46.2 Yhteystietojen hallitseminen

Kukin yhteyshenkilö Osoitteet-kansiosta on merkitty Henkilö-kuvake Yhteystieto-kuvakkeella. Kun kaksoisnapsautat osoitetta, osoiteviestinäkymä avautuu.

46.2.1 Yhteystiedon lisääminen

Kun lisäät yhteystiedon Osoitteet-kansioon, se lisätään vastaavaan osoitekirjaan.

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, johon haluat lisätä yhteystiedon.

  2. Valitse työkaluriviltä Uusi osoite.

  3. Kirjoita yhteystiedon koko nimi Koko nimi ‑kenttään.

  4. Määritä osoitteelle esitettävä nimi Näytä muodossa ‑kenttään.

    Näytä muodossa ‑kentässä olevat tiedot näkyvät osoiteluettelossa.

  5. (Valinnainen) Määritä muut haluamasi tiedot, jotka haluat kirjata yhteystiedosta.

    Yhteyshenkilö: Tälle sivulle voit kirjoittaa yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja pikaviesteissä käytettävät tunnukset.

    Voit määrittää, kuinka nimi esitetään nimentäydennystoiminnossa, napsauttamalla avattavaa Näytä muodossa ‑luetteloa. Voit valita vaihtoehdoista Sukunimi, Etunimi tai Etunimi Sukunimi tai voit kirjoittaa haluamasi esitettävän nimen. Kun haluat lähettää viestin tähän osoitteeseen, kirjoita näytettävä nimi viestin osoitekenttään (Jakelu-, Tiedoksi- tai Peitetysti-kenttään).

    Jos kirjoitat Yritys-kenttään, nimen, jota vastaavan organisaation olet luonut, organisaation tiedot haetaan automaattisesti uuden yhteyshenkilön kenttiin.

    Jos valitset Yhteystieto-sivun Lähetä posti ‑vaihtoehto, näyttöön tulee uusi postinäkymä, jossa on kyseiselle yhteyshenkilölle suunnattu posti.

    Jos valitset Pikaviesti, käytössä oleva pikaviestituote tulee näyttöön ja uusi keskustelu aloitetaan yhteyshenkilön kanssa. Jos Pikaviesti-painike on himmennetty, yhteensopivaa pikaviestituotetta ei ole asennettu.

    Voit määrittää useita puhelinnumeroita. Valitse ensisijainen puhelinnumero napsauttamalla ensisijaiseksi numeroksi määritettävän puhelinnumeron vieressä Henkilö-kuvake ja valitse Määritä ensisijaiseksi.

    Napsauttamalla Yhteyshenkilö-välilehden vasemmassa yläkulmassa olevaa valokuva-aluetta voit lisätä yhteyshenkilölle kuvan tai korvata vanhan kuvan. Etsi selaamalla yhteyshenkilölle valokuva ja valitse se. GroupWise hyväksyy esimerkiksi seuraavat kuvatiedostomuodot: .jpg, .gif, .png, .bmp ja .tif. GroupWise muuntaa kuvan .jpg-muotoon, jossa suurin leveys tai korkeus on 64 pikseliä.

    Tiedot: Tällä sivulla voit määrittää yhteystiedon ammatin, osaston, sijainnin, esimiehen, avustajan, syntymäpäivän, vuosipäivän, puolison, lapset, harrastukset ja yhteystietoon liittyvät Internet-osoitteet.

    Määritä syntymä- ja vuosipäivä valitsemalla päivämäärä, kuukausi ja vuosi avattavista luetteloista. Jos haluat tarkastella syntymäpäivää tai vuosipäivää viikkokalenterinäkymässä, napsauta Kalenteri-kuvaketta.

    Kun päivämäärän vieressä oleva valintaruutu on valittuna, syntymä- tai vuosipäivätiedot näkyvät Yhteenveto-sivulla ja osoitekirjan Syntymäpäivä-sarakkeessa, jos olet lisännyt sen. Valintaruudun valitseminen lisää syntymä- tai vuosipäivän kalenteriin omana koko päivän kestävänä tapahtumana. Jos poistat valintaruudun valinnan, syntymäpäivätiedot näkyvät vain Omat viestit ‑sivulla.

    Voit määrittää Internet-osoitteen yhteyshenkilön työtietoihin, omiin tietoihin tai vapaan ja varatun ajan tietoihin kirjoittamalla osoitteen sopivaan kenttään. Avaa selain ja siirry Web-sivustoon napsauttamalla Web-sivusto-painiketta.

    Osoite: Tällä sivulla voi määrittää yhteystiedon työ- ja kotiosoitteen ja muut osoitteet. Voit määrittää oletusarvoisen postiosoitteen valitsemalla Määritä postitusosoitteeksi.

