74.7 Envoi et récupération d'éléments en mode Remote

Utilisez la commande Envoyer/Récupérer pour synchroniser vos boîtes aux lettres En ligne et Remote.

Lors de la connexion à votre système GroupWise, les éléments que vous avez envoyés depuis votre boîte aux lettres Remote sont distribués aux destinataires. Remote envoie également une requête à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer des éléments tels que du courrier. Le système GroupWise traite la requête, puis envoie les éléments demandés à votre boîte aux lettres Remote. Le nombre d'éléments dépend des limites définies dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. En plus des messages, vous pouvez récupérer des règles, des documents et des carnets d'adresses.

74.7.1 Connexion à GroupWise lors de l'envoi ou de la récupération des messages

Si vous tentez d'envoyer ou de récupérer des messages en mode Remote alors que vous n'êtes pas connecté à GroupWise, une boîte de dialogue s'ouvre afin que vous puissiez indiquer si vous souhaitez vous connecter maintenant ou plus tard. Vous pouvez également configurer votre connexion avant de vous connecter.

74.7.2 Téléchargement d'éléments, de règles, d'adresses et de documents vers votre boîte aux lettres Remote

Pour télécharger des éléments, des règles, des adresses et des documents dans votre boîte aux lettres Remote :

  1. Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.

    ou

    Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Pour récupérer des éléments, assurez-vous que l'option Éléments est sélectionnée, puis cliquez successivement sur Avancé, sur un onglet disponible le cas échéant, sur une option et sur OK.

    Si vous spécifiez une limitation des éléments à récupérer (en sélectionnant, par exemple, En-têtes uniquement ou en définissant une taille maximale), vous pourrez télécharger le reste de l'élément ou des éléments plus tard. Reportez-vous à la section Récupération d'éléments partiellement téléchargés.

    Si vous êtes en mode Remote et que vous ne voulez télécharger que les nouveaux éléments, sélectionnez Nouveau uniquement dans l'onglet Récupérer.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Pour récupérer des règles, cliquez sur Règles.

  5. Pour récupérer des adresses du carnet d'adresses GroupWise, cliquez sur Carnet d'adresses GroupWise, puis sur Filtrer, spécifiez les adresses à récupérer et cliquez ensuite sur OK.

    La récupération de carnets d'adresses peut prendre un certain temps avec une connexion par modem, c'est pourquoi il est conseillé de passer par une connexion réseau ou TCP/IP.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres Remote.

  6. Pour récupérer votre carnet d'adresses personnel, cliquez sur Carnets d'adresses personnels.

  7. Pour récupérer des copies de documents de la bibliothèque GroupWise à partir de votre boîte aux lettres en ligne, cochez la case Documents, cliquez sur Documents, sélectionnez les documents concernés, marquez-les comme étant En cours d'utilisation, puis cliquez sur OK.

    Cette opération empêche les autres utilisateurs de modifier le document. Si vous ne marquez pas un document comme étant en cours d'utilisation, un autre utilisateur peut le modifier alors que la copie de ce document se trouve dans votre boîte aux lettres Remote. Si vous le modifiez et que vous le renvoyez ensuite dans la bibliothèque principale, votre document est enregistré en tant que nouvelle version et vos modifications ne sont pas enregistrées dans l'autre version. Si vous n'envisagez pas d'éditer un document, ne le marquez pas comme étant en cours d'utilisation.

    Lorsque vous quittez le document marqué comme étant en cours d'utilisation, vous êtes invité à l'envoyer vers la bibliothèque principale et à le marquer comme étant disponible. Si vous en avez terminé avec le document, marquez-le comme étant Disponible afin que les autres utilisateurs puissent le modifier.

  8. Si vous êtes en mode Remote et que vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant de télécharger l'élément, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, puis cliquez sur OK.

  9. Cliquez sur Connecter ou sur Terminer.

Si vous êtes en mode Remote, tous les éléments de votre liste Requêtes en attente sont envoyés immédiatement.

74.7.3 Envoi d'éléments en mode Remote

Pour envoyer des éléments en mode Remote :

  1. Créez un élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

    Remote place les éléments dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, tous les éléments contenus dans la liste Requêtes en attente sont envoyés.

  2. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer, puis sur le compte Remote.

    ou

    Si vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant d'envoyer l'élément, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, cliquez sur OK, puis sur Connecter.

