6.3 Uso de la carpeta Contactos

Utilice la carpeta Contactos para ver, actualizar, suprimir y añadir información en los contactos de la guía de direcciones.

La carpeta Contactos Icono de guía de direcciones personal de la lista de carpetas de GroupWise representa por defecto la guía de direcciones Contactos frecuentes.

Cualquier modificación que realice en la carpeta Contactos se realizará también en la guía de direcciones correspondiente (Contactos frecuentes u otra).

La lista de carpetas muestra una lista de todas las guías de direcciones personales de la carpeta Contactos. Puede seleccionar rápidamente una guía de direcciones personal distinta haciendo clic en la guía de direcciones en la lista de carpetas.

Haga clic en el icono Visor rápido Icono de guía de direcciones personal de la barra de herramientas para ver y editar rápidamente la información de contactos, grupos, recursos y organizaciones.

Para obtener más información, consulte la Sección 6.3.1, Gestión de contactos, la Sección 6.3.2, Gestión de grupos, la Sección 6.3.3, Gestión de recursos y la Sección 6.3.4, Gestión de organizaciones.

6.3.1 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con Icono de persona. Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

Adición de un contacto

Puede añadir un contacto a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personal.

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en Contactos en la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones a la que desee añadir el contacto.

  3. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Contacto en la barra de herramientas y haga clic en Contacto.

  4. En los campos de nombres, especifique el primer nombre, el segundo nombre y los apellidos del contacto.

  5. En el campo Mostrar nombre, especifique el nombre que desee utilizar para el contacto.

    La información del campo Mostrar nombre se muestra en la lista de contactos.

  6. Especifique la información adicional que desee registrar sobre el contacto haciendo clic en las pestañas siguientes:

    Resumen: (esta pestaña solo está disponible si modifica un contacto) muestra un resumen de la información incluida en las demás páginas.

    Contacto: utilice esta página para especificar el nombre del contacto, la foto, la dirección de correo electrónico, varios números de teléfono y el ID de mensajería instantánea.

    Detalles: utilice esta página para especificar la profesión, el departamento, el ayudante, el cumpleaños, el aniversario, el cónyuge, los hijos, las aficiones y las direcciones de Internet del contacto.

    Para especificar una dirección de Internet de la oficina o personal o información de disponibilidad del contacto, especifique la dirección en los campos adecuados.

    Dirección: utilice esta página para especificar la oficina, el domicilio o cualquier otra dirección del contacto.

    Notas: utilice esta página para ver información acerca de sus interacciones con este contacto introducidas en el cliente de GroupWise para Windows. Esta página puede funcionar como un diario de contactos.

    Historial: (esta pestaña solo está disponible si se modifica un contacto) muestra todos los elementos que ha enviado o recibido de este contacto.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

Modificación de un contacto

Puede modificar la información de un contacto en la guía de direcciones Contactos frecuentes o en una guía de direcciones personal. Para modificar un contacto de la guía de direcciones corporativa, primero debe copiar el contacto en la guía de direcciones Contactos frecuentes o en una guía de direcciones personal.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que desee modificar el contacto.

  3. En la lista de contactos, haga doble clic en el contacto que desee modificar.

  4. Realice las modificaciones necesarias.

    Para obtener información detallada sobre el contacto, puede acceder a cada pestaña. Consulte el Paso 6 en la Adición de un contacto.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Supresión de un contacto

Puede suprimir un contacto de la guía de direcciones Contactos frecuentes o de una guía de direcciones personal. No es posible suprimir contactos de la guía de direcciones corporativa.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que desee suprimir el contacto.

  3. En la lista de contactos, haga clic en el contacto y luego en Suprimir.

Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, “Ta”, Completar nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo “Tamara Hoyos”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Tamara Hoyos en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Instalaciones, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha rellenado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Si lo desea, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea más fácil saber qué nombre ha utilizado la función Completar nombre. Por ejemplo, si solo mantiene correspondencia con Tamara Hoyos de Contabilidad, puede cambiar el nombre que se muestra para que sea Tamara-Contabilidad.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones en la que desee modificar el contacto.

  3. Haga doble clic en un contacto.

  4. Escriba un nuevo nombre en el campo Nombre de visualización.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Visualización de toda la correspondencia con un contacto

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que desee utilizar.

  3. Haga doble clic en un contacto.

  4. Haga clic en la pestaña Historial.

    Se muestran todos los elementos que ha recibido de este contacto o que le ha enviado.

