26.3 Kokousten ajoittaminen Zoomilla

Jos sinulla on Zoom-tili ja olet ottanut Zoom-integraation GroupWisessa käyttöön, voit ajoittaa, muuttaa ja peruuttaa ajanvarauksia suoraan GroupWisesta. Tietoja Zoomin ottamisesta käyttöön GroupWisessa on kohdassa Zoomin integroiminen GroupWiseen.

Kun olet ajoittanut kokouksen GroupWisen ajanvarausprosessilla, kokous ilmestyy GroupWise-kalenteriisi muiden ajanvarausten tapaan. Voit kuitenkin tarkastella Zoomilla ajoitettuja kokouksia myös kirjautumalla Zoom-tilillesi.

HUOMAUTUS:Kun ensimmäisen kerran käytät Zoomia GroupWise-ajanvarausten kautta, sinua pyydetään kirjautumaan Zoom-tilillesi ja sallimaan WroupWisen integraatio Zoomiin. Kun olet sallinut GroupWise-integraation Zoom-tililläsi, GroupWise kirjautuu automaattisesti Zoomiin, kun ajoitat tapaamisen, muokkaat tapaamista tai poistat tapaamisen, jossa Zoom-toiminto on otettu käyttöön. Jos olet epävarma Zoom-yhteydestäsi, napsauta Ajanvaraus-ikkunassa hiiren kakkospainikkeella ja kirjaudu sisään, jos ponnahdusikkunassa lukee ”Kirjaudu Zoomiin” eikä ”Kirjaudu Zoomista ulos”.

26.3.1 Zoom-kokouksen ajoittaminen GroupWisessa

Jos sinulla on Zoom-tili ja olet ottanut Zoom-integraation GroupWisessa käyttöön, voit ajoittaa Zoom-kokouksia suoraan GroupWisesta GroupWise-ajanvarauksen avulla. Ajoituksen jälkeen ajanvaraukset näkyvät kalenterissasi muiden GroupWise-ajanvarausten tapaan.

Voit ajoittaa Zoom-kokouksen GroupWisessa seuraavasti:

  1. Toimi Ajanvarauksen ajoittaminen usealle henkilölle ‑kohdan vaiheessa Vaihe 9 annettujen ohjeiden mukaan.

  2. Valitse Ajanvaraus-ikkunan Zoom-valintaruutu.

    Tämä ottaa ikkunan oikealla puolella olevan Zoom-asetukset-pikapaneelin käyttöön. Voit pitää oletusasetukset tai muuttaa niitä, mutta nämä muutokset koskevat vain nykyistä ajanvarausta.

    HUOMAUTUS:Jos muutat oletusasetuksia, jotka tulevat näkyviin uutta ajanvarausta ajoitettaessa, sinun on tehtävä nämä muutokset Zoom-tililläsi. Voit kuitenkin ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä vain ne asetukset, jotka näkyvät Zoom-asetukset-pikapaneelissa. GroupWisen Zoom-asetukset-pikapaneeliin ei voi lisätä ylimääräisiä Zoom-asetuksia.

    Lisätietoja Zoomin käytöstä on Zoomin oppimiskeskuksessa.

  3. Ajoita kokous valitsemalla työkaluriviltä Lähetä.

    Kun lähetät kokousajanvarauksen, sähköpostiviestiin lisätään automaattisesti kutsulinkki ja lisäohjeita vastaanottajia varten. Tämä linkki valtuuttaa kutsutut vastaanottajat osallistumaan kokoukseen, kun se järjestetään.

  4. Kirjaudu pyydettäessä Zoom-tilillesi tai tarkistaaksesi, onko kokouksesi ajoitettu Zoomissa. Kokous näkyy myös GroupWise-kalenterissasi.

    HUOMAUTUS:Jos tämä on ensimmäinen ajanvaraus, jota olet ajoittamassa nykyisessä GroupWise-istunnossa Zoom-integraation avulla, sinua pyydetään kirjautumaan Zoomiin. Tämä on tilanne myös silloin, jos avaat Määritykset-pikapaneelin ennen ajanvarauksen lähettämistä, jos Zoom on valittuna.

Voit aloittaa kokouksen GroupWise-ajanvarauksen linkistä tai kirjautumalla Zoom-tilillesi.

26.3.2 Zoom-kokousten muokkaaminen tai peruuttaminen

Voit muokata GroupWisessa ajoittamiasi Zoom-kokouksia samalla tavalla kuin muita usean ihmisen GroupWise-ajanvarauksia. Muutos päivitetään myös Zoom-tilillesi. Zoom-kokouksen sisältävää ajanvarausta peruutettaessa (poistettaessa) on huomioitava seuraavat erot:

  • Ajanvaraus poistetaan oletusarvoisesti kaikkien vastaanottajien postilaatikoista (ja Zoomista). Tällöin valittava asetus on poistettu käytöstä.

  • Jos yrität GroupWisessa poistaa ajanvarauksen (tai muokata ajanvarausta), jonka olet aikaisemmin peruuttanut Zoomissa, GroupWise ilmoittaa sinulle tästä ehdosta ja antaa sinun valita, haluatko edelleen poistaa ajanvarauksen (tai muuttaa ajanvarausta), joka ei enää ole integroitu Zoomiin.

    GroupWise-kalenterin synkronointia Zoom-tililläsi tehdyillä muutoksilla tai peruutuksilla ei tällä hetkellä tueta.

  • Zoom-kokousten Delegoi ja poista ‑toimintoa sovelletaan vain ajanvarauksen vastaanottajiin. Tätä toimintoa ei näytetä viestin omistajalle.

  • Jos peruutat aikaisemmin Zoomiin integroidun ajanvarauksen poiston, tämä ei palauta kokousta Zoom-tilillesi. Tässä tilanteessa voit muokata ajanvarausta tai monistaa sen kokouksen luomiseksi Zoomissa uudelleen.

HUOMAUTUS:Jos tämä on ensimmäinen ajanvaraus, jota olet muokkaamassa tai peruuttamassa nykyisessä GroupWise-istunnossa Zoom-integraation avulla, sinua pyydetään kirjautumaan Zoomiin.

Lisätietoja kokousten muokkaamisesta tai peruuttamisesta GroupWisessa on seuraavissa resursseissa: