Haga clic en Archivo > Nueva > Reunión.
Haga clic en la pestaña Planificación.
Existen dos tipos de programación de eventos en Evolution, citas y reuniones. Una cita es un evento que sólo se programa para uno mismo, mientras que una reunión es un evento que se programa para varias personas. Para determinar la disponibilidad de los invitados, se puede utilizar la búsqueda de disponibilidad para reuniones.
En Evolution, una cita es un evento que se programa para uno mismo.
Haga clic en Archivo > Cita nueva.
o
Haga clic en Calendarios y, a continuación, en Nueva.
o
Haga doble clic en un espacio en blanco del calendario.
En el campo Resumen, escriba un breve resumen de la cita.
En el campo Ubicación, escriba una ubicación para la cita.
En la lista desplegable Clasificación, seleccione una clasificación.
En la lista desplegable Calendario, seleccione un calendario.
En el campo Categorías, escriba una categoría.
En el campo Descripción, escriba una descripción.
Especifique una fecha de inicio y una fecha de finalización.
Si desea que esta cita sea un evento que dure todo el día, seleccione la opción pertinente.
Si no se trata de un evento que durará todo el día, especifique una hora de inicio y una hora de finalización.
Para que ese tiempo se muestre como ocupado, elija la opción para ello.
Si desea que se active una alarma para esta cita, seleccione la opción correspondiente. En ese caso, deberá especificar también cuándo y cómo debe avisar.
Haga clic en la pestaña Repetición y especifique si desea que la cita se repita y, en caso afirmativo, con qué frecuencia.
Aparece Cita para todo el día en la parte superior de la lista de citas, en el encabezado gris bajo la fecha, en lugar de en el interior. Esto facilita que las citas se solapen y se coloquen unas dentro de las otras. Por ejemplo, una conferencia puede ser una cita para todo el día y las reuniones de la conferencia citas con hora. Las citas con horas de inicio y finalización específicas también pueden solaparse. Cuando esto ocurre, aparecen como varias columnas en la vista del día del calendario.
Si se crean citas de calendario que se solapan, Evolution las muestra en el calendario una al lado de la otra.
Es posible disponer de varios recordatorios para una única cita a cualquier hora anterior a la que se ha programado para la cita. Se puede activar un recordatorio de cada uno de los tipos siguientes:
Pantalla: aparece una ventana en la pantalla para recordarle la cita.
Programa: se puede ejecutar un programa como recordatorio. Es posible introducir el nombre en el campo de texto o buscarlo empleando el botón Examinar.
Si se han almacenado recordatorios en un calendario local, éstos empiezan a funcionar desde el momento en que se entra a la sesión. Sin embargo, para activar los recordatorios almacenados en un servidor Exchange, se debe ejecutar Evolution al menos una vez tras la entrada a la sesión. Independientemente de dónde estén almacenados los recordatorios, se puede salir de Evolution y seguir recibiéndolos.
Si utiliza un calendario en un servidor Microsoft Exchange, seleccione una clasificación para la cita a fin de determinar quién puede verla. La categoría por defecto es Pública; cualquier persona del calendario que comparta la red puede ver una cita pública. La opción Privada indica un nivel de seguridad y Confidencial un nivel de seguridad incluso superior. Los distintos niveles dependen de los valores de configuración del servidor; solicite información al administrador del sistema o ajuste los valores de configuración de la delegación.
Si utiliza un servidor Microsoft Exchange, otras personas conectadas al servidor pueden comprobar su disponibilidad en cualquier momento. Si tiene una cita que es flexible o que desea designar como tiempo libre en lugar de ocupado, marque la casilla Libre de la sección Mostrar la hora como. Normalmente, las citas aparecen con el valor de ocupado.
Es posible clasificar por categorías las citas del mismo modo que los contactos.
Haga clic en Categorías.
Seleccione la casilla de verificación que aparece junto a cada categoría que coincide con la cita que se está creando.
