3.1 Envoi de courrier électronique

Lorsque vous envoyez un message électronique à partir de GroupWise, vous pouvez le faire au format texte ou HTML. En outre, vous pouvez choisir de joindre un fichier, d'ajouter une signature ou une vCard au message et d'effectuer une vérification orthographique du message avant de l'envoyer.

Le carnet d'adresses et l'achèvement de noms vous aident à rechercher rapidement et facilement les contacts dont vous avez besoin lorsque vous envoyez un message électronique.

3.1.1 Sélection de la vue Composer par défaut

GroupWise propose par défaut la vue Composer HTML pour la composition d'éléments. La vue HTML offre un large éventail de polices, de tailles de caractère et de couleurs de caractère. Les options de mise en page portent sur le style des paragraphes, le retrait, les listes à puces ou numérotées, les liens hypertextes et les lignes horizontales. Il est également possible d'incorporer des images standard ou des images d'arrière-plan. Si vous préférez utiliser un environnement d'édition plus simple, optez pour la vue Composer Texte brut.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vues.

  3. Sélectionnez Texte brut ou HTML.

  4. Sélectionnez la police et la taille de police dans les champs correspondants.

  5. Cliquez sur OK.

INDICATION :vous pouvez modifier la vue de composition de l'élément en cours en cliquant sur Vue > Texte brut ou Vue > HTML.

3.1.2 Composition d'un message électronique

  1. Cliquez sur Nouveau message dans la barre d'outils.

    Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Nouveau message.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils, recherchez et double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Si nécessaire, cliquez sur +CC et +CM pour ajouter les champs correspondants, puis saisissez les noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    CC (copie carbone) : les destinataires d'une copie carbone (CC) reçoivent une copie d'un élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

    CM (Copie masquée) : les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

  4. Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur De :, puis cliquez sur un nom.

  5. Saisissez l'objet du message.

  6. Saisissez le message.

  7. (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier d'autres options : par exemple, attribuer une priorité élevée au message, demander une réponse aux destinataires, ajouter des catégories, etc.

    Lorsque vous utilisez l'option Catégories, seules les quatre catégories par défaut sont appliquées au destinataire.

    Dans la vue de composition, vous pouvez cliquer tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée pour ouvrir un lien hypertexte.

  8. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Ajouter une pièce jointe au bas de la fenêtre de composition.

  9. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

INDICATION : Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section Sending and Receiving Email (Envoi et réception de messages électroniques).

3.1.3 Mise en forme des messages électroniques

Les options de formatage disponibles lors de la composition d'un message dépendent de la vue de composition que vous avez sélectionnée. Les options décrites dans la présente section concernent les messages en cours de composition.

REMARQUE :si les destinataires utilisent la vue de lecture HTML, les messages électroniques leur sont présentés tels que vous les avez mis en forme. Ils ne peuvent pas modifier la police d'un élément au format HTML. Si les destinataires utilisent la vue de lecture Texte brut, le formatage HTML est perdu. Ils peuvent toutefois cliquer sur Vue > HTML pour afficher le message tel que vous l'avez mis en forme.

Sélection d'un éditeur de texte

Lorsque vous composez un message dans GroupWise, vous pouvez, au choix, utiliser l'éditeur GroupWise natif ou n'importe lequel des éditeurs tiers ci-dessous :

  • LibreOffice 3.6 ou version ultérieure

  • Microsoft Word 2007 ou version ultérieure

Pour qu'il soit possible d'utiliser LibreOffice ou Word, l'application doit être installée correctement sur votre poste de travail.

Si vous choisissez d'utiliser LibreOffice ou Word comme éditeur par défaut, les fonctionnalités et le formatage de l'application sont disponibles dans la fenêtre de composition de GroupWise. Pour plus d'informations sur la mise en forme, consultez la documentation de l'application appropriée.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Éditeurs/visionneuses.

  3. Sous Saisir du texte brut à l'aide de, sélectionnez l'éditeur à utiliser.

  4. Sous Composer en HTML à l'aide de, sélectionnez l'éditeur à utiliser.

  5. Cliquez sur OK.

Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour mettre en forme un message électronique HTML

Vous pouvez utiliser les outils HTML disponibles dans GroupWise pour ajouter un formatage supplémentaire à vos messages. Les fonctions standard telles que la police, le soulignement et la mise en italique restent disponibles dans la barre d'outils, de même que l'alignement, le retrait, l'ajout d'images et de tableaux, etc.

Barre d'outils HTML

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Modification de la police dans un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Utilisez la barre d'outils HTML pour modifier la police, sa taille et ses autres attributs selon vos besoins.

Vous pouvez également définir une police par défaut pour les éléments HTML. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Définition de la police et de la vue Lire/Composer par défaut.

Ajout d'une ligne horizontale à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Sélectionnez l'emplacement de la ligne à l'intérieur du message.

  2. Cliquez sur l'icône Ligne horizontale.

Ajout d'une liste à puces ou numérotée à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Utilisez la barre d'outils HTML pour insérer une liste à puces ou numérotée.

  2. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée pour créer l'élément suivant.

  3. Pour désactiver le formatage de la liste, appuyez sur la touche Entrée, puis sur la touche Retour arrière après le dernier élément.

Ajout d'un tableau à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Dans la barre d'outils HTML, cliquez sur l'icône Options de tableau.

  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez la taille du tableau ou Autre et indiquez vos dimensions.

    Le tableau s'affiche dans le message électronique et s'ajuste au texte.

Ajout d'images à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Dans la zone dans laquelle vous voulez que l'image apparaisse, cliquez sur l'icône Insérer une image.

  2. Indiquez le nom de l'image à ajouter ou recherchez-la et sélectionnez-la, puis cliquez sur OK.

Ajout d'une image d'arrière-plan à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Cliquez sur l'icône Image d'arrière-plan.

  2. Indiquez le nom de l'image à utiliser comme arrière-plan ou recherchez-la et sélectionnez-la.

  3. Cliquez sur OK.

Ajout d'un lien hypertexte à un message HTML

Les liens hypertextes permettent de relier directement un mot, une expression ou une image donnée à un site Web.

Dans un message HTML ouvert :

  1. Sélectionnez le mot, la phrase ou l'image à utiliser, puis cliquez sur l'icône Insérer un lien hypertexte.

  2. Indiquez l'adresse Web avec laquelle vous souhaitez établir un lien.

  3. Cliquez sur OK.

    Le texte change de couleur et est souligné pour indiquer qu'il s'agit d'un lien. Une image ne change pas de couleur mais fonctionne néanmoins comme un lien.

