7.13 Uso de archivos en una entrada de carpeta

Además de trabajar con archivos en Vibe como se describe en las secciones siguientes, también es posible usar Novell Vibe Add-In y Novell Vibe Desktop para trabajar con archivos de Vibe directamente en Microsoft Office o para sincronizar archivos de Vibe con el escritorio. Es posible crear archivos, editarlos, etc. Para obtener más información, consulte las guías Inicio rápido de Novell Vibe Add-In e Inicio rápido de Novell Vibe Desktop.

7.13.1 Creación de una entrada de archivo

Novell Vibe permite crear entradas de archivo en carpetas de archivos designadas. Crear una entrada de archivo no es igual que adjuntar un archivo a otro tipo de entrada de carpeta. Las entradas de archivo de las carpetas de archivos de Vibe contienen un archivo primario. Es posible asociar otros archivos con la entrada de archivo como adjuntos, pero sólo hay un archivo primario.

Es posible crear entradas de archivo de varias formas:

Para obtener más información sobre las diferencias entre las carpetas de archivos y los demás tipos de carpetas de Vibe a la hora de añadir archivos, consulte la Sección 6.5.1, Adición de archivos a una carpeta de archivos y a otras carpetas habilitadas para WebDAV.

7.13.2 Adjuntar archivos a una entrada de carpeta

Vibe ofrece varias alternativas para añadir datos adjuntos a una entrada.

Arrastrar y soltar archivos

Puede adjuntar un archivo a una entrada arrastrándolo desde otra ubicación y soltándolo en la entrada.

  1. Busque la entrada donde desee adjuntar el archivo y ábrala.

  2. Haga clic en la pestaña Adjuntos.

  3. Haga clic en Arrastrar y soltar archivos.

    Se muestra el recuadro de diálogo Arrastrar y soltar archivos.

  4. Arrastre el archivo que desee cargar y suéltelo en el icono de carpeta en el recuadro de diálogo Arrastrar y soltar archivos.

    Vibe muestra una carpeta que se abre y se cierra, lo que significa que los archivos soltados se están cargando como archivos adjuntos.

También puede copiar y pegar archivos en el icono de la carpeta.

Carga de un único archivo

  1. Busque la entrada donde desee adjuntar el archivo y ábrala.

  2. Haga clic en la pestaña Adjuntos.

  3. Haga clic en Cargar un único archivo.

    Se muestra el recuadro de diálogo Cargar un único archivo.

  4. Haga clic en Seleccionar archivo y, a continuación, busque y seleccione el archivo que desea adjuntar.

  5. Haga clic en Aceptar.

7.13.3 Visualización de archivos en modo de solo lectura

Vibe permite ver fácilmente los archivos asociados con las entradas. Los archivos se pueden asociar con las entradas de estas dos formas:

  • Los archivos se pueden adjuntar a una entrada.

  • Los archivos pueden ser el archivo primario de la entrada.

    Los archivos primarios sólo pueden existir en entradas de las carpetas de archivos.

En las secciones siguientes se describe cómo se pueden ver los archivos en un editor de texto o en formato HTML:

Visualización de un archivo en un editor de textos

Cuando se ve un archivo en un editor de textos, se abre en modo de sólo lectura.

  1. Busque la entrada que contiene el archivo que desea ver y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo que desea ver es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. Junto al archivo que desee ver, haga clic en Acciones de archivo > Ver este archivo.

    O bien

    Haga clic en el nombre del archivo.

Visualización del archivo en formato HTML

Si desea ver rápidamente un archivo, puede hacerlo en formato HTML.

Algunos tipos de archivos no se pueden ver de esta forma, por ejemplo, los archivos PNG, JPG, GIF o PDF.

  1. Busque la entrada que contiene el archivo que desea ver y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo que desea ver es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. Junto al archivo que desee ver, haga clic en Acciones de archivo > Ver este archivo en formato HTML.

7.13.4 Edición de archivos

Vibe permite usar la función Edit-in-Place para editar documentos. Esta función permite editar documentos almacenados en el servidor de Vibe sin interrupción.

