Reportez-vous aux informations des sections suivantes pour comprendre comment fonctionne le partage de dossiers et comment partager des dossiers.
Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur armoire. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion.
Lorsque vous partagez un dossier, tous les sous-dossiers qu'il contient sont automatiquement partagés par défaut. Le nombre maximum de sous-dossiers pouvant être inclus dans un même dossier partagé est de 400.
REMARQUE :lorsque vous partagez tous les sous-dossiers, vous êtes la seule personne à pouvoir ajouter des dossiers partagés supplémentaires à l'arborescence de dossiers partagés.
Vous ne pouvez pas partager les dossiers système, à savoir Boîtes aux lettres, Agenda, Documents, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours, Courrier indésirable et Corbeille.
Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition via l'onglet Partage de documents.
Vous pouvez partager des dossiers personnels avec d'autres utilisateurs. Les destinataires d'un dossier partagé reçoivent une notification leur indiquant que vous avez partagé le dossier avec eux. Ils peuvent alors accepter ce dossier ou le refuser.
En mode Caching et Remote, les modifications effectuées dans les dossiers partagés sont mises à jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.
Pour partager un dossier existant ou une arborescence de dossiers avec d'autres utilisateurs :
Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à partager, puis cliquez sur Partage.
Sélectionnez Partagé avec.
Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.
Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.
Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.
Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
Répétez l'Étape 3 et l'Étape 6 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.
(Facultatif) Laissez l'option Partager tous les sous-dossiers sélectionnée si vous souhaitez que les sous-dossiers du dossier partagé soient également inclus dans le partage. Les utilisateurs disposent des mêmes droits d'accès aux sous-dossiers qu'au dossier parent.
REMARQUE :lorsque vous partagez tous les sous-dossiers, vous êtes la seule personne à pouvoir ajouter des dossiers partagés supplémentaires à l'arborescence de dossiers partagés.
Cliquez sur OK.
Si vous souhaitez que le dossier ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre d'affichage. Par exemple, si le dossier est destiné aux discussions partagées, créez un paramètre qui présente les éléments par suivi de réponse et qui affiche les éléments envoyés et reçus. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier, cliquez sur Propriétés, puis sur Affichage.
Pour créer un dossier partagé :
Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.
Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur Suivant.
Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.
Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.
Dans le champ Nom, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.
Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.
Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.
Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
Répétez l'Étape 5 et l'Étape 8 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.
Cliquez sur Suivant.
Définissez les paramètres d'affichage souhaités pour le dossier.
Cliquez sur Terminer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Utilisation des dossiers partagés.
Pour accepter un dossier partagé avec vous :
Cliquez sur la notification de dossier partagé dans votre boîte aux lettres.
Un message apparaît pour vous indiquer le nom du dossier auquel vous pouvez accéder, ainsi que le type des droits qui vous ont été accordés.
Cliquez sur Suivant.
Le nom du dossier est renseigné par défaut. Vous pouvez y apporter des modifications si vous le souhaitez.
Utilisez les flèches Haut, Bas, Gauche et Droite pour sélectionner l'emplacement du dossier.
Cliquez sur Terminer.
Pour publier un élément dans un dossier partagé:
Dans votre liste des dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l'ouvrir.
Cliquez sur Fichier > Nouveau > Discussion/Note.
Pour publier un autre type d'élément, par exemple une tâche, cliquez sur Éditer > Passer à, puis sélectionnez un type d'élément.
Saisissez l'objet du message.
Saisissez votre message.
Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers.
Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l'élément, cliquez sur Répondre, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Réponse à un message électronique d'un dossier partagé.
Pour afficher le suivi de discussion dans un dossier partagé :
Dans un dossier partagé, cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Suivis de discussion.
Pour développer ou réduire un suivi de discussion, cliquez sur le signe - ou + situé à côté de l'élément de discussion original.
Pour faire défiler plusieurs discussions, appuyez sur Ctrl+Flèche gauche ou Ctrl+Flèche droite.
Pour transférer la propriété d'un dossier partagé :
Cliquez avec le bouton droit sur le dossier partagé, puis cliquez sur Partage.
Cliquez sur Transférer la propriété.
Sélectionnez le nouveau propriétaire du dossier partagé, modifiez l'objet et le message et indiquez si vous souhaitez rester en tant que participant.
Lorsque vous cliquez sur Envoyer, le nouveau propriétaire reçoit une notification indiquant qu'il est désormais le propriétaire du dossier partagé.
Pour supprimer un dossier partagé avec vous, procédez comme suit :
Cliquez avec le bouton droit sur le dossier.
Cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur Oui.
Si vous supprimez un dossier qu'un utilisateur a partagé avec vous, il est seulement supprimé de votre boîte aux lettres GroupWise. Le dossier n'est pas supprimé pour tous les autres utilisateurs avec lesquels il est partagé. En revanche, si c'est vous qui avez partagé ce dossier et que vous le supprimez, les autres utilisateurs n'y auront plus accès.