74.7 Viestien lähettäminen ja hakeminen etäkäyttötilassa

Tietojen siirto ‑toiminnon avulla voit synkronoida online- ja etäpostilaatikot.

Kun muodostat yhteyden GroupWise-järjestelmään, etäpostilaatikosta lähettämäsi viestit toimitetaan vastaanottajille. Lisäksi etäjärjestelmä lähettää online-postilaatikolle pyynnön hakea sinulle tulleet viestit, kuten postit. GroupWise-järjestelmä käsittelee pyynnön ja lähettää viestit etäpostilaatikkoon Tietojen siirto ‑valintaikkunassa asettamiesi rajoitusten mukaan. Viestien lisäksi voit hakea sääntöjä, asiakirjoja ja osoitekirjoja.

74.7.1 Yhteyden muodostaminen GroupWiseen viestien lähettämisen ja noutamisen aikana

Jos yrität lähettää tai vastaanottaa viestejä etätilassa, kun GroupWise-yhteyttä ei ole, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa voit valita yhteyden muodostamisen nyt tai myöhemmin. Voit myös määrittää yhteyden asetukset ennen sen muodostamista

74.7.2 Viestien, sääntöjen, osoitteiden ja asiakirjojen lataaminen etäpostilaatikkoon

Voit hakea viestit, säännöt, osoitteet ja asiakirjat etäpostilaatikkoon seuraavasti:

  1. Jos käytät GroupWisea Online-tilassa, valitse Työkalut > Matkavalmistelut. Kirjoita Online-postilaatikkosi salasana, valitse puhelinnumero, jos ohjelma kehottaa tekemään niin, ja valitse sitten OK.

    tai

    Jos käytät GroupWisea etäkäyttötilassa, valitse Tilit > Tietojen siirto > GroupWise-määritykset.

  2. Jos haluat hakea viestejä, varmista, että Viestit-vaihtoehto on valittuna, valitse Lisäasetukset, valitse välilehti, jos se on valittavissa, valitse vaihtoehto ja valitse sitten OK.

    Jos määrität rajoituksen haettaville viesteille (valitsemalla esimerkiksi Hae vain otsikkorivi tai määrittämällä kokorajoituksia), voit ladata viestin loppuosan tai muut viestit myöhemmin. Lisätietoja saat kohdasta Sellaisten viestien hakeminen, joiden lataaminen jäi kesken.

    Jos käytät etäkäyttötilaa ja haluat hakea vain uusia viestejä, valitse Vain uudet > Hae-välilehdestä.

  3. Valitse OK.

  4. Hae sääntöjä valitsemalla Säännöt.

  5. Jos haluat hakea osoitteita GroupWise-osoitekirjasta, valitse GroupWise-osoitekirja, valitse Suodatin, määritä haettavat osoitteet ja valitse sitten OK.

    Koska osoitekirjojen hakeminen voi kestää kauan ilman modeemiyhteyttä, hakeminen kannattaa tehdä verkko- tai TCP/IP-yhteydessä.

    Lisätietoja on kohdassa GroupWise-osoitekirjan suodattaminen etäpostilaatikkoa varten.

  6. Jos haluat hakea omia osoitekirjojasi, valitse Omat osoitekirjat.

  7. Jos haluat hakea GroupWise-kirjaston asiakirjojen kopioita online-postilaatikosta, valitse Asiakirjat-valintaruutu, valitse Asiakirjat, valitse haluamasi asiakirjat, merkitse niiden tilaksi Käytössä ja valitse sitten OK.

    Kun asiakirjan tilaksi merkitään Käytössä, muut käyttäjät eivät voi muokata asiakirjaa. Jos asiakirjan tilaksi ei ole merkitty Käytössä, joku voi muokata sitä. Etäpostilaatikossa on tällöin asiakirjan kopio. Kun muokkaat kyseistä asiakirjaa ja palautat sen pääkirjastoon, asiakirja tallennetaan uutena versiona, eivätkä muutokset tallennu alkuperäiseen versioon. Jos et aio muokata asiakirjaa, älä merkitse sen tilaksi Käytössä.

