4.1 Gestión general de áreas de trabajo

Esta sección contiene información sobre tareas que se aplican a todos los tipos de áreas de trabajo.

4.1.1 Creación de una nueva área de trabajo

Micro Focus Vibe permite crear nuevas áreas de trabajo en las áreas de trabajo para las que tenga los derechos correspondientes.

  1. Desplácese al área de trabajo donde desee crear la nueva área de trabajo.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Nueva área de trabajo.

    Se muestra la página Nueva área de trabajo.

  3. Especifique la información que corresponda para la página.

    Título del área de trabajo: especifique un título para el área de trabajo.

    Si deja este campo en blanco, el área de trabajo recibirá el nombre Área de trabajo.

    Área de trabajo: seleccione el tipo de área de trabajo que desee crear.

    Complete los campos de información adicional que se muestran al seleccionar el tipo de área de trabajo.

    Miembros del equipo: (condicional) esta sección sólo se muestra cuando se crea un área de trabajo de equipo. Utilice esta sección para especificar los usuarios y grupos que desee incluir como miembros de su área de trabajo de equipo.

    Carpetas del área de trabajo: utilice esta sección para seleccionar las carpetas que desee que incluya el área de trabajo.

    Comunicado: (opcional) cree un mensaje de comunicado para enviarlo a todos los integrantes del equipo.

    Si no está creando un área de trabajo de equipo, el mensaje se envía a todos los miembros del equipo del área de trabajo padre.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.2 Uso compartido de un área de trabajo

Para obtener información sobre el uso compartido de áreas de trabajo en Vibe, consulte el Sección 3.0, Uso compartido de entradas, carpetas y áreas de trabajo.

4.1.3 Modificación de un área de trabajo

Después de crear el área de trabajo, puede modificar su título y descripción, cambiar el icono que la representa y actualizar los adjuntos.

  1. Desplácese al área de trabajo que desee modificar.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Editar área de trabajo.

  3. Modifique el área de trabajo según sus necesidades y haga clic en Aceptar.

4.1.4 Supresión de un área de trabajo

IMPORTANTE:Al suprimir un área de trabajo, se hacen irrecuperables todas las carpetas y entradas del área de trabajo; se suprimen de forma permanente del sitio de Vibe.

  1. Desplácese al área de trabajo que desee suprimir.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Suprimir área de trabajo.

    Se mostrará el recuadro de diálogo Suprimir.

  3. (Condicional) Para mover el área de trabajo a la papelera, seleccione Mover a la papelera y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si selecciona esta opción, el área de trabajo se elimina de su ubicación actual, pero no se suprime de forma permanente del sistema Vibe. Puede restaurar el área de trabajo como se describe en la Recuperación de un área de trabajo de la papelera.

  4. (Condicional) Para suprimir el área de trabajo de forma permanente, seleccione Suprimir.

    IMPORTANTE:Los elementos suprimidos no se pueden recuperar.

  5. (Condicional) Si el área de trabajo contiene carpetas duplicadas, puede seleccionar si desea suprimir los archivos de origen de las carpetas, así como todas las subcarpetas de las carpetas duplicadas.

    Para obtener más información sobre cómo trabajar con carpetas duplicadas, consulte Working with Mirrored Folders (Uso de carpetas duplicadas) en la Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

  6. Haga clic en Aceptar.

4.1.5 Recuperación de un área de trabajo de la papelera

Vibe permite recuperar un área de trabajo que haya movido anteriormente a la papelera y devolverla a su ubicación anterior.

  1. Desplácese al área de trabajo donde residía anteriormente el área de trabajo antes de moverla a la papelera.

    Por ejemplo, si desea restaurar un área de trabajo de equipo que estaba situada en el directorio Áreas de trabajo de equipo, acceda al directorio Áreas de trabajo de equipo.

    SUGERENCIA:Si desea ver todo lo que se ha movido a la papelera del sitio de Vibe, desplácese al nivel más alto del área de trabajo. (Por defecto es el directorio Área de trabajo de inicio).

