26.2 Ajanvarausten tekeminen

Ajanvarausten avulla voit varata haluamasi ajankohdan määritettynä päivänä tai määritettyinä päivinä.

Vapaan ajan etsintä ‑toiminnolla voit etsiä ajan, jolloin kaikki mukaan aiotut osanottajat ja resurssit ovat vapaina.

Kun teet vapaan ajan etsinnän käyttäjille, jotka ovat eri aikavyöhykkeellä kuin sinä, GroupWise ottaa aikaeron huomioon. Jos esimerkiksi yrität ajoittaa kokouksen sellaisella alueella olevan työntekijän kanssa, jonka aika on seitsemän tuntia oman alueesi aikaa jäljessä, vapaan ajan etsintä kyseisen työntekijän työpäivänä päättyy noin klo 10.00 omaa aikaasi.

Kun varaat ajan ja lisäät itsesi osallistujaksi, GroupWise hyväksyy ajanvarauksen puolestasi automaattisesti, paitsi jos sinulla on päällekkäinen ajanvaraus. Siinä tapauksessa saat ilmoituksen, jossa kerrotaan päällekkäisestä ajanvarauksesta. Näin käy, kun yrität lähettää ajanvarauksen.

26.2.1 Oman ajanvarauksen laatiminen

Jos et voi osallistua kokouksiin, määritä itsellesi oma ajanvaraus kyseisiksi ajankohdiksi. Kun toinen käyttäjä lisää sinut ajanvaraukseen ja etsii vapaata aikaa, hän näkee, ettet ole käytettävissä, mutta voi silti tehdä sinulle ajanvarauksen.

Omat ajanvaraukset sijoitetaan kalenteriisi määrittämäsi päivämäärän kohdalle. Ne eivät tule postilaatikkoosi tai muiden käyttäjien postilaatikoihin. Kaikki omat ajanvaraukset tallennetaan vastaavasti GroupWise-pääkalenteriisi. Jos haluat siirtää ne henkilökohtaiseen kalenteriin, vedä ja pudota ne henkilökohtaiseen kalenteriin luomisen jälkeen.

  1. Napsauta työkalurivin Uusi ajanvaraus ‑painiketta ja valitse sitten Oma ajanvaraus.

    tai

    Avaa kalenterissasi näkymä, jossa on ajanvarausluettelo, valitse päivämäärä ja kaksoisnapsauta sitten aikaa ajanvarausluettelosta.

  2. (Valinnainen) Kirjoita aihe ja paikka.

  3. Määritä aloituspäivämäärä.

    TAI

    Määritä ajanvarauksen päivämäärä tai päiväyskaava napsauttamalla Päiväys-kuvake. Toistuvan ajanvarauksen luominen on kuvattu kohdassa Toistuvien viestien ajoittaminen.

    TAI

    Merkitse koko päivän kestävä tapahtuma valitsemalla Koko päivän kestävä tapahtuma.

    Lisätietoja koko päivän kestävistä tapahtumista on kohdassa Tietoja koko päivän kestävistä tapahtumista.

  4. Määritä aloituspäivämäärä ja kesto. Kesto voidaan ilmaista minuutteina, tunteina tai päivinä.

  5. Määritä, miten haluat ajanvarauksen näkyvän avattavassa Näytä tilana ‑valikossa. Tapaamiset voivat näkyä muodossa Varattu, Vapaa, Ei toimistossa tai Alustava.

  6. (Valinnainen) Jos sinun on matkustettava tapaamiseen, voit ajoittaa myös matka-ajan. Voit ajoittaa matka-ajan napsauttamalla Matka-aika-kuvaketta Päiväys-kuvake. Lisätietoja on kohdassa Matka-ajan ajoittaminen.

  7. (Valinnainen) Kirjoita viesti.

    Voit määrittää monenlaisia asetuksia, kuten asettaa ajanvaraukselle suuren tärkeyden, napsauttamalla Määritykset-välilehteä.

  8. (Valinnainen) Määritä ajanvarauksen tyyppi valitsemalla Käsittele > Ajanvarauksen tyyppi ja valitsemalla sitten haluamasi tyypin.