    Kun suljet asiakirjan, jonka tila on Käytössä, ohjelma kysyy, haluatko lähettää asiakirjan pääkirjastoon ja merkitä sen tilaksi Käytettävissä. Jos et enää muokkaa asiakirjaa, merkitse se olemaan Käytettävissä, jolloin muut käyttäjät voivat muokata sitä.

  8. Jos käytät GroupWisea etäkäyttötilassa ja haluat määrittää etäsijaintisi ja yhteytesi ennen hakemista, valitse Määritä, valitse etäsijainti avattavasta Mistä yhteys luodaan ‑luettelosta, valitse yhteys avattavasta Mihin-luettelosta ja valitse sitten OK.

  9. Valitse Muodosta yhteys tai Valmis.

Jos käytät GroupWisea etäkäyttötilassa, kaikki Pyyntöjono-luettelossa olevat viestit lähetetään tällä tavalla

74.7.3 Viestin lähettäminen etäkäyttötilassa

Viestien lähettäminen etäkäyttötilassa:

  1. Luo uusi viesti ja valitse sitten työkaluriviltä Lähetä.

    Etäkäyttö sijoittaa viestin Pyyntöjono-luetteloon. Kun muodostat yhteyden GroupWise-järjestelmään, kaikki pyyntöjonossa olevat viestit lähetetään.

  2. Valitse Tilit > Tietojen siirto ja valitse sitten etäkäyttötili.

    tai

    Jos haluat määrittää etäsijaintisi ja yhteytesi ennen viestin lähettämistä, valitse Tilit > Tietojen siirto > GroupWise-määritykset > Määritä. Valitse etäsijainti avattavasta Mistä yhteys luodaan ‑luettelosta ja yhteys avattavasta Mihin yhteys luodaan ‑luettelosta. Valitse sen jälkeen OK > Yhdistä.

Samaan aikaan kun viestit lähetetään, uudet viestit haetaan sen mukaisesti, mitä määrityksiä olet tehnyt Tietojen siirto ‑valintaikkunassa.

Voit käyttää eri yhteystyyppejä (verkko, modeemi, TCP/IP) vuorotellen, jos yhteydessä, josta siirryt, ei ole odottavia pyyntöjä. Jos haet ja lähetät tiedostoja verkkoyhteyden avulla ja katkaiset yhteyden, ennen kuin tiedonsiirto on suoritettu, älä siirry modeemiyhteyteen käsittelemään näitä pyyntöjä. Suorita alkuperäiset pyynnöt alkuperäisessä yhteydessä.

74.7.4 Odottavien pyyntöjen tarkasteleminen

GroupWise luo pyynnön ja liittää sen Pyyntöjono-luetteloon aina, kun suoritat toiminnon, joka edellyttää tietojen lähettämistä etäpostilaatikosta Online-postilaatikkoon. Kun muodostat yhteyden GroupWise-järjestelmään, kaikki pyynnöt siirtyvät pääpostilaatikkoon. Voit tarkistaa Pyyntöjono-luettelosta odottavat pyynnöt.

Valitse Tilit > Pyyntöjono.

Voit estää pyynnön suorittamisen valitsemalla haluamasi pyynnön ja valitsemalla sitten Poista. Voit poistaa vain ne pyynnöt, joita ei ole lähetetty GroupWise-järjestelmään ja joiden tila on "Odottaa lähetystä". Et voi peruuttaa GroupWise-pääjärjestelmään jo lähetettyä pyyntöä.

74.7.5 Sellaisten viestien hakeminen, joiden lataaminen jäi kesken

Jos olet asettanut kokorajoituksia tai määrittänyt vain otsikkorivin hakiessasi viestejä, etäpostilaatikossasi saattaa olla viestejä, jotka on haettu vain osittain.

  1. Valitse viestit etäpostilaatikosta.

  2. Valitse Tilit > Hae valitut viestit.

  3. Voit muodostaa yhteyden Online-postilaatikkoosi heti valitsemalla Luo yhteys nyt.

    TAI

    Jos haluat luoda pyynnön, mutta et halua lähettää sitä, valitse Luo yhteys myöhemmin. Näin voit odottaa, kunnes sinulla on useita pyyntöjä, ja muodostaa yhteyden myöhemmin.