Diario de interacciones con los contactos

Al igual que los diarios, la función de notas tiene la capacidad de registrar las distintas interacciones con los contactos.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que desee utilizar.

  3. Haga doble clic en un contacto.

  4. Haga clic en la pestaña Notas.

  5. Añada la información del contacto en el campo Comentarios.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

6.3.2 Gestión de grupos

Cada grupo de la carpeta Contactos se marca con Icono de grupo. Cuando se hace doble clic en un grupo, aparece la vista del elemento de grupo.

Organización de direcciones en grupos

Un grupo es una lista de usuarios o recursos a los que puede enviar mensajes. Utilice grupos para enviar un mensaje a varios usuarios o recursos escribiendo el nombre del grupo en los campos A, > CO o CC. Existen dos tipos de grupos: públicos y personales.

Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador de GroupWise que está disponible para cualquier usuario de GroupWise. Por ejemplo, puede haber un grupo público para el departamento de Contabilidad. Este grupo incluirá todos los empleados de este departamento. En la guía de direcciones del sistema puede encontrar una lista de los grupos públicos.

Los grupos personales los crea cada usuario. Por ejemplo, si suele enviar citas a su grupo de trabajo, en un grupo personal puede incluir la dirección o el nombre de todos los compañeros y un lugar de reuniones (un recurso).

Creación y almacenamiento de un grupo personal

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales a la que desee añadir el grupo.

  3. Haga clic en Grupo.

  4. Especifique la siguiente información:

    Seleccionar guía de direcciones: haga clic en la lista desplegable si desea añadir el grupo a una guía de direcciones distinta a la seleccionada actualmente.

    Nombre del grupo: especifique un nombre para el grupo.

    Miembros: empiece a escribir el nombre de un miembro que desee añadir al grupo y, a continuación, haga clic en Añadir (o pulse Intro) cuando aparezca el nombre. Repita este procedimiento para cada usuario que desee añadir al grupo.

    Puede hacer clic en Selector de direcciones para buscar y seleccionar cada usuario, como se describe en la Sección 6.2, Uso del selector de direcciones.

    Comentarios: especifique los comentarios que desee del grupo, por ejemplo, una descripción.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar el grupo en la guía de direcciones personal.

Modificación de un grupo

Es posible modificar el nombre del grupo, los miembros y los comentarios después de crear el grupo.

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales que contiene el grupo que desea modificar.

  3. Haga doble clic en el grupo que desea modificar.

    Los grupos se marcan con Icono de grupo.

  4. Realice los cambios oportunos y haga clic en Guardar y cerrar.

Adición de contactos a un grupo

Si va a añadir contactos a un grupo, como la lista de distribución corporativa, debe disponer de los derechos adecuados otorgados por el administrador de GroupWise.

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales que contiene el grupo al que desea añadir contactos.

  3. Haga doble clic en el grupo al que desea añadir contactos.

    Los grupos se marcan con Icono de grupo.

  4. En la sección Miembros, empiece a escribir el nombre de un miembro que desee añadir al grupo y, a continuación, haga clic en Añadir (o pulse Intro) cuando aparezca el nombre.

    Repita este paso para cada usuario que desee añadir al grupo.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Supresión de un contacto de un grupo

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales que contiene el grupo del que desea eliminar contactos.

  3. Haga doble clic en el grupo del que desea eliminar contactos.

    Los grupos se marcan con Icono de grupo.

  4. En la sección Miembros, seleccione los usuarios que desee eliminar del grupo y haga clic en Eliminar.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Envío de elementos a un grupo

  1. En una vista del elemento, haga clic en Dirección en la barra de herramientas.

    Se muestra el selector de direcciones.

  2. Especifique el nombre del grupo al que desea enviar el elemento y haga clic en Buscar.

  3. (Opcional) Haga clic en el icono Más Icono de grupo para reducir la búsqueda según Nombre, Nombre de pila, Apellido y Departamento; según los campos comienza con, es igual a, no es igual a; o según la guía de direcciones y el tipo de entrada.

  4. Seleccione un grupo y haga clic en A, CC o CO.

  5. Haga clic en Aceptar para volver a la vista del elemento.

Visualización de información de un grupo

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que contiene el grupo cuya información desea ver.

