7.11 Uso de carpetas de tareas

Las carpetas de tareas permiten rastrear el progreso realizado en los trabajos asignados. Micro Focus Vibe permite crear carpetas de tareas en cualquier área de trabajo que se desee. Puede mantener una carpeta de tareas personal en su área de trabajo personal y, a continuación, añadir carpetas de tareas distintas a áreas de trabajo de equipo para rastrear las tareas específicas de cada equipo.

7.11.1 Clasificación de las tareas de la carpeta de tareas por características

Vibe permite ordenar las tareas de la lista por número, nombre, prioridad, fecha de caducidad, estado, persona asignada o porcentaje finalizado. La lista de tareas está ordenada por defecto por la columna N.º. Cuando se ordena la lista de tareas por una columna distinta, la columna N.º se convierte automáticamente en un sistema de ordenación secundario. Por ejemplo, si ordena la lista de tareas por prioridad, las tareas se ordenan en primer lugar por la prioridad y en segundo lugar por el número. En todos los grupos de tareas ordenados por prioridad, las tareas se ordenan por número.

Cuando se ordena la lista de tareas como se describe en esta sección, las tareas se muestran en una vista sin niveles (las subtareas ya no aparecen sangradas bajo la tarea principal). Para volver a mostrar las subtareas sangradas, ordene la columna N.º en orden ascendente.

Para ordenar las tareas:

  1. Acceda a la carpeta de tareas cuyas tareas desee ordenar.

  2. En la parte superior de la lista de tareas, haga clic en el título de la columna por la que desee ordenar las tareas.

    Las tareas de la carpeta de tareas se ordenan según el título de la columna en el que se hace clic. No. se convierte automáticamente en un sistema de ordenación secundario.

7.11.2 Filtrado de la lista de tareas

Puede localizar rápidamente una tarea mediante el filtro. Esto resulta de utilidad si la lista de tareas contiene muchas entradas.

  1. En la esquina superior derecha de la lista de tareas, haga clic en el campo Buscar nombre, especifique el título de la entrada de tarea que busca y pulse Intro.

7.11.3 Modificación de tareas en la lista de tareas

Puede modificar tareas y subtareas individuales directamente en la lista de tareas. Es posible cambiar la prioridad, el estado, la fecha de caducidad y el porcentaje de finalización.

  1. Haga clic en el icono de flecha abajo de las columnas Prioridad, > Estado, > Fecha de caducidad o Cerrado - % terminado para la tarea que desee modificar.

  2. Haga clic en la nueva prioridad, estado o porcentaje terminado en la lista desplegable.

    O bien

    Si va a modificar la fecha de caducidad, realice los cambios en el recuadro de diálogo Fecha de caducidad y haga clic en Aceptar.

    En Vibe 3.1 y versiones posteriores, cuando se marca una tarea como Completada (en la columna Estado) o al 100 % (en la columna Cerrado - % terminado), la fecha y la hora a la que se marcó la tarea como terminada se muestra en la columna Cerrado - % terminado. En esta columna no se muestra nada si la tarea se marcó como Completada o al 100 % en una versión anterior a la 3.1.

Puede modificar otros aspectos de una entrada de tarea, tal y como se describe en la Modificación de todas las secciones de una entrada.

7.11.4 Creación de tareas en una ubicación específica de la lista de tareas

Cuando se crean entradas de tarea nuevas como se describe en la Creación de una entrada de carpeta, la nueva entrada de tarea aparece en la parte inferior de la lista de tareas. Puede crear una entrada de tarea en una ubicación específica de la lista de tareas.

  1. Haga clic en la columna N.º de la lista de tareas para asegurarse de que las tareas se ordenan por número en orden ascendente.

    Puede que tenga que hacer clic en la columna N.º de nuevo si la columna se ordena en orden descendente la primera vez.

    Si se ordena la lista de tareas por la columna N.º en orden ascendente, se muestra una flecha desplegable a la derecha de cada tarea de la lista.

  2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a la tarea en la que desea crear una subtarea y haga clic en Tarea nueva encima o en Tarea nueva debajo, según dónde desee colocar la tarea en la lista.

  3. Complete el formulario de entrada y haga clic en Aceptar para terminar de crear la subtarea.

    Para obtener más información sobre cómo completar el formulario de entrada, consulte la Cumplimentación del formulario de entrada.

