74.7 Envío y recuperación de elementos en el modo Remoto

Utilice Enviar/Recuperar para sincronizar los Buzones en línea y remoto.

Cuando se conecte al sistema de GroupWise, los elementos que envió desde el buzón remoto se entregarán a los destinatarios. Remoto también envía una petición al buzón en línea para recuperar los elementos, como el correo. El sistema GroupWise procesa la petición y envía los elementos al buzón remoto, restringiendo los elementos conforme a los límites fijados en el recuadro de diálogo Enviar/Recuperar. Además de los elementos, puede recuperar reglas, documentos y guías de direcciones.

74.7.1 Conexión con GroupWise mientras se envían o recuperan mensajes

Si intenta enviar o recuperar mensajes en el modo Remoto cuando no haya conexión a GroupWise, se abrirá un recuadro de diálogo donde podrá seleccionar si desea conectarse ahora o más tarde. También puede configurar la conexión antes de establecerla.

74.7.2 Descarga de elementos, reglas direcciones y documentos al buzón remoto

Para descargar elementos, reglas, direcciones y documentos al buzón remoto:

Si está ejecutando GroupWise en el modo En línea, haga clic en Herramientas > De viaje, escriba la contraseña del buzón en línea, seleccione un número de teléfono de conexión si se le indica y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien

Si está ejecutando GroupWise en el modo Remoto, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise.
Para recuperar elementos, asegúrese de que la opción Elementos esté seleccionada, haga clic en Avanzadas, haga clic en una pestaña si hay alguna disponible, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si limita los elementos recuperados, por ejemplo, seleccionando Obtener solo la línea de tema o configurando límites de tamaño, puede descargar el resto de los elemento más tarde. Consulte Recuperación de elementos que no se ha descargado por completo.

Si se encuentra en el modo Remoto y solo desea descargar elementos nuevos, seleccione Solo nuevos en la pestaña Recuperar.
Haga clic en Aceptar.
Para recuperar las reglas, haga clic en Reglas.
Para recuperar direcciones de la guía de direcciones de GroupWise, haga clic en Guía de direcciones de GroupWise y en Filtro, especifique las direcciones que desea recuperar y haga clic en Aceptar.

Recuperar guías de direcciones puede requerir mucho tiempo si se realiza con una conexión de módem, por lo que se recomienda que utilice una conexión TCP/IP o de red.

Para obtener más información, consulte Filtrado de la guía de direcciones de GroupWise para su buzón remoto.
Para recuperar las guías de direcciones personales, haga clic en Guías de direcciones personales.
Para recuperar copias de documentos de la biblioteca de GroupWise del buzón en línea, marque la casilla de verificación Documentos, haga clic en Documentos, seleccione los documentos, marque los documentos que correspondan como En uso y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Marcar un documento como En uso evita que otras personas lo modifiquen. Si no lo hace, otra persona podrá editarlo mientras la copia permanezca en el buzón remoto. Si edita a continuación el documento y lo devuelve a la Biblioteca principal, dicho documento se guarda como una versión nueva y las modificaciones realizadas no se guardan en la otra versión. Si no tiene previsto editar un documento, no lo marque como En uso.

Cuando salga de un documento En uso, se le pedirá que lo envíe a la biblioteca principal y lo marque como Disponible. Si ha terminado con el documento, márquelo como Disponible para permitir que otros usuarios puedan editarlo.
Si se encuentra en modo Remoto y desea especificar su ubicación remota y su conexión antes de la descarga, haga clic en Configurar, seleccione la ubicación remota en la lista desplegable Conectando desde, seleccione una conexión de la lista desplegable Conectando a y haga clic en Aceptar.
Haga clic en Conectar o en Finalizar.

Si está en modo Remoto, todos los elementos de la lista Peticiones pendientes se envían en este momento.

74.7.3 Envío de elementos en el modo Remoto

Para enviar elementos en modo remoto:

Cree un nuevo elemento y haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Remoto coloca el elemento en la lista Peticiones pendientes. Al conectarse al sistema principal de GroupWise, se envían todos los elementos de la lista Peticiones pendientes.
Haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar y, a continuación, en la cuenta remota.

