Les paramètres d'affichage déterminent la manière dont GroupWise affiche les informations dans un dossier particulier. Le dossier Accueil, par exemple, comporte un paramètre d'affichage par défaut qui inclut la liste des dossiers et des panneaux. Ces paramètres sont enregistrés dans la base de données GroupWise et vous suivent, de ce fait, d'une machine à l'autre. Vous pouvez sélectionner des paramètres d'affichage préconfigurés par défaut dans une liste ou personnaliser vos propres paramètres d'affichage.
Il existe plusieurs façons d'afficher les éléments dans votre boîte aux lettres, selon l'organisation des informations voulue.
Cliquez sur le bouton Paramètres dans la partie supérieure droite de la barre de navigation et sélectionnez Paramètres d'affichage de Nom du dossier.
Sélectionnez le paramètre d'affichage dans la liste déroulante Afficher par.
Vous pouvez sélectionner les paramètres suivants :
Cliquez deux fois sur OK.
L'option Détails affiche une liste des éléments et des informations connexes organisées en colonnes, à savoir Objet, Date, CC, Priorité, Type de document, Échéance, Taille, Version et plusieurs autres catégories. Détails représente la vue par défaut de la boîte aux lettres si vous n'avez pas modifié les propriétés de cette dernière. Pour plus d'informations sur l'ajout ou la réorganisation de colonnes, reportez-vous à la section Utilisation de colonnes.
L'option Fils de discussion affiche les échanges électroniques d'un élément d'origine, ainsi que toutes les réponses qui lui ont été faites sous la forme de groupes hiérarchisés.
Par défaut, seuls les éléments reçus et ceux qui figurent dans le dossier sont affichés dans un fil de discussion . Vous pouvez ajouter d'autres types d'éléments au dossier à afficher dans le suivi de discussion.
Un panneau affiche une vue d'informations personnalisée dans GroupWise. Par exemple, la vue Accueil par défaut comporte un panneau Messages non lus qui affiche la liste des éléments que vous n'avez pas lus. Le panneau Liste des tâches est un autre panneau par défaut de la vue Page d'accueil. Ce panneau affiche les éléments qui se trouvent dans votre liste des tâches.
La vue Sous forme d'agenda affiche tous les éléments planifiés qui sont sauvegardés dans un dossier particulier. Elle est utile si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments d'un projet spécifique dans un dossier.
La vue sous forme de liste des tâches affiche une zone Liste des tâches en haut de votre liste d'éléments ; vous pouvez alors créer une liste de tâches à partir des éléments de votre liste. Chaque élément déplacé vers la liste des tâches s'affiche avec une case que vous pouvez cocher une fois la tâche terminée. Vous pouvez assigner des dates d'échéance, des priorités ou autre aux éléments de la liste des tâches. Tout élément déplacé vers la zone de liste des tâches s'affiche également dans le dossier Liste des tâches de la liste des dossiers.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Assignation d'une tâche.
Vous pouvez contrôler le nom qui apparaît dans la liste déroulante Affichage, la source des éléments dans le dossier, l'affichage des colonnes et l'ordre de tri des éléments dans le dossier. Les paramètres d'affichage sont définis au niveau des dossiers. Si vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres d'affichage à plusieurs dossiers, sauvegardez-les, puis utilisez-les pour les autres dossiers.
Cliquez sur le bouton Paramètres dans la partie supérieure droite de la barre de navigation et sélectionnez Paramètres d'affichage de Nom du dossier.
Dans la liste déroulante Nom du paramètre, cliquez sur le paramètre choisi.
Dans la boîte de dialogue, apportez vos modifications.
Cliquez sur Enregistrer sous, changez le nom des paramètres d'affichage comme souhaité, puis cliquez sur OK.
Pour supprimer un paramètre d'affichage de dossier, cliquez sur le paramètre puis sur Supprimer.
Cliquez sur OK.
Après avoir personnalisé vos paramètres d'affichage comme vous le souhaitez, vous pouvez les enregistrer pour les réutiliser ultérieurement. Les paramètres d'affichage sont enregistrés dans la base de données GroupWise et vous suivent de ce fait d'une machine à l'autre.
Pour enregistrer vos paramètres d'affichage, cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Enregistrer.
Vous avez le choix parmi différents paramètres d'affichage par défaut ou parmi des paramètres d'affichage enregistrés précédemment.
Cliquez avec le bouton droit sur le dossier pour en modifier les paramètres d'affichage, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l'onglet Affichage.
Dans la liste déroulante Nom des paramètres, sélectionnez le nom du paramètre d'affichage.
(Facultatif) Saisissez une description pour le dossier.
Définissez les paramètres restants selon vos besoins.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez envoyer un paramètre d'affichage sous forme de pièce jointe aux destinataires des messages électroniques. Si le destinataire est un utilisateur de GroupWise, il peut ensuite importer ce paramètre et le sélectionner dans la liste des paramètres d'affichage disponibles. Cela peut être utile, par exemple si souhaitez que le dossier racine ait une présentation identique dans l'ensemble de votre entreprise.
Les paramètres d'affichage sont envoyés sous forme de pièce jointe avec le format de fichier .gws.
Sélectionnez le dossier pour lequel vous voulez envoyer les paramètres d'affichage.
Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Envoyer.
Un message électronique apparaît avec les paramètres sous forme de pièce jointe.
Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, cliquez pour ajouter les champs CC ou CM, puis saisissez les noms des utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur De :, puis cliquez sur un nom.
Saisissez l'objet du message.
Saisissez le message.
Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Vous pouvez importer un paramètre d'affichage GroupWise provenant d'un autre système GroupWise, même si vous ne vous trouvez pas sur ce système-là. Cela peut être utile, par exemple si souhaitez que le dossier racine ait une présentation identique dans l'ensemble de votre entreprise.
Vous devez avoir un message contenant une pièce jointe avec le format de fichier .gws.
Dans un message contenant une pièce jointe avec des paramètres d'affichage GroupWise, cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe dans la fenêtre correspondante.
Cliquez sur Importer les paramètres d'affichage.
Le paramètre d'affichage est ajouté à la liste des paramètres d'affichage disponibles. Pour plus d'informations sur la manière de sélectionner un paramètre d'affichage, reportez-vous à la section Sélection des paramètres d'affichage enregistrés pour un dossier.
GroupWise vous permet désormais de copier les paramètres d'un dossier vers d'autres dossiers. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs paramètres d'affichage de dossier à copier vers un ou plusieurs dossiers cibles. Vous pouvez facilement copier les paramètres d'affichage de dossier vers tous les dossiers du même type ou tous les dossiers du dossier en cours. Lorsque vous créez un dossier, il hérite automatiquement des paramètres d'affichage de son parent.
Pour copier les paramètres d'un dossier vers un autre :
Ouvrez les Paramètres d'affichage du dossier à partir du menu des paramètres en haut à droite.
Sélectionnez Appliquer aux autres dossiers.
Sélectionnez les paramètres à copier vers un autre dossier (les paramètres sélectionnés apparaissent en surbrillance).
Choisissez d'appliquer les paramètres à tous les dossiers enfants ou à tous les dossiers du même type, ou sélectionnez manuellement les dossiers vers lesquels vous souhaitez copier les paramètres, puis cliquez sur Appliquer.