    La tarea se crea en la ubicación oportuna de la lista.

7.11.5 Creación de tareas enlazadas

Antes de enlazar tareas, es importante que comprenda cómo funciona el enlazado de tareas en Vibe.

Descripción de las tareas enlazadas

Una tarea enlazada es una tarea que caduca un número concreto de días después de la fecha de inicio o de la fecha de caducidad de la tarea que la precede. Sólo es posible enlazar subtareas. La primera subtarea de una tarea principal se puede enlazar con la fecha de inicio de la tarea principal. Las subtareas siguientes se pueden enlazar con la fecha de caducidad de la tarea que la precede en la lista de tareas.

Por ejemplo, la subtarea A empieza al mismo tiempo que la tarea principal y su fecha de caducidad es la fecha de inicio de la tarea principal más la duración de la subtarea A. La fecha de caducidad de la subtarea B es la fecha de caducidad de la subtarea A más la duración de la subtarea B, y así sucesivamente.

Para enlazar una subtarea con la tarea principal o con otra subtarea, se debe definir la duración de la subtarea durante la creación o modificación de la subtarea. Esto se hace en el campo Duración del formulario de entrada. (Para obtener más información sobre cómo definir la duración de la tarea, consulte Enlazado de subtareas con otras tareas).

Enlazado de subtareas con otras tareas

Para enlazar una subtarea con otra tarea:

  1. Cree una subtarea.

    Asegúrese de que la posición de la subtarea es justo debajo de la tarea principal en la lista de tareas, o de la subtarea con la que desea enlazar.

    Para obtener más información sobre cómo crear una subtarea y cambiar su posición en la lista de tareas, consulte Creación de subtareas.

  2. Modifique la subtarea que desea enlazar con la tarea principal o con otra subtarea haciendo clic en su título y haciendo clic en Modificar.

    Se muestra el formulario de entrada.

  3. En la sección Período de tiempo del formulario de entrada, asegúrese de que los campos Inicio y Fin están vacíos.

  4. En el campo Duración, especifique el número de días para que la subtarea caduque.

    En el caso de las subtareas enlazadas con la tarea principal, este número empieza después de la fecha de inicio de la tarea principal. En el caso de las subtareas enlazadas con otras subtareas, este número empieza después de la fecha de caducidad de la subtarea que la precede en la lista de tareas.

7.11.6 Cambio del orden de las tareas

Cuando la lista de tareas se ordena por número en orden ascendente, las tareas aparecen en el orden en el que se crearon. (Para obtener más información sobre los distintos modos de ordenar las tareas, consulte la Clasificación de las tareas de la carpeta de tareas por características).

Es posible cambiar el orden en el que aparecen las tareas en la lista de tareas. Cuando se cambia el orden de una tarea, todas las subtareas asociadas con la tarea principal también se mueven. Las subtareas no se pueden sacar de la tarea principal en la lista de tareas, a no ser que primero se conviertan en tareas principales, como se describe en la Conversión de una subtarea en una tarea principal.

Reclasificación de tareas de una en una

Es posible cambiar el orden de una sola tarea, o de varias tareas a la vez.

  1. Haga clic en la columna N.º de la lista de tareas para asegurarse de que las tareas se ordenan por número en orden ascendente.

    Puede que tenga que hacer clic en la columna N.º de nuevo si la columna se ordena en orden descendente la primera vez.

    Si se ordena la lista de tareas por la columna N.º en orden ascendente, se activan los iconos de flecha situados sobre la lista de tareas.

  2. Seleccione la tarea que desea subir o bajar en la lista.

    Por comodidad, es posible seleccionar varias tareas.

  3. Haga clic en los iconos de flecha arriba o abajo para subir o bajar la tarea en la lista.

Reclasificación de una única tarea en cualquier lugar de la lista de tareas con un clic

Es posible mover rápidamente una tarea a cualquier ubicación dentro de la lista de tareas.

  1. Haga clic en el número de la tarea de la columna N.º.

  2. Especifique el número donde desee mover la tarea en la lista de tareas.

  3. Pulse Intro.

7.11.7 Gestión de subtareas

Las subtareas permiten dividir tareas grandes en componentes más pequeños. Puede haber varios usuarios asignados a varias subtareas con el fin de realizar una tarea principal. Cuando todas las subtareas estén marcadas como finalizadas, la tarea principal también se marcará como completada.