Annulation ou rétablissement de l'opération sur le texte dans un message HTML

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Cliquez sur Éditer > Annuler.

    ou

    Pour rétablir l'opération, cliquez sur Modifier > Rétablir.

Vous pouvez également utiliser Ctrl+Z pour annuler l'opération et Ctrl+Y pour la rétablir. Pour plus d'informations sur les touches de raccourcis, reportez-vous à l'Section D.0, Raccourcis clavier.

Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour mettre en forme un message électronique en texte brut

Dans un message en texte brut, vous pouvez modifier la police, la taille et la couleur. Vous pouvez également mettre en gras ou en italique et souligner. Vous ne pouvez cependant pas mettre le texte en retrait ni insérer des liens hypertextes ou des lignes horizontales.

Modification de la police dans un message en texte brut

Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :

  1. Cliquez sur le champ Message.

  2. Cliquez sur Éditer > Police > Police.

  3. Sélectionnez une police et un style de police.

  4. Sélectionnez une taille.

  5. Sélectionnez les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser les boutons de la barre d'outils pour mettre en gras, en italique ou souligner certaines parties du texte.

Mise en forme de listes dans un message en texte brut

Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :

  1. Appuyez sur Ctrl+Maj+L pour insérer une liste à puces.

  2. Appuyez à nouveau sur Ctrl+Maj+L pour la remplacer par une liste numérotée.

  3. Répétez l'opération pour sélectionner l'un des six formats de liste disponibles.

  4. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée pour créer l'élément suivant.

  5. Pour désactiver le formatage de la liste, appuyez deux fois sur la touche Entrée après le dernier élément.

Annulation de l'opération sur le texte dans un message en texte brut

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Cliquez sur Éditer > Annuler.

Vous pouvez également utiliser Ctrl+Z pour annuler l'opération. Pour plus d'informations sur les touches de raccourcis, reportez-vous à l'Section D.0, Raccourcis clavier.

Utilisation des vues personnalisées dans l'éditeur de texte GroupWise

Les vues personnalisées permettent de créer un modèle de message, puis de l'enregistrer pour le réutiliser. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous voulez envoyer régulièrement un message contenant un texte donné ou utilisant une apparence particulière. Vous pouvez créer un message électronique avec l'apparence que vous désirez, puis l'enregistrer en tant que vue personnalisée.

REMARQUE :une partie du formatage HTML risque de ne pas être conservée si vous enregistrez un message HTML sous forme de vue. Il est recommandé d'utiliser un message en texte brut pour les vues personnalisées.

Enregistrement d'une vue personnalisée

  1. Cliquez sur Nouveau message pour créer un message électronique.

  2. (Facultatif) Saisissez l'objet du message électronique dans le champ Objet.

  3. Saisissez le corps du message électronique dans le champ Message.

  4. Cliquez sur Enregistrer > Enregistrer la vue.

    Par défaut, une vue personnalisée est enregistrée dans le répertoire C:\Novell\Groupwise. Les fichiers des vues personnalisées portent l'extension .ghv.

  5. Saisissez le nom de la vue, puis cliquez sur Enregistrer.

Ouverture d'une vue personnalisée

  1. Cliquez sur la touche Bas à côté de l'icône Nouveau message.

  2. Sélectionnez le fichier de la vue personnalisée que vous avez enregistré précédemment.

    La vue personnalisée s'ouvre et affiche les informations que vous avez saisies lorsque vous avez enregistré le fichier correspondant.

  3. Ajoutez des informations complémentaires si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer.

Définition de l'emplacement dans lequel les vues personnalisées sont enregistrées

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.

  3. Dans le champ Vues personnalisées, saisissez l'emplacement dans lequel sont stockées les vues personnalisées, ou naviguez jusqu'à cet emplacement et sélectionnez-le.

  4. Cliquez sur OK.

3.1.4 Vérification de l'orthographe des messages

Il existe deux méthodes pour corriger l'orthographe des éléments que vous envoyez. Ces deux fonctions permettent de rechercher les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées, dans les éléments que vous créez. Chacune d'entre elles présente des avantages dans différentes situations.

Utilisation de Quick Speller

Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Lorsque Quick Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer chaque fois qu'il apparaît dans le message en cours. Vous pouvez également ajouter le mot à une liste de mots personnelle.

Activation de Quick Speller par défaut

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Sélectionnez Vérifier l'orthographe pendant la frappe puis cliquez sur OK.

    Désélectionnez cette option pour désactiver Quick Speller.

Vérification orthographique avec Quick Speller

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou Message.

  2. Sélectionnez la bonne orthographe.

    ou

    Cliquez sur Passer pour ignorer le mot dans le reste du message.

    ou

    Cliquez sur Ajouter à la liste des mots pour ajouter le mot à votre liste.

Désactivation de Quick Speller lors de la composition d'un message électronique

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ Objet ou Message.

  2. Cliquez sur Désactiver Quick Speller.

    Pour réactiver Quick Speller, cliquez avec le bouton droit dans le champ Objet ou Message, puis cliquez sur Activer Quick Speller.

INDICATION :vous pouvez également activer ou désactiver Quick Speller à tout moment via le menu coulissant Options de la vue Composer.

Utilisation du correcteur d'orthographe

Le correcteur d'orthographe fonctionne séparément, manuellement ou en spécifiant son exécution automatique lorsque vous cliquez sur Envoyer. Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer. Vous pouvez aussi choisir de remplacer le mot automatiquement ou de l'ajouter à une liste de mots personnelle. Vous pouvez utiliser les options d'environnement ou le menu coulissant Options de la vue Composer pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant l'envoi.

Vérification orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

Si vous utilisez un éditeur autre que GroupWise, la vérification orthographique est effectuée par le correcteur de cet éditeur. Reportez-vous à l'aide de l'application pour plus d'informations sur la vérification orthographique.

  1. Cliquez dans le champ Objet ou Message.

    ou

    Sélectionnez le texte dont vous souhaitez vérifier l'orthographe.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

  3. Pour indiquer la partie de texte à vérifier, cliquez sur la liste déroulante Vérification et sélectionnez une option.

  4. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur l'une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.

    Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

    Remplacer : remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour corriger un mot mal orthographié, double-cliquez sur celui-ci ou sélectionnez-le, puis cliquez sur Remplacer. Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans le champ Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer.

    Passer une fois : ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.

    Toujours ignorer : ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la vérification orthographique suivante.

    Ajouter : ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques ultérieures.

