F.0 Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base

Cette section décrit une série de tâches courantes dans Microsoft Outlook et indique comment les réaliser dans GroupWise 2014.

(Toutes les procédures Microsoft Outlook ont été obtenues à l'adresse Aide en ligne de Microsoft Office

Tâche

Microsoft Outlook

Novell GroupWise

Créer un rendez-vous

  1. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Nouvelle réunion.

  2. Dans le champ À, saisissez les noms des personnes ou ressources (par exemple, salles de conférence) à inclure dans la réunion.

  3. Sélectionnez la date et l'heure de la réunion.

  4. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  5. Pour vérifier si vos invités sont disponibles, cliquez sur Planification dans l'onglet Réunion.

  6. Dans l'onglet Réunion, cliquez sur Envoyer.

  1. Cliquez sur l'icône icône Rendez-vous dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

    Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ Dest., si nécessaire.

  3. Cliquez sur icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous, puis sélectionnez une heure.

  4. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  5. Pour vérifier la disponibilité des personnes conviées au rendez-vous et des ressources nécessaires, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 4.4.2, Planification des rendez-vous.

Envoyer un message électronique

  1. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Nouveau message électronique dans le groupe Nouveau.

  2. Saisissez les adresses électroniques ou les noms des destinataires dans les champs À, CC ou CM. Séparez les destinataires par un point-virgule.

  3. Dans le champ Objet, saisissez l'objet du message.

  4. Composez votre message.

  5. Dans l'onglet Message, cliquez sur Joindre un fichier dans le groupe Inclure.

  6. Recherchez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur Insérer.

  7. Cliquez sur Envoyer.

  1. Cliquez sur icône Date dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ À, CC ou CM, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez le message.

  5. Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône en forme de trombone dans la barre d'outils, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur OK.

    ou

    Faites glisser un fichier dans la fenêtre des pièces jointes située au bas de la vue Composer.

  6. Cliquez sur Envoyer.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.1.2, Composition d'un message électronique.

Créer une règle de message personnalisée

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Gérer les règles et les alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle sous l'onglet Règles du courrier électronique.

  3. Sous Start from a blank rule (Démarrer à partir d'une règle vide), cliquez sur Check messages when they arrive (Vérifier les messages entrants) ou Check messages after sending (Vérifier les messages après leur envoi), puis cliquez sur Suivant.

  4. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou des conditions, sélectionnez les conditions auxquelles les messages doivent satisfaire pour que la règle s'applique.

  5. Sous Step 2: Edit the rule description (Étape 2 : modifiez la description de la règle), cliquez sur une valeur soulignée parmi les conditions que vous avez ajoutées, indiquez la valeur souhaitée, puis cliquez sur Suivant.

  6. Sous Step 1: Select action(s) (Étape 1: sélectionnez des opérations), sélectionnez celles que vous souhaitez que la règle effectue lorsque ces conditions sont remplies.

  7. Sous Step 2: Edit the rule description (Étape 2: modifiez la description de la règle), cliquez sur la valeur soulignée de l'opération que vous avez ajoutée, indiquez la valeur souhaitée, puis cliquez sur Suivant.

  8. Sous Step 1: Select exception(s) (Étape 1: sélectionnez des exceptions), sélectionnez les éventuelles exceptions à la règle, puis cliquez sur Suivant.

  9. Sous Step 2: Edit the rule description (Étape 2: modifiez la description de la règle), cliquez sur une valeur soulignée de l'exception ajoutée, indiquez la valeur souhaitée, puis cliquez sur Suivant.

  10. Sous Step 1: Type a name for this rule (Étape 1: attribuez un nom à cette règle), saisissez un nom.

  11. Sous Step 2: Setup rule options (Étape 2: configurez les options de la règle), cochez les cases correspondant aux options que vous souhaitez activer.

  12. Cliquez sur Terminer.

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Entrez un nom descriptif dans le champ Nom de la règle.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis cliquez sur un événement pour déclencher la règle.

  4. Si vous avez choisi Nouvel élément, Démarrage, Quitter ou Activée par l'utilisateur, cliquez sur une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur Reçu et sur Personnel.

    ou

    Si vous avez choisi Élément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un Dossier, cliquez sur l'icône représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur OK pour afficher son nom.

  5. Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous souhaitez que la règle s'applique.

    Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur Définir les conditions, cliquez sur les options appropriées, puis sur OK.

