Voit lukea postilaatikkoon tai kalenteriin saapuneet viestit. Postilaatikossa on luettelo kaikista viesteistä, jotka olet saanut muilta käyttäjiltä. Omat ajanvaraukset, tehtävät ja muistutukset näkyvät kalenterissa, eivät postilaatikossa.
Postilaatikossa voit avata ja lukea kaikenlaisia uusia viestejä. Tehtävät ja muistutukset kannattaa ehkä kuitenkin lukea kalenterissa, jotta näet aikataulusi samalla, kun tarkastelet uusia viestejä.
Puhelinviestit ja postisanomat pysyvät postilaatikossa, kunnes poistat ne. Ajanvaraukset, muistutukset ja tehtävät pysyvät postilaatikossa, kunnes hyväksyt, hylkäät tai poistat ne. Kun hyväksyt ajanvarauksen, muistutuksen tai tehtävän, se siirtyy kalenteriin.
Kaikilla postilaatikossa olevilla viesteillä on oma kuvakkeensa. Kuvake muuttuu, kun viesti avataan. Lisätietoja on kohdassa Viestien vieressä olevien kuvakkeiden tunnistaminen.
Kaikki postilaatikon avaamattomat viestit näkyvät lihavoituina, jolloin voit helpommin havaita ne viestit ja asiakirjat, joita et ole vielä lukenut. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun on kyse lopetetuista keskusteluista, sillä sinun ei tarvitse avata koko keskustelua ja etsiä uusia viestejä paikoista, joissa niitä ei ole. Toiminto säästää näin aikaasi.
Jos käytät keskusteluketjuja, lisätietoja on kohdassa Lukeminen ja vastaaminen keskusteluketjujen avulla.
GroupWise käyttää oletusarvon mukaan HTML-lukunäkymää luettavien viestien näyttämiseen. Tässä lukunäkymässä voidaan näyttää oikein sekä HTML-muotoiltujen viestien teksti että pelkässä tekstimuodossa olevat sähköpostiviestit.
Kun luet viestin GroupWisessa, voit valita, miten viesti esitetään. Voit valita, näytetäänkö viesti teksti- vai HTML-muodossa. Jos viesti on tekstimuotoinen viesti, voit valita oletuskirjasimen ja oletusfonttikoon.
Valitse Työkalut > Määritykset ja kaksoisnapsauta sitten Käyttöympäristö.
Valitse Näkymät-välilehti.
Valitse Käytä lukemisessa oletusnäkymiä.
Valitse joko Pelkkä teksti tai HTML.
Jos valitset Pelkkä teksti, valitse fontti ja fonttikoko vastaavissa kentissä.
(Valinnainen) Valitse Pakota näkymä, jos haluat pakottaa kaikki viestit näkymään pelkkänä tekstinä.
Valitse OK.
Voit näyttää luettavat viestit tekstinä tai HTML-muodossa.
Oletusnäyttöasetuksista riippuen tekstiä sisältävät viestit näytetään automaattisesti tekstimuodossa.
Tekstiviestin lukeminen:
Avaa viesti uuteen ikkunaan kaksoisnapsauttamalla sitä viestiluettelossa.
TAI
Voit tarkastella viestiä pikakatselussa valitsemalla viestin.
Oletusnäkymäasetusten mukaan HTML-viestit näytetään automaattisesti HTML-muodossa.
HTML-viestin lukeminen:
Avaa viesti uuteen ikkunaan kaksoisnapsauttamalla sitä viestiluettelossa.
TAI
Voit tarkastella viestiä pikakatselussa valitsemalla viestin.
HUOMAUTUS:Turvallisuussyistä kuvia ei oletusarvoisesti näytetä HTML-viesteissä. Jos haluat tarkastella kuvia, napsauta kohtaa GroupWise on estänyt kuvat tältä sivulta. Näytä kuvat napsauttamalla tätä.
Kun vastaanotat HTML-viestin ulkoisesta osoitteesta, kuvat estetään turvallisuussyistä. Voit näyttää viestin kuvat napsauttamalla ilmoitusta, jossa lukee GroupWise on estänyt kuvat tältä sivulta. Näytä kuvat napsauttamalla tätä.
Ulkoisten HTML-kuvien esittämisen oletusasetuksen määrittäminen:
Valitse Työkalut > Määritykset ja kaksoisnapsauta sitten Käyttöympäristö.
Valitse Oletusarvoiset toimet ‑välilehti.
Voit määrittää GroupWisen näyttämään varoituksen aina, ohittamaan varoituksen tai tarkistamaan usein käytetyt osoitteet.
Jos valitset Tarkista säännölliset yhteydet, usein käytetyt osoitteet ‑osoitekirjassa olevilta lähettäjiltä saapuneet kuvat näytetään. Muilta tulevista kuvista näytetään varoitus.
Valitse OK.
Nämä tiedot koskevat viestin lukemista viestinäkymässä tai Pikakatselussa. Fontin muunnos on voimassa vain viestin lukemisen ajan. Jos suljet viestin ja avaat sen uudelleen, viestin fonttina on Windows-järjestelmän oletusfontti tai fontti, jota viestin luoja käytti. Windows-järjestelmän oletusfontti koskee kaikkia työpöydän ohjelmia. Voit muuttaa Windows-järjestelmän oletusfonttia avaamalla Ohjauspaneelin ja muuttamalla Ominaisuudet: Näyttö ‑ikkunan asetuksia.
Et voi muuttaa kirjasinta pikakatselussa, jos viesti on luotu HTML-näkymässä.
Valitse muutettava teksti.
Valitse Muokkaa > Fontti > Fontti.
Valitse fontti ja fonttityyli.
Valitse fontin pistekoko.
Napsauta muita muutettavia asetuksia ja valitse sitten OK.
Kun tarkastelet viestin liitettä GroupWisessa, voit valita, käytetäänkö liitteen tiedostotyypin oletusarvoista katselusovellusta. Seuraavia katseluohjelmia voi käyttää GroupWisessa:
Adobe Acrobat
Microsoft Office
LibreOffice.org
Apple QuickTime
Adobe Flash
AutoVue
Oletusarvoisen katseluohjelman vaihtaminen:
Valitse Työkalut > Määritykset.
Kaksoisnapsauta Käyttöympäristö-kohtaa ja valitse sitten Muokkaajat/tarkastelijat-välilehti.
Valitse käytettävä katseluohjelma Tarkastelijat-ruudusta.
Valitse OK.
Jos avaat viestin lukeaksesi sen, mutta päätätkin lukea sen vasta myöhemmin, voit merkitä viestin lukemattomaksi. Viestin merkitseminen lukemattomaksi lihavoi sen ja muuttaa viestin kuvakkeen avaamattomaksi.
Valitse viesti postilaatikon viestiluettelosta.
Valitse Käsittele > Merkitse lukemattomaksi.
Kun avaat viestin, sen merkitseminen lukemattomaksi ei muuta sen tilaa Ominaisuudet-ikkunassa. Viestin lähettäjä näkee, että viestin tilana on Avattu.
Voit merkitä viestin luetuksi seuraavasti:
Valitse viesti postilaatikon viestiluettelosta.
Valitse Käsittele > Merkitse luetuksi.
Viestin merkitseminen luetuksi muuttaa sen tilan Ominaisuudet-ikkunassa. Jos esimerkiksi et ole avannut viestiä mutta olet merkinnyt sen luetuksi, viestin lähettäjä näkee, että viestin tilana on avattu.