Temas sobre las bibliotecas

Lista de bibliotecas

Una biblioteca es un conjunto de documentos y una base de datos que permite gestionar los documentos como una unidad. Las bibliotecas deben pertenecer a una oficina postal concreta, pero los usuarios pueden acceder a ellas desde otras oficinas postales.

Lista Bibliotecas: muestra todas las bibliotecas del sistema GroupWise. Haga clic en el nombre de una biblioteca para editar sus propiedades. haga clic en Personalizar columnas Icono de opciones para añadir columnas a la lista.

Nuevo: haga clic en Nuevo para añadir una biblioteca nueva.

Suprimir: seleccione una o varias bibliotecas y haga clic en Suprimir para eliminarlas de la lista.

Antes de suprimir una biblioteca, asegúrese de que no necesita ninguno de los documentos que queden en ella.

Exportar: haga clic en Exportar para generar un archivo de valores separados por comas (CSV) de la lista. Use la opción Personalizar columnasIcono de opciones para añadir y ordenar las columnas según precise antes de generar el archivo CSV.

Buscar: use el campo Buscar para filtrar la lista de objetos y realizar una consulta sobre algún valor de atributo del objeto.

Nueva biblioteca

Una biblioteca es un conjunto de documentos y una base de datos que permite gestionar los documentos como una unidad. Las bibliotecas deben pertenecer a una oficina postal concreta, pero los usuarios pueden acceder a ellas desde otras oficinas postales.

Nombre: especifique un nombre exclusivo para la nueva biblioteca. No utilice caracteres no válidos. No es posible cambiar el nombre después de crear el objeto de biblioteca.

Si hay varias oficinas postales en el dominio, podría ser útil incluir en el nombre de la biblioteca alguna indicación sobre la oficina postal propietaria.

Oficina postal: seleccione la oficina postal que desea que posea la biblioteca.

Biblioteca > General

Opciones de la biblioteca

Una biblioteca es un conjunto de documentos y una base de datos que permite gestionar los documentos como una unidad. Las bibliotecas deben pertenecer a una oficina postal concreta, pero los usuarios pueden acceder a ellas desde otras oficinas postales.

Nombre: muestra el nombre del objeto de biblioteca.

Mostrar nombre: muestra el nombre por defecto del objeto de biblioteca. Si fuera necesario, especifique un nombre más descriptivo para mostrarlo en el cliente de GroupWise.

Descripción: (opcional) proporcione información útil adicional sobre la biblioteca.

Versión de inicio: especifique 0 (cero) o 1. Los números de versión se incrementan automáticamente a partir del número introducido.

Por ejemplo, si especifica 0, el número de la primera versión será .000. Si indica 1, el número de la primera versión será .001.

Tamaño máximo del respaldo: especifique el número de bytes de cada carpeta de archivado. Las carpetas de archivado se crean automáticamente a medida que se necesitan. Al archivar un documento, GroupWise determina si cabe en la carpeta de archivado actual. Si no cabe, se crea otra carpeta.

El tamaño máximo del archivo de reserva debe ser compatible con el medio de copia de seguridad. No debe ser mayor que la capacidad del medio de copia de seguridad. Se debe tener en cuenta el espacio extra necesario para grabar los datos de almacenamiento del archivo, como el índice de los archivos almacenados en cinta.

Biblioteca > Áreas de almacenamiento

Opciones de la biblioteca

Un área de almacenamiento de documentos es una estructura de carpetas para guardar documentos, y se sitúa fuera de la estructura de carpetas de la oficina postal. Es posible colocar el área de almacenamiento de documentos en cualquier lugar al que tenga acceso el POA, ya sea localmente o mediante un acceso de red directo (sistema de archivos montado o unidad asignada).

Almacenar documentos en la oficina postal: los documentos de bibliotecas almacenados en la oficina postal se ubican en la carpeta oficina_postal/gwdms/biblioteca/docs y no se pueden mover. Esta ubicación solo se aconseja para sistemas de tamaño reducido.

Lista de áreas de almacenamiento de documentos: muestra todas las áreas de almacenamiento de documentos a las que puede acceder la biblioteca. Haga clic en el nombre de un área de almacenamiento de documentos para editar su configuración.

