Créer un rendez-vous |
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Dans l'onglet , cliquez sur .
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Dans le champ , saisissez les noms des personnes ou ressources (par exemple, salles de conférence) à inclure dans la réunion.
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Sélectionnez la date et l'heure de la réunion.
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Saisissez l'objet et le contenu du message.
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Pour vérifier si vos invités sont disponibles, cliquez sur dans l'onglet .
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Dans l'onglet , cliquez sur .
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Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils.
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Dans le champ , saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ , si nécessaire.
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Cliquez sur pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous, puis sélectionnez une heure.
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Saisissez l'objet et le contenu du message.
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Pour vérifier la disponibilité des personnes conviées au rendez-vous et des ressources nécessaires, cliquez sur dans la barre d'outils. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité.
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Cliquez sur dans la barre d'outils.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 4.4.2, Planification des rendez-vous. |
Envoyer un message électronique |
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Sous l'onglet , cliquez sur dans le groupe .
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Saisissez les adresses électroniques ou les noms des destinataires dans les champs . Séparez les destinataires par un point-virgule.
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Dans le champ , saisissez l'objet du message.
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Composez votre message.
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Dans l'onglet , cliquez sur dans le groupe .
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Recherchez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur .
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Cliquez sur .
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Cliquez sur dans la barre d'outils.
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Dans le champ , ou , saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.
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Saisissez l'objet du message.
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Saisissez le message.
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Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur l'icône en forme de trombone dans la barre d'outils, sélectionnez le fichier, puis cliquez sur .
ou
Faites glisser un fichier dans la fenêtre des pièces jointes située au bas de la vue Composer.
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Cliquez sur .
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.1.2, Composition d'un message électronique. |
Créer une règle de message personnalisée |
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Dans le menu Fichier, cliquez sur .
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Dans la boîte de dialogue , cliquez sur sous l'onglet .
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Sous (Démarrer à partir d'une règle vide), cliquez sur (Vérifier les messages entrants) ou (Vérifier les messages après leur envoi), puis cliquez sur .
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Sous , sélectionnez les conditions auxquelles les messages doivent satisfaire pour que la règle s'applique.
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Sous (Étape 2 : modifiez la description de la règle), cliquez sur une valeur soulignée parmi les conditions que vous avez ajoutées, indiquez la valeur souhaitée, puis cliquez sur .
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Sous (Étape 1: sélectionnez des opérations), sélectionnez celles que vous souhaitez que la règle effectue lorsque ces conditions sont remplies.
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Sous (Étape 2: modifiez la description de la règle), cliquez sur la valeur soulignée de l'opération que vous avez ajoutée, indiquez la valeur souhaitée, puis cliquez sur .
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Sous (Étape 1: sélectionnez des exceptions), sélectionnez les éventuelles exceptions à la règle, puis cliquez sur .
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Sous (Étape 2: modifiez la description de la règle), cliquez sur une valeur soulignée de l'exception ajoutée, indiquez la valeur souhaitée, puis cliquez sur .
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Sous (Étape 1: attribuez un nom à cette règle), saisissez un nom.
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Sous (Étape 2: configurez les options de la règle), cochez les cases correspondant aux options que vous souhaitez activer.
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Cliquez sur
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Cliquez sur > , puis sur .
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Entrez un nom descriptif dans le champ .
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Cliquez sur la liste locale , puis cliquez sur un événement pour déclencher la règle.
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Si vous avez choisi , , ou , cliquez sur une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur et sur .
ou
Si vous avez choisi , ou , cliquez sur l'icône représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur pour afficher son nom.
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Dans la liste , cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous souhaitez que la règle s'applique.
Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur , cliquez sur les options appropriées, puis sur .
Pour plus d'informations sur les options disponibles, reportez-vous à la Section 7.3.2, Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles.
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Cliquez sur , puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.
Certaines opérations ( et , par exemple) exigent un complément d'informations de votre part.
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Cliquez sur .
Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 9.0, Règles.