  9. Napsauta työkalurivin Tallenna-painiketta.

26.2.2 Ajanvarauksen ajoittaminen usealle henkilölle

Kun ajoitat ajanvarauksen kahdelle tai useammalle ihmiselle, voit harkita useita vaihtoehtoja ajanvarausta luotaessa. Esimerkiksi:

  • Odotetut osallistujat ja valinnaiset osallistujat

  • Miten viesti näkyy kalenterissa (vapaa, varattu jne.)

  • Haluatko ajoittaa matka-ajan?

  • Oletko ajoittamassa resurssia vai lisäämässä resurssivarantoa resurssin valitsemisen automatisoimiseksi?

Voit ajoittaa ajanvarauksen kahdelle tai useammalle ihmiselle seuraavasti:

  1. Valitse työkalurivillä Uusi ajanvaraus.

  2. Napsauta Jakelu-kenttää, kirjoita käyttäjätunnus ja paina sitten Enter-näppäintä. Jos vastaanottajia on useita, lisää muut samalla tavalla. Sisällytä resurssitunnukset tai resurssivarantotunnukset (kuten neuvotteluhuoneet) Jakelu-kenttään. Napsauta tarvittaessa +Tiedoksi tai +Peitetysti haluttujen kenttien lisäämiseksi. Kirjoita käyttäjätunnukset Tiedoksi- ja Peitetysti-kenttiin.

    tai

    Jos haluat valita käyttäjätunnukset tai resurssit luettelosta, napsauta työkalurivin Osoitteet-painiketta, kaksoisnapsauta kunkin vastaanottajan nimeä ja valitse sitten OK.

    Nimesi lisätään automaattisesti ajanvarauksen Jakelu-kenttään. Kun lähetät ajanvarauksen, se lisätään automaattisesti kalenteriisi. Jos et halua sisällyttää itseäsi viestiin, poista nimesi Jakelu-kentästä.

    Jos ajanvaraukseen lisätään resurssiksi useita paikkoja, vain ensimmäinen näkyy Paikka-kentässä.

  3. (Ehdollinen) Jos paikkaa ei ole lisätty resurssiksi Vastaanottaja-kenttään, kirjoita paikan kuvaus Paikka-kenttään.

  4. Määritä aloituspäivämäärä.

    TAI

    Määritä ajanvarauksen päivämäärä tai päiväyskaava napsauttamalla Päiväys-kuvake. Toistuvan ajanvarauksen luominen on kuvattu kohdassa Toistuvien viestien ajoittaminen.

    TAI

    Merkitse koko päivän kestävä tapahtuma valitsemalla Koko päivän kestävä tapahtuma.

    Lisätietoja koko päivän kestävistä tapahtumista on kohdassa Tietoja koko päivän kestävistä tapahtumista.

  5. Määritä aloituspäivämäärä ja kesto. Kesto voidaan ilmaista minuutteina, tunteina tai päivinä.

  6. Määritä ajanvarauksen esitystapa. Tapaamiset voivat näkyä muodossa Varattu, Vapaa, Ei toimistossa tai Alustava.

    Tiedoksi- ja Peitetysti-kenttien vastaanottajat näkevät ajanvarauksen Vapaa-tilassa.

  7. (Valinnainen) Jos sinun on matkustettava tapaamiseen, voit ajoittaa myös matka-ajan. Voit ajoittaa matka-ajan napsauttamalla Matka-aika-kuvaketta Päiväys-kuvake. Lisätietoja on kohdassa Matka-ajan ajoittaminen.

  8. Kirjoita aihe ja sanoma.

  9. Jos haluat varmistaa, että haluamasi henkilöt ja resurssit ovat vapaina, voit tehdä vapaan ajan etsinnän napsauttamalla työkalurivin Vapaan ajan etsintä ‑painiketta. Katso lisätietoja kohdasta Vapaan ajan etsinnän käyttäminen käytettävyystietojen tarkistamiseen.

    Voit määrittää useita erilaisia asetuksia. Napsauttamalla Lähetysmääritykset-välilehteä voit esimerkiksi määrittää käsiteltävän ajanvarauksen erittäin tärkeäksi tai pyytää vastaanottajilta vastausta.