    Correction rapide : définit le remplacement automatique d'un mot ou d'une locution. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur Correction rapide pour le remplacer par le texte du champ Remplacer par et ajouter ce remplacement à la liste des mots utilisateur dont se sert la fonction Correction rapide. Lorsque vous saisissez de nouveau ce mot, la fonction Correction rapide le remplacera automatiquement.

  5. Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée.

Vérification orthographique automatique d'éléments à l'aide du correcteur d'orthographe

Vous pouvez configurer GroupWise pour qu'il procède à la vérification automatique de l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Activez la case Vérifier l'orthographe pendant la frappe et Vérifier l'orthographe avant l'envoi, puis cliquez sur OK.

Configuration du correcteur d'orthographe

Vous pouvez modifier les types de mots que le correcteur d'orthographe considère comme étant mal orthographiés.

  1. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot mal orthographié, cliquez sur Options.

  2. Sélectionnez ou désélectionnez les options suivantes :

    • Vérifier les mots contenant des chiffres

    • Vérifier les mots en double

    • Afficher une invite avant le remplacement automatique

  3. Poursuivre la vérification d'orthographe comme d'habitude.

Sélection de la langue du correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

    ou

    Sélectionnez le texte dont vous souhaitez vérifier l'orthographe.

  2. Cliquez sur Outils > Langue correcteur orthographique.

  3. Sélectionnez la langue à utiliser et cliquez sur OK.

Ajout d'une nouvelle langue du correcteur d'orthographe

Plusieurs dictionnaires de correction orthographique peuvent être inclus lors de l'installation du client GroupWise. Pour afficher la liste des dictionnaires qui peuvent être ajoutés, consultez la section GroupWise User Languages (Langues de l'utilisateur de GroupWise) du manuel GroupWise 2014 R2 Administration Guide (Guide d'administration de GroupWise 2014 R2).

Dans certains cas, il se peut que vous deviez ajouter un dictionnaire pour une langue qui n'est pas incluse avec l'installation du client GroupWise. Le correcteur d'orthographe de GroupWise prend en charge les dictionnaires compatibles avec Hunspell/Myspell. Chaque dictionnaire comprend deux fichiers portant des noms identiques, mais des extensions différentes : .aff et .dic.

Pour ajouter un dictionnaire au correcteur d'orthographe de GroupWise :

  1. Téléchargez les fichiers du dictionnaire de la langue de votre choix.

    Pour obtenir des dictionnaires, rendez-vous sur les sites Web suivants :

  2. Copiez les fichiers .aff et .dic dans le répertoire des dictionnaires GroupWise, à l'emplacement suivant :

    Windows 64 bits : C:\Program Files (x86)\Novell\GroupWise\dictionaries

    Windows 32 bits : C:\Program Files\Novell\GroupWise\dictionaries

  3. (Facultatif) Dans le répertoire dictionaries, créez un fichier .txt portant le même nom que les fichiers du nouveau dictionnaire.

    Ouvrez le fichier .txt, saisissez le nom qui sera attribué au nouveau dictionnaire dans le menu du correcteur d'orthographe, puis enregistrez le fichier.

  4. Redémarrez le client GroupWise.

  5. Au redémarrage du client GroupWise, cliquez sur Nouveau message dans la fenêtre principale.

  6. Sélectionnez le corps du message, puis cliquez sur Outils > Langue du correcteur d'orthographe.

  7. Sélectionnez la nouvelle langue dans le menu déroulant.

    Si vous n'avez pas créé de nom personnalisé pour votre nouvelle langue à l'Étape 3, le nom du nouveau dictionnaire utilise le format du code pays/dialecte.

  8. Cliquez sur OK.

3.1.5 Ajout de fichiers joints

Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.

Si vous joignez à un message électronique un fichier dont le nom (y compris le chemin d'accès complet) dépasse 255 caractères, un message d'erreur s'affiche et le message ne peut pas être envoyé.

Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.

Pour plus d'informations sur les documents joints qui font partie d'une bibliothèque GroupWise, reportez-vous à la section Référence au document jointe à un élément.

Fichier joint à un élément

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs À, Objet et Message.

  3. Cliquez sur l'icône de pièce jointe dans la barre d'outils, puis recherchez et sélectionnez les fichiers à envoyer.

    Pour joindre plusieurs fichiers d'un dossier, cliquez sur chaque fichier à joindre tout en appuyant sur la touche Ctrl. Par défaut, la boîte de dialogue Joindre un fichier propose le dernier répertoire utilisé pour joindre un document.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

INDICATION :vous pouvez également joindre un fichier ou un élément en le faisant glisser dans la fenêtre de pièces jointes. De plus, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un fichier dans Windows, puis cliquer sur Envoyer à > Destinataire GroupWise. Un nouvel élément est créé avec la pièce jointe dans la fenêtre de pièces jointes.

Pour supprimer une pièce jointe avant d'envoyer l'élément, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer.

    Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé de son emplacement d'origine, mais simplement de la liste des pièces jointes.

Le fichier que vous avez joint à un élément n'est pas affecté par le déplacement ou la suppression du fichier d'origine.

Référence au document jointe à un élément

Si le fichier que vous souhaitez joindre est un document stocké dans la bibliothèque GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence au document. Lorsqu'un destinataire ouvre la pièce jointe, le document de la bibliothèque s'ouvre également, à condition que le destinataire ait les droits permettant de l'ouvrir ou de le visualiser et que la bibliothèque soit disponible.

Si un destinataire ne possède pas les droits requis pour le document, s'il utilise un logiciel de messagerie qui ne prend pas en charge la bibliothèque GroupWise ou si cette dernière n'est pas disponible, seule une copie du document s'ouvre. Si le destinataire modifie la copie, les modifications apportées n'affectent pas le document stocké dans la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les droits sur les documents, reportez-vous au Section 15.0, Gestion de documents.

Pour joindre une référence de document à un élément:

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs À, Objet et Message.

  3. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe au bas de la fenêtre de composition, puis sur Référence de document dans la fenêtre Joindre un fichier.

    La boîte de dialogue Sélectionner un document s'affiche.

  4. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez joindre à l'élément.

  5. Dans le champ Nº du doc., saisissez le numéro du document.

    Si vous ne connaissez pas son numéro, cliquez sur Rechercher pour localiser le document dans la bibliothèque. Pour joindre un document affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche, cliquez sur ce document, puis sur OK.