Lorsque vos éléments sont envoyés, vos nouveaux éléments sont récupérés en fonction des paramètres spécifiés dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.

Vous pouvez basculer d'un type de connexion à un autre (réseau, modem et TCP/IP) s'il n'existe pas de requête en attente pour la connexion à partir de laquelle vous basculez. Par exemple, si vous envoyez et récupérez des éléments via une connexion réseau, et que vous vous déconnectez avant la fin de la transmission, vous ne devrez pas, pour traiter les requêtes, basculer ultérieurement vers une connexion modem. Terminez le traitement de la requête d'origine via la connexion d'origine.

74.7.4 Affichage des requêtes en attente

À chaque fois que vous exécutez une tâche qui requiert l'envoi d'informations depuis votre boîte aux lettres Remote vers votre boîte aux lettres en ligne, GroupWise crée une requête qu'il place ensuite dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, toutes les requêtes sont transmises à votre boîte aux lettres en ligne. Requêtes en attente permet d'afficher les requêtes en suspens.

Cliquez sur Comptes > Requêtes en attente.

Pour empêcher le traitement d'une requête, cliquez sur celle-ci, puis sur Supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les requêtes qui n'ont pas été envoyées au système GroupWise principal et dont l'état est En attente d'envoi. Si vous avez déjà envoyé une requête au système GroupWise, vous ne pouvez pas l'annuler.

74.7.5 Récupération d'éléments partiellement téléchargés

Si vous avez défini des limites de taille ou spécifié de ne récupérer que les en-têtes lors du téléchargement des éléments, il peut arriver que votre boîte aux lettres Remote comporte des éléments partiellement téléchargés.

  1. Sélectionnez les éléments dans votre boîte aux lettres à distance.

  2. Cliquez sur Comptes > Récupérer les éléments sélectionnés.

  3. Pour vous connecter immédiatement à votre boîte aux lettres en ligne, cliquez sur Connexion immédiate.

    ou

    Pour créer la requête sans l'envoyer, cliquez sur Connexion ultérieure. Ainsi, vous pouvez attendre d'avoir plusieurs requêtes avant de vous connecter.

74.7.6 Utilisation de la fonction Plages disponibles en mode Remote

Pour utiliser la fonction Plages disponibles en mode Remote :

  1. Créez un nouveau rendez-vous.

  2. Pour sélectionner le premier jour de réunion possible, cliquez sur icône Agenda, puis sur une date.

  3. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

  4. Pour vous connecter immédiatement à votre système GroupWise principal et rechercher des plages disponibles, cliquez sur Connexion immédiate.

    ou

    Pour rechercher des plages disponibles ultérieures, cliquez sur Connexion ultérieure.

    Cette option génère une requête de plages disponibles mais ne l'envoie pas au système GroupWise principal. Vous pouvez enregistrer votre rendez-vous sous forme de brouillon dans le dossier Travail en cours jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'envoyer. Par la suite, lorsque vous serez prêt à vérifier les heures de rendez-vous, cliquez sur Occupé, puis sur Connexion immédiate.

  5. Lorsque la fenêtre Choix de l'heure de rendez-vous apparaît, cliquez sur Sélection auto. pour choisir la première heure de réunion disponible. Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que l'heure qui vous convient soit affichée, puis cliquez sur OK.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Heures disponibles, sur une heure disponible, puis sur OK.

  6. Complétez la demande de rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous perdez la connexion avant que toutes les informations relatives à la planification ne soient renvoyées par une recherche de plages disponibles, cliquez de nouveau sur Occupé pour mettre à jour les informations issues de la requête Plages disponibles initiale.

74.7.7 Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres Remote

Le Carnet d'adresses GroupWise est généralement volumineux car il contient des informations concernant votre société entière. Si vous n'avez pas besoin de l'intégralité des informations de ce carnet d'adresses lorsque vous utilisez GroupWise hors du bureau, servez-vous de l'option Filtre du Carnet d'adresses GroupWise pour ne récupérer du système GroupWise que les adresses des utilisateurs, les adresses des ressources et les groupes publics nécessaires.

Par exemple, l'instruction de filtrage Serv [ ] Marketing charge GroupWise de récupérer toutes les adresses comportant le terme « Marketing » dans la colonne Service du Carnet d'adresses. Vous pouvez ainsi, tout en voyageant, contacter toute personne appartenant à ce service.

