Perehdy näissä osissa oleviin tietoihin, joissa kerrotaan, miten kansioiden jakaminen toimii ja miten voit jakaa kansioita.
Jaettu kansio on muuten kuten tavallinen kaapin kansio, mutta myös muut käyttäjät pääsevät käyttämään sitä, ja kansio näkyy heidän kaapeissaan. Voit luoda jaettuja kansioita Kaappiin tai jakaa omat aiemmin luodut kansiot. Voit valita, kenen kanssa jaat kansion ja mitä valtuuksia kullekin käyttäjälle myönnät. Käyttäjät voivat sijoittaa jaettuun kansioon viestejä, vetää sinne aiemmin tallennettuja viestejä ja luoda keskusteluja.
Kun jaat kansion, oletusarvon mukaan myös kaikki alikansiot jaetaan automaattisesti. Yhteen jaettuun kansioon voi sisällyttää enintään 400 alikansiota.
HUOMAUTUS:Jos jaat kaikki alikansiot, kukaan muu ei voi lisätä uusia jaettuja kansioita jaettuun kansiopuuhun.
Järjestelmäkansioita (Postilaatikko, Kalenteri, Asiakirjat, Lähetetyt viestit, Tehtäväluettelo, Osoitteet, Kaappi, Keskeneräiset, Roskaposti ja Roskakori) ei voi jakaa.
Kun tallennat asiakirjan jaettuun kansioon, kaikki ne, joilla on valtuudet kyseiseen kansioon, eivät automaattisesti saa asiakirjan muokkausvaltuuksia. Muut voivat muokata asiakirjaa vasta, kun myönnät heille valtuudet Asiakirjan jakaminen ‑välilehdessä.
Voit jakaa omia kansioitasi muiden käyttäjien kanssa. Jaetun kansion vastaanottajat saavat ilmoituksen, jossa kerrotaan, että olet jakanut kansion näiden käyttäjien kanssa. He voivat tällöin joko hyväksyä tai hylätä kansion.
Etäkäyttö- ja välimuistitiloissa jaettujen kansioiden muutokset päivitetään aina, kun muodostat yhteyden GroupWise-pääjärjestelmään.
Voit jakaa aiemmin luodun kansion tai kansiopuun muiden käyttäjien kanssa seuraavasti:
Napsauta hiiren kakkospainikkeella kansioluettelossa kansiota, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Jakaminen.
Valitse Jaettu.
Kirjoita käyttäjän nimi Nimi-kenttään tai valitse Osoitekirja-painike ja valitse käyttäjä Osoitteenvalitsin-valintaikkunasta.
Kun käyttäjän nimi näkyy kentässä, siirrä käyttäjä jakoluetteloon valitsemalla Lisää käyttäjä.
Napsauta käyttäjän nimeä jakoluettelossa.
Valitse käyttäjälle haluamasi valtuudet.
Toista vaiheet Vaihe 3-Vaihe 6 kunkin käyttäjän kohdalla, jonka kanssa haluat jakaa kansion.
(Valinnainen) Jätä Jaa kaikki alikansiot ‑vaihtoehto valituksi, jos haluat, että kaikki jaettavan kansion alikansiot jaetaan myös. Käyttäjillä on samat käyttöoikeudet pääkansioon ja sen alikansioihin.
HUOMAUTUS:Jos jaat kaikki alikansiot, kukaan muu ei voi lisätä uusia jaettuja kansioita jaettuun kansiopuuhun.
Valitse OK.
Jos käytät uutta kansiota johonkin tiettyyn tarkoitukseen, voit luoda uuden näkymäasetuksen kansiota varten. Jos säilytät esimerkiksi muiden käyttäjien kanssa käytyjä sähköpostikeskusteluja kansiossa, voit luoda asetuksen, joka järjestää vastaukset ja sisältää sekä lähetetyt että saapuneet viestit. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella, valitse Ominaisuudet ja valitse sitten Näytä.
Voit luoda jaetun kansion seuraavasti:
Valitse kansioluettelosta Tiedosto > Uusi > Kansio.