  10. Valitse työkaluriviltä Lähetä.

    Jos ajanvaraus on päällekkäinen kalenterissasi jo olevan toisen ajanvarauksen kanssa, voit valita, jatkatko ajanvarauksen tekemistä vai muutatko ajanvarausta.

26.2.3 Vapaan ajan etsinnän käyttäminen käytettävyystietojen tarkistamiseen

Vapaan ajan etsinnän avulla voit etsiä ajan, jolloin kaikki kokoukseen haluamasi henkilöt ja resurssit ovat vapaina.

Vapaan ajan etsiminen

Voit etsiä vapaa-ajan seuraavasti:

  1. Määritä Jakelu-kenttään käyttäjä- ja resurssitunnukset luomaasi ajanvarausta varten.

  2. Määritä Aloituspäivämäärä-kenttään ensimmäinen mahdollinen tapaamispäivä.

  3. Määritä kokouksen kesto.

  4. Napsauta työkalurivissä Vapaan ajan etsintä.

    Vapaan ajan etsintä ‑valintaikkunan alareunassa olevassa selitteessä esitetään ruudukon ajanvaraustyypit.

    Jos käyttäjän tai resurssin nimen vasemmalla puolella näkyy Vapaan ajan etsintä ‑kuvake , saat lisätietoja ajanvarauksesta napsauttamalla Omat aikataulut ‑välilehdessä käyttäjätunnuksen tai resurssin kohdalla olevaa ajanvarausta. Saat Vapaan ajan etsinnän tiedot ‑kuvake-kuvakkeen näkyviin vain, jos käyttäjätunnuksen tai resurssin omistaja on antanut sinulle ajanvarauksien lukuvaltuudet Valtuuksien antaminen ‑luettelossa. Lisätietoja on kohdassa Käyttövaltuutusten myöntäminen postilaatikon omistajana.

    Jos haluat sulkea haun ulkopuolelle jonkin käyttäjätunnuksen tai resurssin poistamatta sitä, valitse Käytettävissä olevat ajat ‑välilehti ja poista sitten käyttäjän tai resurssin nimen vieressä olevan valintaruudun valinta. Henkilön tai resurssin poistaminen hausta on esimerkiksi silloin hyödyllistä, kun henkilö (kuten Tiedoksi-vastaanottaja) halutaan kutsua kokoukseen, mutta hänen läsnäolonsa ei ole välttämätöntä. Sisällytä poistettu käyttäjä tai resurssi haettavien joukkoon napsauttamalla nimen vieressä olevaa valintaruutua.

  5. Valitse ensimmäinen vapaa ajankohta valitsemalla Autom. valinta ja siirrä sitten käyttäjät, resurssit, valittu ajankohta ja kesto tehtävään ajanvaraukseen valitsemalla OK.

    tai

    Napsauta Autom. valinta ‑painiketta, kunnes näyttöön tulee haluamasi ajankohta, ja siirrä sitten käyttäjät, resurssit, valittu ajankohta ja kesto tehtävään ajanvaraukseen valitsemalla OK.

    tai

    Valitse Käytettävissä olevat ajat ‑välilehti vapaiden aikojen tarkastelua varten, valitse aika napsauttamalla sitä ja siirrä sitten käyttäjätunnukset, resurssit, valittu ajankohta ja kesto takaisin ajanvarausnäkymään valitsemalla OK.

  6. Jos haluat poistaa käyttäjätunnuksen tai resurssin Kutsu kokoukseen ‑luettelosta vapaiden aikojen haun jälkeen, valitse Käytettävissä olevat ajat ‑välilehti, valitse poistettava käyttäjätunnus tai resurssi, paina Delete-näppäintä ja valitse sitten Kyllä.

    Tästä on hyötyä, jos etsit sopivaa vapaana olevaa aikaa useista neuvotteluhuoneista ja haluat sitten poistaa ne, joita et halua.