    Lisämääritykset: Tällä sivulla voit tarkastella, lisätä ja muokata käyttäjän määrittämiä kenttiä. Kaikki järjestelmäkentät ja käyttäjän määrittämät kentät ovat näkyvissä. Lisätietoja on kohdassa Mukautettujen kenttien määrittäminen omassa osoitekirjassa. Tällä sivulla voit tarkastella tai poistaa tästä osoitteesta saatuja suojaussertifikaatteja, muuttaa sertifikaattien luotettavuutta, muokata sertifikaattien ominaisuuksia sekä tuoda ja viedä sertifikaatteja valitsemalla Hallitse varmenteita. Lisätietoja on kohdassa Vastaanotettujen suojaussertifikaattien tarkasteleminen ja luottamuksen muuttaminen.

    Muistiinpanot: Tälle sivulle voit lisätä tietoja tämän yhteyshenkilön kanssa käydyistä keskusteluista. Myyjä voi esimerkiksi pitää kirjaa asiakasyhteyksistä. Muistutukset näkyvät myös Historiatiedot-välilehdessä.

    Kun luot muistutuksen tälle sivulle, kalenterisivun Muistutukset-luetteloon lisätään muistutus. Muistutuksia ei viedä osoitekirjan mukana, vaan ne viedään kalenterista.

    Kun luot kommentin, kommentti luodaan vain Muistutukset-sivulle, eikä siihen lisätä automaattisesti aikaleimaa.

    Voit myös määrittää osoitteelle luokan Muistutukset-sivulla. Määritä luokka napsauttamalla Luokka-kuvaketta ja valitsemalla sitten luokka.

    Historia: Näyttää kaikki tältä yhteyshenkilöltä saamasi tai hänelle lähettämäsi viestit, ellei niitä ole arkistoitu. Voit käyttää pikahakua luomaan mukautettuja hakuja historiatiedoista. Lisätietoja on kohdassa Tietojen etsiminen.

  6. Valitse Sulje ja tallenna sitten muutokset valitsemalla Kyllä.

VIHJE:Voit myös lisätä yhteystietoja vetämällä ja pudottamalla joltakulta uudelta henkilöltä saapuneen viestin Osoitteet-kansioon. Tämä toiminto luo uuden yhteystietotietueen kyseiselle henkilölle. Voit lisäksi lisätä yhteystiedot kaksoisnapsauttamalla osoitekorttiluettelon tyhjää tilaa.

Voit lisätä yhteystietoja myös napsauttamalla minkä tahansa GroupWise-viestin sähköpostiosoitetta tai nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää osoitekirjaan.

46.2.2 Osoitteen muokkaaminen

Voit muokata yhteyshenkilön tietoja usein käytettyjen osoitteiden kansiossa tai omassa Osoitteet-kansiossa. Jos haluat muokata GroupWisen osoitekirjassa olevan yhteyshenkilön tietoja, sinun on ensin kopioitava yhteyshenkilö usein käytettyjen osoitteiden kansioon tai johonkin toiseen omaan yhteystietokansioon.

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, jonka yhteystietoa haluat muokata.

  2. Kaksoisnapsauta muokattavaa osoitetta osoiteluettelossa.

  3. Tee tarvittavat muutokset osoitteeseen.

    Lisätietoja yhteystiedon tiedoista, joita voi lisätä kuhunkin välilehteen, on kohdassa Yhteystiedon lisääminen.

    VIHJE:Jos täytät Yhteyshenkilö-välilehden Yritys-kenttään aiemmin luodun organisaation nimen, napsauta Organisaatio-kuvaketta Organisaatio-kuvake, jos haluat noutaa organisaatiotiedot yhteyshenkilön tietoihin.

  4. Valitse Sulje ja tallenna sitten muutokset valitsemalla Kyllä.

46.2.3 Yhteyshenkilön etsiminen

Voit käyttää Osoitteet-kansion viestin luettelo-otsikon Etsi-kenttää tietyn yhteyshenkilön hakemiseen kohdassa Yhteystietojen etsiminen kuvatulla tavalla.

46.2.4 Yhteystietojen järjestäminen luokkiin

Voit määrittää luokkia yhteyshenkilöille kuten muillekin GroupWise-kohteille. Näin voit järjestellä yhteystietoja määrittämällä yhteyshenkilöille värit.

Yhteyshenkilöille määritetyt luokat näkyvät yhteystietokansiossa sekä osoitteenvalitsimessa. Lisätietoja osoitteenvalitsimen käytöstä on kohdassa Osoitteenvalitsimen käyttäminen.

Luokan määrittäminen yhteyshenkilölle:

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-kansio.

  2. Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella.

  3. Valitse Luokat ja napsauta sitten yhteyshenkilölle määritettävää luokkaa.

Lisätietoja on kohdassa Luokkien käyttäminen viestien järjestämiseen.

46.2.5 Yhteystietojen lähettäminen

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-kansio.