    Pour plus d'informations sur les options disponibles, reportez-vous à la Section 7.3.2, Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.

    Certaines opérations (Placer dans un dossier et Répondre, par exemple) exigent un complément d'informations de votre part.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 9.0, Règles.

Les règles de courrier électronique fonctionnent de manière similaire sous GroupWise et sous Outlook et vous offrent de nombreuses possibilités pour organiser vos messages.

Gérer vos signatures

Créer une signature :

  1. Ouvrez un nouveau message.

  2. Dans l'onglet Message, cliquez sur Une signature dans le groupe Inclure puis cliquez sur Signatures.

  3. Sous l'onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau.

  4. Entrez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.

  5. Dans le champ Modifier la signature, saisissez le texte à faire figurer dans votre signature.

  6. Pour mettre le texte en forme, sélectionnez-le. Utilisez les boutons de style et de format pour appliquer les options souhaitées.

  7. Pour finaliser la création de votre signature, cliquez sur OK.

Joindre une signature à un message :

  1. Ouvrez un nouveau message.

  2. Dans l'onglet Message, cliquez sur Une signature dans le groupe Inclure.

  3. Cliquez sur la signature désirée.

Créer une signature :

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Sélectionnez Signature, puis cliquez sur Nouvelle.

  4. Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.

  5. Créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.

  6. Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

Joindre une signature à un message :

  1. Dans la vue Composer, sélectionnez Cliquer pour ajouter une signature dans le corps du message.

    Votre signature par défaut s'ajoute immédiatement au message.

  2. Pour sélectionner une autre signature, faites passer votre souris sur la zone de signature, puis cliquez sur le petite flèche apparaissant dans le coin supérieur droit de celle-ci.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.1.6, Ajout d'une signature ou d'une vCard.

GroupWise vous permet de créer et modifier vos signatures à partir de la vue Composer ou de la fenêtre principale du client, dans Outils > Options > Environnement > Signatures.

Créer un dossier de recherche

  1. Dans Message, cliquez sur Dossier.

  2. Dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau dossier de recherche.

  3. Dans la liste Sélectionner un dossier de recherche, cliquez sur Créer un dossier de recherche personnalisé.

  4. Sous Personnaliser le dossier de recherche, cliquez sur Choisir.

  5. Saisissez le nom du nouveau dossier de recherche.

  6. Cliquez sur Critères puis sélectionnez les options souhaitées.

  7. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez les dossiers sur lesquels la recherche doit porter.

  8. Cliquez sur OK pour fermer chaque boîte de dialogue ouverte.

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Cliquez sur le dossier Résultats de la recherche.

  3. Cliquez sur Personnaliser le dossier des résultats de la recherche, puis sur Suivant.

  4. Saisissez le nom et la description de votre dossier.

  5. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  6. Indiquez les critères de recherche, les critères de recherche par exemple ou des informations concernant les éléments que vous voulez rechercher.

  7. Si vous ne voulez pas que le dossier mette à jour les résultats à chaque ouverture, désélectionnez Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture.

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Indiquez les paramètres d'affichage à appliquer à ce dossier, puis cliquez sur Terminer.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.3.6, Présentation des dossiers Résultats de la recherche.

Dans GroupWise, un dossier de recherche s'appelle un dossier Résultats de la recherche. Lorsque le dossier Résultats de la recherche est ouvert, GroupWise examine les critères de recherche définis pour ce dossier, recherche tous les éléments spécifiés, puis affiche tout ce qu'il a trouvé dans la Liste d'éléments.

Utilisation du mode Hors ligne

  1. Cliquez sur l'onglet Envoi/Réception.

    Lorsque Outlook est configuré pour le travail hors ligne, le bouton apparaît en surbrillance.

  2. Cliquez sur Travail hors ligne pour basculer vers le mode Hors ligne ou repasser en mode de travail en ligne.

    Une fois la connexion au serveur rétablie, le bouton Travail hors ligne présente un arrière-plan uni :

  1. Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode icône Date, puis sur Caching.

  2. Lorsque le programme vous demande de redémarrer GroupWise, cliquez sur Oui.

    Vous êtes en mode Caching lorsque GroupWise redémarre.

Dans GroupWise, le mode Hors ligne se nomme Caching. Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GroupWise, que votre agent de bureau de poste ou votre réseau soit disponible ou non.

Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 11.0, Modes Caching et Remote.