Creación de subtareas

Si crea una subtarea, asegúrese de asignarle un nombre descriptivo. Esto es necesario porque las subtareas no siempre se muestran en una vista jerárquica en la lista de tareas. Para obtener más información, consulte Visualización de subtareas.

Para crear una subtarea:

  1. Haga clic en la columna N.º de la lista de tareas para asegurarse de que las tareas se ordenan por número en orden ascendente.

    Puede que tenga que hacer clic en la columna N.º de nuevo si la columna se ordena en orden descendente la primera vez.

    Si se ordena la lista de tareas por la columna N.º en orden ascendente, se muestra una flecha desplegable a la derecha de cada tarea de la lista.

  2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a la tarea en la que desea crear la subtarea y haga clic en Subtarea nueva.

  3. Complete el formulario de entrada y haga clic en Aceptar para terminar de crear la subtarea.

    Para obtener más información sobre cómo completar el formulario de entrada, consulte la Cumplimentación del formulario de entrada.

    La subtarea se crea bajo la tarea en la que se creó.

Conversión de una tarea principal en una subtarea

Es posible convertir cualquier tarea principal en una subtarea de otra tarea. Es más, es posible convertir una tarea en una subtarea de una subtarea (es decir, las subtareas pueden anidarse).

  1. Haga clic en la columna N.º de la lista de tareas para asegurarse de que las tareas se ordenan por número en orden ascendente.

    Puede que tenga que hacer clic en la columna N.º de nuevo si la columna se ordena en orden descendente la primera vez.

    Si se ordena la lista de tareas por la columna N.º en orden ascendente, se activan los iconos de flecha situados sobre la lista de tareas.

  2. Seleccione la tarea que desea convertir en subtarea.

  3. Haga clic en los iconos de flecha arriba o flecha abajo para mover la tarea justo debajo de la tarea que desea convertir en tarea principal.

  4. Haga clic en el icono de flecha a la derecha para convertir la tarea en subtarea de la tarea situada directamente encima en la lista.

Conversión de una subtarea en una tarea principal

Para convertir una subtarea en una tarea principal:

  1. Haga clic en la columna N.º para asegurarse de que la lista de tareas está ordenada por número en orden ascendente.

    Puede que tenga que hacer clic en la columna N.º de nuevo si la columna se ordena en orden descendente la primera vez.

    Si se ordena la lista de tareas por la columna N.º en orden ascendente, se activan las flechas situadas sobre la lista de tareas.

  2. Seleccione la subtarea que desea convertir en tarea principal y haga clic en el icono de flecha a la izquierda .

Visualización de subtareas

Las subtareas se muestran sangradas respecto a las tareas principales sólo si la lista de tareas está ordenada por la columna N.º. Si hace clic en otro encabezado de columna, las subtareas se muestran alineadas con las tareas principales.

Para garantizar que la lista de tareas está ordenada por la columna N.º:

  1. Haga clic en la columna N.º.

Supresión de subtareas y tareas que contienen subtareas

A la hora de suprimir subtareas y tareas que contienen subtareas, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Si se suprime una subtarea y luego se anula la supresión, la subtarea se restaura en la lista de tareas como tarea principal (deja de ser una subtarea).

    Para obtener más información sobre cómo anular la supresión de las entradas, consulte la Recuperación de una entrada de carpeta de la papelera.

  • Si se suprime una tarea principal que contiene subtareas, sólo se suprime la tarea principal. Las subtareas asociadas con la tarea principal suprimida permanecen en la lista y se convierten en tareas principales (dejan de ser subtareas).

7.11.8 Sincronización de carpetas de tareas de Vibe seleccionadas

Vibe permite sincronizar las carpetas de tareas que se desee y mostrarlas en una única lista de tareas resumida en el panel de accesorios. Puede ver las tareas asignadas a usuarios específicos, grupos o equipos.

  1. Acceda a la página donde desee mostrar la lista de tareas.

  2. Haga clic en la lista desplegable Panel de accesorios.

  3. Haga clic en Añadir un accesorio.

  4. En la sección Ámbito del accesorio, seleccione dónde desea que se muestre el accesorio.

    Accesorio personal sólo para esta página: este accesorio aparece únicamente para usted y sólo en el área de trabajo o la carpeta que se muestre en cada momento.