  7. Tee ajanvaraus valmiiksi ja lähetä se.

    Jos haluat tehdä vapaan ajan etsinnän ennen ajanvarauksen luomista, valitse Työkalut > Vapaan ajan etsintä. Määritä tarvittavat tiedot Vapaan ajan etsintä ‑valintaikkunassa ja suorita sitten haku valitsemalla OK. Kun löydät haluamasi ajankohdan kokoukselle, valitse Tee kokouspyyntö, jolloin tiedot siirretään uuteen ajanvarausnäkymään. Täytä sen jälkeen ajanvarauksen tiedot.

    Voit muuttaa ajanvarauksen hakua valitsemalla Työkalut > Vapaan ajan etsintä ja määrittämällä Etsittävien päivien määrä ‑kenttään haluamasi päivien määrän.

    Tämä tapa on kätevä silloin, kun ajastat toistuvia ajanvarauksia tai suunnittelet ajanvarauksia käyttäjien kanssa ja haluat nähdä käyttäjien tulevat aikataulut pitemmältä ajalta kuin oletusarvoiselta seitsemältä päivältä.

Vapaan ajan etsinnän määritysten muuttaminen

Voit muuttaa kaikkien ajanvarausten oletuskellonaikoja ja ‑päivämääriä Vapaan ajan etsintä ‑välilehden päivämäärän ja kellonajan määrityksissä.

  1. Valitse Työkalut > Määritykset, kaksoisnapsauta Kalenteri ja valitse sitten Vapaan ajan etsintä ‑välilehti.

  2. Muuta haluamiasi määrityksiä.

    Asetuksissa voi valita päivämääräalueen tai tietyt haettavat päivät.

    Jos haluat

  3. Valitse OK.

Vapaan ajan etsintä ja resurssivarannot

Jos valitset ajanvarausta luotaessa resurssivarannon resurssin ajoittamista varten, GroupWise 18.5:stä alkaen Vapaan ajan etsintä ‑toiminto automatisoidaan niin, että se valitsee resurssivarantoluettelosta ensimmäisen käytettävissä olevan resurssin. Valittu resurssi näkyy Ajanvaraus-ikkunassa sulkeissa resurssivarannon vieressä jo ennen ajanvarauksen lähettämistä.

Jos haluat mieluummin valita resurssivarannosta toisen resurssin, voit napsauttaa Ajanvaraus-ikkunassa Vapaan ajan etsintä ‑vaihtoehtoa ja vaihtaa resurssin manuaalisesti toiseksi laajentamalla Vapaan ajan etsinnän tiedot ‑kuvake resurssivarannon toiseksi Omat aikataulut ‑välilehdessä ja valitsemalla luettelosta toisen käytettävissä olevan resurssin.

26.2.4 Matka-ajan ajoittaminen

Jos sinun on matkustettava osallistuaksesi kalenteriisi ajoitettuun tapaamiseen tai kokoukseen, olipa se henkilökohtainen tai tarkoitettu useille ihmisille, voit ottaa Matka-aika-toiminnon käyttöön tapaamista luotaessa tai muokattaessa. Tämä toiminto sisältää sekä kokousta edeltävän että sen jälkeisen matka-ajan, joka näkyy kalenterissa ajanvarauksen kummallakin puolella.

Vaikka tämä toiminto näkyy vain omassa kalenterissasi, kalenterissasi määritetty aika näkyy oletusarvoisesti Varattu-merkinnällä myös muilla, jotka osallistuvat kokoukseen. Voit kuitenkin halutessasi muuttaa matka-ajan näkymään Vapaa- tai Alustava-merkinnällä.

Jos haluat sisällyttää matka-ajan ajoitettavaan kokoukseen tai tapaamiseen, tai kokoukseen, joka on jo kalenterissasi (olipa se sinun ajoittamasi tai jonkun muun ajoittama), toimi seuraavasti:

  1. Aloita uusi ajanvaraus tai kaksoisnapsauta olemassa olevaa ajanvarausta kalenterissasi.

  2. Napsauta Matka-aika-kuvaketta Vapaan ajan etsinnän tiedot ‑kuvake ajanvarausikkunassa.

  3. Aseta matka-ajan kesto Aseta matka-aika ‑valintaikkunassa.

    Määritystoiminto luo oletusarvoisesti sekä ennen matkaa että sen jälkeen annetun matkan. Jos kahden keston on oltava erilaisia, poista asetus, jonka mukaan niille on määritettävä sama asetus, niin Ennen- ja Jälkeen-asetukset tulevat näyttöön.