  2. Haga clic en la carpeta Papelera del panel de navegación.

    O bien

    Haga clic en Ver > Ver papelera en la barra de herramientas Acción.

    La página Papelera muestra todas las áreas de trabajo, carpetas y entradas suprimidas en el área de trabajo actual o en las subáreas. Los elementos que se han limpiado no se muestran, ya que no se pueden recuperar.

  3. Seleccione el área de trabajo que desea restaurar. Asimismo, seleccione las carpetas incluidas en el área de trabajo que también desee restaurar.

  4. Haga clic en Restaurar.

    El área de trabajo y las carpetas que seleccione se restauran a la ubicación anterior.

Para obtener más información sobre cómo restaurar elementos, consulte Restoring Items from the Trash (Restauración de elementos de la papelera) en la Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.6 Copia de un área de trabajo

NOTA:Al copiar un área de trabajo, solo se copiarán los elementos que estén dentro de dicho área de trabajo (áreas de trabajo, carpetas y entradas) para los que tenga derecho de visualización. Una vez copiado el área de trabajo a su nueva ubicación, asume e los derechos de acceso del área de trabajo a donde se copió.

  1. Desplácese al área de trabajo que desee copiar.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Copiar área de trabajo.

    Se mostrará la página Copiar esta área de trabajo.

  3. En el campo Carpeta de destino, comience a escribir el nombre del área de trabajo donde desea copiar el área de trabajo y, a continuación, haga clic en ella cuando aparezca la lista desplegable.

    o bien

    Haga clic en el icono Examinar situado junto al campo Carpeta de destino y, a continuación, busque y seleccione el área de trabajo donde desea copiar el área de trabajo.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.7 Traslado de un área de trabajo

Vibe permite mover un área de trabajo a cualquier carpeta o área de trabajo para las que tenga los derechos adecuados.

  1. Desplácese al área de trabajo que desee mover.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Mover área de trabajo.

    Se mostrará la página Mover esta área de trabajo.

  3. En el campo Carpeta de destino, comience a escribir el nombre del área de trabajo a donde desea mover el área de trabajo y, a continuación, haga clic en ella cuando aparezca la lista desplegable.

    o bien

    Haga clic en el icono de Examinar situado junto al campo Carpeta de destino y, a continuación, seleccione el área de trabajo a donde desea mover el área de trabajo.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.8 Adición de un área de trabajo secundaria

Vibe permite crear áreas de trabajo secundarias dentro de las áreas de trabajo existentes.

  1. Desplácese al área de trabajo en la que desee añadir el área de trabajo secundaria.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Nueva área de trabajo.

    Se muestra la página Nueva área de trabajo.

  3. Especifique la información.

    Título del área de trabajo: especifique un título para el área de trabajo.

    Si deja este campo en blanco, el área de trabajo recibirá el nombre Área de trabajo.

    Miembros del equipo: (condicional) esta sección sólo se muestra cuando se crea un área de trabajo de equipo. Utilice esta sección para especificar los usuarios y grupos que desee incluir como miembros de su área de trabajo de equipo.

    Área de trabajo: seleccione el tipo de área de trabajo que desee crear.

    Complete los campos de información adicional que se muestran al seleccionar el tipo de área de trabajo.

    Carpetas del área de trabajo: utilice esta sección para seleccionar las carpetas que desee que incluya el área de trabajo.

    Comunicado: (opcional) cree un mensaje de comunicado para enviarlo a todos los integrantes del equipo.

    Si no está creando un área de trabajo de equipo, el mensaje se envía a todos los miembros del equipo del área de trabajo padre.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.9 Adición de carpetas a un área de trabajo

Vibe permite añadir carpetas adicionales al área de trabajo en cualquier momento.

  1. Desplácese al área de trabajo en la que desee añadir las nuevas carpetas.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Nueva carpeta.

    Se muestra la página Nueva carpeta.

  3. Especifique la siguiente información:

    Título de la carpeta: especifique un título para la carpeta.

    Si no proporciona un título, la carpeta recibirá el nombre de carpeta por defecto. Por ejemplo, una carpeta de discusiones se denominará Discusión.

