6.4 Utilisation des dossiers Contacts

Les dossiers Contacts représentent une manière pratique d'afficher les informations du carnet d'adresses. Le dossier Contacts fréquents est associé à votre carnet d'adresses Contacts fréquents. Les carnets d'adresses que vous créez, comme décrit dans la Section 6.5.2, Création d'un carnet d'adresses personnel, sont ajoutés automatiquement en tant que nouveau dossier Contacts. Lorsque vous créez un nouveau dossier Contacts, un carnet d'adresse personnel correspondant est créé automatiquement.

6.4.1 Création d'un dossier Contacts

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Contacts fréquents, puis cliquez sur Dossier de nouveaux contacts.

  2. Saisissez le nom du nouveau dossier Contacts, puis appuyez sur Entrée.

  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nouveau dossier Contacts, puis cliquez sur Propriétés.

    Dans l'onglet Général, vous pouvez modifier le nom du dossier Contacts et fournir une description si nécessaire.

  4. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  5. Sélectionnez si vous souhaitez afficher le dossier Contacts par Cartes d'adresses, Détails ou Panneaux.

    Les options d'affichage varient selon votre chois d'affichage du dossier Contacts :

    Trier par : sélectionnez le champ GroupWise selon lequel vous voulez trier des contacts, par exemple Prénom ou Nom.

    Ordre de tri : sélectionnez Croissant ou Décroissant.

    Résumé : sélectionnez Résumé pour résumer les informations sous chaque nom de contact.

    Colonnes : sélectionnez Colonnes pour afficher toutes les informations sur une seule ligne, organisées en colonnes. Sous Autres paramètres d'affichage, sélectionnez les champs GroupWise que vous voulez utiliser comme en-têtes de colonne.

    Afficher les étiquettes de groupe : sélectionnez Afficher les étiquettes de groupe si vous voulez que les informations de contact soient organisées par groupes pouvant être développés ou réduits.

    Type de contact : sélectionnez les types de contacts que vous voulez afficher dans le dossier Contacts (personnes, groupes, ressources ou organisations).

    Personnaliser les panneaux : cliquez sur Personnaliser les panneaux pour afficher les contacts dans un panneau et les autres informations associées dans un ou plusieurs autres panneaux. Pour obtenir des instructions sur la configuration des panneaux, reportez-vous à la Section 2.4.4, Personnalisation des panneaux.

  6. Sélectionnez des options d'affichage pour le nouveau dossier Contacts, puis cliquez sur OK.

  7. Indiquez un nom unique pour cet ensemble d'options d'affichage, afin de pouvoir le sélectionner pour d'autres dossiers, puis cliquez sur OK.

6.4.2 Gestion des contacts

Chacun des contacts d'un dossier Contacts est signalé par l'icône icône de personneContact. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Ajout d'un contact

Les contacts que vous ajoutez au dossier Contacts le sont également au carnet d'adresses correspondant.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le contact doit être ajouté.

  2. Cliquez sur Nouveau contact dans la barre d'outils.

    page Nouveau contact

  3. Dans le champ Nom complet, indiquez le nom complet du contact.

  4. Dans le champ Afficher comme, spécifiez le nom que vous souhaitez utiliser pour le contact.

    Les informations du champ Afficher comme s'affichent dans la liste de contacts.

  5. (Facultatif) Spécifiez les autres informations que vous voulez enregistrer concernant le contact.

    Contact : cette page permet de spécifier le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

    Cliquez sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (À, CC, CM) de l'élément.

    Si vous renseignez le champ Société avec le nom pour lequel vous avez créé une organisation, les informations de celle-ci sont automatiquement récupérées dans le champs correspondant du nouveau contact.

    Si vous cliquez sur Envoyer un message dans la page Contact, une nouvelle vue de message s'affiche, adressée à ce contact.

    Si vous cliquez sur Message instantané, votre outil de messagerie instantanée s'ouvre et une conversation démarre avec ce contact. Si le bouton Message instantané est grisé, cela signifie qu'aucun produit de messagerie instantanée compatible n'est installé.

    Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Pour sélectionner le numéro de téléphone principal, cliquez sur page Nouveau contact en regard du numéro de téléphone que vous voulez identifier comme numéro principal, puis cliquez sur Définir en tant que primaire.

    Si vous cliquez sur la zone de photo dans le coin supérieur gauche de l'onglet Contact, vous pouvez ajouter ou remplacer la photo de la personne concernée. Recherchez et sélectionnez la photo à associer au contact. GroupWise accepte différents types de fichiers image, notamment .jpg, .gif, .png, .bmp et .tif ; il les convertit ensuite au format .jpg, avec une hauteur ou une largeur maximum de 64 pixels.