Gérer les dossiers

Pour créer un dossier:

  1. Cliquez avec le bouton droit sur votre boîte de réception.

  2. Cliquez sur Nouveau dossier.

  3. Saisissez le nom que vous souhaitez utiliser pour ce dossier.

  4. Appuyez sur Entrée ou cliquez en dehors de la zone.

Pour réorganiser vos dossiers :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à déplacer, puis sélectionnez Déplacer.

    Une fenêtre s'affiche alors pour vous permettre de choisir le dossier de destination. Cliquez sur le dossier de votre choix, puis sur Déplacer, ou cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre de déplacement de dossiers sans déplacer le dossier.

Pour créer un dossier:

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la Liste des dossiers

  2. Sélectionnez Nouveau dossier

  3. Saisissez le nom du nouveau dossier

Pour réorganiser vos dossiers :

  1. Cliquez sur Éditer > Dossiers.

Vous pouvez également faire glisser des dossiers vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.3, Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres.

Accès au compte des délégués/mandataires

Pour désigner un utilisateur comme délégué :

  1. Cliquez sur l'onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Saisissez le nom de la personne que vous souhaitez désigner comme délégué ou repérez son nom dans la liste des résultats de recherche et sélectionnez-le.

  5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

  6. Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, acceptez les paramètres d'autorisation par défaut ou sélectionnez des niveaux d'accès personnalisés pour les dossiers Exchange.

  7. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, cochez la case Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

  8. Vous pouvez éventuellement cocher la case Le délégué peut voir mes éléments privés.

  9. Cliquez sur OK.

Pour ajouter la boîte aux lettres d'une autre personne à votre profil :

  1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte.

  2. Dans la liste de l'onglet Messagerie, cliquez sur le type de compte Exchange, puis sur Modifier et Paramètres supplémentaires.

  3. Sous l'onglet Avancé, sous Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires, cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez ajouter à votre profil utilisateur.

Une fenêtre s'affiche alors pour vous permettre de choisir le dossier de destination. Cliquez sur le dossier de votre choix, puis sur Déplacer, ou cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre de déplacement de dossiers sans déplacer le dossier.

Pour accorder des droits de mandataire à un autre utilisateur :

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise, cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Droits d'accès des mandataires.

  3. Pour ajouter un utilisateur à la liste, saisissez son nom dans la zone correspondante, puis, lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur Ajouter un utilisateur.

  4. Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.

  5. Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui attribuer.

  6. Répétez les opérations de l'Étape 4 et de l'Étape 5 pour attribuer des droits à chacun des utilisateurs de la liste d'accès.

  7. Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer un utilisateur.

  8. Cliquez sur OK.

Pour devenir le mandataire de la boîte aux lettres d'une autre personne :

  1. Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.

    ou

    Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode icône Date, puis sur Mandataire.

  2. Pour ajouter un utilisateur, saisissez son nom dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

    La boîte aux lettres de l'utilisateur s'ouvre. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers

    Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, son nom est ajouté à la liste des mandataires, mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.

Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.

Dans GroupWise, l'accès Délégué est connu sous le nom d'accès Mandataire. Cette fonction permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies.

Tâches et listes des tâches

Création d'une tâche et assignation à d'autres utilisateurs :

  1. Cliquez sur Tâches au bas du volet de navigation.

  2. Sous l'onglet Accueil, Cliquez sur Tâche.

  3. Indiquez le titre de la tâche et, au besoin, ajoutez des détails dans le corps de la tâche.

  4. Définissez une date d'échéance, une date de début ou un rappel.

  5. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Assigner une tâche.

  6. Dans la zone À, saisissez le nom ou l'adresse électronique de la personne à laquelle vous souhaitez assigner la tâche.

  7. Dans la liste Priorité, vous pouvez définir la priorité sur Normal, Élevé ou Faible.

  8. Dans le corps d'une tâche récurrente, saisissez toute information que vous souhaitez inclure concernant la tâche.

  9. Cliquez sur Envoyer.

Création d'une tâche et assignation à d'autres utilisateurs :

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Tâche.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

  3. Cliquez sur icône Agenda pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

  4. Saisissez l'objet.

  5. Saisissez une description pour la tâche.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Vous pouvez classer vos tâches à l'aide de la liste des tâches. Ce tri s'applique aux tâches personnelles et aux tâches qui vous ont été assignées.

Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 5.0, Les tâches et la liste des tâches.