  6. Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version souhaitée. Si vous sélectionnez Version spécifique, saisissez le numéro de la version dans le champ N° de version.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Incorporation d'un objet OLE dans un élément

  1. Ouvrez un élément et indiquez l'adresse de ses destinataires.

  2. Cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Joindre un objet.

  3. Pour incorporer un objet existant, cliquez sur Create from File (Créer à partir du fichier), indiquez le chemin d'accès et le nom de fichier, puis cliquez sur OK. Passez à l'Étape 8.

    ou

    Pour créer un objet et l'incorporer, suivez la procédure de l'Étape 4 à l'Étape 8.

  4. Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez un type d'objet.

  5. Cliquez sur OK pour ouvrir l'application.

  6. Créez l'objet que vous souhaitez incorporer.

  7. Cliquez sur le menu Fichier de l'application, puis cliquez sur Quitter.

    Cette étape peut différer en fonction de l'application.

  8. Si nécessaire, terminez de préparer l'élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Pour que le destinataire d'un élément puisse visualiser ou modifier des objets OLE incorporés, il doit utiliser GroupWise.

Si les destinataires ouvrent cet objet et le modifient, ils doivent l'enregistrer sous un nouveau nom. Dans le cas contraire, lorsqu'ils essaient de fermer le message électronique, une erreur leur est renvoyée.

Si vous avez copié un objet OLE dans le Presse-papiers, vous pouvez l'incorporer dans un élément ouvert via la commande Collage spécial du menu Éditer.

3.1.6 Ajout d'une signature ou d'une vCard

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Si vous disposez de plusieurs comptes, dont des comptes POP3 ou IMAP4 ou des comptes de groupes de discussion NNTP, vous pouvez créer une signature différente pour chaque compte. Vous pouvez également créer plusieurs signatures pour le même compte.

Les signatures sont créées au format HTML, ce qui permet d'y ajouter des éléments graphiques et de mise en forme. Lorsque vous envoyez un message texte, la signature HTML est convertie au format texte.

Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement une carte de visite électronique (vCard) à la fin de vos messages.

Création d'une signature

Les signatures peuvent être créées via les options du client GroupWise ou au sein du message que vous composez.

Pour créer une signature via les options du client GroupWise :

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Sélectionnez Signature, puis cliquez sur Nouvelle.

  4. Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.

  5. Créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.

  6. Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.

  7. Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une signature chaque fois que vous envoyez un élément.

  8. Cliquez sur OK.

Pour créer une signature à partir de la vue Composer :

  1. Cliquez sur l'icône du menu coulissant Options pour ouvrir le menu coulissant Options de la vue Composer. Le menu déroulant Signature est ouvert par défaut.

  2. Cliquez sur l'icône Éditer située à côté de l'option Créer une signature.

  3. Indiquez le nom de la signature puis créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.

  4. Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.

  5. Cliquez sur OK.

INDICATION :Barre d'outils HTML Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section Signature Enhancements (Améliorations apportées aux signatures).

Configuration d'une vCard

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Sélectionnez Carte de visite électronique (vCard) pour ajouter automatiquement une vCard à chaque message électronique que vous envoyez.

  4. Sélectionnez la source des informations de la vCard.

    Générer à partir du carnet d'adresses GroupWise : composez une vCard en fonction de vos informations personnelles dans le carnet d'adresses GroupWise.

    Sélectionner dans le carnet d'adresses personnel : permet de sélectionner n'importe quel utilisateur d'un carnet d'adresses personnel et de créer une vCard à partir de ses informations personnelles. Cette méthode est pratique lorsque vous envoyez un message électronique pour le compte d'autres utilisateurs.

    Sélectionner un fichier vCard : permet de sélectionner un fichier de vCard personnalisé .vcf fourni par une société tierce.

  5. Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une vCard chaque fois que vous envoyez un élément.

  6. Cliquez sur OK.

Ajout d'une signature ou d'une vCard à un message électronique

Si vous avez sélectionné Message avant ajout, vous pouvez ajouter manuellement votre signature lors de la composition d'un message en cliquant sur Cliquer pour ajouter une signature dans le corps du message. Si vous avez sélectionné Ajouter automatiquement une signature, votre signature par défaut est ajoutée automatiquement à tous vos messages électroniques. Vous pouvez modifier la signature après son ajout à un élément afin de la personnaliser pour l'élément que vous envoyez. Les modifications apportées à la signature lorsque vous la modifiez en place ne sont pas conservées. Si vous avez configuré une vCard, celle-ci l'est également. Le message électronique peut comporter une signature et une vCard.

  1. Dans la vue Composer, sélectionnez Cliquer pour ajouter une signature dans le corps du message.

    Votre signature par défaut s'ajoute immédiatement au message. Si vous n'avez pas encore créé de signature, vous êtes invité à le faire. Pour plus d'informations, reportez-vous au Création d'une signature.

  2. Pour sélectionner une autre signature, passez le curseur sur la zone de la signature, puis cliquez sur la petite flèche apparaissant dans le coin supérieur droit.

  3. (Facultatif) Modifiez à votre gré la signature afin de la personnaliser pour l'élément spécifique.

  4. Lorsque vous avez terminé de composer votre message et votre signature, cliquez sur Envoyer.

Présentation des signatures globales

Outre les signatures personnelles, votre administrateur GroupWise peut créer une signature globale pour tout le monde. Si l'administrateur GroupWise exige son utilisation, elle est automatiquement ajoutée à tous les éléments envoyés. Si une signature globale est disponible mais pas requise, elle est ajoutée à votre signature si vous utilisez déjà une signature personnelle. Si vous ne possédez pas de signature personnelle, la signature globale n'est ajoutée que si elle est requise. Lorsque vous renvoyez un élément, la signature globale n'est pas ajoutée automatiquement au message.

3.1.7 Routage des message vers plusieurs destinataires consécutivement

Utilisez Bordereau de routage pour envoyer un message électronique ou une tâche successivement à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez déterminer l'ordre suivant lequel les messages seront envoyés. Lorsqu'un destinataire marque un élément routé comme étant effectué, cet élément est envoyé au destinataire suivant.

Si l'élément routé contient des pièces jointes, chaque destinataire peut les visualiser et y ajouter des commentaires. Lorsqu'un destinataire ajoute des commentaires à une pièce jointe, ces commentaires sont visibles par tous les destinataires suivants.

Vous pouvez suivre l'état d'un élément routé que vous avez envoyé en consultant ses propriétés. Lorsque vous envoyez un élément routé à une adresse externe, il est automatiquement marqué comme effectué (car le destinataire externe ne peut pas le marquer lui-même) et envoyé au destinataire suivant.

Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez faire en sorte qu'un mot de passe soit requis pour cette opération.

Création d'un message routé

  1. Ouvrez un message électronique ou une tâche.

  2. Cliquez sur Opérations > Bordereau de routage.

  3. Dans le champ Itinéraire, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez cette opération pour chaque destinataire.

    ou

    Cliquez sur Adresse dans la barre d'outils pour sélectionner les noms d'utilisateurs dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

    Vous pouvez également désigner des groupes personnels comme destinataires d'un élément routé. Lorsque vous utilisez la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, le groupe se développe pour afficher ses membres, afin de permettre de spécifier l'ordre de routage des différents utilisateurs.

  4. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  5. Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez faire en sorte que le mot de passe GroupWise du destinataire soit requis pour cette opération. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi, sur Sécurité, puis sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Adressage d'un élément routé avec un carnet d'adresses

  1. Dans un message électronique ou une tâche, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils.

  2. Cochez la case Bordereau de routage.

  3. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément, puis cliquez sur Itinéraire.

    ou

    Double-cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément.

    Utilisez la fonction Glisser-déplacer pour modifier l'ordre des noms dans la liste d'adresses.

  4. Cliquez sur OK.

Demande de mot de passe avant de marquer un élément routé Effectué

Lorsque vous exigez un mot de passe, les utilisateurs doivent entrer le mot de passe de leur boîte aux lettres pour pouvoir marquer un élément comme Effectué.

Pour exiger un mot de passe pour tous les éléments routés que vous créez :

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations sur les mots de passe GroupWise, reportez-vous à la Section 1.3, Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux lettres.

Marquage d'un élément routé comme étant effectué

  1. Une fois que vous avez exécuté les assignations ou les instructions contenues dans l'élément routé, ouvrez-le.

  2. Pour afficher et modifier une pièce jointe d'un élément routé, ouvrez-la dans l'application qui lui est associée, effectuez les modifications requises, enregistrez le fichier, puis fermez l'application.

    Le fichier est enregistré dans le répertoire des fichiers temporaires de votre ordinateur. Ne modifiez pas le chemin, sinon vos modifications ne sont pas prises en compte lorsque l'élément routé sera envoyé au destinataire suivant.

  3. Dans l'élément, sélectionnez Opérations > Marquer Effectué, puis cliquez sur OK.

    Vous pouvez également cocher la case Effectué dans l'en-tête de l'élément.

  4. Si l'expéditeur a requis un mot de passe pour marquer l'élément comme étant effectué, saisissez votre mot de passe GroupWise, puis cliquez sur OK.

    L'élément est envoyé au destinataire suivant.

  5. Cliquez sur Fermer.

3.1.8 Envoi de messages sécurisés S/MIME

GroupWise fonctionne avec le logiciel de sécurité que vous avez installé pour pouvoir envoyer des éléments sécurisés.

Configuration requise

Les fonctions de sécurité décrites dans cette section sont disponibles auprès de tous les fournisseurs de services cryptographiques qui utilisent l'API Microsoft Cryptographic et prennent en charge l'algorithme RSA et/ou AES complet.

Ajout de sécurité

Vous pouvez ajouter des fonctionnalités de sécurité aux éléments que vous envoyez en y apposant une signature numérique ou en les codant. Lorsque vous apposez une signature numérique à un élément, le destinataire peut vérifier qu'il n'a pas été modifié en route et que vous en êtes bien l'expéditeur. Le chiffrement d'un élément permet de vous assurer que seul le destinataire concerné peut le lire.

Lorsque vous signez ou codez des éléments à l'aide de GroupWise, les destinataires peuvent les lire à l'aide de n'importe quel autre système de messagerie compatible avec la technologie S/MIME.

Présentation des certificats de sécurité

Un certificat de sécurité est un fichier qui identifie un individu ou une organisation. Pour pouvoir envoyer des éléments sécurisés, vous devez obtenir un certificat de sécurité. Utilisez votre navigateur Web pour obtenir un certificat auprès d'une autorité de certification indépendante. Pour obtenir la liste des autorités de certification, reportez-vous à la page Web des certificats numériques GroupWise.

Vous pouvez également utiliser les services Annuaire LDAP pour rechercher un certificat de sécurité.

Votre certificat de sécurité permet d'apposer une signature numérique aux éléments que vous envoyez. Les certificats de sécurité publics d'autres utilisateurs permettent de vérifier les éléments auxquels ils ont apposé une signature numérique et qu'ils vous ont envoyés.

Pour coder un élément et permettre au destinataire de le décoder, vous devez déjà avoir reçu le certificat de sécurité public de ce destinataire. Un élément de ce certificat de sécurité, appelé clé publique, est utilisé pour coder l'élément. Lorsque le destinataire ouvre l'élément codé, ce dernier est décodé à l'aide d'un autre élément du certificat de sécurité, appelé clé privée.

Le certificat de sécurité public d'un utilisateur peut être obtenu de l'une des manières suivantes :

  • L'utilisateur peut vous envoyer un élément auquel il a apposé une signature numérique. Lorsque vous l'ouvrez, vous êtes invité à ajouter le certificat de sécurité et à l'approuver.

  • L'utilisateur peut exporter son certificat public, l'enregistrer sur un disque ou une unité externe, et vous l'envoyer. Vous devez alors importer le certificat public.

Réception d'un élément sécurisé

Les éléments sécurisés sont marqués, dans votre liste d'éléments, à l'aide des icônes suivantes :

Icône

Description

Élément signé

Élément codé

Élément signé et codé

Utilisation de fournisseurs de services de sécurité

Suivant le logiciel de sécurité que vous avez installé, vous pouvez sélectionner différents fournisseurs de services de sécurité pour les éléments que vous envoyez. Par exemple, en raison de la méthode de codage adoptée par votre organisation, il se peut que l'utilisation d'un fournisseur de services de sécurité donné soit requise pour les éléments de travail, alors que vous souhaiteriez recourir à un fournisseur différent pour l'envoi de vos éléments personnels. Les options de sécurité disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous sélectionnez.

Pour plus d'informations, reportez-vous au Sélection d'un fournisseur de services de sécurité.

Informations avancées

GroupWise est compatible avec la spécification S/MIME version 2 et 3. Les fournisseurs de services de sécurité pris en charge par GroupWise présentent des algorithmes de codage communs, tels que RC2, RC4 et (sous Windows 7 ou version ultérieure) AES. Lorsque vous apposez une signature numérique à un élément, GroupWise hache ce dernier de façon à créer un résumé du message avec l'algorithme SHA-1 standard. Le résumé du message accompagne l'élément envoyé.

