4.4 Descripción de las operaciones de Filr

Las siguientes secciones proporcionan información sobre las diversas operaciones que se realizan en Filr:

4.4.1 Matriz de resumen de operaciones de Filr

Operación	Carpetas	Archivos
Comentario		✓
Enlace para obtener archivo		✓
Obtener información de Filr	✓	✓
Facilitar acceso sin conexión	✓	✓
Poner disponible solo en modo conectado	✓	✓
Compartir	*✓	✓
Sincronizar ahora	**✓	**✓
Deshacer cambios locales	***✓	***✓
* No es posible compartir carpetas desde Carpetas de red. Puede sincronizar solamente archivos y carpetas en modo desconectado. * Puede deshacer los cambios locales solamente si los cambios realizados en archivos en modo desconectado aún no se han sincronizado con el servidor.

4.4.2 Facilitar acceso sin conexión

Filr descarga el archivo o la carpeta seleccionados (junto con su contenido) al disco local.

Los archivos y las carpetas disponibles sin conexión se sincronizan periódicamente con Filr para que pueda acceder a ellos en el disco local, incluso cuando no haya entrado a una sesión de Filr.

Para facilitar acceso sin conexión a un archivo o una carpeta:

Haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta.
Haga clic en Facilitar acceso sin conexión.

4.4.3 Poner disponible solo en modo conectado

Filr elimina del archivo local la copia del archivo o la carpeta. No obstante, el archivo o la carpeta permanecen en modo conectado.

NOTA:Puede establecer archivos y carpetas individuales en línea. Sin embargo, no se puede configurar directamente un archivo que se encuentre dentro de una carpeta desconectada para que esté disponible en línea. Para establecer un archivo de este tipo en línea, debe establecer la carpeta en línea.

Para poner disponible un archivo o una carpeta solo en modo conectado:

Haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta.
Haga clic en Facilitar acceso solo en modo conectado.

4.4.4 Eliminar archivos del caché

Cuando se accede a un archivo en modo conectado, que aún no está disponible sin conexión, mediante doble clic o a través de la aplicación, se crea una copia local del archivo en el caché. Puede especificar cuánto tiempo se conservarán los archivos en el caché local desde la última vez que se accedió a ellos. Para obtener más información, consulte el Eliminar archivos del caché.

4.4.5 Sincronizar ahora

Sincroniza con el servidor de Filr los archivos y carpetas seleccionados que se encuentran disponibles en el modo desconectado.

Para sincronizar un archivo o carpeta específico en el modo desconectado, haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta y, a continuación, haga clic en Sincronizar ahora.
Para sincronizar todos los archivos y carpetas en el modo desconectado, haga clic en el icono de Filr de la barra de menús de Mac y, a continuación, haga clic en Sincronizar ahora.

4.4.6 Deshacer cambios locales

Para revertir los cambios realizados en un archivo o una carpeta que no se pueden sincronizar con el servidor de Filr, haga lo siguiente:

Haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta.
Haga clic en Deshacer cambios locales.

4.4.7 Visualización de archivos de Filr desde el equipo

Haga clic en el icono de Filr de la barra de menús y, a continuación, en Abrir carpeta de Filr.

Es posible acceder a la carpeta de Filr directamente desde el sistema de archivos. La carpeta de Filr se encuentra en el directorio /Users/Username/Filr/home/filr/Filr.

La carpeta de Filr también se encuentra en las Bibliotecas.

Para obtener información sobre cómo cambiar la ubicación por defecto, consulte la sección Almacenamiento.

Para obtener información específica sobre la sincronización de archivos entre su estación de trabajo y Filr, consulte la sección Conceptos básicos de la sincronización.

4.4.8 Sincronización manual de archivos y carpetas en modo desconectado

Es posible sincronizar los archivos y las carpetas manualmente entre Filr y el equipo en caso de que no desee esperar a la sincronización programada. Los archivos deben estar cerrados para que se puedan sincronizar.

Para sincronizar manualmente todos sus archivos:

Haga clic en el icono de Filr de la barra de menús y, a continuación, en Sincronizar ahora.

Para sincronizar manualmente un archivo o una carpeta individual:

Acceda al archivo o la carpeta que desee sincronizar.
Haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta y, a continuación, haga clic en Sincronizar ahora.

4.4.9 Lanzar Filr en un navegador desde Filr Desktop

Puede lanzar Filr en un navegador utilizando la aplicación Filr Desktop.