  4. Valitse OK.

Matka-ajan peruuttaminen

Voit peruuttaa matka-ajan samalla tavalla kuin tavallisia ajanvarauksia peruutettaessa. Jos peruutat ajanvarauksen, jolle matka-aika ajoitettiin, myös siihen liittyvät matka-aikaviestit poistetaan.

Jos haluat poistaa saman esiintymän matka-aikaa edeltävät ja sen jälkeiset viestit ja jättää pääajanvarauksen ennalleen, napsauta pääajanvarauksen Matka-kuvaketta ja aseta sekä Ennen- että Jälkeen-arvojen arvoksi nolla. Samalla tavalla voit poistaa jommankumman Ennen- ja Jälkeen-arvoista.

Matka-ajan kuvaus

Tämän toiminnon tarkoituksena on peittää kalenterissasi aikoja, jolloin et ehkä ole tavoitettavissa, esimerkiksi kokousten valmistelun vuoksi tai muista syistä. Tämän toiminnon toimintatapa, jota ei ole kuvattu yllä, esitetään alla:

  • GroupWise Web: GroupWise-työasemaohjelmassa luotu valmistelu-/matka-aika näkyy GroupWise-verkkokalenterissa muuna ajanvarauksena ilman GroupWise-työasemaohjelmassa käytettyä tunnuskuvaketta Vapaan ajan etsinnän tiedot ‑kuvake.

  • Hälytykset: Ajanvarausta edeltävät ja sen jälkeiset matka-ajat sisältyvät nyt pääajanvarauksen Hälytys-valintaikkunaan. Lisätietoja on kohdassa Kalenteriviestin hälytyksen määrittäminen.

  • Ajoitusristiriita: Koska matka-aikaviestit näkyvät oletusarvoisesti Varattu-merkinnällä, ne johtavat ajoitusristiriitaan, jos kalenterissasi on jo ajanvaraus, joka on kyseisen ajan kanssa päällekkäin. Voit ratkaista ristiriidat samalla tavalla kuin muiden ajanvarausten tapauksessa.

26.2.5 Tietoja koko päivän kestävistä tapahtumista

Luodessasi GroupWise-ajanvarausta voit muuttaa varauksen koko päivän kestäväksi tapahtumaksi valitsemalla kellonajan syöttökentän vierestä Koko päivän kestävä tapahtuma.

Voit määrittää ajanvarauksen esitysmuodon napsauttamalla käytettävyyspainiketta, joka on Koko päivän kestävä tapahtuma ‑valintaruudun alla. Tapaamiset voivat näkyä muodossa Varattu, Vapaa, Ei toimistossa tai Alustava. Toisin kuin säännölliset ajanvaraukset, kaikki vastaanottajat näkevät koko päivän kestävien tapahtumien ajanvaraukset oletusarvoisesti Vapaa-muodossa. Tähän on syynä se, että koko päivän kestäviä tapahtumia koskevat ajanvaraukset ovat usein pelkästään tiedottavia. Voit esimerkiksi lähettää koko päivän kestävän ajanvarauksen ilmoittaaksesi työtovereillesi, että et ole kyseisenä päivänä paikalla. Tällöin tapahtuman vastaanottaneet työtoverisi eivät näy Varattu-tilassa kyseisenä päivänä.

Koko päivän tapahtumien näyttötavan muuttaminen

Voit muuttaa Määritykset-valikon kautta tapaa, jolla koko päivän tapahtumat hyväksytään kalenterissasi.

  1. Valitse Työkalut > Määritykset, kaksoisnapsauta Kalenteri-kohtaa ja valitse sitten Yleistä-välilehti.

  2. Napsauta Hyväksy asetukset ‑alueella avattavaa valikkoa, joka on kohdan Hyväksy itselle lähetyt kokop. tapahtumat alla, ja valitse haluamasi vaihtoehto.