Pour plus d'informations, reportez-vous au Sélection d'un fournisseur de services de sécurité.

Signature numérique ou chiffrement d'un message

Pour coder un élément et permettre au destinataire de le décoder, vous devez avoir reçu le certificat de sécurité public de ce destinataire.

  1. Vérifiez que vous disposez d'un certificat de sécurité et que vous avez sélectionné le fournisseur de services de sécurité de votre choix.

  2. Ouvrez la vue d'un élément.

  3. Cliquez dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

  4. Cliquez sur pour signer l'élément de façon numérique.

  5. Cliquez sur pour coder l'élément.

  6. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

    Si vous recevez un message indiquant que le certificat du destinataire est introuvable lorsque vous tentez d'envoyer l'élément, envisagez l'une des possibilités suivantes : 1) vous tentez de coder un élément pour un destinataire sans avoir son certificat public ; 2) l'adresse électronique mentionnée dans le certificat public ne correspond pas à celle du destinataire ou 3) il n'y a pas d'adresse électronique dans le certificat public du destinataire et l'adresse électronique de ce dernier ne peut pas être vérifiée.

    Dans le cas 1), vous devez obtenir le certificat de sécurité public du destinataire. Dans le cas 2) ou 3), cliquez sur Trouver le certificat pour localiser le certificat du destinataire.

Signature numérique ou chiffrement de tous les messages

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez Apposer une signature numérique ou Coder pour les destinataires.

  4. Cliquez sur Options avancées, puis sélectionnez l'option de votre choix.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.

Obtention d'un certificat de sécurité d'une autorité de certification

Pour la majorité des sociétés, l'administrateur GroupWise local émet des certificats de sécurité. Si vous ne savez pas où obtenir un certificat de sécurité, contactez donc votre administrateur GroupWise local.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur Obtenir le certificat.

    Votre navigateur Web démarre et affiche la page Web GroupWise, qui contient la liste des autorités de certification. Il ne s'agit que d'une liste partielle, GroupWise prenant en charge un grand nombre d'autorités de certification.

  4. Sélectionnez l'autorité de certification de votre choix, puis suivez les instructions du site Web.

    Si vous avez utilisé Internet Explorer pour obtenir le certificat, ce dernier est disponible dans GroupWise. Si vous avez utilisé Firefox ou Chrome pour obtenir le certificat, vous devez exporter ou sauvegarder ce dernier à partir du navigateur (pour connaître la marche à suivre, consultez la documentation du navigateur). Pour plus d'informations, reportez-vous au Importation ou exportation de certificats de sécurité.

  5. Dans GroupWise, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  6. Sélectionnez Microsoft Base Cryptographic Provider ou Microsoft Enhanced Cryptographic Provider dans la liste déroulante Nom sous Sélectionner un fournisseur de service de sécurité.

    Sélectionnez un fournisseur de service de sécurité adapté au niveau de codage du certificat que vous utilisez. Le niveau de codage d'un certificat dépend du niveau de codage du navigateur utilisé pour l'obtenir. Par exemple, si vous êtes équipé d'un navigateur Internet Explorer avec codage à 128 bits, le niveau de codage est élevé et vous ne pouvez utiliser que Microsoft Enhanced Cryptographic Provider.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Double-cliquez sur Certificats et cliquez sur le certificat à utiliser, puis sur Définir par défaut.

  9. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Sélection d'un fournisseur de services de sécurité

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez un fournisseur de services de sécurité dans la liste déroulante Nom.

  4. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Le fournisseur de services de sécurité sélectionné est pris en compte lorsque vous vous y connectez (si la connexion est requise). Les options et les méthodes de codage disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous avez sélectionné.

Vous ne pouvez pas sélectionner les options relatives au fournisseur de services de sécurité au niveau d'un élément individuel. En effet, vous devez sélectionner ces options à partir de la fenêtre principale.

Sélection d'un certificat de sécurité pour la signature numérique des éléments

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur le nom du certificat.

  4. Cliquez sur Définir par défaut.

  5. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Utilisation du protocole LDAP pour rechercher les certificats de chiffrement du destinataire

Pour pouvoir rechercher des certificats de sécurité à l'aide d'un service Annuaire LDAP, vous devez auparavant ajouter ce service Annuaire à votre carnet d'adresses GroupWise. Pour plus d'informations, reportez-vous au Ajout d'un service Annuaire à un carnet d'adresses.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Sécurité.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Cliquez sur Options avancées.

  4. Sélectionnez Rechercher les certificats de codage du destinataire dans l'annuaire LDAP par défaut défini dans le carnet d'adresses LDAP.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.

Sélection de la méthode utilisée pour coder les éléments

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Cliquez sur Options avancées.

    Utiliser l'algorithme de chiffrement favori du destinataire si disponible : GroupWise tente d'utiliser l'algorithme de codage préféré du destinataire si celui-ci est disponible.

    Recherchez les certificats de codage du destinataire dans l'annuaire LDAP par défaut défini dans le carnet d'adresses LDAP : GroupWise utilise le carnet d'adresses LDAP défini pour tenter de trouver les certificats de codage du destinataire.

    Algorithme de chiffrement par défaut : dans la zone Élément codé, vous pouvez faire défiler les listes déroulantes d'algorithmes de codage qui contiennent tous les algorithmes de codage pris en charge par la version du navigateur Web installé sur le poste de travail sur lequel vous exécutez le client GroupWise. Par exemple, une liste peut répertorier les méthodes de codage suivantes :

    • 3DES (168 bits)

    • DES (56 bits)

    • RC2 (128 bits)

    • RC2 (40 bits)

    • RC2 (56 bits)

    • RC2 (64 bits)

    • RC4 (128 bits)

    • AES (128 bits)

    • AES (256 bits)

    Diffuser mon algorithme de chiffrement préféré dans l'élément signé en tant que : lorsque vous envoyez un élément codé, vous pouvez indiquer l'algorithme de codage préféré à utiliser.

    Envoyer la partie de message au format texte clair (signature en transparent) : envoie le message en texte clair ; sinon, il est envoyé sous la forme d'un message codé PKCS7.

    Inclure les certificats de mon autorité de certification : le certificat de votre autorité de certification est inclus dans le message envoyé.

    Vérifier si l'élément de sécurité entrant/sortant contient des certificats révoqués : compare l'élément de sécurité entrant/sortant à la liste de révocation du certificat.