    Carpeta: seleccione el tipo de carpeta que desee crear.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.10 Generación de informes de actividad para un área de trabajo

Vibe permite generar informes acerca de la actividad que se haya generado en una determinada área de trabajo.

  1. Desplácese al área de trabajo para la que desee generar el informe de actividad.

  2. Haga clic en Ver > Informe de actividad.

    Se mostrará la página Actividad de la carpeta.

  3. Especifique la siguiente información:

    Informe de actividad entre: seleccione el rango de fechas para el que desee generar el informe de actividad.

    Informar sobre actividad de área de trabajo o carpeta: seleccione esta opción para ver cuántas visitas, adiciones, modificaciones y supresiones se han realizado en la carpeta. Es posible generar un informe para las siguientes categorías de usuarios:

    • Miembros del equipo: únicamente permite ver la actividad del área de trabajo de los miembros individuales del equipo.

    • todos los usuarios: permite ver la actividad del área de trabajo de todos los usuarios de Vibe. Esta opción muestra el nombre de los usuarios que han tenido cualquier tipo de actividad en el área de trabajo.

    • Resumen: permite ver un resumen de toda la actividad que se ha producido en el área de trabajo. Esta opción no muestra usuarios individuales.

    Informar del estado del flujo de trabajo: seleccione esta opción para ver la actividad de un flujo de trabajo. Puede optar por mostrar el tiempo promedio transcurrido en cada estado del flujo de trabajo, o bien mostrar el número de entradas que se encuentren en cada estado en ese momento.

    Seleccione las carpetas para los informes: seleccione las carpetas de las que desee generar el informe de actividad. Si selecciona el área de trabajo, Vibe genera un informe de actividad que incluye todas las carpetas del área de trabajo.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Vibe lanza el informe en una hoja de cálculo. Para obtener información sobre las columnas de la hoja de cálculo, consulte la Generación de informes de actividad.

4.1.11 Configuración de los derechos de uso compartido de un área de trabajo

Por defecto, las áreas de trabajo externas a las áreas de trabajo personales de los usuarios no están configuradas para que se pueda compartir su contenido. Si desea que los usuarios puedan compartir contenido de un área de trabajo, deberá configurarla de forma adecuada.

Para configurar los derechos de uso compartido de un área de trabajo:

  1. Desplácese al área de trabajo donde desee configurar derechos de uso compartido.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Derechos de uso compartido del área de trabajo.

    Se mostrará el recuadro de diálogo Definir derechos de uso compartido del área de trabajo.

    Seleccione Permitir junto a los derechos de uso compartido que desee otorgar a todas las áreas de trabajo seleccionadas y seleccione Borrar junto a los derechos de uso compartido que no desee otorgar.

    Están disponibles los siguientes derechos de uso compartido:

    Usuarios internos: permite a los usuarios compartir elementos con usuarios internos.´

    Usuarios externos: permite a los usuarios compartir elementos con usuarios ajenos a la organización.

    Los usuarios externos o ajenos a la organización reciben una notificación por correo electrónico con un enlace al elemento compartido y, entonces, podrán acceder al sitio de Vibe. Para obtener más información, consulte el Compartición con personas ajenas a la organización.

    Público: permite a los usuarios poner elementos a disposición del público. Esto significa que cualquier persona que tenga la URL correcta del elemento compartido podrá acceder a é sin tener que entrar en el sitio de Vibe.

    El administrador de Vibe debe habilitar antes esta funcionalidad.

    Enlace a archivo: permite a los usuarios compartir un enlace a un archivo en Vibe. Cualquier usuario que tenga el enlace podrá acceder al archivo. Sin embargo, el archivo no se muestra en el área Público, por lo que los usuarios deben tener acceso directo al enlace para acceder al archivo.

    Para obtener más información acerca de los enlaces a archivo, consulte la sección Distribución de un enlace a un archivo.

    Permitir volver a compartir derechos de uso compartido: cuando los usuarios comparten un archivo o una carpeta, pueden ofrecer a los usuarios con los que comparten la posibilidad de volver a compartir el archivo o la carpeta. El usuario que recibe el recurso compartido puede compartir el archivo solamente si dicho usuario ha recibido derechos administrativos para compartir el archivo o la carpeta.