  3. Valitse OK.

Kun lähetät koko päivän tapahtuman vastaanottajille, aika näkyy oletusarvoisesti vapaana. Lähettäjä voi valita, näkyykö tapahtuma varattuna vastaanottajien kalentereissa, mutta muutos on tehtävä aina koko päivän tapahtumaa lähetettäessä.

26.2.6 Kellonajan syöttäminen

Ajoittaessasi ajanvarauksia ja muita tapahtumia ohjelma saattaa pyytää sinua määrittämään kellonajan. Voit useimmiten määrittää kellonajan kirjoittamalla sen suoraan kellonaikakenttään tai antamalla sen ajansyöttökentässä. Avaa kellonajan syöttöikkuna napsauttamalla Kellonajan syöttökuvake ‑kuvaketta.

Valitse aloitusaika vihreällä nuolella ja lopetusaika punaisella nuolella. Valittuna olevat ajat näkyvät näytön oikeassa reunassa. Kellonaikojen välissä täytyy olla vähintään 15 minuuttia.

Jos oikea kesto on jo annettu, voit siirtää sitä vetämällä valitsemaasi aluetta ylös- tai alaspäin.

Aikavyöhykeasetuksella voit määrittää tapahtumalle aikavyöhykkeen. Lisätietoja aikavyöhykkeistä on kohdassa Ajanvarauksen aikavyöhykkeen määrittäminen.

26.2.7 Ajanvarauksen aikavyöhykkeen määrittäminen

HUOMAUTUS:Tässä osiossa on versiokohtaisia tietoja.

Version 18.3.1 ja sitä uudempien versioiden toimintatapaan liittyvät muutokset

Kun valitset aikavyöhykkeen ajanvarausta luotaessa, ajanvarausta muutetaan niin, että se ajoitetaan valitulla aikavyöhykkeellä asettamasi ajankohdan mukaisesti. Jos esimerkiksi määrität ajanvarauksen ajankohdaksi klo 16.30 Yhdysvaltain itäistä aikaa ja olet Tyynenmeren ajan aikavyöhykkeellä, kalenterissasi ajanvarauksen ajankohtana näkyy klo 13.30 PDT.

Aikavyöhyke näkyy nyt myös alkamisajankohdan vieressä olevassa ajanvarauksen otsikossa seuraavasti:

Toimintatapa ennen versiota 18.3.1

Aikavyöhyke-toiminnon avulla voit luoda kokouksen eri aikavyöhykkeillä toimiville vastaanottajille, jotka tapaavat samassa paikassa.

Yleensä GroupWise säätää kokousajat automaattisesti vastaanottajien aikavyöhykkeiden mukaan. Jos käyttäjä Utahissa luo kokouksen kello kymmeneksi, Kaliforniassa oleva vastaanottaja näkee kokouksen ajankohdan kello yhdeksänä ja New Yorkissa oleva vastaanottaja näkee sen kello kahtenatoista. Tämä johtuu siitä, että käyttäjät ovat eri aikavyöhykkeillä. Koska GroupWise säätää ajan, kaikki kokouspuheluun kutsutut käyttäjät soittavat samalla hetkellä paikallisista aikaeroista huolimatta.

Aikavyöhyke-toimintoa kannattaa käyttää silloin, kun et halua GroupWisen säätävän määrityksiä vastaanottajien paikallisten aikavyöhykkeiden mukaisiksi. Jos olet itse Saskatchewanin aikavyöhykkeellä ja kutsut ajanvaraukseen käyttäjiä Kalliovuorten aikavyöhykkeeltä (Yhdysvallat ja Kanada) Saskatchewaniin, sinun on käytettävä Aikavyöhyke-toimintoa. Aikavyöhyke-toiminto varmistaa, että vastaanottajien kalentereiden ja postilaatikkojen ajanvarauksen aika on Saskatchewanin aikaa.

  1. Avaa ja luo uusi ajanvaraus.

  2. Valitse Käsittele > Aikavyöhykkeen valitseminen ja napsauta avattavaa Aikavyöhyke-luetteloa. Valitse tapaamispaikan aikavyöhyke ja valitse sitten OK.