Haga clic en el icono de Filr de la barra de menús y, a continuación, en Visitar Filr en I.nternet.

4.4.10 Cómo comentar un archivo y ver los comentarios

Puede comentar un archivo o ver los comentarios solo si el administrador de Filr le ha autorizado para ello.

Desplácese hasta el archivo al que desea añadir un comentario o cuyos comentarios desea ver.
Haga clic con el botón derecho en el archivo y, a continuación, haga clic en Comentario.

Se mostrará el recuadro de diálogo Comentarios de Filr, que presenta una lista de todos los comentarios existentes asociados con el archivo.
En el campo de comentarios, introduzca su comentario y haga clic en Enviar.

O bien

Para responder a un comentario existente, haga clic en el icono de Responder situado junto al comentario al que desea contestar y, a continuación, haga clic en Enviar.

4.4.11 Compartir un archivo o carpeta

Filr proporciona varios métodos para poner los archivos y carpetas a disposición de otros usuarios. El método que elija para hacerlo depende de varios factores, como la confidencialidad de la información que vaya a compartir o su relevancia para determinadas personas.

Uso compartido con usuarios individuales y grupos: puede compartir archivos y carpetas con usuarios y grupos específicos de la organización o con determinados usuarios externos. Al compartir un archivo o una carpeta, también asigna uno de los derechos de acceso compartido definidos en Descripción de los derechos de acceso compartido de Filr 3.4: Guía de acceso del usuario.

El uso compartido con usuarios y grupos específicos proporciona el máximo nivel de seguridad para sus archivos y carpetas. Los usuarios reciben una notificación acerca del elemento compartido y el elemento se muestra en el área Compartidos conmigo.

Para obtener más información, consulte la sección Uso compartido de archivos y carpetas de Filr 3.4: Guía de acceso del usuario.
Distribución de un enlace a archivo: puede distribuir un enlace (URL) a un archivo. Cuando se distribuye un enlace a un archivo, cualquier usuario que tenga el enlace puede acceder a dicho archivo. Sin embargo, el archivo no se muestra en el área Público, por lo que los usuarios deben tener acceso directo al enlace para ver el archivo.

Para obtener información sobre cómo distribuir un enlace a un archivo, consulte la sección Distribución de un enlace a un archivo de Filr 3.4: Guía de acceso del usuario.
Uso compartido con el público: cuando se comparte un elemento con el público, cualquier persona que tenga la URL al sitio de Filr puede ver el archivo en el área Público.

Para obtener información sobre cómo compartir archivos y carpetas con el público, consulte la sección Uso compartido de archivos y carpetas de Filr 3.4: Guía de acceso del usuario.

Puede compartir archivos y carpetas directamente desde la aplicación Filr Desktop:

Acceda al archivo o la carpeta que desee compartir.
Haga clic con el botón secundario en el archivo o carpeta y, a continuación, haga clic en Compartir.

Se mostrará el recuadro de diálogo Recurso compartido de Filr.
En la opción Añadir usuario, grupo o correo, empiece a escribir el nombre de un usuario o grupo con el que desee compartir un recurso y, a continuación, haga clic en el nombre cuando aparezca en la lista desplegable.

o bien

Especifique la dirección de correo electrónico completa del usuario externo con el que desea compartir el recurso y, a continuación, pulse Retorno.
(Opcional) Repita el Paso 3 para compartir elementos con más usuarios.
(Condicional) Para modificar los ajustes de acceso de un usuario individual:
1. En la sección Compartido con, seleccione el usuario para el que desee modificar los ajustes de acceso.
2. Puede modificar los siguientes ajustes de acceso:
  
  Derechos de acceso: conceda derechos de acceso de Usuario, Editor o Colaborador. (Colaborador se aplica únicamente a carpetas).
  
  Caducidad: indique cuándo caduca el recurso compartido.
  
  Puede configurar el recurso compartido de modo que caduque tras un número determinado de días (cada día se cuenta como un período de 24 horas a partir del momento en que se ajusta la caducidad) o en una fecha concreta (los derechos caducan al inicio del día seleccionado).
  
  Usuarios internos: permita que los destinatarios del recurso compartido compartan el elemento con usuarios internos.
  
  Usuarios externos: permita que los destinatarios del recurso compartido compartan el elemento con usuarios externos.
  
  Público: permita que los destinatarios del recurso compartido compartan el elemento con el público.
  