Les règles de courrier électronique fonctionnent de manière similaire sous GroupWise et sous Outlook et vous offrent de nombreuses possibilités pour organiser vos messages. |
Gérer vos signatures |
Créer une signature :
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Ouvrez un nouveau message.
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Dans l'onglet , cliquez sur dans le groupe puis cliquez sur .
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Sous l'onglet , cliquez sur .
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Entrez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.
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Dans le champ , saisissez le texte à faire figurer dans votre signature.
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Pour mettre le texte en forme, sélectionnez-le. Utilisez les boutons de style et de format pour appliquer les options souhaitées.
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Pour finaliser la création de votre signature, cliquez sur .
Joindre une signature à un message :
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Ouvrez un nouveau message.
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Dans l'onglet Message, cliquez sur dans le groupe .
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Cliquez sur la signature désirée.
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Créer une signature :
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Cliquez sur > , puis double-cliquez sur .
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Cliquez sur l'onglet .
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Sélectionnez , puis cliquez sur .
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Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur .
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Créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.
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Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.
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Cliquez sur .
Joindre une signature à un message :
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Dans la vue Composer, sélectionnez dans le corps du message.
Votre signature par défaut s'ajoute immédiatement au message.
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Pour sélectionner une autre signature, faites passer votre souris sur la zone de signature, puis cliquez sur le petite flèche apparaissant dans le coin supérieur droit de celle-ci.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.1.6, Ajout d'une signature ou d'une vCard.
GroupWise vous permet de créer et modifier vos signatures à partir de la vue Composer ou de la fenêtre principale du client, dans . |
Créer un dossier de recherche |
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Dans , cliquez sur .
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Dans le groupe , cliquez sur .
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Dans la liste , cliquez sur .
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Sous , cliquez sur .
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Saisissez le nom du nouveau dossier de recherche.
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Cliquez sur puis sélectionnez les options souhaitées.
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Cliquez sur , puis sélectionnez les dossiers sur lesquels la recherche doit porter.
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Cliquez sur pour fermer chaque boîte de dialogue ouverte.
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Dans la liste des dossiers, cliquez sur > > .
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Cliquez sur le dossier .
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Cliquez sur , puis sur .
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Saisissez le nom et la description de votre dossier.
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Cliquez sur , , ou pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur .
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Indiquez les critères de recherche, les critères de recherche par exemple ou des informations concernant les éléments que vous voulez rechercher.
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Si vous ne voulez pas que le dossier mette à jour les résultats à chaque ouverture, désélectionnez .
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Cliquez sur .
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Indiquez les paramètres d'affichage à appliquer à ce dossier, puis cliquez sur .
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.3.6, Présentation des dossiers Résultats de la recherche.
Dans GroupWise, un dossier de recherche s'appelle un dossier Résultats de la recherche. Lorsque le dossier Résultats de la recherche est ouvert, GroupWise examine les critères de recherche définis pour ce dossier, recherche tous les éléments spécifiés, puis affiche tout ce qu'il a trouvé dans la Liste d'éléments. |
Utilisation du mode Hors ligne |
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Cliquez sur l'onglet .
Lorsque Outlook est configuré pour le travail hors ligne, le bouton apparaît en surbrillance.
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Cliquez sur pour basculer vers le mode Hors ligne ou repasser en mode de travail en ligne.
Une fois la connexion au serveur rétablie, le bouton présente un arrière-plan uni :
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Cliquez sur l'icône du , puis sur .
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Lorsque le programme vous demande de redémarrer GroupWise, cliquez sur .
Vous êtes en mode Caching lorsque GroupWise redémarre.
Dans GroupWise, le mode Hors ligne se nomme Caching. Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GroupWise, que votre agent de bureau de poste ou votre réseau soit disponible ou non.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 11.0, Modes Caching et Remote. |
Gérer les dossiers |
Pour créer un dossier:
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Cliquez avec le bouton droit sur votre boîte de réception.
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Cliquez sur .
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Saisissez le nom que vous souhaitez utiliser pour ce dossier.
