26.3 Planification de réunions avec Zoom

Si vous disposez d'un compte Zoom et que l'intégration de Zoom est activée dans GroupWise, vous pouvez planifier, modifier et annuler des rendez-vous directement à partir de GroupWise. Pour plus d'informations sur l'activation de Zoom dans GroupWise, reportez-vous à la section Intégration de Zoom à GroupWise.

Une fois que vous avez planifié la réunion via le processus de rendez-vous GroupWise, celle-ci apparaît dans votre agenda GroupWise comme n'importe quel autre rendez-vous. Toutefois, vous pouvez également afficher les réunions planifiées avec Zoom en vous connectant à votre compte Zoom.

REMARQUE :la première fois que vous interagissez avec Zoom via des rendez-vous GroupWise, vous êtes invité à vous connecter à votre compte Zoom et à autoriser l'intégration de GroupWise à Zoom. Une fois que vous avez autorisé l'intégration de GroupWise à votre compte Zoom, GroupWise se connecte automatiquement à Zoom lorsque vous planifiez, modifiez ou supprimez un rendez-vous pour lequel l'option Zoom est activée dans le rendez-vous. Si vous n'êtes pas sûr de votre connexion Zoom, cliquez avec le bouton droit sur dans la fenêtre Rendez-vous et connectez-vous si la fenêtre contextuelle indique « Se connecter à Zoom » plutôt que « Se déconnecter de Zoom ».

26.3.1 Planification d'une réunion Zoom dans GroupWise

Si vous disposez d'un compte Zoom et que l'intégration Zoom est activée dans GroupWise, vous pouvez planifier des réunions Zoom directement à partir de GroupWise à l'aide d'un rendez-vous GroupWise. Une fois planifiés, les rendez-vous s'affichent dans votre agenda comme n'importe quel autre rendez-vous GroupWise.

Pour planifier une réunion Zoom dans GroupWise :

  1. Suivez les instructions qui s'appliquent jusqu'à l'Étape 9 de la section « Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes ».

  2. Cochez la case Zoom dans la fenêtre Rendez-vous.

    Cela active les options Zoom dans le panneau volant situé à droite de la fenêtre. Vous pouvez conserver les paramètres par défaut ou les changer , mais ces modifications ne s'appliqueront qu'au rendez-vous en cours.

    REMARQUE :si vous souhaitez changer les paramètres par défaut qui s'affichent lors de la planification d'un nouveau rendez-vous, vous devez effectuer ces modifications dans votre compte Zoom. Toutefois, vous ne pouvez activer ou désactiver que les paramètres qui apparaissent dans les options Zoom. Vous ne pouvez pas ajouter de paramètres Zoom supplémentaires aux options Zoom dans GroupWise.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation de Zoom, reportez-vous au Centre d'apprentissage de Zoom.

  3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Envoyer pour planifier la réunion.

    Une fois que vous avez envoyé le rendez-vous de la réunion, un lien d'invitation est automatiquement inclus dans le message électronique pour les destinataires, ainsi que des instructions supplémentaires. Ce lien autorise les destinataires invités à accéder à la réunion lorsqu'elle a lieu.

  4. Connectez-vous à votre compte Zoom, si vous y êtes invité, pour vérifier que votre réunion a bien été planifiée dans Zoom. La réunion sera également affichée dans votre agenda GroupWise.

    REMARQUE :s'il s'agit du premier rendez-vous que vous planifiez dans la session GroupWise en cours à l'aide de l'intégration Zoom, vous êtes invité à vous connecter à Zoom. Il en va de même si vous ouvrez le panneau volant Option avec Zoom sélectionné, avant d'envoyer le rendez-vous.

Vous pouvez démarrer la réunion à partir d'un lien dans le rendez-vous GroupWise ou en vous connectant à votre compte Zoom.

26.3.2 Modification ou annulation de réunions Zoom

Vous pouvez modifier les réunions Zoom que vous avez planifiées dans GroupWise de la même manière que vous modifiez d'autres rendez-vous GroupWise pour plusieurs personnes. La modification est également mise à jour dans votre compte Zoom. Toutefois, dans le cas de l'annulation (suppression) d'un rendez-vous avec une réunion Zoom, les différences suivantes s'appliquent :

  • Le rendez-vous est supprimé par défaut de toutes les boîtes aux lettres des destinataires (et de Zoom). L'option permettant de choisir si cela se produit est désactivée.

  • Si vous tentez de supprimer (ou de modifier) un rendez-vous dans GroupWise que vous avez précédemment annulé dans Zoom, GroupWise vous informe de cette condition et vous permet de choisir si vous souhaitez toujours supprimer (ou modifier) le rendez-vous qui n'est plus intégré à Zoom.

    La synchronisation de votre agenda GroupWise avec les modifications ou les annulations de votre compte Zoom n'est actuellement pas prise en charge.

  • L'option Déléguer et supprimer des réunions Zoom s'applique uniquement aux destinataires du rendez-vous. Cette option n'est pas affichée pour le propriétaire de l'élément.

  • Si vous restituez un rendez-vous supprimé qui était intégré à Zoom, la réunion ne sera pas restaurée dans votre compte Zoom. Dans ce scénario, vous pouvez modifier le rendez-vous ou le dupliquer pour recréer la réunion dans Zoom.

REMARQUE :s'il s'agit du premier rendez-vous que vous modifiez ou annulez dans la session GroupWise en cours à l'aide de l'intégration de Zoom, vous êtes invité à vous connecter à Zoom.

Pour plus d'informations sur la modification ou l'annulation de réunions dans GroupWise, reportez-vous aux sections suivantes :