Si trabaja en un entorno Windows con Microsoft Office, puede descargar e instalar Novell Vibe Add-In para disfrutar de una experiencia del usuario mejorada. Después de descargar e instalar Vibe Add-In, este complemento se utiliza para editar los archivos, en lugar de WebDAV. Para obtener más información sobre la edición de archivos cuando Vibe Add-In está instalado, consulte la guía Inicio rápido de Novell Vibe Add-In. En la información siguiente se supone que utiliza WebDAV para editar los archivos y que Vibe Add-In no está instalado.

Sólo es posible editar los archivos si se cuenta con la aplicación de edición para ese tipo específico de archivo instalada en la estación de trabajo personal. Por ejemplo, para editar un archivo .doc, Microsoft Word debe estar instalado en la estación de trabajo personal.

  1. Acceda a la entrada que contiene el archivo que desea editar y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo que desea editar es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. Junto al archivo que desee editar, haga clic en Acciones de archivo > Editar este archivo.

    El archivo se lanzará en el editor de archivos que se haya especificado. Para obtener información sobre cómo cambiar el editor que Vibe utiliza para editar los archivos, consulte la Sección B.10, No es posible editar los archivos adjuntos de las entradas.

    Si utiliza Microsoft Office para editar los documentos y ha instalado Vibe Add-In, este complemento se lanza por defecto al editar documentos en Vibe. Para obtener más información sobre Vibe Add-In, consulte la guía Inicio rápido de Novell Vibe Add-In.

  4. (Condicional) Si Vibe le pide que proporcione sus credenciales, especifique el nombre de usuario y la contraseña que utiliza para entrar a la sesión de Vibe y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    A partir de ese momento, podrá editar el archivo.

  5. Una vez que haya editado el archivo, guarde los cambios y, a continuación, salga de la aplicación de edición.

    Vibe crea una versión nueva del archivo. También crea una versión del archivo tal como era antes de modificarlo. Cuando se sale de la entrada y se vuelve a abrir, se puede ver la versión antigua del archivo, tal y como se describe en la Acceso a una versión anterior guardada de un archivo.

IMPORTANTE:si se edita un documento adjunto mediante OpenOffice, Vibe crea una versión nueva del documento cada vez que se hace clic en Guardar. Puesto que cada versión de un documento cuenta para calcular la cuota de datos, en caso de usar OpenOffice sólo debe guardar el documento cuando lo cierre. Para obtener más información sobre la cuota de datos, consulte Managing Your Data Quota (Gestión de la cuota de datos) en la Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe 3.4). Para obtener información sobre cómo suprimir versiones de un archivo, consulte la Supresión de versiones existentes de un archivo.

Si utiliza Microsoft Office, Vibe sólo crea una versión nueva cada vez que se edita el documento. Si se hace clic en Guardar varias veces no se crean varias versiones.

7.13.5 Descarga de archivos

Es posible descargar archivos asociados con una entrada. Puede descargar un único archivo o todos los archivos asociados con la entrada. Los archivos se descargan en un archivo .zip.

Descarga de archivos individuales

  1. Acceda a la entrada que contiene el archivo que desea descargar y ábrala.

  2. Junto al archivo, haga clic en Acciones de archivo > Descargar este archivo en un archivo zip.

Descarga de todos los archivos

  1. Acceda a la entrada que contiene los archivos que desea descargar y ábrala.

  2. Junto al archivo de la entrada, haga clic en Acciones de archivo > Descargar todos los archivos.

    O bien

    Haga clic en la pestaña Datos adjuntos y, seguidamente, en Descargar todos los archivos.

7.13.6 Obtención de la URL de WebDAV de un archivo

Si conoce la URL de WebDAV de un archivo, puede abrirlo directamente desde una aplicación de edición, como Microsoft Office, o directamente mediante la línea de comandos.

Para obtener la URL de WebDAV de un archivo:

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo del que quiere obtener la URL de WebDAV y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. Junto al archivo, haga clic en Acciones de archivo > URL de WebDAV.