    Accesorio personal para todas las áreas de trabajo y carpetas: este accesorio aparece únicamente para usted, pero en todas las páginas de áreas de trabajo y carpetas a las que acceda.

    Accesorio de comunidad para esta página: este accesorio sólo aparece en esta página y se muestra para todos los usuarios que vean la página. Sólo los propietarios del área de trabajo y la carpeta tienen permiso para establecer accesorios de comunidad.

  5. En la sección Tipo de accesorio, seleccione Resumen de tareas.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Se mostrará la página Configuración del accesorio.

  7. En el campo Título, proporcione un título para la lista de tareas.

  8. En la sección Estilo de pantalla, seleccione si desea que la lista de tareas tenga un borde.

  9. En el campo Número de resultados que se deben mostrar, especifique cuántos resultados desea mostrar en un momento dado en la lista de tareas.

  10. En la sección Mostrar sólo las tareas asignadas a, especifique los usuarios, grupos o equipos cuyas tareas desee ver.

  11. En la sección Seleccione las carpetas de tareas que se deben mostrar, acceda al árbol del área de trabajo y seleccione todas las carpetas de tareas que desee que se incluyan en la lista de tareas.

    Vibe reunirá las tareas de todas las carpetas de tareas que seleccione aquí y las mostrará en una única y cómoda lista de tareas en el panel de accesorios.

  12. Haga clic en Aplicar > Cerrar.

    El accesorio Resumen de tareas se muestra en el panel de accesorios en las páginas que haya configurado para ello en el Paso 4.

7.11.9 Cambio de la vista de la carpeta de tareas

El ajuste Ver de la carpeta de tareas permite elegir los tipos de tareas que desea mostrar en la lista de tareas.

  1. Haga clic en la lista desplegable Ver de la esquina superior derecha de la lista de tareas.

  2. Haga clic en una de estas opciones para las tareas que desea mostrar en la lista:

    • Todas las entradas: muestra todas las tareas.

    • Completado: muestra las tareas con el estado Cerrado.

    • Hoy: muestra las tareas que caducan hoy.

    • Semana: muestra las tareas que caducan en algún momento de los próximos siete días.

    • Mes: muestra las tareas que caducan en algún momento de los próximos 30 días.

    • Todos los activos: muestra las tareas que están activas actualmente.

    Las opciones siguientes solo están disponibles en las áreas de trabajo de usuario:

    • Tareas asignadas: muestra todas las tareas asignadas al propietario del área de trabajo, independientemente de dónde se encuentren situadas en Vibe.

    • De carpeta: muestra todas las tareas de la carpeta actual.

    Para obtener más información, consulte Visualización de las tareas en una vista completamente interactiva.

7.11.10 Visualización de todas las tareas que tiene asignadas

Vibe permite mostrar todas las tareas que tiene asignadas, independientemente de si se le han asignado a usted personalmente o a un grupo o equipo a los que pertenece.

Visualización de las tareas en una vista completamente interactiva

Vibe permite obtener una vista totalmente interactiva de todas las tareas que tiene asignadas.

  1. Acceda a una carpeta de tareas en el área de trabajo personal.

  2. Haga clic en la lista desplegable Ver de la esquina superior derecha de la lista de tareas y, a continuación, en Tareas asignadas.

    Vibe muestra todas las tareas que tiene asignadas actualmente.

Para obtener información sobre cómo modificar tareas de la lista de tareas mediante la vista interactiva, consulte la Modificación de tareas en la lista de tareas.

Visualización de resúmenes de todas las tareas que tiene asignadas

  1. Acceda a la página de inicio de su área de trabajo personal.

  2. Haga clic en la pestaña Tareas y calendarios.

    La sección izquierda de la página muestra todas las tareas que se le han asignado, independientemente de si se le han asignado a usted personalmente o a un grupo o equipo a los que pertenece.

  3. Seleccione En cualquier momento.

    Vibe muestra una vista resumida de todas las tareas que tiene asignadas.

Visualización de resúmenes de las tareas que tiene asignadas y que caducan en las próximas dos semanas

  1. Acceda a la página de inicio de su área de trabajo personal.

  2. Haga clic en la pestaña Tareas y calendarios.

    La sección izquierda de la página muestra todas las tareas que se le han asignado, independientemente de si se le han asignado a usted personalmente o a un grupo o equipo a los que pertenece.