  Enlace a archivo: permita que los destinatarios compartan el elemento mediante un enlace a archivo.
  
  Para obtener más información acerca de los enlaces a archivo, consulte la sección Distribución de un enlace a un archivo.
  
  Nota: Incluya una nota personal para los destinatarios del recurso compartido. Solo podrán leer la nota los destinatarios del recurso compartido.
(Condicional) Para modificar los ajustes de acceso de varios usuarios a la vez:
1. Con la tecla Comando pulsada, seleccione en la sección Compartido con los usuarios cuyos ajustes de acceso desee modificar.
2. Puede modificar los siguientes ajustes de acceso.
  
  Los ajustes de acceso que no defina conservarán los ajustes individuales que contenga un usuario determinado. Los ajustes de acceso que defina se modifican para todos los usuarios que estén seleccionados.
  
  Derechos de acceso: otorgue al usuario o grupo una de las funciones de acceso que se indican a continuación:
  - Visor: los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:
    
    Carpetas compartidas: Ver
    
    Subcarpetas compartidas: Ver
    
    Archivos en carpetas y subcarpetas: Ver y leer
  - Editor: los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:
    
    Carpetas compartidas: Ver
    
    Subcarpetas compartidas: Ver
    
    Archivos en carpetas y subcarpetas: Ver, leer y escribir
  - Colaborador (se aplica únicamente a las carpetas de Mis archivos): los usuarios pueden realizar las siguientes acciones:
    
    Carpetas compartidas: Ver, renombrar, suprimir o copiar
    
    IMPORTANTE:Tenga cuidado al otorgar derechos de acceso compartido de Colaborador, porque, como se indicó anteriormente, los destinatarios de los derechos compartidos pueden renombrar, copiar e incluso suprimir la carpeta del área Mis archivos.
    
    Subcarpetas compartidas: Ver, renombrar, suprimir, copiar y mover
    
    Archivos en carpetas y subcarpetas: Ver, renombrar, suprimir, copiar, mover, leer y escribir
  Caducidad: ajuste la fecha de caducidad del recurso compartido. La caducidad por defecto del recurso compartido se ha establecido en 30 días.
  
  Puede configurar el recurso compartido de modo que caduque tras un número determinado de días (cada día se cuenta como un periodo de 24 horas a partir del momento en que se ajusta la caducidad), en una fecha concreta (los derechos caducan al inicio del día seleccionado), o bien que no caduque nunca.
  
  Usuarios internos: permita que los destinatarios del recurso compartido compartan el elemento con usuarios internos.
  
  Usuarios externos: permita que los destinatarios del recurso compartido compartan el elemento con usuarios externos.
  
  Público: permita que los destinatarios del recurso compartido compartan el elemento con el público.
  
  Enlace a archivo: permita que los destinatarios compartan el elemento mediante un enlace a archivo.
  
  Para obtener más información acerca de los enlaces a archivo, consulte la sección Distribución de un enlace a un archivo.
  
  Nota: Incluya una nota personal para los destinatarios del recurso compartido. Solo podrán leer la nota los destinatarios del recurso compartido.
(Opcional) Haga clic en Hacer público para que el elemento sea público. A continuación, en la sección Compartido con, pulse el usuario todos los usuarios que se acaba de añadir y defina los ajustes de control de acceso en público.
(Opcional) En la sección Notificar, haga clic en la lista desplegable y elija una de las siguientes opciones de notificación:

Ninguna: no se enviará ninguna notificación.

Todos los destinatarios: se enviará una notificación a todos los destinatarios de la lista de usuarios con recursos compartidos.

Solo destinatarios añadidos recientemente: solo se enviará una notificación a los destinatarios que añada a la lista de usuarios con recursos compartidos.

Destinatarios nuevos y modificados: solo se enviará una notificación a los destinatarios nuevos y a aquellos cuyos derechos de uso compartido haya modificado.
(Opcional) Haga clic en Informe de acceso a los recursos compartidos para ver información sobre el acceso a los recursos compartidos por parte del usuario con el que se comparte.