  3. Haga doble clic en el grupo cuya información desee ver.

  4. Haga clic en Cancelar cuando termine de revisar la información.

6.3.3 Gestión de recursos

Los recursos son elementos que pueden programarse para reuniones u otros usos. Los recursos pueden incluir salas, proyectores de equipos, automóviles, etcétera. El administrador de GroupWise define un recurso dándole un nombre identificativo y asignándolo a un usuario. Los recursos pueden incluirse en una búsqueda de disponibilidad, al igual que los usuarios. Los ID de los recursos se escriben en el campo A.

Un usuario asignado para gestionar un recurso es el propietario de dicho recurso. El propietario de un recurso es responsable de aceptar y rechazar citas para el recurso. Para ello, el propietario debe tener plenos derechos de apoderado sobre el recurso. Como propietario de un recurso, puede seleccionar recibir notificación de citas para el recurso.

Cada recurso de la carpeta Contactos se marca con el icono Recurso. Al hacer clic en un recurso, se muestra la vista del elemento de recurso.

Aceptación y rechazo de peticiones de recursos

Solo puede aceptar o rechazar peticiones para un recurso si es el propietario y tiene concedidos derechos de lectura y escritura.

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en Apoderado en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso que posee no aparece en la lista, escriba el nombre del recurso y haga clic en Entrada.

  3. Haga clic en el elemento que desea aceptar o rechazar.

  4. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

Adición de un recurso personal

Puede añadir un recurso personal a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personales.

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones personales a la que desee añadir el recurso.

  3. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Contacto y haga clic en Recurso.

  4. En el campo Nombre, especifique el nombre del recurso.

  5. Especifique cualquier otra información sobre el recurso que desee registrar.

  6. En el campo Comentarios, especifique cualquier comentario que desee sobre el recurso.

    Por ejemplo, puede que desee especificar el tamaño de una sala de conferencias o el tipo de equipo que hay en la sala.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

Modificación de un recurso personal

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones personales que contiene el recurso que desea modificar.

  3. Haga doble clic en el recurso.

    Los recursos se marcan con Icono de recurso.

  4. Modifique la información según sea necesario.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Supresión de un recurso personal

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones personales en la que se encuentre el recurso y luego busque el recurso.

    Los recursos se marcan con Icono de recurso.

  3. Seleccione el recurso y haga clic en Suprimir.

6.3.4 Gestión de organizaciones

Cada organización de la carpeta Contactos se marca con el icono de organización Icono de organización. Al hacer clic en una organización, se muestra la vista del elemento de organización.

Adición de una organización personal

Puede añadir una organización a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personales.

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones personales a la que desee añadir la organización.

  3. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Contacto y haga clic en Organización.

  4. En el campo Organización, especifique el nombre de la organización.

  5. Especifique cualquier otra información sobre la organización que desee registrar.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Modificación de una organización personal

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones donde se encuentre la organización que desea modificar.

  3. Busque la organización.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.

  4. Haga doble clic en la organización.

  5. Modifique la información según sea necesario.

  6. Haga clic en Guardar y cerrar.

Supresión de una organización personal

  1. En la página principal de WebAccess, haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones donde se encuentre la organización que desea suprimir.

  3. Seleccione la organización y haga clic en Suprimir.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.

  4. Haga clic en Aceptar.

6.3.5 Uso de los contactos frecuentes para asignar la dirección a un elemento

La guía de direcciones Contactos frecuentes se utiliza para acceder a las entradas utilizadas con más frecuencia o más recientemente. Cuando utilice una dirección en un mensaje, la entrada se copiará en la guía de direcciones Contactos frecuentes.

Cuando coloque una entrada en Contactos frecuentes, permanecerá allí hasta que la suprima. La entrada también permanecerá en su guía de direcciones original.

  1. Haga clic en Dirección en un elemento que esté redactando.

    Se muestra el selector de direcciones.

  2. Haga clic en el icono Más Icono de organización situado junto al campo Buscar.

  3. En la lista desplegable Todas las guías de direcciones, seleccione Contactos frecuentes.

  4. Busque y seleccione los usuarios que desee.

  5. Haga clic en A, CC o CO para los usuarios seleccionados.

  6. Haga clic en Aceptar.

La guía de direcciones Contactos frecuentes se puede cerrar pero no se puede suprimir.

6.3.6 Envío de correo a un contacto desde la carpeta de contactos

  1. Haga clic en Contactos en la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que contiene el contacto que desea enviar por correo electrónico.

  3. Seleccione el contacto que desea enviar por correo electrónico y haga clic en Enviar correo en la barra de herramientas.

  4. Termine de componer el correo electrónico y haga clic en Enviar.