    Détails : cette page permet de spécifier la profession, le service, l'emplacement, le responsable, l'assistant, la date de naissance, l'anniversaire, l'épouse, les enfants et les loisirs du contact, ainsi que les éventuelles adresses Internet qui lui sont associées.

    Pour spécifier une date de naissance ou un anniversaire, sélectionnez le mois et la date dans les listes déroulantes correspondantes. Pour afficher une date de naissance ou un anniversaire dans la vue hebdomadaire de l'agenda, cliquez sur l'icône Agenda.

    Lorsque la case affichée en regard de la date est cochée, les informations se rapportant à la date de naissance ou à l'anniversaire s'affichent dans la page Résumé et dans la colonne Anniversaire, si celle-ci figure dans l'un des carnets d'adresses. En outre, le fait de cocher la case ajoute la date de naissance ou l'anniversaire à votre Agenda en tant qu'événement publié Toute la journée. Si vous désactivez cette case, les informations sur l'anniversaire sont disponibles uniquement dans la page Personnel.

    Pour spécifier l'adresse professionnelle du contact, son adresse personnelle ou ses informations de disponibilité, indiquez-la dans les champs correspondants. Cliquez sur Site Web pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

    Adresse : cette page permet d'indiquer les adresses professionnelle ou personnelle du contact, ainsi que d'autres adresses éventuelles. Pour spécifier l'adresse électronique par défaut, sélectionnez Définir en tant qu'adresse de destination.

    Avancé : cette page permet d'afficher, d'ajouter et d'éditer des champs définis par l'utilisateur. Tous les champs système et définis par l'utilisateur s'affichent. Pour plus d'informations, reportez-vous à Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel. Cliquez sur Gérer les certificats dans cette page pour afficher ou retirer des certificats de sécurité reçus pour ce contact, modifier l'approbation des certificats, éditer leurs propriétés et les importer ou les exporter. Pour plus d'informations, reportez-vous à Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de l'approbation.

    Notes : cette page permet d'ajouter des informations sur vos échanges avec ce contact. Vos notes constituent une sorte de journal de toutes les interactions effectuées avec vos contacts.

    Historique : affiche tous les éléments envoyés à ce contact ou reçus de celui-ci, sauf s'ils ont été archivés. Vous pouvez utiliser la Recherche rapide pour créer des recherches personnalisées dans l'Historique. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la Recherche rapide, reportez-vous au Section 7.0, Retrouver des éléments.

  6. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

    Lorsque vous créez une note sur cette page, elle est créée et placée sur la page de l'agenda, dans la liste Notes.

    Vous ne pouvez créer un commentaire que dans la page Notes. Un tampon horaire lui est appliqué automatiquement.

    Vous pouvez également assigner une catégorie au contact sur la page Notes. Pour spécifier une catégorie, cliquez sur l'icône Catégorie, puis sélectionnez la catégorie.

INDICATION :pour ajouter un contact, vous pouvez également glisser-déposer un élément d'une personne nouvelle dans un dossier Contacts afin de créer un enregistrement de contact pour cette personne. Vous pouvez en outre double-cliquer sur l'espace vide d'une liste de cartes d'adresses pour ajouter un contact.

Il est également possible d'ajouter des contacts en cliquant sur l'adresse électronique ou le nom présent dans un élément GroupWise et en sélectionnant Ajouter au carnet d'adresses.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le dossier Contacts fréquents ou dans un dossier Contacts personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses GroupWise, vous devez d'abord le copier dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier de contacts personnels.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à modifier.

  2. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact à modifier.

  3. Effectuez les autres modifications nécessaires concernant le contact.

    Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet, reportez-vous à Ajout d'un contact.

    INDICATION :Si vous renseignez le champ Société de l'onglet Contact avec le nom d'une organisation existante, cliquez sur l'icône Organisation icône Organisation pour récupérer les données de la société en question dans la fiche de contact.

  4. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Retrouver un contact

Le champ Rechercher, dans l'en-tête Liste d'éléments d'un dossier Contacts, permet de rechercher des contacts, comme décrit dans la Section 7.1.2, Retrouver des contacts.

Organisation des contacts à l'aide de catégories

Comme pour les autres éléments de GroupWise, vous pouvez assigner des catégories à vos contacts. Vous pouvez ainsi les organiser en leur attribuant une couleur distinctive.