O bien

Si desea especificar su ubicación remota y su conexión antes de enviar el elemento, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise, haga clic en Configurar, seleccione su ubicación remota en la lista desplegable Conectando desde, seleccione una conexión en la lista desplegable Conectando a, haga clic en Aceptar y, por último, haga clic en Conectar.

Al tiempo que se envían los elementos, se recuperan los nuevos de acuerdo con las especificaciones del recuadro de diálogo Enviar/Recuperar.

Puede cambiar entre tipos de conexión (de red, módem y TCP/IP) si no hay peticiones pendientes en la conexión en la que se encuentra. Por ejemplo, si va a enviar o recuperar elementos con una conexión de red y desconecta antes de finalizar la transmisión, no debería cambiar a una conexión vía módem después para procesar las peticiones. Debe completar la petición original con la conexión original.

74.7.4 Visualización de peticiones pendientes

Siempre que realice una acción que exija enviar información desde el buzón remoto al buzón en línea, GroupWise crea una petición que se coloca en la lista Peticiones pendientes. Cuando se conecta al sistema principal de GroupWise, todas las peticiones se envían al buzón en línea. Utilice Peticiones pendientes para averiguar qué peticiones están pendientes.

Haga clic en Cuentas > Peticiones pendientes.

Para evitar que se procese una petición, haga clic en ella y, a continuación, en Suprimir. Sólo pueden suprimirse las peticiones que no han sido enviadas al sistema principal de GroupWise y cuyo estado es “En espera de ser enviado”. Si ya ha enviado una petición al sistema GroupWise principal, no podrá cancelarla.

74.7.5 Recuperación de elementos que no se ha descargado por completo

Si define restricciones de límite de tamaño o una línea de tema determinada únicamente al descargar elementos, puede que en el buzón remoto existan elementos solo parcialmente descargados.

Seleccione los elementos de su buzón remoto.
Haga clic en Cuentas > Recuperar elementos seleccionados.
Para conectarse inmediatamente con el buzón en línea, haga clic en Conectar ahora.

O bien

Para crear la petición pero no enviarla, haga clic en Conectar más tarde. De esa forma, puede esperar a tener varias peticiones antes de conectarse.

74.7.6 Uso de la búsqueda de disponibilidad en modo Remoto

Para usar la búsqueda de disponibilidad en modo Remoto:

Cree una nueva cita.
Para seleccionar la primera fecha disponible para la reunión, haga clic en y, a continuación, en una fecha.
Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.
Para conectar inmediatamente con el sistema principal de GroupWise y buscar horas disponibles, haga clic en Conectar ahora.

O bien

Para buscar las horas disponibles en otro momento, haga clic en Conectar más tarde.

Al hacer clic en Conectar más tarde, se crea una petición de búsqueda de disponibilidad, pero no se envía la petición al sistema principal de GroupWise. Puede guardar la cita como elemento de borrador en la carpeta Trabajo en curso hasta que esté dispuesto a enviarlo. Más adelante, cuando esté preparado para comprobar las horas de la cita, haga clic en Ocupado y, a continuación, en Conectar ahora.
Cuando aparezca la ventana Elegir hora de cita, haga clic en Autoseleccionar para que se muestre la primera hora de reunión disponible. Haga clic en Autoseleccionar hasta que aparezca la hora disponible más adecuada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien

Haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en una hora disponible y, por último, haga clic en Aceptar.
Complete la cita y haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si se desconecta antes de recibir toda la información de programación de una búsqueda de disponibilidad, haga clic de nuevo en Ocupado para actualizar la información de la petición original de búsqueda de disponibilidad.

74.7.7 Filtrado de la guía de direcciones de GroupWise para su buzón remoto

La guía de direcciones de GroupWise generalmente es grande, porque contiene información de toda la organización. Si no necesita toda la información de la guía de direcciones de GroupWise cuando utiliza GroupWise fuera de la oficina, utilice el Filtro de la guía de direcciones de GroupWise para recuperar solo las direcciones de usuarios, las direcciones de recursos y los grupos públicos que necesite del sistema de GroupWise.

Por ejemplo, la instrucción de filtro Depto. [ ] Marketing indica a GroupWise que recupere todas las direcciones en las que figure “Marketing” en la columna Departamento de la guía de direcciones. De esa forma podrá ponerse en contacto con cualquier miembro del equipo de marketing mientras se encuentre de viaje.

