Informationen zu Nachrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 1.8, Ermitteln der Symbole neben Nachrichten.

4.3.2 Planen von Terminen

Mithilfe von Terminen können Sie Zeitblöcke an einem bestimmten Datum oder für einen Datumsbereich planen.

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Benutzer und Ressourcen verfügbar sind, die Sie für einen Termin benötigen.

Wenn Sie einen Termin planen und sich selbst als Teilnehmer einschließen, akzeptiert GroupWise diesen Termin automatisch für Sie.

Planen von eigenen Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, sollten Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.

Empfängerlose Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen. Entsprechend werden alle eingetragenen Termine in Ihrem GroupWise-Hauptkalender gespeichert. Um sie in Ihren persönlichen Kalender zu verschieben, ziehen Sie sie nach der Erstellung per Drag-and-Drop in den persönlichen Kalender.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu und klicken Sie dann auf Empfängerloser Termin.

    oder

    Wählen Sie in Ihrem Kalender ein Datum aus und klicken Sie in diesem Tag dann auf eine Uhrzeit.

    Layout "Empfängerloser Termin"

  2. (Optional) Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein.

  3. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

  4. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  5. Geben Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Anzeigen als an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden.

  6. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

  7. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Planen eines Termins für mehrere Personen

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu und klicken Sie dann auf Termin.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld An ein. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen oder Ressourcen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie auf der Symbolleiste auf Adressbuch, suchen Sie die Namen aller Benutzer und wählen Sie sie aus, und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Geben Sie den Ort der Besprechung in das Feld Pfad ein.

  4. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

  5. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  6. Geben Sie mit dem Dropdown-Menü Anzeigen als an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden.

  7. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unterÄndern der Schrift im HTML-Layout.

    Layout "Termin"

  8. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste anklicken. Weitere Informationen finden Sie unter Prüfen der Verfügbarkeit.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diesen Termin eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Prüfen der Verfügbarkeit

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Personen und Ressourcen, die Sie für eine Besprechung benötigen, verfügbar sind.

  1. Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen-IDs in das Feld An ein.

  2. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld Anfangsdatum ein.

  3. Geben Sie die Dauer der Besprechung ein.

  4. Klicken Sie Terminzeitensuche auf der Symbolleiste an.

    Unten im Dialogfeld "Termin" werden die verfügbaren Zeiten angezeigt.

  5. Klicken Sie auf eine vorgeschlagene Zeit, um eine verfügbare Besprechungszeit auszuwählen und stellen Sie dann sicher, dass die richtige Startzeit angegeben wird.

  6. Um nach der Suche einen Benutzer oder eine Ressource aus der Liste An zu entfernen, klicken Sie auf die Liste, klicken Sie auf den Benutzernamen oder die Ressource, den bzw. die Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie mehrere Konferenzräume in die Suche einbeziehen möchten, von denen einer frei war, und Sie die nicht benötigten Räume wieder entfernen möchten.

  7. Stellen Sie den Termin fertig und senden Sie ihn.

Neuplanen von Termine

Wenn Sie Änderungen an den Personen und Ressourcen für den Termin vornehmen möchten, können Sie einen Termin neu planen.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Wählen Sie den Termin aus, den Sie neu planen möchten, und öffnen Sie ihn.

  3. Klicken Sie im Terminfenster auf der Symbolleiste auf Neu senden.

  4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Ursprüngliche Nachricht zurückziehen?, um den ursprünglichen Termin zu löschen.

  5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend Senden auf der Symbolleiste an.

Absagen von Terminen

Sie können einen Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Wählen Sie den Termin aus, den Sie absagen möchten.

  3. Klicken Sie auf Aus dieser Mailbox löschen oder Aus allen Mailboxen löschen.

4.3.3 Senden von Notizen

Notizen ähneln E-Mail-Nachrichten, werden jedoch stets für einen bestimmten Tag geplant und an dem betreffenden Datum im Kalender angezeigt. Mithilfe von Notizen können Sie Urlaubszeiten, Termine für Gehaltszahlungen, Geburtstage usw. markieren.

Planen von Notizen für sich selbst

Eine Notiz an Sie selbst wird eine "empfängerlose Notiz" genannt. Empfängerlose Notizen werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.

  1. Geben Sie im Tageslayout Ihres Kalenders die Notiznachricht in das Feld Notiz hinzufügen des Abschnitts Notizen ein.

oder

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu und klicken Sie dann auf Empfängerlose Notiz.

  2. Wählen Sie ein Datum aus.

  3. Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

  4. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie später auf die Informationen zugreifen möchten, öffnen Sie den Kalender und markieren das Datum, das die Informationen enthält. Doppelklicken Sie auf die Notiz in der Notizenliste.

Planen von Notizen für andere Benutzer

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu und klicken Sie dann auf Notiz.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, wählen Sie die einzelnen Benutzer aus und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Wählen Sie im Feld Anfangsdatum das Datum aus, an dem die Notiz in den Kalendern der Empfänger angezeigt werden soll.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Notiz eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  4. (Optional) Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiznachricht ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.