Näyttöasetukset määrittävät, kuinka GroupWise näyttää tietyn kansion tiedot. Esimerkiksi kotikansiolla on oletusnäyttöasetus, joka sisältää kansioluettelon ja paneelit. Asetukset tallennetaan GroupWise-tietokantaan, joten ne ovat käytettävissä jokaisessa laitteessa. Voit valita ennalta määritettyjen oletusnäyttöasetusten luettelosta tai mukauttaa omat näyttöasetuksesi.
Voit tarkastella postilaatikossasi olevia viestejä kolmella tavalla sen mukaan, miten haluat järjestää tiedot.
Napsauta Asetukset-painiketta siirtymispalkin oikeassa yläkulmassa ja valitse Kansion nimi Näyttöasetukset.
Valitse näyttöasetus avattavasta Näytä-luettelosta.
Voit valita seuraavista vaihtoehdoista:
Valitse OK kahdesti.
Tiedot-vaihtoehto tuo näyttöön luettelon viesteistäsi sekä viestien sarakkeiden (esimerkiksi Aihe, Päivämäärä, Tiedoksi, Tärkeys, Asiakirjatyyppi, Valmistumisajankohta, Koko ja Versio) sisältämät tiedot. Tiedot on oletusnäkymä, jos et ole muuttanut postilaatikkosi ominaisuuksia. Tietoja sarakkeiden lisäämisestä tai uudelleenjärjestämisestä on kohdassa Sarakkeiden käyttäminen.
Keskustelujen kulku ‑vaihtoehto näyttää alkuperäiseen viestiin liittyvän sähköpostikeskustelun sekä kaikki vastaukset hierarkkisesti ryhmiteltyinä.
Keskustelujen kulussa näkyvät oletusarvoisesti vain vastaanotetut viestit ja kansiossa olevat viestit. näytetään keskustelujen kulussa. Voit lisätä keskustelujen kulussa tarkasteltavaan kansioon muunlaisia viestejä.
Paneeli esittää mukautettavan, tietoja sisältävän näkymän GroupWisessa. Oletusarvoisessa kotinäkymässä on esimerkiksi Lukemattomat viestit ‑paneeli, jossa on luettelo viesteistä, joita et ole lukenut. Myös Tehtäväluettelo-paneeli sisältyy oletuksena kotinäkymään. Tehtäväluettelo-paneelissa näkyvät Tehtäväluettelo-kansiossa olevat viestit.
Kalenterina-näkymä näyttää kaikki ajoitetut viestit, jotka on tallennettu tiettyyn kansioon. Tästä on hyötyä, jos järjestät kaikki tiettyyn projektiin liittyvät ajanvarauksesi ja muut viestit yhteen kansioon.
Tehtäväluettelona-näkymässä viestiluettelon yläosassa näkyy tehtäväluetteloalue, jossa voit luoda tehtäväluettelon viestiluettelon viesteistä. Kukin tehtäväluetteloalueelle vedetty viesti esitetään valintaruudun kera, joten voit merkitä sen valmiiksi. Voit määrittää tehtäväluettelon viesteille määräpäiviä, kiireellisyyksiä ja niin edelleen. Tehtäväluetteloalueelle siirretyt viestit näkyvät myös kansioluettelon Tehtäväluettelo-kansiossa.
Lisätietoja tehtäväluettelon luomisesta on kohdassa Tehtävän määrittäminen.
Voit hallita avattavassa Näytä-luettelossa näkyvää nimeä, kansion viestien lähdettä, sarakkeiden esittämistä ja järjestystä, johon viestit kansiossa asetetaan. Näyttöasetukset määritetään kansiotasolla. Jos haluat käyttää samoja näyttöasetuksia useille kansioille, tallenna näyttöasetukset ja käytä sitten kyseistä näyttöasetusta muille kansioille.
Napsauta Asetukset-painiketta siirtymispalkin oikeassa yläkulmassa ja valitse Kansion nimi Näyttöasetukset.
Valitse muokattava näyttöasetus avattavasta Asetuksen nimi ‑luettelosta.
Tee haluamasi muutokset näyttöasetuksiin valintaikkunassa.
Muuta näyttöasetuksen nimi valitsemalla Tallenna nimellä ja valitse sitten OK.
Poista kansionäyttöasetus valitsemalla poistettava asetus ja valitsemalla sitten Poista.
Valitse OK.
Kun olet mukauttanut näyttöasetukset haluamiksesi, voit tallentaa ne myöhempää käyttöä varten. Näyttöasetukset tallennetaan GroupWise-tietokantaan, joten ne ovat käytettävissä jokaisessa laitteessa.