Il est également conseillé de récupérer les informations du carnet d'adresses GroupWise avant de quitter votre bureau pour réduire le temps et le coût du téléchargement, notamment si vous vous déplacez à l'étranger, ce qui implique des frais de communication élevés.

  1. Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.

    ou

    Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Carnet d'adresses GroupWise, puis sur Filtre.

  3. Cliquez sur une colonne du carnet d'adresses dans la première liste déroulante.

    Par exemple, cliquez sur Service pour rechercher les adresses d'un service spécifique.

  4. Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, cliquez sur un opérateur, puis saisissez vos critères de recherche dans la zone ou cliquez sur une valeur, le cas échéant.

    Par exemple, cliquez sur [ ], puis saisissez Comptabilité pour rechercher des adresses dans le service Comptabilité. Utilisez l'opérateur le mieux adapté à votre recherche. Vos critères de recherche, tels que le nom d'une personne ou d'un objet, peuvent inclure des caractères joker comme un astérisque (*) ou un point d'interrogation (?). Le filtre ne respecte pas la casse du critère que vous entrez.

  5. Pour ajouter des conditions de filtrage, cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Et.

  6. Après avoir spécifié toutes les conditions de filtre, lisez le texte commençant par « Inclure les entrées où... » lorsque vous créez votre filtre pour comprendre comment celui-ci va fonctionner.

  7. Cliquez sur OK, puis sur Connecter.

Pour plus d'informations sur les opérateurs, reportez-vous à la section Utilisation de la recherche avancée.

74.7.8 Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote

Utilisez l'option Supprimer et Vider et Gérer la taille de la bibliothèque pour supprimer les éléments de votre boîte aux lettres Remote.

Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote

En mode Remote, vous pouvez supprimer et retirer des éléments ou encore vider la corbeille comme vous le feriez en mode En ligne.

  1. Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur Éditer > Supprimer.

  3. Si vous supprimez un élément sortant, cliquez sur l'une des options disponibles.

  4. Pour libérer de l'espace sur le disque, cliquez sur Éditer > Vider la corbeille.

    Cette opération retire définitivement de votre boîte aux lettres Remote les éléments supprimés.

    La prochaine fois que vous vous connecterez à votre système GroupWise principal, les modifications apportées dans vos boîtes aux lettres en ligne et Remote seront automatiquement synchronisées. Vous pouvez désactiver la synchronisation en modifiant les options de suppression dans les propriétés Remote. Reportez-vous à la section Modification des options de suppression à distance.

Suppression de documents superflus de votre bibliothèque Remote

Le fait de supprimer des fichiers à l'aide de la fonctionnalité Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote ne supprime pas ces fichiers de la bibliothèque principale. Cette opération ne supprime pas non plus les références aux documents correspondantes. Les fichiers ne sont supprimés que de l'ordinateur sur lequel est située votre boîte aux lettres Remote, ce qui a pour effet de libérer de l'espace disque.

  1. En mode Remote, cliquez sur Outils > Gérer la taille de la bibliothèque.

  2. Cliquez sur les documents à supprimer, puis sur Supprimer.

  3. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer.

Si vous supprimez un document En cours d'utilisation, son état est redéfini sur Disponible dans la bibliothèque principale lors de votre prochaine connexion à la boîte aux lettres en ligne.

Références aux documents sous forme de pièces jointes et mode Remote

Vous pouvez recevoir un élément qui comporte une référence au document sous forme de pièce jointe lorsque vous êtes en mode Remote. Lorsque vous ouvrez la pièce jointe, le document ouvre votre bibliothèque Remote, même si la version du document de cette bibliothèque est antérieure à celle du document de la pièce jointe. Si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, le système vous demande de vous connecter immédiatement ou ultérieurement à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer le document en question.

Vous pouvez également envoyer des éléments comportant des références aux documents sous forme de pièces jointes lorsque vous êtes en mode Remote. Cependant, si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, les destinataires qui ne disposent pas de droits suffisants sur le document de la bibliothèque principale ou ceux qui n'utilisent pas de messagerie compatible avec la bibliothèque GroupWise ne peuvent pas recevoir de copie du document.

De plus, si la bibliothèque principale n'est pas disponible, les destinataires ne peuvent pas non plus recevoir de copie du document. Dans tous les cas, vous devez, en plus de la référence au document, joindre une copie réelle du document.