Valitse Jaettu kansio ja valitse sitten Seuraava.
Kirjoita uuden kansion nimi ja kuvaus.
Siirrä kansio haluamaasi kohtaan kansioluettelossa Ylös-, Alas-, Oikealle- ja Vasemmalle-painikkeiden avulla. Valitse lopuksi Seuraava.
Kirjoita käyttäjän nimen ensimmäiset kirjaimet Nimi-ruutuun.
Kun käyttäjän nimi näkyy kentässä, siirrä käyttäjä jakoluetteloon valitsemalla Lisää käyttäjä.
Napsauta käyttäjän nimeä jakoluettelossa.
Valitse käyttäjälle haluamasi valtuudet.
Toista vaiheet Vaihe 5-Vaihe 8 kunkin käyttäjän kohdalla, jonka kanssa haluat jakaa kansion.
Valitse Seuraava.
Määritä haluamasi kansion näyttöasetukset.
Valitse Valmis.
Lisätietoja on kohdassa Jaettujen kansioiden käyttö.
Voit hyväksyä kansion, joka on jaettu kanssasi, seuraavasti:
Napsauta postilaatikossa olevaa jaettua kansiota koskevaa ilmoitusta.
Näkyviin tulevassa sanomassa näkyy sen kansion nimi, johon sinulle on myönnetty valtuudet, sekä valtuuksien tyyppi.
Valitse Seuraava.
Kansion nimi on täytetty oletusarvoisesti. Muuta nimeä tarpeen mukaan.
Valitse kansion sijainti ylös-, alas-, vasemmalle- tai oikealle-painikkeella.
Valitse Valmis.
Voit lähettää viestin jaettuun kansioon seuraavasti:
Avaa kansioluettelossasi oleva jaettu kansio valitsemalla se.
Valitse Tiedosto > Uusi > Keskustelu/Muistutus.
Jos haluat lähettää toisentyyppisen viestin, kuten tehtävän, valitse Muokkaa > Vaihda ja valitse sitten viestityyppi.
Kirjoita viestin aihe.
Kirjoita viesti.
Liitä liitteet valitsemalla Liitä.
Napsauta työkalurivin Tallenna-painiketta.
Voit vastata jaetussa kansiossa olevaan viestiin avaamalla viestin, valitsemalla Vastaa, valitsemalla vastaustavan ja valitsemalla sitten OK. Lisätietoja on kohdassa Jaetussa kansiossa olevaan sähköpostiviestiin vastaaminen.
Voit tarkastella keskustelun kulkua jaetussa kansiossa seuraavasti:
Valitse jaetussa kansiossa Näytä > Näyttöasetukset > Keskustelujen kulku.
Voit laajentaa ja kutistaa keskustelun kulun rakenteen napsauttamalla alkuperäisen viestin vieressä olevia plus- ja miinusmerkkejä.
Voit siirtyä keskustelusta toiseen näppäinyhdistelmillä Ctrl + vasen nuoli tai Ctrl + oikea nuoli.
Voit siirtää jaetun kansion omistusoikeuden seuraavasti:
Napsauta jaettua kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Jakaminen.
Valitse Siirrä omistusoikeus.
Valitse jaetun kansion uusi omistaja ja muuta aihetta ja viestiä, jos haluat pysyä osallisena.
Kun valitset Lähetä, uusi omistaja saa ilmoituksen, jossa kerrotaan hänen olevan jaetun kansion uusi omistaja.
Voit poistaa kansion, joka on jaettu käyttöösi, seuraavasti:
Napsauta kansiota kakkospainikkeella.
Valitse Poista.
Valitse Kyllä.
Kun poistat kansion, joka on jaettu käyttöösi, kansio poistuu vain omasta GroupWise-postilaatikostasi. Toiminto ei vaikuta muihin käyttäjiin. Jos olet sen sijaan itse jakanut kansion muiden käyttöön ja poistat sen, kansio poistuu myös muilta käyttäjiltä.