Consulte la información de estas secciones para comprender cómo funciona el uso compartido de carpetas y cómo compartir carpetas.
Una carpeta compartida es como cualquier otra carpeta del archivador, con la excepción de que otras personas tienen acceso a ella y de que también aparece en sus archivadores. Puede crear carpetas compartidas o compartir carpetas personales existentes en el Archivador. El usuario es el que elige con quién va a compartir la carpeta y qué derechos se van a conceder a cada usuario. Después, los usuarios pueden publicar mensajes en la carpeta compartida, arrastrar elementos existentes hasta ella y crear hilos de discusión.
Si comparte una carpeta, todas las subcarpetas se comparten de forma automática por defecto. La cantidad máxima de subcarpetas que se pueden incluir en una carpeta compartida es de 400.
NOTA:si comparte todas las subcarpetas, será la única persona que pueda añadir carpetas compartidas adicionales al árbol de carpetas compartidas.
No puede compartir carpetas del sistema, entre las que se incluyen las carpetas Buzón, Calendario, Documentos, Elementos enviados, Lista de tareas, Contactos, Archivador, Trabajo en curso, Correo basura y Papelera.
El hecho de que los usuarios tengan derechos sobre una carpeta compartida no implica que automáticamente tengan derechos para editar un documento que haya colocado en esa carpeta. Para que puedan editar el documento, deberá concederles derechos de edición en la pestaña de compartición de documentos.
Podrá compartir las carpetas personales con otros usuarios. Los destinatarios de la carpeta compartida reciben una notificación donde se explica que ha compartido la carpeta con ellos. Estos podrán aceptar o rechazar la carpeta.
Si utiliza los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, los cambios en las carpetas compartidas se actualizarán siempre que se conecte al sistema principal de GroupWise.
Para compartir una carpeta existente o un árbol de carpetas con otros usuarios:
En la lista de carpetas, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desee compartir y haga clic en Compartición.
Seleccione Compartido con.
Empiece a escribir el nombre de un usuario en el campo Nombre o haga clic en el botón Guía de direcciones para seleccionarlo en el recuadro de diálogo Selector de direcciones.
Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compatición.
Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.
Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.
Repita los pasos del Paso 3 al Paso 6 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.
(Opcional) Deje marcada la casilla Compartir todas las subcarpetas si desea que también se compartan todas las subcarpetas de la carpeta. Los usuarios tienen los mismos derechos de acceso a las subcarpetas que a la carpeta padre.
NOTA:si comparte todas las subcarpetas, será la única persona que pueda añadir carpetas compartidas adicionales al árbol de carpetas compartidas.
Haga clic en Aceptar.
Si desea que la carpeta tenga una función específica, puede crear un nuevo ajuste de visualización. Por ejemplo, si la carpeta es para discusiones compartidas, debe crear un ajuste que muestre los elementos por hilo de respuesta y que contenga los elementos enviados y recibidos. Haga clic con el botón derecho en la carpeta, haga clic en Propiedades y, a continuación, en Visualizar.
Para crear una carpeta compartida:
En la lista de carpetas, haga clic en Archivo > Nuevo > Carpeta.
Seleccione Carpeta compartida y haga clic en Siguiente.
Escriba un nombre y una descripción para la nueva carpeta.
Haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar de la lista de carpetas que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En el campo Nombre, empiece a escribir el nombre de un usuario.
Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compartición.
Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.
Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.
Repita los pasos del Paso 5 al Paso 8 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.
Haga clic en Siguiente.
Especifique los ajustes de visualización que desee para la carpeta.
Haga clic en Finalizar.
Para obtener más información, consulte Uso de carpetas compartidas.
Para aceptar una carpeta que hayan compartido con usted:
Haga clic en Notificación de carpeta compartida en el buzón.
Se muestra un mensaje que indica el nombre de la carpeta para la que tiene otorgados derechos y el tipo de derechos.
Haga clic en Siguiente.
El nombre de la carpeta se incluye por defecto. Realice los cambios que desee al nombre.
Use los botones Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha para seleccionar la ubicación de la carpeta.
Haga clic en Finalizar.
Para enviar un elemento a una carpeta compartida:
Haga clic en la carpeta compartida de su lista de carpetas para abrirla.
Haga clic en Archivo > Nuevo > Discusión/Nota.
Si desea publicar un tipo de elemento diferente como, por ejemplo, una tarea, haga clic en Editar > Cambiar a y, a continuación, haga clic en un tipo de elemento.
Escriba un tema.
Escriba el mensaje.
Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos.
En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.
Para responder a un elemento existente en una carpeta compartida, abra el elemento, haga clic en Responder, seleccione una opción de respuesta y, a continuación, haga clic en Aceptar. Consulte Respuesta a un correo electrónico de una carpeta compartida para obtener más información.
Para ver hilos de discusión en una carpeta compartida:
En una carpeta compartida, haga clic en Ver > Opciones de visualización > Hilos de discusión.
Para expandir o contraer un hilo de discusión, haga clic en - y + junto al elemento de discusión original.
Para desplazarse por diferentes discusiones, pulse Ctrl+Flecha izquierda o Ctrl+Flecha derecha.
Para transferir la propiedad de una carpeta compartida:
Haga clic con el botón derecho en la carpeta compartida y haga clic en Compartición.
Haga clic en Transferir la propiedad.
Seleccione el nuevo propietario de la carpeta compartida, cambie el asunto y el mensaje si desea seguir siendo participante.
Al hacer clic en Enviar, el nuevo propietario recibe la notificación de que ahora es el propietario de la carpeta compartida.
Para suprimir una carpeta compartida a la que tenga acceso:
Haga clic con el botón derecho en la carpeta.
Haga clic en Suprimir.
Haga clic en Sí.
Si suprime una carpeta que se ha compartido con usted, la carpeta solo se suprime de su buzón de GroupWise. Los demás usuarios no se verán afectados. Sin embargo, si es usted el que comparte la carpeta con otros y la suprime, también se suprimirá de todos los demás usuarios.