  3. Valitse työkaluriviltä Lähetä.

Kun vastaanottajat, joille olet luonut ajanvarauksen Aikavyöhyke-toiminnon avulla, saavat ajanvarauksen, he näkevät postilaatikkonsa ajanvarauksen aiheen vieressä aikahuomautuksen. Jos kokouksen aihe on esimerkiksi markkinointikokous ja aikavyöhyke on Saskatchewanin aikavyöhyke, käyttäjät näkevät aiheen ja seuraavanlaisen aikahuomautuksen: Markkinointikokous (Saskatchewan). Käyttäjien kalenterissa aikavyöhyke on merkitty paikan yhteyteen eikä aiheen yhteyteen.

26.2.8 Ajanvarauksen peruuttaminen

Voit peruuttaa ajanvarauksen, jos olet määrittänyt sen itse tai jos sinulla on tarvittavat valtuudet ajanvarauksen määrittäjän postilaatikkoon.

  1. Napsauta peruutettavaa ajanvarausta hiiren kakkospainikkeella kalenterissa ja valitse sitten Poista.

  2. Valitse Poista tämä viesti kaikilta muilta vastaanottajilta, jos haluat poistaa viestin muiden käyttäjien postilaatikoista. Jätä asetus valitsematta, jos haluat poistaa viestin vain omasta postilaatikostasi.

  3. (Valinnainen) Kirjoita viesti, jossa selvität peruutuksen syyn.

  4. Valitse sitten OK.

Kokouksen peruutusviesti lähetetään kaikille käyttäjille, joille ajanvaraus on lähetetty, ja ajanvaraus poistetaan käyttäjien kalentereista. Käyttäjät, joille ajanvaraus on delegoitu, eivät saa kokouksen peruutusviestiä, mutta ajanvaraus poistetaan heidän kalentereistaan.

26.2.9 Toistuvan ajanvarauksen peruuttaminen

Voit peruuttaa toistuvan ajanvarauksen, jos olet määrittänyt sen itse tai jos sinulla on tarvittavat valtuudet ajanvarauksen määrittäjän postilaatikkoon.

  1. Napsauta toistuvaa ajanvarausta hiiren kakkospainikkeella kalenterissa ja valitse sitten Poista.

  2. Valitse Poista tämä viesti kaikilta muilta vastaanottajilta.

  3. (Valinnainen) Kirjoita viesti, jossa selvität peruutuksen syyn.

  4. Valitse OK.

  5. Valitse Tämä esiintymä, Kaikki esiintymät tai Tästä esiintymästä eteenpäin.

Kokouksen peruutusviesti lähetetään kaikille käyttäjille, joille ajanvaraus on lähetetty, ja ajanvaraus poistetaan käyttäjien kalentereista. Käyttäjät, joille ajanvaraus on delegoitu, eivät saa kokouksen peruutusviestiä, mutta ajanvaraus poistetaan heidän kalentereistaan.

26.2.10 Ajanvarauksen muokkaaminen

Kun ajanvarausta muokataan, muutokset tulevat näkyviin vastaanottajien ajanvarauksissa, mutta heidän postilaatikoihinsa ei tule muutoksiin liittyvää viestiä. Muokattu ajanvaraus näkyy lihavoituna, ja sen sisällä on ilmoituspalkki, joka kertoo käyttäjille, mitä ajanvarauksen osaa on muokattu. Käyttäjiä ei kehoteta hyväksymään ajanvarausta uudelleen.

Lisätietoja ajanvarausten ja muiden sähköpostiviestien muokkaamisesta on kohdassa Lähetettyjen ajanvarausten, tehtävien ja muistutusten muokkaaminen.

Voit siirtää ajanvarauksen toiseen ajankohtaan samana päivänä avaamalla kalenterisi ja vetämällä ajanvarauksen haluamaasi kohtaan.

26.2.11 Ajanvarauksen kopioiminen

Kuten muissakin sähköpostiviesteissä, voit kopioida ajanvarauksen ja luoda uuden ajanvarauksen. Katso lisätietoja kohdasta Lähetettyjen sähköpostiviestien kopioiminen.