74.7.6 Vapaan ajan etsinnän käyttäminen etäkäyttötilassa

Voit käyttää vapaan ajan etsintää etäkäyttötilassa seuraavasti:

  1. Luo uusi ajanvaraus.

  2. Valitse ensimmäinen mahdollinen kokouspäivä napsauttamalla Kalenteri-kuvake ja valitsemalla sitten päivämäärän.

  3. Napsauta työkalurivin Vapaan ajan etsintä ‑kuvaketta.

  4. Jos haluat muodostaa yhteyden GroupWise-postitoimistoon heti etsiäksesi vapaita aikoja, valitse Yhdistä nyt.

    TAI

    Jos haluat etsiä vapaita aikoja myöhemmin, valitse Luo yhteys myöhemmin.

    Luo yhteys myöhemmin ‑vaihtoehdon valitseminen luo vapaiden aikojen etsintäpyynnön, mutta ei lähetä sitä GroupWisen postitoimistoon. Voit tallentaa ajanvarauksen viestiluonnoksena Keskeneräiset-kansioon odottamaan lähettämistä. Kun myöhemmin olet valmis tarkistamaan tapaamisaikoja, valitse Varattu ja valitse sitten Yhdistä nyt.

  5. Kun ajanvarauksen Ajan valitseminen ‑ikkuna tulee näyttöön, valitse Automaattinen valinta, jolloin ensimmäinen vapaa kokousajankohta tulee näyttöön. Valitse Automaattinen valinta, kunnes näyttöön tulee paras mahdollinen vapaa ajankohta, ja valitse sitten OK.

    tai

    Valitse Käytettävissä olevat ajat ‑välilehti, valitse vapaa aika ja valitse sitten OK.

  6. Viimeistele ajanvaraus ja napsauta sitten työkalurivillä Lähetä.

Jos yhteys katkeaa, ennen kuin saat kaikki vapaan ajan etsinnän tiedot, voit päivittää alkuperäisen vapaan ajan etsintäpyynnön tiedot valitsemalla uudelleen Varattu.

74.7.7 GroupWise-osoitekirjan suodattaminen etäpostilaatikkoa varten

GroupWise-osoitekirja on yleensä suuri, koska se sisältää koko organisaation tiedot. Ellet tarvitse kaikkia GroupWise-osoitekirjan tietoja käyttäessäsi GroupWisea työpaikan ulkopuolella, GroupWise-osoitekirjan suodattimen avulla voit hakea GroupWise-järjestelmästä ainoastaan ne käyttäjien ja resurssien osoitteet ja ryhmät, joita tarvitset.

Esimerkiksi suodatinlauseke Osasto [ ] markkinointi ohjaa GroupWisen hakemaan osoitekirjasta kaikki osoitteet, joiden Osasto-sarakkeessa lukee "Markkinointi". Näin voit ottaa yhteyttä keneen tahansa markkinointiosaston työntekijään matkasi aikana.

Tietojen hakeminen GroupWise-osoitekirjasta kannattaa tehdä ennen työpaikalta lähtemistä, koska verkon kautta hakeminen on nopeampaa ja halvempaa kuin modeemiyhteyden kautta. Säästöä syntyy varsinkin, jos olet lähdössä kauas ja joutuisit maksamaan kaukopuhelumaksuja.

  1. Jos käytät GroupWisea Online-tilassa, valitse Työkalut > Matkavalmistelut. Kirjoita Online-postilaatikkosi salasana, valitse puhelinnumero, jos ohjelma kehottaa tekemään niin, ja valitse sitten OK.

    TAI

    Jos käytät GroupWisea etäkäyttötilassa, valitse Tilit > Tietojen siirto > GroupWise-määritykset.

  2. Valitse GroupWise-osoitekirja ja valitse sitten Suodatin.

  3. Valitse osoitekirjan sarake ensimmäisestä avattavasta luettelosta.

    Voit esimerkiksi etsiä tietyn osaston osoitteita valitsemalla Osasto.

  4. Napsauta avattavaa operaattoriluetteloa, valitse operaattori ja sitten kirjoita tekstiruutuun etsintäehdot tai valitse arvo, jos se on valittavissa.