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Appuyez sur ou cliquez en dehors de la zone.
Pour réorganiser vos dossiers :
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Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à déplacer, puis sélectionnez .
Une fenêtre s'affiche alors pour vous permettre de choisir le dossier de destination. Cliquez sur le dossier de votre choix, puis sur , ou cliquez sur pour fermer la fenêtre de déplacement de dossiers sans déplacer le dossier.
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Pour créer un dossier:
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Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la Liste des dossiers
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Sélectionnez
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Saisissez le nom du nouveau dossier
Pour réorganiser vos dossiers :
Vous pouvez également faire glisser des dossiers vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.3, Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres. |
Accès au compte des délégués/mandataires |
Pour désigner un utilisateur comme délégué :
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Cliquez sur l'onglet .
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Cliquez sur , puis sur .
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Cliquez sur Ajouter.
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Saisissez le nom de la personne que vous souhaitez désigner comme délégué ou repérez son nom dans la liste des résultats de recherche et sélectionnez-le.
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Cliquez sur , puis sur .
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Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, acceptez les paramètres d'autorisation par défaut ou sélectionnez des niveaux d'accès personnalisés pour les dossiers Exchange.
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Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, cochez la case .
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Vous pouvez éventuellement cocher la case .
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Cliquez sur .
Pour ajouter la boîte aux lettres d'une autre personne à votre profil :
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Cliquez sur .
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Dans la liste de l'onglet , cliquez sur le type de compte Exchange, puis sur et .
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Sous l'onglet , sous , cliquez sur , puis entrez le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez ajouter à votre profil utilisateur.
Une fenêtre s'affiche alors pour vous permettre de choisir le dossier de destination. Cliquez sur le dossier de votre choix, puis sur , ou cliquez sur pour fermer la fenêtre de déplacement de dossiers sans déplacer le dossier. |
Pour accorder des droits de mandataire à un autre utilisateur :
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Dans la fenêtre principale de GroupWise, cliquez sur .
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Pour ajouter un utilisateur à la liste, saisissez son dans la zone correspondante, puis, lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur .
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Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.
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Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui attribuer.
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Répétez les opérations de l'Étape 4 et de l'Étape 5 pour attribuer des droits à chacun des utilisateurs de la liste d'accès.
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Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur .
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Cliquez sur .
Pour devenir le mandataire de la boîte aux lettres d'une autre personne :
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Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur > .
ou
Cliquez sur l'icône du , puis sur .
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Pour ajouter un utilisateur, saisissez son nom dans le champ , puis cliquez sur .
La boîte aux lettres de l'utilisateur s'ouvre. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers
Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, son nom est ajouté à la liste des mandataires, mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.
Dans GroupWise, l'accès Délégué est connu sous le nom d'accès Mandataire. Cette fonction permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies. |
Tâches et listes des tâches |
Création d'une tâche et assignation à d'autres utilisateurs :
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Cliquez sur au bas du volet de navigation.
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Sous l'onglet , Cliquez sur .
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Indiquez le titre de la tâche et, au besoin, ajoutez des détails dans le corps de la tâche.
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Définissez une date d'échéance, une date de début ou un rappel.
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Sous l'onglet , dans le groupe , cliquez sur .
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Dans la zone , saisissez le nom ou l'adresse électronique de la personne à laquelle vous souhaitez assigner la tâche.
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Dans la liste Priorité, vous pouvez définir la priorité sur , ou .
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Dans le corps d'une tâche récurrente, saisissez toute information que vous souhaitez inclure concernant la tâche.
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Cliquez sur .
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Création d'une tâche et assignation à d'autres utilisateurs :
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Cliquez sur > > .
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Dans le champ , saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.
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Cliquez sur pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.
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Saisissez l'objet.
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Saisissez une description pour la tâche.
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Cliquez sur dans la barre d'outils.
Vous pouvez classer vos tâches à l'aide de la liste des tâches. Ce tri s'applique aux tâches personnelles et aux tâches qui vous ont été assignées.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 5.0, Les tâches et la liste des tâches. |