4.3 Envío de elementos de calendario

4.3.1 Descripción de los iconos de elementos del calendario

Los iconos que aparecen en el Calendario proporcionan información adicional acerca de los elementos. Para obtener más información, consulte la Sección 1.8, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

4.3.2 Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar la opción de búsqueda de disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad.

Si programa una cita y se incluye usted mismo como participante, GroupWise acepta la cita automáticamente.

Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, es posible programar una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios. Del mismo modo, todas las citas publicadas se almacenan en el calendario principal de GroupWise. Para moverlas a un calendario personal, basta con arrastrarlas y soltarlas en el calendario personal después de su creación.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha desplegable situada junto a Correo y, a continuación, en Cita publicada.

    O bien

    En el calendario, seleccione una flecha y haga clic en una hora de ese día.

    Vista Cita publicada

  2. (Opcional) Escriba un tema y una ubicación.

  3. Especifique la fecha de inicio.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. Especifique el modo en que desee que se muestre la cita mediante el menú desplegable Mostrar como. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, Libre, Ausente o Dudoso.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

  7. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Programación de una cita para varias personas

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Cita.

    Cita, vista

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también los ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos en una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas. De esta forma podrá usar el selector de direcciones para añadir usuarios. Para obtener más información sobre cómo utilizar el selector de direcciones, consulte la Sección 6.2, Uso del selector de direcciones.

    Su nombre se añade automáticamente al campo A de la cita. Cuando envíe la cita, se añadirá automáticamente al calendario. Si no desea que se le incluya en el mensaje, suprima su nombre del campo A.

  3. Escriba la descripción del lugar en el campo Ubicación.

  4. Especifique la fecha de inicio.

  5. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  6. Especifique el modo en que desee que se muestre la cita mediante el menú desplegable Mostrar como. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, Libre, Ausente o Dudoso.

  7. Escriba un tema y un mensaje.

    Si lo desea, cambie la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente en la vista HTML.

  8. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en la pestaña Búsqueda de disponibilidad. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  9. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad

Utilice la búsqueda de disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

  1. En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en la pestaña Búsqueda de disponibilidad.

    Puede llevar a cabo las siguientes tareas en la pestaña Búsqueda de disponibilidad:

    Ver qué asistentes tienen citas en conflicto: los asistentes que tienen un conflicto en la hora seleccionada se muestran con sus nombres tachados en la sección A.

    Cambiar la hora de la cita: haga clic en una hora nueva en el calendario para programar la cita a una hora distinta.

    Resaltar las citas para un usuario específico: en la sección A, haga clic en el nombre del usuario cuyas citas desee resaltar.

    Ocultar las citas de un usuario para que no se muestren: haga clic en el icono situado junto al usuario cuyas citas desea ocultar.

    Mostrar las citas de todos los usuarios: haga clic en Mostrar cita para mostrar todas las citas de los usuarios de la sección A.

    Actualizar el calendario con las citas actuales: haga clic en Actualizar para mostrar las citas actuales de los usuarios de la sección A.

    Desplazarse a una fecha distinta del calendario: haga clic en los iconos de flecha hacia la izquierda Cita, vista y de flecha hacia la derecha Cita, vista para desplazarse a una fecha distinta del calendario.

  5. Para eliminar un usuario o recurso de la lista, haga clic en la pestaña Cita. En el campo A, haga clic en el nombre del usuario o en el recurso que desea eliminar y pulse Suprimir.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  6. Complete la cita y haga clic en Enviar.

Reprogramación de una cita

Si desea hacer cambios en las personas o los recursos para una cita, puede reprogramarla.

  1. Haga clic en la carpeta Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Seleccione la cita que desee reprogramar y ábrala.

  3. En la ventana Cita, haga clic en Reenviar en la barra de herramientas.

  4. Seleccione ¿Desea retraer el elemento original? para suprimir la cita original.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el buzón de la persona que la programó.

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee cancelar y luego haga clic en Suprimir.

  2. Seleccione Suprimir de todos los buzones para eliminarla de los buzones de los demás usuarios. Deje la opción sin marcar si solo desea suprimirla de su propio buzón.

  3. (Opcional) Introduzca un mensaje que explique la cancelación.

  4. Haga clic en Aceptar.

Reprogramación de una cita periódica

Es posible programar citas periódicas diarias, semanales, mensuales o anuales.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Cita.

  2. Especifique la información de la reunión y seleccione Veces.

  3. En el recuadro de diálogo que aparece, especifique la información siguiente:

    Fecha: seleccione Diario, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente.

    Ajustes de frecuencia: seleccione los ajustes de frecuencia para la cita periódica. Las opciones de esta sección cambian según la frecuencia con la que se produce la cita.

    Rango de fechas: especifique cuándo se inicia y cuándo finaliza la cita. Es posible especificar el número de veces o una fecha de finalización.

  4. Haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas para enviar la cita.

Cancelación de una cita periódica

Puede cancelar una cita periódica si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el buzón de la persona que la programó.

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita periódica que desee cancelar y luego haga clic en Suprimir.

  2. Seleccione una de estas opciones: Suprimir de todos los buzones para eliminar la cita de los buzones a los que se envió. Deje la opción sin marcar si solo desea suprimir el mensaje de su propio buzón.

    • Suprimir de este buzón: elimina la cita de su buzón.

    • Suprimir de los buzones de los destinatarios: elimina la cita de los buzones de todos los destinatarios.

    • Suprimir de todos los buzones: elimina la cita de su buzón y del buzón de todos los destinatarios.

  3. (Opcional) En el campo Comentario al retraer, especifique un mensaje para explicar la cancelación.

  4. Haga clic en Todas las veces para suprimir todas las veces que se produce la cita periódica, haga clic en Todas a partir de esta para suprimir la cita actual y todos los casos futuros de la cita, o bien, haga clic en Esta vez para suprimir solo esta aparición de la cita periódica.

4.3.3 Envío de recordatorios

Los recordatorios son como los mensajes de correo, con la diferencia de que los recordatorios están programados para un día en particular y aparecen en el calendario en la fecha correspondiente. Puede utilizar los recordatorios para reflejar las vacaciones, los días festivos, los días de pago, los cumpleaños, etc.

Programación de un recordatorio para uno mismo

Un recordatorio para uno mismo se denomina recordatorio publicado. Los recordatorios publicados se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

  1. En la vista Día del calendario, escriba el recordatorio en el campo Añadir nota de la sección Notas y pulse Intro.

    O bien

    En la barra de herramientas, haga clic en Recordatorio.

  2. Seleccione una fecha.

  3. Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

  4. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para acceder más tarde a la información, abra el Calendario y seleccione la fecha en la que aparece la información. Haga doble clic en el recordatorio dentro de la lista de recordatorios.

Programación de un recordatorio para otros usuarios

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Recordatorio.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos en una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas. De esta forma podrá usar el selector de direcciones para añadir usuarios. Para obtener más información sobre cómo utilizar el selector de direcciones, consulte la Sección 6.2, Uso del selector de direcciones.

  3. En el campo Fecha de inicio, seleccione la fecha en la que debe aparecer el recordatorio en los calendarios de los destinatarios.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  4. Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.