También debería recuperar la información de la guía de direcciones de GroupWise antes de dejar la oficina para ahorrar tiempo y dinero en las descargas, sobre todo si planea viajar a un lugar en el que deberá pagar llamadas de larga distancia.

Si está ejecutando GroupWise en el modo En línea, haga clic en Herramientas > De viaje, escriba la contraseña del buzón en línea, seleccione un número de teléfono de conexión si se le indica y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien

Si está ejecutando GroupWise en el modo Remoto, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise.
Haga clic en Guía de direcciones de GroupWise y, a continuación, en Filtro.
Haga clic en una columna de la guía de direcciones en la primera lista desplegable.

Por ejemplo, haga clic en la columna de departamento para buscar direcciones de un departamento específico.
Haga clic en la lista desplegable de operadores, haga clic en un operador y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el recuadro de texto o haga clic en un valor, si lo hubiera.

Por ejemplo, haga clic en [ ] y escriba Contabilidad para buscar direcciones del departamento de contabilidad. Use el operador más apropiado para la búsqueda. Los criterios de búsqueda, tales como el nombre de una persona o un tema, pueden incluir caracteres comodín como pueden ser un asterisco (*) o un signo de interrogación (?). Filtro no hace distinción de mayúsculas y minúsculas en los criterios que escriba.
Para añadir más condiciones de filtro, haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, en Y.
Después de especificar todas las condiciones de filtro, lea el texto que empieza por “Incluir entradas donde...” a medida que crea el filtro para comprender cómo funcionará el filtro.
Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Conectar.

Para obtener más información acerca de los operadores, consulte Uso de la búsqueda avanzada.

74.7.8 Supresión de elementos del buzón remoto

Utilice Suprimir y Vaciar, y Gestionar tamaño de biblioteca para eliminar elementos del buzón remoto.

Supresión de elementos del buzón remoto

En el modo Remoto puede suprimir y retraer elementos y vaciar la papelera, igual a como lo haría en el modo En línea.

Haga clic en el elemento de su buzón.
Haga clic en Editar > Suprimir.
Si va a suprimir un elemento saliente, haga clic en una de las opciones posibles.
Para liberar espacio en el disco, haga clic en Editar > Vaciar papelera.

Así se eliminarán permanentemente todos los elementos suprimidos del buzón remoto.

La próxima vez que se conecte al sistema principal de GroupWise, los cambios de los buzones Remoto y En línea se sincronizarán automáticamente. Puede desactivar la sincronización cambiando las opciones de supresión en Propiedades remotas. Consulte Cambio de las opciones de supresión remotas.

Supresión de documentos innecesarios de la biblioteca remota

Al suprimir archivos mediante Gestión de espacio de disco de la biblioteca remota, estos archivos no se eliminan de la biblioteca principal. Tampoco se eliminan las referencias de documento de los documentos suprimidos. Los archivos solo se eliminan del equipo donde tiene instalado el buzón remoto, a fin de liberar espacio de disco.

En el modo Remoto, haga clic en Herramientas > Gestionar tamaño de biblioteca.
Seleccione los documentos que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir.
Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Si suprime un documento En uso, su estado se restablece como Disponible en la Biblioteca principal la próxima vez que se conecte al buzón en línea.

Archivos adjuntos a referencias de documentos y modo Remoto

Puede recibir un elemento con un archivo adjunto de referencia de documento mientras ejecuta el modo Remoto. Al abrir el archivo adjunto, el documento abrirá la Biblioteca remota, aunque el documento de la Biblioteca remota sea una versión más antigua que el archivo adjunto. Si el documento no existe en la Biblioteca remota, se le pedirá que se conecte ahora o más tarde al buzón en línea para recuperar el documento.

También puede enviar elementos con archivos adjuntos a referencias de documentos desde el modo Remoto. Sin embargo, si el documento no existe en la biblioteca remota, los destinatarios que no tengan derechos suficientes para el documento de la biblioteca principal o que no utilicen un producto de correo electrónico que admita la biblioteca de GroupWise no recibirán una copia del documento.

Además, si la Biblioteca principal no está disponible, los destinatarios no recibirán una copia del documento. Si se da alguna de las condiciones que acaban de exponerse, deberá adjuntar una copia verdadera del documento, además de la referencia del mismo.