    Avertir si le serveur de révocation est hors ligne : vous recevez un avertissement si le serveur de révocation est hors ligne lorsque GroupWise effectue la vérification.

    Avertir si les certificats ne contiennent pas d'informations de révocation : vous recevez un avertissement si le certificat ne contient pas d'informations de révocation.

    Ne pas vérifier la conformité des certificats avec S/MIME : la conformité du certificat avec S/MIME n'est pas vérifiée.

    Vérifier la conformité des certificats avec S/MIME version 2 : le système vérifie la conformité du certificat avec la norme S/MIME version 2.

    Vérifier la conformité des certificats avec S/MIME version 3 : le système vérifie la conformité du certificat avec la norme S/MIME version 3.

  4. Effectuez vos sélections dans la zone de groupe Élément codé.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.

Les méthodes de codage disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous avez sélectionné.

Contrôle permettant de savoir si la signature numérique d'un élément a été vérifiée

  1. Ouvrez un élément que vous avez reçu auquel une signature numérique a été apposée.

  2. Cliquez sur Fichier > Propriétés de sécurité.

  3. Cliquez sur les onglets pour afficher des informations sur le certificat de sécurité qui a été utilisé.

La signature numérique est vérifiée lorsque vous ouvrez l'élément. En cas de problème concernant le certificat utilisé pour la signature numérique de l'élément, un avertissement ou un message d'erreur s'affiche immédiatement et la mention « Non approuvé » apparaît dans la barre d'état.

Si la signature numérique n'a pas été vérifiée, il se peut que le certificat de sécurité ne soit pas valide ou que le texte du message ait été modifié depuis que l'élément a été envoyé.

Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de l'approbation

  1. Cliquez sur Contacts dans la liste complète des dossiers.

    Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête de la liste des dossiers (située au-dessus de la liste des dossiers ; elle affiche généralement En ligne ou Caching pour indiquer le mode GroupWise utilisé). Cliquez ensuite sur Liste de dossiers complète.

    ou

    Ouvrez le carnet d'adresses.

  2. Double-cliquez sur un contact, puis cliquez sur l'onglet Avancé.

  3. Cliquez sur Gérer les certificats.

  4. Cliquez sur un certificat, puis sur Afficher les détails.

Si vous n'avez pas au départ approuvé le certificat de sécurité d'un destinataire et si vous souhaitez le faire, ouvrez un élément auquel ce destinataire a apposé une signature numérique, cliquez sur le certificat de sécurité, sur Modifier l'approbation, sur une option d'approbation, puis sur OK.

Si vous ne souhaitez plus approuver le certificat de sécurité d'un destinataire, cliquez sur le certificat de sécurité, sur Retirer, puis sur Oui.

Lorsque vous supprimez le certificat de sécurité d'un destinataire de la liste, il est supprimé de votre base de données de certificats. Si par la suite vous recevez un élément qui utilise ce certificat de sécurité, il sera considéré comme inconnu.

Affichage de vos propres certificats de sécurité

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur un certificat, puis sur Afficher les détails.

Si vous disposez de plusieurs certificats de sécurité, le certificat par défaut est indiqué par une coche. Pour modifier de certificat par défaut, cliquez sur un certificat, puis sur Définir par défaut.

Pour modifier le nom de votre certificat de sécurité, cliquez sur Éditer les propriétés, puis modifiez le texte dans le champ Nom du certificat. La modification de nom est répercutée dans la liste et n'est pas stockée dans le certificat réel.

Importation ou exportation de certificats de sécurité

Lorsque vous exportez votre certificat de sécurité avec la clé privée vers un fichier, un mot de passe est requis pour protéger le fichier. Vous pouvez utiliser le fichier exporté comme copie de sauvegarde ou importer le fichier sur un autre poste de travail. Si un autre utilisateur obtient le fichier ainsi que le mot de passe qui lui est associé, il pourra apposer, en votre nom, une signature numérique aux éléments et lire les éléments codés que vous recevez.

Lorsque vous exportez votre certificat public, vous pouvez l'envoyer à un autre utilisateur. Celui-ci peut alors importer votre certificat public et vous envoyer des éléments codés.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur Importer ou Exporter.

    ou

    Cliquez sur Certificats des autorités de certification, puis sur Importer ou Exporter.

  4. Saisissez un nom de fichier (y compris son chemin d'accès).

    Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher le fichier de certificat, cliquer sur le nom du fichier, puis sur Enregistrer ou sur Ouvrir.

  5. Si nécessaire, saisissez le mot de passe associé à votre certificat.

  6. Cliquez sur OK.

3.1.9 Enregistrement d'un message non terminé

Présentation de l'enregistrement automatique

Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, les éléments sont enregistrés automatiquement. Cela évite de perdre les messages que vous créez si GroupWise se ferme par accident. Lorsque GroupWise redémarre, vous avez la possibilité de récupérer ces messages pour terminer de les composer.

Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, par défaut, celui-ci est automatiquement enregistré sur le disque toutes les 30 secondes. Le message est enregistré au format MIME dans c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise\GWItemSave.eml. Les noms de fichier sont numérotés lorsque vous composez plusieurs messages simultanément. Lorsque vous enregistrez votre message dans votre dossier Travail en cours ou lorsque vous fermez l'élément, le message enregistré automatiquement est supprimé.

Lorsque GroupWise démarre, si le répertoire C:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise contient des messages automatiquement enregistrés, une fenêtre s'affiche pour vous le signaler.

Les options suivantes sont disponibles pour les messages enregistrés automatiquement :

Récupérer tous les messages enregistrés dans GroupWise : récupère les messages enregistrés automatiquement dans GroupWise afin que vous puissiez terminer plus tard de composer les messages.

Supprimer tous les messages enregistrés : supprime du disque les messages enregistrés automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.

Me redemander au prochain démarrage de GroupWise : conserve les messages enregistrés sur le disque mais ne les récupère pas dans GroupWise. Lors du prochain démarrage de GroupWise, la même fenêtre réapparaît.

Activation ou désactivation de l'enregistrement automatique

Par défaut, la fonction d'enregistrement automatique est activée.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Général, puis désélectionnez Activer l'enregistrement automatique pour désactiver cette option.

    ou

    Sélectionnez Activer enregistrement automatique pour activer l'enregistrement automatique.

  3. Cliquez sur OK.

Enregistrement d'un message non terminé

  1. Dans un élément ouvert, cliquez sur Fichier > Enregistrer le brouillon.

  2. Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez enregistrer l'élément, puis cliquez sur OK.