Añadir: Deseleccione Almacenar documentos en la oficina postal y haga clic en Añadir para añadir una nueva área de almacenamiento de documentos para la biblioteca. Es necesario que el POA de la oficina postal pueda acceder a la carpeta que especifique.

Eliminar: seleccione un área de almacenamiento de documentos y haga clic en Eliminar para eliminarla de la lista.

Antes de eliminar un área de almacenamiento de documentos de una biblioteca, asegúrese de que ningún usuario necesita acceso a los documentos almacenados. Al eliminar un área de almacenamiento de documentos de una biblioteca no se suprimen los documentos almacenados en esa ubicación, pero sí el acceso del usuario a dichos documentos.

Biblioteca > Nueva/Editar área de almacenamiento de documentos

Un área de almacenamiento de documentos es una estructura de carpetas para guardar documentos, y se sitúa fuera de la estructura de carpetas de la oficina postal. Es posible colocar el área de almacenamiento de documentos en cualquier lugar al que tenga acceso el POA, ya sea localmente o mediante un acceso de red directo (sistema de archivos montado o unidad asignada).

Una biblioteca puede tener varias áreas de almacenamiento de documentos.

Descripción: (opcional) proporcione información útil adicional sobre el área de almacenamiento de documentos.

Vía: especifique la vía al área de almacenamiento de documentos desde el punto de vista del POA que debe acceder a ella.

Vía de Linux: en el caso de los usuarios del cliente de GroupWise 8 para Mac/Linux, especifique la vía desde el punto de vista de las estaciones de trabajo Mac o Linux.

Biblioteca > Derechos

Opciones de la biblioteca

Las opciones de derechos de biblioteca controlan el acceso del usuario a la biblioteca.

Derechos públicos

Los derechos públicos a los documentos de una biblioteca se aplican a toda la biblioteca. Cuando se crea una biblioteca, los seis derechos públicos se otorgan automáticamente a todos los usuarios de GroupWise. Los usuarios necesitan los derechos públicos para trabajar con los documentos almacenados en una biblioteca. Para limitar los derechos de los usuarios, deseleccione derechos concretos de la lista Derechos públicos y, a continuación, otorgue esos derechos a usuarios o grupos específicos en la lista Derechos individuales o de grupo.

Añadir: permite a los usuarios añadir nuevos documentos a la biblioteca.

Cambio: permite a los usuarios modificar los documentos existentes en la biblioteca.

Suprimir: permite a los usuarios suprimir documentos, independientemente de la personas que los creen o que tengan derechos sobre los mismos. Sin embargo, para poder suprimir un documento, los usuarios deben tener derechos para localizarlo y editarlo (derechos de visualización y modificación).

El respaldo de documentos, en lugar de la supresión, es el método más eficaz para controlar el espacio en disco. Sin embargo, si no se conceden a los usuarios derechos de supresión, puede que se sobrecargue al administrador con peticiones para suprimir documentos no deseados.

Ver: permite ver o copiar documentos, pero no editarlos.

Es posible editar las copias, ya que se guardan como documentos independientes. Por lo tanto, editar una copia no afecta al documento original ni a sus versiones.

Definir versión oficial: permite a los usuarios definir la versión oficial de los documentos en el cliente de GroupWise.

Cualquier versión de un documento puede fijarse como la versión oficial, que no ha de ser necesariamente la versión editada más recientemente. La versión oficial es la que se localiza en las búsquedas de GroupWise.

La versión oficial la determina habitualmente el creador o autor. Sin embargo, puede designarla el último usuario que edite el documento.

Restablecer indicador: permite a los usuarios seleccionar la opción Marcar el documento como disponible de la función Restablecer estado del documento en el cliente de GroupWise, aunque otro usuario tenga el documento abierto.

El indicador "en uso" se establece automáticamente en Sí al abrir un documento y se restablece en No al cerrarlo. Al abrir un documento, solo se está editando una copia del mismo. El original aún se encuentra en la biblioteca. El indicador "en uso" evita que los usuarios puedan abrir simultáneamente el mismo documento.

Debe restablecerse en caso de que haya un documento abierto cuando GroupWise se cierre de forma anormal (por ejemplo, durante un fallo del servidor, una pérdida de energía de la estación de trabajo o un error serio de la aplicación). Cuando el usuario que tenía el documento abierto vuelva a entrar en GroupWise, el usuario de control podrá elegir entre las opciones Abrir el documento y seguir trabajando o Marcar el documento como disponible.