En el informe de acceso, se muestra la siguiente información:
- Usuario: El nombre del usuario que ha accedido al recurso compartido.
- Dirección IP: La dirección IP del dispositivo que se ha utilizado para acceder al recurso compartido.
- Fecha/hora del primer acceso: La fecha, la hora y la zona horaria en las que se ha accedido por primera vez al recurso compartido. No se recibe ninguna información si se accede de nuevo al recurso compartido.
- Grupo: Si el usuario ha compartido contenido en un grupo, se muestra el nombre del grupo del que forma parte el usuario.
El usuario que comparte recibe una notificación por correo electrónico con la información de acceso cuando el usuario con el que se comparte accede al recurso compartido. Se genera un informe por recurso compartido cuando se cumplen las condiciones siguientes:
- Usuarios que tengan una licencia de Filr 3.4 Advanced Edition.
- Archivos o carpetas compartidos con Filr 3.4 o posterior.
Haga clic en Guardar.

4.4.12 Distribución de un enlace a un archivo

puede distribuir un enlace (URL) a un archivo. Cuando se distribuye un enlace a un archivo, cualquier usuario que tenga el enlace puede acceder a dicho archivo. Sin embargo, el archivo no se muestra en el área Público, por lo que los usuarios deben tener acceso directo al enlace para acceder al archivo.

Desplácese al archivo o la carpeta para el que desea distribuir un enlace.
Haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo o la carpeta y, a continuación, haga clic en Obtener enlace de archivo.

Se mostrará el recuadro de diálogo Enlace a archivo.

Si no se ha generado un enlace al archivo previamente, haga clic en Enlace para obtener archivo.

Se crean las URL siguientes para acceder al archivo:

Enlace para descargar archivo: según los ajustes del navegador, el sistema solicitará a los usuarios que descarguen o abran el archivo, o este se mostrará automáticamente en el navegador. Este enlace permite a los usuarios acceder al archivo directamente.

Enlace de visualización de archivo: este enlace muestra el archivo en un navegador Web, en formato HTML. Si el tipo de archivo no se puede mostrar en un navegador Web, el enlace no estará disponible.

Ahora el enlace a archivo se incluye en el diálogo Compartir. Puede modificar la fecha de caducidad o la nota asociadas al enlace, o eliminar el enlace para que los usuarios ya no puedan utilizarlo para acceder al archivo desde el diálogo Compartir, tal como se describe en la sección Compartir un archivo o carpeta.
(Opcional) Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Caduca el para definir una fecha de caducidad para el recurso compartido.

Puede configurar el recurso compartido de modo que caduque tras un número determinado de días (cada día se cuenta como un período de 24 horas a partir del momento en que se ajusta la caducidad) o en una fecha concreta (los derechos caducan al inicio del día seleccionado).
Seleccione una de las acciones siguientes para distribuir el enlace a archivo:
- Copiar: le permite seleccionar el enlace Descargar o Ver que se va a copiar, y lo copia en el portapapeles. Después puede pegar el enlace en otra aplicación.
- Correo electrónico: utiliza la aplicación de correo electrónico por defecto de la estación de trabajo para enviar el enlace por correo electrónico. El correo electrónico incluye los enlaces Descargar y Ver.
- Correo electrónico de Filr: utiliza el sistema de correo electrónico integrado de Filr para enviar el enlace por correo electrónico. El correo electrónico incluye los enlaces Descargar y Ver.
- Suprimir: elimina el enlace al archivo para impedir que los usuarios accedan al archivo con los enlaces actuales.
(Opcional) Después de crear el enlace a archivo, puede modificar el acceso de los usuarios y realizar otras funciones de gestión para el enlace desde el diálogo Compartir, tal como se describe en la sección Compartir un archivo o carpeta.

4.4.13 Visualización de las propiedades de Filr para un archivo o carpeta

Puede ver las siguientes propiedades de Filr asociadas con sus archivos y carpetas:

Nombre de archivo
Vía al archivo (esta es la vía para acceder al archivo o la carpeta desde el sistema Filr)
Tamaño de archivo (se aplica solo a archivos, no a carpetas)
Usuario que creó el archivo o la carpeta
Fecha de creación del archivo o la carpeta
Fecha de modificación del archivo o la carpeta
Usuario que compartió el archivo
Usuarios con los que se compartió el archivo

Para ver las propiedades de Filr para un archivo o carpeta:

Haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta cuyas propiedades de Filr desee ver.
Haga clic en Obtener información de Filr.

Las propiedades de Filr del archivo o la carpeta se muestran en el recuadro de diálogo Información de Filr.
(Opcional) Si tiene los derechos necesarios para compartir el archivo o la carpeta, puede hacer clic en Compartir para lanzar el recuadro de diálogo Recurso compartido de Filr.