    Valitse esimerkiksi [ ] ja kirjoita sitten sana Kirjanpito, jos haluat etsiä kirjanpito-osaston osoitteita. Valitse haluamasi operaattori. Etsintäehdoissa, kuten henkilön nimessä tai otsikossa, voi olla yleismerkkejä, kuten tähti (*) tai kysymysmerkki (?). Isot ja pienet kirjaimet tulkitaan samalla tavalla.

  5. Voit lisätä suodatusehtoja napsauttamalla viimeistä avattavaa luetteloa ja valitsemalla sitten Ja.

  6. Kun olet määrittänyt kaikki suodatinehdot, lue suodatinta luodessasi teksti, jonka alussa on "Lisää tiedot, joissa", jotta tietäisit, miten suodatin toimii.

  7. Valitse OK ja valitse sitten Yhdistä.

Lisätietoja operaattoreista on kohdassa Etsinnän lisäehtojen käyttäminen.

74.7.8 Viestien poistaminen etäpostilaatikosta

Poista viestejä etäpostilaatikosta komennoilla Poista ja Tyhjennä hallitsemalla kirjaston kokoa.

Viestien poistaminen etäpostilaatikosta

Etäkäyttötilassa voit poistaa ja peruuttaa viestejä ja tyhjentää roskakorin samalla tavalla kuin online-tilassa.

  1. Valitse postilaatikossa oleva viesti.

  2. Valitse Muokkaa > Poista.

  3. Jos haluat poistaa lähtevän viestin, valitse jokin käytettävissä olevista vaihtoehdoista.

  4. Voit vapauttaa levytilaa valitsemalla Muokkaa > Tyhjennä Roskakori.

    Tämä poistaa kaikki poistetut viestit lopullisesti etäpostilaatikostasi.

    Kun seuraavan kerran muodostat yhteyden GroupWise-järjestelmään, etäpostilaatikon ja Online-postilaatikon tiedot päivittyvät automaattisesti samoiksi. Voit poistaa synkronoinnin käytöstä muuttamalla etäkäytön ominaisuuksien poistoasetuksia. Lisätietoja saat kohdasta Etäkäytön poistamismääritysten muuttaminen.

Tarpeettomien asiakirjojen poistaminen etäkirjastosta

Tiedostojen poistaminen etäkirjastosta levytilan hallinta ‑toiminnon avulla ei poista tiedostoja pääkirjastosta. Myöskään poistettujen asiakirjojen asiakirjaviitteitä ei poisteta. Tiedostot poistetaan vain tietokoneesta, jossa käyttäjällä on etäpostilaatikko, mikä vapauttaa levytilaa.

  1. Valitse etäkäyttötilassa Työkalut > Kirjaston koon hallinta.

  2. Napsauta poistettavia asiakirjoja ja valitse sitten Poista.

  3. Kun olet valmis, valitse Sulje.

Jos poistat asiakirjan, jonka tila on Käytössä, sen tilaksi palautetaan pääkirjastossa Käytettävissä, kun muodostat yhteyden Online-kirjastoosi seuraavan kerran.

Asiakirjaviittausliitteet ja etäkäyttötila

Etäkäytön aikana saatat saada viestin, jossa on asiakirjaviittausliite. Kun avaat liitteen, asiakirja avautuu etäkirjastossa, vaikka etäkirjastossa oleva asiakirjaversio olisi vanhempi kuin liite. Jos asiakirjaa ei ole etäkirjastossa, sinua kehotetaan muodostamaan yhteys online-postilaatikkoon heti tai myöhemmin, jotta voisit noutaa asiakirjan.

Voit lähettää asiakirjaviittausliitteitä sisältäviä viestejä myös etäkäytön aikana. Jos asiakirjaa ei ole etäkirjastossa, ne vastaanottajat, joilla ei ole riittäviä valtuuksia pääkirjastossa olevaan asiakirjaan tai joiden käyttämä sähköpostiohjelma ei tue GroupWise-kirjastoa, eivät saa asiakirjan kopiota.

Vastaanottajat eivät saa asiakirjan kopiota myöskään silloin, kun pääkirjasto ei ole käytettävissä. Jos jokin näistä ehdoista on voimassa, viestiin on liitettävä kopio asiakirjasta asiakirjaviittauksen lisäksi.