    IMPORTANTE:Al seleccionar esta opción, tenga en cuenta que si se eliminan los derechos de acceso de un usuario para un elemento, eso no significa que se eliminen los derechos de acceso del usuario con el que se volvió a compartir dicho elemento.

    Por ejemplo, supongamos que el usuario A comparte un elemento con el usuario B y le otorga derechos para volver a compartirlo. Después, el usuario B comparte el elemento con el usuario C. Si el usuario A revoca los derechos de acceso para el elemento del usuario B, el usuario C seguirá teniendo acceso al elemento compartido.

4.1.12 Definición de una URL fácil de usar para un área de trabajo o una carpeta

Definir una URL sencilla para el área de trabajo o la carpeta puede facilitar a otros usuarios el acceso.

  1. Desplácese al área de trabajo donde desee definir la URL.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre del área de trabajo y, a continuación, haga clic en Configurar vistas, URL y controles.

  3. Haga clic en la pestaña URL sencillas y direcciones de correo electrónico.

  4. En la sección Definir URL sencillas para esta carpeta o área de trabajo, seleccione una de las palabras clave predefinidas en la lista desplegable Definir URL.

    A menos que sea administrador del sitio, la URL debe comenzar por una de estas palabras clave globales predefinidas.

  5. En el campo correspondiente, especifique la URL que desee para la carpeta o área de trabajo.

  6. Haga clic en Añadir > Cerrar.

Para suprimir una URL definida, selecciónela en la sección URL definidas actualmente y haga clic en Suprimir las URL seleccionadas.

Al definir una URL fácil de usar para una carpeta, también se permite a los usuarios enviar por correo electrónico las entradas de la carpeta a la carpeta, como se describe en la Configuración de una carpeta para recibir entradas por correo electrónico.

4.1.13 Definición de una cuota de datos para un área de trabajo

El administrador de Vibe le puede permitir definir sus propias cuotas de datos para las áreas de trabajo y las carpetas. Para obtener más información, consulte Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Definición de una cuota de datos para áreas de trabajo y carpetas) en la Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.14 Personalización de la vista del área de trabajo

Vibe permite personalizar el diseño de su área de trabajo. Para obtener más información, consulte Creating Custom Workspace Views (Creación de vistas personalizadas para el área de trabajo) en la Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.15 Aplicación de marcas a un área de trabajo

Aplicar marcas a un área de trabajo es una forma fácil de conseguir que el área de trabajo sea más exclusiva y se pueda identificar mejor. Cuando se aplican marcas a un área de trabajo, la marca también se aplica a todas las áreas de trabajo secundarias y a las subcarpetas.

Para obtener más información sobre las marcas, consulte Branding a Folder or Workspace (Marcas de carpetas o áreas de trabajo) en la Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

4.1.16 Presentación de vídeos de YouTube en un área de trabajo

En esta sección se describe cómo mostrar vídeos de YouTube en la sección Descripción del área de trabajo. Para obtener más información sobre cómo visualizar vídeos de YouTube en la sección Marcas de un área de trabajo, consulte Marcas de carpetas o áreas de trabajo en la Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Micro Focus Vibe 4.0.5).

Para mostrar un vídeo de YouTube en la sección Descripción de un área de trabajo:

  1. Desplácese al área de trabajo en la que desee mostrar el vídeo de YouTube.

  2. Haga clic en el icono Configurar situado junto al nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Editar área de trabajo.

  3. Haga clic en la sección Descripción y, a continuación, haga clic en Insertar > medios.

  4. En la pestaña General, pegue la URL del vídeo de YouTube que desea publicar.

  5. En los campos Dimensiones, no haga cambios si desea conservar las dimensiones originales de YouTube.

  6. Haga clic en Aceptar para que aparezca el vídeo en el área de trabajo.

Para obtener más información sobre los demás lugares donde se pueden mostrar vídeos de YouTube en Vibe, consulte la Presentación de vídeos de YouTube en una entrada de carpeta