SUGGESTION : Es posible añadir una categoría nueva a la lista de categorías haciendo clic en Editar lista de categorías principal y, a continuación, en Haga clic aquí para añadir una categoría.
Una vez seleccionadas las categorías, haga clic en Aceptar para asignarlas a la cita. Las categorías seleccionadas aparecen en una lista en el recuadro de texto situado a la derecha del botón Categorías.
Las citas con categorías aparecen con iconos en la visualización del calendario; también es posible realizar búsquedas de citas por categoría. Para visualizar únicamente las citas de una categoría concreta, seleccione La categoría es en la barra de búsqueda de la parte superior del calendario y seleccione una categoría.
La pestaña Repetición permite describir las repeticiones de citas en un rango de una cada día hasta una cada cien años. Así, se puede seleccionar una hora y una fecha en la que la cita para de repetirse y, en Excepciones, se seleccionan los días en los que la cita no se repite. Las selecciones se realizan de izquierda a derecha y, así, se forma una frase: "Cada dos semanas los lunes y los viernes hasta el 3 de enero de 2008" o "Cada mes el primer viernes 12 veces".
Una vez completados los valores de configuración, para guardar y cerrar la ventana del editor de citas, haga clic en el icono de disco de la barra de herramientas. Si lo desea, se puede modificar el resumen de una cita en la vista de calendario haciendo clic y escribiendo en ésta. También es posible cambiar otros valores de configuración haciendo clic con el botón derecho del ratón en la cita y seleccionando Abrir o haciendo doble clic en la cita.
En Evolution, una reunión es un evento que se programa para varias personas. Esta aplicación permite programar reuniones de grupos y gestionar las respuestas a peticiones de reuniones.
Al crear una cita de grupo o reunión, es posible clasificar los asistentes en varias categorías, como "presidente" o "requerido". Cuando se guarda una lista de citas, cada asistente recibe un mensaje con la información de la cita, que, a su vez, les da la oportunidad de responder.
Si no necesita recopilar información de asistencia cuando está programando un evento y prefiere, simplemente, anunciarlo, haga clic en Acciones > Reenviar como iCalendar. Se abrirá un mensaje de correo electrónico nuevo con la notificación del evento adjunta como un anuncio. Los destinatarios pueden añadir el evento a sus calendarios con un sólo clic del ratón, pero se no envía una respuesta automática para indicar si tienen previsto asistir.
Para programar una reunión:
Haga clic en Archivo > Nueva > Reunión y, a continuación, haga clic en la pestaña Invitación.
Si dispone de varias cuentas de correo electrónico, seleccione la que desea utilizar seleccionando un elemento del campo Organizador.
Haga clic en Añadir para añadir los nombres y las direcciones de correo electrónico de las personas a las que invitará a la reunión.
Haga clic en Aceptar.
Se envía un mensaje de correo electrónico a todos los destinatarios, en el que se los invita al evento.
REMARQUE : Una reunión sólo puede tener un organizador y únicamente éste puede añadir participantes. El usuario se puede designar a sí mismo como el organizador de la reunión, pero, a menos que coordine la acción con el organizador al que está reemplazando, puede crear confusión en el proceso de programación. Si desea invitar a más personas a la reunión sin cambiar el organizador, la mejor opción es reenviar el mensaje del primer organizador a estos participantes adicionales.
Las peticiones de reuniones se envían como archivos adjuntos en formato iCal. Para ver o responder a uno de éstos, haga clic en el icono del archivo adjunto y visualícelo incluido en el mensaje en la ventana de correo. Se mostrará la información sobre el evento, incluidas la hora y la fecha. A continuación, se puede elegir cómo contestar a la invitación. Las opciones son las siguientes:
Haga clic en Aceptar para enviar un mensaje al organizador con la respuesta, con lo que el evento se añadirá al calendario.