Les catégories assignées aux contacts sont affichées dans le dossier de contact, ainsi que dans le sélecteur d'adresses. Pour plus d'informations sur le sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Section 6.3.2, Utilisation du Sélecteur d'adresses.

Pour assigner une catégorie à un contact, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom d'un contact.

  3. Sélectionnez Catégories, puis cliquez sur la catégorie à assigner au contact.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de catégories, reportez-vous à la Section 2.2, Utilisation de catégories pour organiser les éléments.

Envoi d'un contact

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur Envoyer contact pour ouvrir une fenêtre Envoyer à avec les informations du contact associées au message dans le format vCard.

  4. Adressez et envoyez le message comme d'habitude.

    Le destinataire peut importer le contact dans un carnet d'adresses personnel, comme décrit dans Importation des contacts d'une vCard.

INDICATION :pour associer un contact à un élément, vous pouvez également le glisser-déposer depuis le dossier Contacts dans la fenêtre Pièces jointes d'un nouveau message.

Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs À, CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ar », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, et indique par exemple « Arthur Ramirez ». Cependant, s'il existe deux personnes nommées Arthur Ramirez dans le carnet d'adresses, l'une dans le service Comptabilité et l'autre dans le service Développement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage afin qu'il soit facile de savoir le nom qui a été renseigné via la fonction d'achèvement de noms. Par exemple, si vous ne correspondez qu'avec Arthur Ramirez au Développement, s'il se fait plus facilement appeler Art qu'Arthur, vous pouvez modifier le nom d'affichage pour Art Ramirez.

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

    Boîte de dialogue des propriétés du contact avec l'onglet Résumé sélectionné

  3. Cliquez sur l'onglet Contact.

    Boîte de dialogue des propriétés du contact avec l'onglet Contact sélectionné

  4. Saisissez un nouveau nom dans le champ Afficher comme (par exemple, Art Ramirez).

    Vous pouvez également cliquer sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom (par exemple : Ramirez, Art ou Art Ramirez).

  5. Cliquez sur OK.

    Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.

    Message affichant un nom d'affichage personnalisé

Affichage de toute la correspondance avec un contact

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur l'onglet Historique.

    Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent.

    De plus, les messages peuvent également s'afficher ici si l'utilisateur a été ajouté en tant que contact du message, comme indiqué à la section Ajout d'un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez.

    Boîte de dialogue des propriétés du contact avec l'onglet Historique sélectionné

    La colonne Dossier affiche l'emplacement de chaque élément. Double-cliquez sur un élément pour en afficher le contenu.

    Pour ajouter ou supprimer une colonne, cliquez avec le bouton droit sur le titre de la colonne, puis cliquez sur une option. Pour trier le contenu d'une colonne par type d'information (par exemple, par date ou objet), cliquez sur le titre de la colonne.

Vous pouvez utiliser la Recherche rapide pour rechercher rapidement des éléments ou créer des recherches personnalisées. Pour plus d'informations sur l'utilisation de la Recherche rapide, reportez-vous au Section 7.0, Retrouver des éléments.

Affichage de l'adresse d'un contact sur une assignation

La fonction Afficher assignation permet de rechercher rapidement l'emplacement d'un de vos contacts. Vous pouvez utiliser l'adresse principale pour ouvrir un navigateur Web et rechercher une assignation vers l'emplacement du contact.

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur Afficher assignation.

  4. (Facultatif) La liste déroulante Afficher assignation permet de sélectionner un emplacement d'assignation spécifique tel qu'un bureau, un domicile ou une autre adresse.

Suppression d'un contact

Vous pouvez supprimer un contact dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier Contacts personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses GroupWise.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à supprimer.

  2. Dans la liste des contacts, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression.

6.4.3 Gestion des groupes

Organisation des adresses par groupes

Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources, saisissez leurs noms dans le champ À, CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.

Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur système et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Le carnet d'adresses GroupWise contient les groupes publics.

Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion (ressource).

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône icône Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Figure 6-3 Vue d'élément de groupe

Création et enregistrement d'un groupe personnel

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le groupe personnel doit être créé.

  2. Cliquez sur nouveau groupe dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Nouveau groupe

  3. saisissez le nom du groupe.

  4. (Facultatif) Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  5. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

  6. Cliquez sur À, CC ou CM, puis double-cliquez sur un utilisateur et sur une ressource de votre groupe (ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur ceux de votre choix pour les sélectionner), puis faites-les glisser dans le panneau Groupe.

    Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

    Pour restreindre la liste des entrées par contact, groupe ou ressource, cliquez sur une option de la liste déroulante icône Filtre.

  7. Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun dossier Contacts existant, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.

  8. Cliquez sur Enregistrer > Fermer pour enregistrer le groupe dans le dossier Contacts.

Vous pouvez également créer et enregistrer un groupe personnel depuis le Sélecteur d'adresses lorsque vous indiquez le destinataire d'un message ou d'un autre élément.

  1. Dans la vue d'un élément, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Sélecteur d'adresses

  2. Double-cliquez sur les contacts pour les ajouter au volet droit.

    Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

    Pour restreindre la liste des entrées aux contacts, groupes ou ressources, cliquez sur une option de la liste déroulante icône Filtre.

  3. Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.

  4. Sélectionnez Enregistrer le groupe.

    ou

    Si vous souhaitez enregistrer le groupe dans un carnet d'adresses différent du carnet affiché, cliquez sur la flèche à droite du bouton Enregistrer le groupe, puis sélectionnez le carnet d'adresses.

  5. Saisissez le nom du groupe.

  6. Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  7. Cliquez deux fois sur OK.

INDICATION :pour créer un groupe personnel, vous pouvez également glisser-déposer un élément adressé à plusieurs utilisateurs dans un dossier Contacts pour créer un groupe constitué des destinataires de cet élément.

Ajout de contacts à un groupe

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe auquel les contacts doivent être ajoutés.

    ou

    Dans un élément que vous composez, cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.

    Les groupes sont signalés par l'icône Icône Groupe.

  3. Dans l'onglet Détails, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

    Cliquez sur la liste déroulante icône Filtre pour limiter la liste aux contacts, groupes et ressources.

  4. Pour ajouter un contact, cliquez sur la liste déroulante Rechercher dans, puis cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel se trouve le contact.

  5. Dans la liste déroulante Correspond, sélectionnez le moyen à utiliser pour localiser le contact (par l'intermédiaire du prénom, du nom de famille ou du nom complet).

  6. Dans le champ Rechercher, saisissez le contact que vous souhaitez ajouter.

    La liste d'adresses défile jusqu'à la correspondance la plus proche.

  7. Double-cliquez sur le contact dans la liste afin de l'ajouter à la liste Sélectionné.

  8. Cliquez sur OK deux fois pour enregistrer le groupe.

Suppression d'un contact d'un groupe

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe duquel le contact doit être supprimé.

  2. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le groupe.

  3. Sélectionnez le contact à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

  4. Cliquez sur OK.

Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément

  1. Dans la vue d'un élément, cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses dans la barre d'outils.

    Sélecteur d'adresses affichant un groupe

  2. Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur À, CC ou CM.

  3. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

  4. (Facultatif) Pour afficher tous les membres du groupe, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le groupe, puis cliquez sur Étendre le groupe.

  5. (Facultatif) Pour afficher plus d'informations sur le groupe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.

  6. Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.

Affichage des informations de groupe

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.

  2. Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.

  3. Cliquez sur l'onglet Détails.

    Boîte de dialogue Groupe affichant l'onglet Détails

Suppression d'un groupe d'un dossier Contacts

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe à supprimer.

  2. Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression du groupe.

6.4.4 Gestion des ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Il peut s'agir de salles, de projecteurs, de voitures, etc. L'administrateur système définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'affectant à un utilisateur. Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ À. Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource.

Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous pour cette ressource.

Présentation des ressources

Chacune des ressources d'un dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Figure 6-4 Vue d'élément de ressource

Cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ Propriétaire, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Ajout d'une ressource personnelle

Le carnet d'adresses GroupWise inclut des ressources définies par votre administrateur GroupWise. Vous pouvez ajouter une ressource personnelle au dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier Contacts personnel.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter la ressource personnelle.

  2. Cliquez sur Nouvelle ressource dans la barre d'outils.

  3. Dans le champ Nom, saisissez le nom de la ressource.

  4. Dans le champ Téléphone, saisissez le numéro de téléphone du contact responsable de la ressource.

  5. Dans le champ Type, indiquez le type de ressource.

    Vous pouvez indiquer Ressource ou Lieu. Si vous indiquez Lieu, la description de la ressource est automatiquement ajoutée au champ Lieu : du rendez-vous.

  6. Dans le champ Adresse électronique, spécifiez l'adresse électronique de la personne qui doit recevoir les notifications sur cette ressource.

  7. Dans le champ Propriétaire, saisissez le nom du propriétaire de la ressource.

  8. Dans le champ Commentaires, saisissez les commentaires éventuels au sujet de la ressource.

    Par exemple, vous pouvez indiquer la taille d'une salle de conférence ou le type d'équipement qu'elle contient.