  2. Kaksoisnapsauta osoitetta.

  3. Valitse Lähetä yhteystieto. Näyttöön tulee Jakelu-ikkuna, jossa yhteyshenkilön tiedot on liitetty viestiin vCard-muodossa.

  4. Kirjoita viestiin osoite ja lähetä se tavalliseen tapaan.

    Vastaanottaja voi tuoda yhteyshenkilön tiedot omaan osoitekirjaan kohdassa Yhteystietojen tuominen vCardista kuvatulla tavalla.

VIHJE:Voit myös liittää yhteystiedot viestiin vetämällä ja pudottamalla ne Osoitteet-kansiosta uuden viestin Liitteet-ikkunaan.

46.2.6 Yhteystiedon näyttönimen muuttaminen

Näytössä näkyvä nimi on nimi, joka näytetään, kun alat kirjoittaa viestin Jakelu-, Tiedoksi- tai Peitetysti-kenttään. Kun alat kirjoittaa nimeä, esim. ”Ar”, nimentäydennys näyttää tulosluettelon osoitekirjan nimistä tai sähköpostiosoitteista, joissa kyseiset kirjaimet ovat (esim. ”Arto Rantanen”). Jos osoitekirjassa on kuitenkin kaksi Petteri Virtasta, joista yksi työskentelee kirjanpidossa ja toinen kehitysosastolla, sinun voi olla vaikeata tietää ilman ominaisuuksien tarkastelemista, kumman niistä nimentäydennys on täyttänyt.

Voit muuttaa näyttönimeä, mikä helpottaa tunnistamaan, minkä nimen nimentäydennys on täydentänyt. Jos esimerkiksi olet ainoastaan yhteydessä kehitysosaston Petteri Virtasen kanssa ja häntä kutsutaan Peteksi, voit muuttaa näyttönimen Pete Virtaseksi.

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-kansio.

  2. Kaksoisnapsauta osoitetta.

  3. Valitse Osoite-välilehti.

  4. Kirjoita uusi nimi Näytä muodossa ‑kenttään (esimerkiksi Pete Virtanen).

    Voit myös napsauttaa avattavaa Näytä muodossa ‑luetteloa ja valita Suku, Etu- tai Etu Suku ‑lajittelun (esimerkiksi "Virtanen, Pete" tai "Pete Virtanen").

  5. Valitse OK.

    Kun seuraavan kerran määrität viestille osoitetta, nimentäydennys täydentää tämän näyttönimen.

46.2.7 Kaiken osoitteen kanssa käydyn kirjeenvaihdon tarkasteleminen

Voit tarkastella kaiken osoitteen kanssa käytyä kirjeenvaihtoa seuraavasti:

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-kansio.

  2. Kaksoisnapsauta osoitetta.

  3. Valitse Historia-välilehti.

    Näyttöön tulevat kaikki viestit, jotka olet vastaanottanut tältä henkilöltä tai lähettänyt tälle henkilölle.

    Viestit saattavat näkyä tässä myös, jos käyttäjä on lisätty viestin osoitteena kohdassa Osoitteen lisääminen lähettämääsi tai vastaanottamaasi sähköpostiviestiin kuvatulla tavalla.

    Kansio-sarakkeessa näkyy kunkin viestin sijainti. Kaksoisnapsauta viestiä, jos haluat tarkastella sen sisältöä.

    Voit lisätä tai poistaa sarakkeita napsauttamalla sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten haluamasi asetukset. Jos haluat lajitella sarakkeen tietojen mukaan (kuten päivämäärän tai aiheen mukaan), napsauta sarakkeen otsikkoa.

Voit etsiä viestejä nopeasti tai luoda mukautettuja hakuja pikahaun avulla. Lisätietoja on kohdassa Tietojen etsiminen.

46.2.8 Yhteyshenkilön osoitteen tarkasteleminen kartalla

Näytä kartta ‑ominaisuuden avulla voit nopeasti katsoa yhteyshenkilöittesi sijainteja. Voit käyttää pääosoitetta Web-selaimen avaamiseen ja yhteyshenkilön sijainnin kartan etsimiseen.

  1. Valitse Yhteyshenkilöt-kansio.

  2. Kaksoisnapsauta osoitetta.

  3. Valitse Näytä kartta.

  4. (Valinnainen) Valitse avattavasta Näytä kartta ‑luettelosta tietty karttasijainti, kuten toimisto, koti tai jokin muu osoite.

46.2.9 Yhteyshenkilön poistaminen

Voit poistaa yhteyshenkilön useiden käytettyjen osoitteiden kansiosta tai muusta omasta yhteystietokansiosta. Et voi poistaa osoitetta GroupWise-osoitekirjasta.

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, josta haluat poistaa yhteyshenkilön.

  2. Napsauta osoitetta hiiren kakkospainikkeella osoiteluettelossa ja valitse sitten Poista.

  3. Vahvista poistaminen valitsemalla Kyllä.