Si el usuario de control no restablece el indicador, no será posible acceder al documento hasta que algún usuario con el derecho apropiado restablezca manualmente el valor No para el indicador. Al restablecer manualmente el indicador "en uso", el estado del documento cambia, independientemente de si el documento está abierto. Por lo tanto, debe tener cuidado a la hora de otorgar el derecho para restablecer este indicador a otros usuarios.

Derechos individuales o de grupo

La lista Derechos individuales o de grupo incluye los seis derechos públicos más uno derecho de gestión de bibliotecas:

Gestión (Bibliotecario): permite designar a un usuario de GroupWise como bibliotecario.

El derecho de gestión otorga todos los derechos sobre las propiedades de todos los documentos de la biblioteca. Un bibliotecario puede realizar operaciones masivas de documentos en cualquier documento de la biblioteca:

  • Mover

  • Copiar

  • Suprimir

  • Compartir

  • Asignar documentos a un nuevo autor

  • Modificar las propiedades de un documento

Debe tener cuidado a la hora de otorgar este derecho, debido a la capacidad para alterar las propiedades del documento que incluye. Si un bibliotecario modifica las propiedades del documento, el usuario que aparece en el campo Autor recibe una notificación por correo electrónico al respecto.

Es posible tener varios bibliotecarios en cada biblioteca. Asimismo, puede hacer que un usuario sea bibliotecario en más de una biblioteca. Para ello, deberá otorgarle el derecho de Gestión en cada biblioteca. Si como administrador desea utilizar las operaciones masivas, debe otorgarse a sí mismo el derecho de gestión en cada biblioteca, ya que estas acciones no se incluyen automáticamente por ser administrador de GroupWise.

Lista Derechos individuales o de grupo: muestra los usuarios y grupos que tienen derechos específicos distintos a los derechos públicos en la biblioteca. Seleccione un usuario o un grupo para mostrar los derechos individuales o de grupo.

Añadir: haga clic en Añadir, seleccione uno o varios usuarios o grupos y haga clic en Aceptar para añadirlos a la lista. Seleccione un usuario o un grupo nuevo y, a continuación, seleccione los derechos necesarios.

Eliminar: seleccione un usuario o un grupo y haga clic en Eliminar para eliminarlo de la lista. El usuario o el grupo dispondrán entonces de los derechos públicos normales en la biblioteca.

Buscar: use el campo Buscar para filtrar la lista de objetos y realizar una consulta sobre algún valor de atributo del objeto.

Opciones de la biblioteca

Los rastros sirven para identificar el contexto del objeto.

Guardar: edite las propiedades del objeto de biblioteca según precise y haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Cerrar: haga clic en Cerrar para volver a la lista de bibliotecas.

Personalizar orden de pestañas: haga clic en Personalizar orden de pestañas Icono de opciones para reorganizar las pestañas de la página de propiedades.

Mantenimiento: realiza la acción Mantenimiento de buzón/biblioteca en la biblioteca.

Más > Suprimir: suprime la biblioteca de la oficina postal.

Antes de suprimir una biblioteca, asegúrese de que no necesita ninguno de los documentos que queden en ella.

Más > Replicar: difunde la información de la biblioteca actual por todo el sistema GroupWise.

En general, la replicación de la información del objeto se realiza de forma automática. Sin embargo, dado que eventos inevitables como interrupciones de energía o fallos del hardware pueden interrumpir la conexión de red, puede que la información de varias bases de datos de GroupWise se haga incoherente.

La mejor forma de realizar una replicación es conectarse al dominio que posee el objeto incoherente en el sistema GroupWise. La segunda mejor forma de realizar una replicación es conectarse al dominio primario. Esto se así porque el dominio primario pide al dominio propietario la información correcta y la difunde a todos los dominios secundarios.

Diagnóstico > Información: muestra la ventana Información con anotaciones sobre el objeto específicas de la biblioteca.

Diagnóstico > Mostrar objeto: muestra la ventana Mostrar objeto con los atributos y los valores del objeto de biblioteca.

Para obtener más información, consulte Información legal.