Una vez que se ha añadido una reunión al calendario, se puede modificar la información, pero si el organizador original envía una actualización, es posible que esos cambios se sobreescriban.
Al recibir la respuesta de una invitación a una reunión que se ha enviado, ésta se puede ver incluida en el mensaje haciendo clic en el archivo adjunto y seleccionando Ver incluido. En la parte inferior, haga clic en Aceptar para actualizar la lista de asistentes.
Además de las herramientas de programación de reuniones estándar, se puede utilizar la vista de disponibilidad para comprobar si las personas están disponibles de antemano. Normalmente, la función de disponibilidad es una característica de servidores groupware dedicados como Microsoft Exchange. Sin embargo, es posible publicar información sobre la disponibilidad en línea y acceder a información sobre la disponibilidad publicada en otra parte. Si no todas las personas con las que colabora publican datos sobre la disponibilidad, se pueden utilizar las invitaciones de eventos iCal para coordinar programaciones con otras personas.
Para acceder a la vista de disponibilidad:
Lista de asistentes: la lista de asistentes muestra las personas a las que se ha invitado a la cita. También muestra el estado de Confirmar.
Cuadrícula de programación: la cuadrícula de programación muestra la información publicada sobre la disponibilidad de las personas invitadas, por lo que se podrán comparar las programaciones para encontrar tiempo libre y programar la cita. El resto de personas sólo podrán ver la información sobre la programación si utilizan el mismo servidor Microsoft Exchange que usted (es decir, si todos pertenecen a la misma organización) o si publican información sobre la disponibilidad en una URL que se puede consultar y ésta se ha introducido en sus tarjetas de contactos mediante el editor de contactos.
Para programar una cita, en primer lugar se precisa la información sobre la disponibilidad de las personas. Si está utilizando Evolution Connector para Microsoft Exchange, toda la información ya está disponible en la Lista de acceso global. De lo contrario, cada persona deberá enviar por correo electrónico sus archivos de programación y éstos se deberán incorporar al calendario.
Independientemente de cómo se obtenga la información, Evolution la mostrará en la pestaña Planificación. La hora de la cita pendiente aparece de color blanco con los bordes en negrita. En la lista de asistentes, las horas disponibles de cada asistente aparecen clasificados mediante un código de color junto al nombre.
Para ajustar la hora de la reunión, arrastre los bordes de la reunión o utilice los botones Auto-seleccionar para seleccionar una hora de forma automática y, a continuación, haga clic en Guardar y Cerrar. Para los asistentes conectados a un servidor Exchange, la cita se actualiza de forma automática; el resto reciben una notificación por correo electrónico en la que se indica cualquier cambio en los planes.
Si desea obtener información sobre cómo utilizar esta función con Evolution Connector para Microsoft Exchange, consulte Programación de citas mediante la función Disponibilidad.
Es posible publicar información sobre la disponibilidad en un servidor WebDAV u otro servidor Web si ofrece compatibilidad con HTTP PUT. Solicite información al administrador del sistema si no está seguro de disponer de esta funcionalidad.
Para configurar la publicación de la disponibilidad, seleccione Herramientas > Configuración y, a continuación, haga clic en Calendario y tareas. En la pestaña Publicación de disponibilidad, haga clic en Añadir y, a continuación, especifique la URL del servidor de carga. Seleccione la frecuencia con la que desea cargar datos, los calendarios de los que desea visualizar datos, el nombre de usuario y la contraseña y, finalmente, haga clic en Aceptar.
Para que la información sobre la disponibilidad se publique de inmediato, vaya a la herramienta Calendario y haga clic en Acciones > Publicar la información de disponibilidad.
Si una persona indica una URL para obtener información sobre la disponibilidad o el calendario Web, es posible introducirla como parte de la información del contacto mediante la herramienta Contactos. Así, cuando se programa una reunión ella, Evolution examina la programación y la muestra en el programador de reuniones.