  3. Seleccione En un plazo de 2 semanas.

    Vibe muestra una vista resumida de todas las tareas que tiene asignadas y que caducan en las próximas dos semanas.

7.11.11 Visualización de todas las tareas asignadas a un equipo, un grupo o un usuario individual concretos

Vibe permite ver todas las tareas ubicadas en el sitio de Vibe asignadas a un equipo, un grupo o un usuario individual concretos y mostrarlas en una lista única y resumida de tareas en el Panel de accesorios.

  1. Acceda a la página donde desee mostrar la lista de tareas.

  2. Haga clic en la lista desplegable Panel de accesorios.

  3. Haga clic en Añadir un accesorio.

  4. En la sección Ámbito del accesorio, seleccione dónde desea que se muestre el accesorio.

    Accesorio personal sólo para esta página: este accesorio aparece únicamente para usted y sólo en el área de trabajo o la carpeta que se muestre en cada momento.

    Accesorio personal para todas las áreas de trabajo y carpetas: este accesorio aparece únicamente para usted, pero en todas las páginas de áreas de trabajo y carpetas a las que acceda.

    Accesorio de comunidad para esta página: este accesorio sólo aparece en esta página y se muestra para todos los usuarios que vean la página. Sólo los propietarios del área de trabajo y la carpeta tienen permiso para establecer accesorios de comunidad.

  5. En la sección Tipo de accesorio, seleccione Resumen de tareas.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Se mostrará la página Configuración del accesorio.

  7. En el campo Título, proporcione un título para la lista de tareas.

  8. En la sección Estilo de pantalla, seleccione si desea que la lista de tareas tenga un borde.

  9. En la sección Número de resultados que se deben mostrar, especifique cuántos resultados desea mostrar en un momento dado en la lista de tareas.

  10. En la sección Mostrar sólo las tareas asignadas a, especifique los usuarios, grupos o equipos cuyas tareas desee ver.

  11. En la sección Seleccione las carpetas de tareas que se deben mostrar, no seleccione nada.

    Vibe toma de todo el sitio de Vibe las tareas asociadas al usuario, al grupo o al equipo que ha especificado en el Paso 10 y las muestra en una única lista de tareas cómoda de usar del Panel de accesorios.

  12. Haga clic en Aplicar > Cerrar.

    El accesorio Resumen de tareas se mostrará en el panel de accesorios en las páginas que haya configurado para ello, como se describe en el Paso 4.

7.11.12 Configuración de una página de entrada para mostrar todas las tareas asignadas al usuario que ve la página

Si es el responsable del mantenimiento de una página de entrada a un área de trabajo, puede configurar esta página para que muestre las tareas asignadas al usuario concreto. Para obtener más información, consulte Adding Content to Your Landing Page (Adición de contenido a la página de entrada) en la Micro Focus Vibe 4.0.5 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

7.11.13 Importación de tareas

Vibe permite importar tareas de otras aplicaciones de software. Puede importar tareas desde Outlook o desde otras aplicaciones que puedan exportar a archivos de los formatos .ical, .ics, .ifb e .icalendar.

Puede importar tareas como un único archivo, o bien importar una lista de tareas de una URL.

Importación de tareas como un único archivo

  1. Acceda a la carpeta de tareas a la que desee importar la tarea.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Opciones de carpeta.

    Aparece el recuadro de diálogo Opciones de carpeta.

  3. En la sección Opciones de importación de tarea, seleccione A partir de archivo de iCalendar.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Se muestra el recuadro de diálogo Importar tareas desde archivo.

  5. Haga clic en Seleccionar archivo y, a continuación, busque y seleccione la tarea que desee importar.

  6. Haga clic en Cargar.

Importación de tareas de una URL

  1. Acceda a la carpeta de tareas a la que desee importar la tarea.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Opciones de carpeta.

    Aparece el recuadro de diálogo Opciones de carpeta.

  3. En la sección Opciones de importación de tarea, seleccione Por URL.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Se muestra el recuadro de diálogo Importar tareas por URL.

  5. En el campo proporcionado, especifique la URL donde se encuentre la lista de tareas que desee importar.

  6. Haga clic en Aceptar.