Voit tallentaa näyttöasetukset valitsemalla Näytä > Näyttöasetukset > Tallenna nykyinen.
Voit valita haluamasi vaihtoehdon erilaista oletusnäyttöasetuksista tai aiemmin tallennetuista näyttöasetuksista.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä kansiota, jonka näyttöasetuksia haluat muokata, ja valitse sitten Ominaisuudet.
Valitse Näyttö-välilehti.
Valitse avattavasta Asetuksen nimi ‑luettelosta näyttöasetuksen nimi.
(Valinnainen) Kirjoita kansion kuvaus.
Määritä muut asetukset haluamiksesi.
Valitse OK.
Voit lähettää näyttöasetuksen liitteenä sähköpostivastaanottajille. Jos vastaanottaja käyttää GroupWisea, hän voi tuoda asetuksen ja valita sen käytettävissä olevien näyttöasetusten luettelosta. Tätä toimintoa voi käyttää esimerkiksi, jos halutaan, että koko yrityksen kotikansion asettelu on sama.
Näyttöasetukset lähetetään liitteenä, jonka tiedostomuoto on .gws.
Valitse kansio, jonka näyttöasetukset haluat lähettää.
Valitse Näkymä > Näyttöasetukset > Lähetä nykyiset.
Näyttöön tulee sähköpostiviesti, jossa asetukset ovat liitteenä.
Kirjoita käyttäjätunnus Jakelu-kenttään ja paina sitten Enter-näppäintä. Jos vastaanottajia on useita, lisää muut samalla tavalla. Lisää Tiedoksi- tai Peitetysti-ruudut tarvittaessa napsauttamalla ja kirjoita sitten käyttäjätunnukset Tiedoksi- ja Peitetysti-ruutuihin.
tai
Jos haluat valita käyttäjätunnukset luettelosta, napsauta työkalurivin Osoitteet-painiketta, kaksoisnapsauta kunkin vastaanottajan nimeä ja valitse sitten OK.
Jos haluat muuttaa lähettäjän nimeä (jos haluat esimerkiksi käyttää toista tiliä tai toisen käyttäjän valtuuksia), valitse Lähettäjä: ja valitse sitten nimi.
Kirjoita viestin aihe.
Kirjoita viesti.
Voit määrittää useita erilaisia asetuksia. Napsauttamalla Lähetysmääritykset-välilehteä voit esimerkiksi määrittää käsiteltävän viestin erittäin tärkeäksi tai pyytää vastaanottajilta vastausta.
Valitse työkaluriviltä Lähetä.
Voit tuoda GroupWise-näyttöasetukset toisesta GroupWise-järjestelmästä, vaikka et käyttäisikään samaa järjestelmää. Tätä toimintoa voi käyttää esimerkiksi, jos halutaan, että koko yrityksen kotikansion asettelu on sama.
Sinulla on oltava viesti, joka sisältää liitetiedoston tiedostomuodossa .gws.
Napsauta GroupWise-näyttöasetusliitteen sisältävässä viestissä liitettä hiiren kakkospainikkeella liiteikkunassa.
Valitse Tuo näyttöasetukset.
Näyttöasetus lisätään käytettävissä olevien näyttöasetusten luetteloon. Lisätietoja näyttöasetuksen valitsemisesta on kohdassa Kansion tallennettujen näyttöasetusten valitseminen.
GroupWise-versiossa voi kopioida kansioasetukset muihin kansioihin. Voit kopioida yhden tai useamman näyttöasetuksen lähdekansiosta yhteen tai useampaan kohdekansioon. Voit helposti kopioida kansion näyttöasetukset kaikkiin samantyyppisiin kansioihin tai nykyisen kansion alikansioihin. Kun luot uuden kansion, se perii automaattisesti näyttöasetukset ylemmän tason kansiosta.
Voit kopioida kansion asetukset toiseen kansioon seuraavasti:
Avaa oikeassa yläkulmassa oleva asetusvalikko ja valitse Näyttöasetukset.
Valitse Käytä muihin kansioihin.
Valitse asetukset, jotka haluat kopioida toiseen kansioon (valitut asetukset näkyvät korostettuina).
Valitse haluatko käyttää asetuksia kaikissa alikansioissa tai kaikissa samantyyppisissä kansioissa tai valitse manuaalisesti kansiot, joihin haluat kopioida asetukset. Napsauta sitten Käytä.