    La URL de WebDAV se muestra y la puede copiar.

Después de obtener la URL de WebDAV del archivo, puede especificarla en un editor de documentos, como Microsoft Office, para abrir el documento. Consulte la documentación del editor de documentos oportuno para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.

7.13.7 Adición de una nota sobre un archivo o una versión de archivo

Puede ser necesario añadir una nota sobre un archivo concreto o sobre una versión de un archivo. Las notas de archivo se muestran directamente debajo del nombre del archivo en las pestañas Datos adjuntos y Versiones del archivo. Las notas de archivo pueden indicar a los usuarios qué contienen exactamente los archivos antes de abrirlos. También pueden suponer un método útil de distinguir una versión de otra.

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo adjunto o la versión del archivo para la que desea añadir una nota y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo para el que quiere añadir una nota es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. Junto al archivo para el que quiere añadir una nota, haga clic en Acciones de archivo > Editar nota de archivo.

    Se muestra la página Añadir una nota de archivo.

  4. Especifique la nota que quiere añadir y haga clic en Aceptar.

7.13.8 Definición del estado del archivo

Si tiene varias versiones de un archivo, puede resultar útil definir un estado para cada una a fin de facilitar el seguimiento de la versión oficial, determinar cuáles son sólo borradores, etc. Los archivos pueden tener los estados: Oficial, Borrador y Obsoleto.

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo adjunto o la versión del archivo para la que desea definir el estado y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo para el que quiere definir el estado es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. En la columna Estado situada junto al archivo para el que desea definir el estado, haga clic en el estado actual y, seguidamente, en el estado que desea definir.

7.13.9 Uso del control de versiones con los archivos

Cuando se modifica un archivo en Vibe, se guarda la versión anterior del archivo y se puede acceder a ella para usarla como referencia. Esta característica se aplica a los archivos almacenados en las carpetas de archivos de Vibe y a cualquier archivo que se guarde como archivo adjunto a una entrada de carpeta.

Creación de una nueva versión de un archivo

Cuando se edita y se guarda un archivo, Vibe crea una versión nueva y guarda la antigua. Para obtener información sobre cómo editar un archivo, consulte Edición de archivos.

También puede usar la función de arrastrar y soltar para crear una versión nueva de un archivo adjunto o de una entrada de archivo en una carpeta de archivos, como se describe en las siguientes secciones:

Arrastrar y soltar un archivo para actualizar un archivo adjunto a una entrada

Para poder crear una versión nueva del adjunto de una entrada existente, el archivo que arrastre y suelte debe tener el mismo nombre que el adjunto de la entrada para el que desea crear la versión.

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo adjunto para el que desea crear una versión nueva y ábrala.

  2. Haga clic en la pestaña Datos adjuntos y haga clic en Arrastrar y soltar archivos.

  3. Arrastre un archivo desde una ubicación, por ejemplo, su escritorio, y suéltelo en el icono de la carpeta de la ventana para arrastrar y soltar.

    El documento se añade como una versión nueva del adjunto de la entrada existente. Las versiones anteriores se muestran en la pestaña Versiones del archivo de la entrada.

Arrastrar y soltar un archivo para actualizar el archivo primario de una entrada de archivo

Sólo es posible crear versiones actualizadas de las entradas de carpeta en las carpetas de archivos, como se describe en esta sección. Para obtener más información sobre las diferencias entre las carpetas de archivos y los demás tipos de carpetas de Vibe a la hora de añadir archivos, consulte la Sección 6.5.1, Adición de archivos a una carpeta de archivos y a otras carpetas habilitadas para WebDAV.

Para poder crear una versión nueva de un archivo existente en la carpeta de archivos, el archivo que arrastre y suelte debe tener el mismo nombre que el archivo existente para el que desea crear la versión.

  1. Acceda a la carpeta en la que desea importar la nueva versión del archivo.

    Debe existir un archivo con el mismo nombre como entrada de archivo en la carpeta.

  2. Haga clic en Añadir archivos en la barra de herramientas Entrada de carpeta.

    Se abrirá la ventana para arrastrar y soltar.