  9. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Modification d'une ressource personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle à modifier.

  2. Cliquez sur la ressource avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  3. Dans l'onglet Détails, modifiez les informations souhaitées.

  4. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes en le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire. Les droits de mandataire ne permettent pas de partager des ressources personnelles avec d'autres utilisateurs.

  1. Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers, qui affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode GroupWise exécuté), puis cliquez sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la liste déroulante des mandataires, cliquez sur Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Double-cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

  4. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

Réception d'une notification pour un autre utilisateur ou une autre ressource

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur Notifier.

  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur pour lequel vous jouez le rôle de mandataire ou le nom de la ressource que vous possédez.

    Si la ressource ou l'utilisateur n'est pas répertorié dans la liste de notifications, saisissez son nom, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. Pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, cliquez sur icône Carnet d'adresses.

  4. Assurez-vous que les options Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications sont bien sélectionnées.

    Vous recevez automatiquement les alarmes et les notifications pour vous-même. Si vous désélectionnez Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications pour vous-même, vous ne recevrez plus les alarmes ni les notifications. Vous devez répéter les étapes de cette rubrique pour votre nom d'utilisateur.

  5. Cliquez sur OK.

Notify doit être ouvert ou réduit à l'utilisation de façon à recevoir une notification ou des alarmes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.2, Démarrage de Notify.

Création d'une règle pour une ressource

En tant que propriétaire d'une ressource, vous disposez des droits de mandataire complets sur celle-ci, y compris la possibilité de créer des règles la concernant. Les étapes ci-après détaillent la procédure de création d'une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource disponible. Cet exemple illustre l'utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Vous pouvez par exemple créer une règle qui refuse les requêtes concernant une ressource déjà planifiée.

  1. Cliquez sur le sélecteur de mode, puis sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  4. saisissez le nom de la règle.

  5. Cliquez sur Rendez-vous. Vérifiez que les autres types d'éléments ne sont pas sélectionnés.

  6. Cliquez sur la liste déroulante Conflits de rendez-vous, puis sur Non.

  7. Cliquez sur Ajouter une opération, sur Accepter, saisissez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.

    L'Étape 6 et l'Étape 7 invitent la règle à n'accepter le rendez-vous de la ressource que si celle-ci est disponible.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Suppression d'une ressource personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle à supprimer.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ressource, puis cliquez sur Supprimer.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression de la ressource.

6.4.5 Gestion des organisations

Présentation des organisations personnelles

Chacune des organisations d'un dossier Contacts est signalée par l'icône icône Organisation Organisation. Lorsque vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Figure 6-5 Vue d'élément d'organisation

Cette page permet de saisir le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal contact dans l'organisation, l'adresse, le site Web, ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation.

Dans le champ Contact principal, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans un dossier Contacts ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Ajout d'une organisation personnelle

Le carnet d'adresses GroupWise inclut des organisations définies par votre administrateur GroupWise. Vous pouvez ajouter une organisation au dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier Contacts personnel.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter l'organisation personnelle.

  2. Cliquez sur Nouvelle organisation dans la barre d'outils.

  3. Dans le champ Organisation, indiquez le nom de l'organisation.

  4. (Facultatif) Spécifiez les autres informations que vous voulez enregistrer concernant l'organisation.

  5. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Modification d'une organisation personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant l'organisation personnelle à modifier.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'organisation, puis cliquez sur Détails.

    Les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation.

  3. Dans l'onglet Détails, modifiez les informations souhaitées.

  4. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Suppression d'une organisation personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant l'organisation personnelle à supprimer.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'organisation, puis cliquez sur Supprimer.

    Les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression de l'organisation.

Envoi de messages à une organisation personnelle

Vous pouvez envoyer des messages électroniques simultanément à tous les utilisateurs d'une organisation personnelle.

  1. Dans la liste de dossiers, sélectionnez le dossier Contacts à partir duquel vous souhaitez envoyer un message électronique à une organisation personnelle.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'organisation, puis cliquez sur Détails.

    Les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation.

  3. Cliquez sur Envoyer un message.

    ou

    Cliquez sur la flèche Bas en regard du bouton Envoyer un message, puis cliquez sur l'une des options suivantes :

    • Envoyer un message

    • Envoyer un rendez-vous

    • Envoyer une note

    • Envoyer une tâche

    • Envoyer un message téléphonique