  3. Arrastre un archivo desde una ubicación, por ejemplo, su escritorio, y suéltelo en el icono de la carpeta de la ventana para arrastrar y soltar.

    El documento se añade como una versión nueva de la entrada de archivo existente. Las versiones anteriores se muestran en la pestaña Versiones del archivo de la entrada.

Aumento del número de versión principal de un archivo

Por defecto, cuando se crean versiones nuevas de un archivo, Vibe añade números de versión menores. Por ejemplo, 1.0, 1.1, 1.2, etc. Es posible aumentar el número de versión principal de la versión más reciente de un archivo. Por ejemplo, para que la versión 1.2 se convierta en la versión 2.0.

Si la carpeta se ha configurado para que suprima de forma automática versiones antiguas del archivo, como se describe en Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Supresión automática de versiones menores de archivos que superen el máximo permitido) en la sección Managing Folders (Gestión de carpetas) de la Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe 3.4), cuando una versión menor de un archivo se convierte en una versión principal, la versión se conserva y no se suprime.

Para aumentar el número de versión principal de un archivo:

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo del que quiere aumentar el número de versión principal y ábrala.

  2. (Condicional) Si el archivo cuyo número de versión principal quiere aumentar es un adjunto, haga clic en la pestaña Datos adjuntos.

    Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.

  3. Junto al archivo cuyo número de versión principal quiere aumentar, haga clic en Acciones de archivo > Incrementar número de versión principal.

    Se muestra la página Incrementar número de versión principal.

  4. Haga clic en Aceptar.

Acceso a una versión anterior guardada de un archivo

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo cuya versión anterior quiere abrir y ábrala.

  2. Haga clic en la pestaña Versiones del archivo.

    Se muestran todas las versiones guardadas anteriormente de los archivos asociados con la entrada en orden cronológico inverso. Vibe muestra datos como la fecha, el tamaño del archivo y la persona que lo ha modificado.

Subir de nivel una versión anterior del archivo para convertirlo en la versión actual

Es posible subir de nivel una versión anterior de un archivo para convertirlo en la versión actual. La versión actual es el archivo principal de la entrada de archivo. Hay versiones adicionales situadas debajo de la versión principal en la pestaña Versiones del archivo.

  1. Diríjase a la entrada en la que se encuentre la versión del archivo que desea subir de nivel y ábrala.

  2. Haga clic en la pestaña Versiones del archivo.

  3. Junto a la versión del archivo que desea subir de nivel, haga clic en Acciones de archivo > Subir de nivel esta versión para que sea la actual y haga clic en Aceptar.

Es posible revertir toda la entrada a una versión anterior (por ejemplo, el título y la descripción de la entrada), como se describe en la Sección 7.14.3, Reversión de una entrada a una versión anterior.

Supresión de versiones existentes de un archivo

IMPORTANTE:los archivos y las versiones de archivo suprimidos del sitio de Vibe no se pueden recuperar.

  1. Diríjase a la entrada que contiene el archivo cuya versión anterior quiere abrir y ábrala.

  2. Haga clic en la pestaña Versiones del archivo.

    Se muestran todas las versiones guardadas anteriormente de los archivos asociados con la entrada en orden cronológico inverso. Vibe muestra datos como la fecha, el tamaño del archivo y la persona que lo ha modificado.

  3. Para suprimir varias versiones de forma simultánea, seleccione las versiones del archivo que desee suprimir y haga clic en Suprimir versiones seleccionadas.

    O bien

    Para suprimir una única versión, haga clic en la opción Acciones de archivo situada junto a la versión que desea suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir esta versión.

  4. Haga clic en Aceptar para confirmar la supresión.

Definición de un número máximo de versiones permitidas

Si es el propietario de una carpeta o un área de trabajo, puede definir un número máximo de versiones permitidas para cada archivo. Para obtener más información, consulte Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Limitación de versiones de archivos para carpetas y áreas de trabajo mediante la configuración de la supresión automática) en la Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe 3.4).