Le brouillon du message est placé dans le dossier de votre choix à l'Étape 2. Le dossier par défaut des messages non terminés est le dossier Travail en cours.

3.1.10 Sélection des options d'envoi

Modification de la priorité des messages électroniques envoyés

  1. Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez-le, puis cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour modifier le niveau de priorité de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Priorité élevée, Priorité normale ou Priorité faible.

    Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Masquage de l'objet d'un message que vous envoyez

Pour les informations sensibles, vous pouvez masquer la ligne de l'objet. L'objet n'est visible que lorsque le destinataire ouvre l'élément.

  1. Pour masquer l'objet d'un seul élément, ouvrez-en une vue, puis cliquez sur Options d'envoi > Sécurité.

    ou

    Pour masquer l'objet de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Sécurité.

  2. Sélectionnez Masquer l'objet.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Distribution différée d'un élément

Lorsque vous choisissez de différer l'envoi d'un élément, celui-ci est envoyé à la date et l'heure que vous définissez. Vous pouvez modifier ou retirer l'élément avant qu'il ne soit envoyé, comme expliqué à la Section 3.2, Gestion des messages électroniques envoyés. Cependant, si l'élément est configuré de manière à être envoyé par Internet, il est impossible de le retirer.

  1. Pour différer la distribution d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour différer la distribution de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Cliquez sur Retarder l'envoi.

  3. Indiquez dans combien de jours vous souhaitez que l'élément soit envoyé.

  4. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Définition d'une date d'expiration pour le message électronique que vous envoyez

Si vous définissez une date d'expiration pour un message électronique ou téléphonique que vous envoyez à un autre utilisateur de GroupWise, ce message est retiré de la boîte aux lettres GroupWise du destinataire lorsqu'il arrive à expiration.

  1. Pour définir une date d'expiration pour un message électronique ou un message téléphonique que vous envoyez à des utilisateurs GroupWise, ouvrez un élément, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour définir une date d'expiration pour tous les messages électroniques et téléphoniques envoyés aux utilisateurs de GroupWise, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Date d'expiration.

  3. Indiquez la durée pendant laquelle vous souhaitez que le message reste dans la boîte aux lettres du destinataire.

  4. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les éléments envoyés

La classification est un niveau de sécurité qui permet au destinataire de savoir si l'élément est confidentiel, top secret, etc. Cette information apparaît en haut de l'élément. La classification ne fournit ni chiffrement ni sécurité supplémentaire. Elle a pour but d'avertir le destinataire du caractère relativement sensible du message.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez un niveau de sécurité dans la liste déroulante Classification.

    • Normal

    • Propriétaire

    • Confidentiel

    • Secret

    • Top Secret

    • Strictement confidentiel

  4. Cliquez sur OK.

Changement du codage MIME des messages électroniques envoyés

Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher correctement certains caractères. Dans GroupWise, vous pouvez modifier le codage des éléments envoyés, si cela s'avère nécessaire pour que le destinataire puisse les afficher correctement.

  1. Pour modifier le codage MIME d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour modifier le codage MIME de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Ajout d'un contact à un message électronique

Lorsque vous ajoutez un contact à un message électronique sous l'onglet Options d'envoi, le contact ne reçoit pas le message électronique, mais ce dernier s'affiche dans l'historique de ce contact. Pour plus d'informations sur l'historique des contacts, reportez-vous à la section Affichage de toute la correspondance avec un contact.

Pour ajouter un contact à un message électronique que vous envoyez :

  1. Dans un message électronique que vous composez, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Dans le champ Contacts, saisissez le contact dont l'historique de contact doit répertorier le message.

  3. Terminez de composer le message, puis cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez ajouter des utilisateurs comme contacts à un message électronique que vous avez envoyé ou reçu, comme décrit à la section Ajout d'un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez.

Notification des destinataires

Pour empêcher la fonction de notification d'informer les destinataires de l'arrivée dans leur boîte aux lettres d'un élément que vous leur envoyez :

  1. Dans l'élément que vous composez, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Désélectionnez Notifier les destinataires.

  3. Terminez de composer le message, puis cliquez sur Envoyer.

3.1.11 Publication d'un pense-bête

Un pense-bête est un message publié uniquement dans votre boîte aux lettres. Les pense-bêtes constituent un moyen de créer des notes personnelles. Si vous utilisez GroupWise Mobility Service 2.1 ou une version ultérieure et que la synchronisation des notes est activée sur le périphérique mobile, les pense-bêtes seront synchronisés avec les applications de notes installées sur les périphériques mobiles. Un nouveau dossier intitulé Notes mobiles est créé sous le dossier Liste des tâches dans le client GroupWise, et les pense-bêtes déplacés vers ce dossier ou créés directement dedans seront synchronisés avec votre périphérique mobile.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Pense-bête.

  2. Saisissez l'objet du message.

  3. Saisissez le message.

  4. Pour inclure des pièces jointes, cliquez sur l'icône Pièce jointe située dans la barre d'outils.

  5. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

3.1.12 Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Message téléphonique.

    Dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique. reportez-vous au Personnalisation de la barre d'outils principale.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Entrez le nom, la société et le numéro de téléphone du correspondant.

  4. Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.

  5. Saisissez le message dans le champ correspondant.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

INDICATION :vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément personnel. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche). Reportez-vous au Changement du type d'élément du message électronique.

3.1.13 Vote

Le vote permet à un utilisateur d'envoyer à d'autres personnes un objet contenant une liste de réponses parmi lesquelles les utilisateurs concernés peuvent choisir une réponse. Un message électronique contenant un récapitulatif de tous les résultats est ensuite envoyé à tous les participants. Les résultats sont affichés dans le menu déroulant contenu dans l'en-tête ou sur la page Propriétés du courrier électronique récapitulatif. L'expéditeur peut sélectionner des réponses préformées ou créer une liste de réponses séparées par des points-virgules qu'il peut envoyer aux destinataires. Les résultats d'un vote peuvent être privés ou publics, ce qui signifie respectivement que seul l'expéditeur peut consulter les résultats ou que tous les destinataires y ont accès.

  1. Dans le menu coulissant Options de la vue de composition, sélectionnez Options de vote.

  2. Sélectionnez Activer le vote.

  3. Dans la liste déroulante Options, sélectionnez une réponse dans la liste de réponses préformées ou saisissez vos propres réponses en les séparant par des points-virgules.

  4. (Facultatif) Définissez l'option Visibilité des résultats du vote sur Tous les destinataires ou sur Expéditeur uniquement selon le caractère public ou privé que vous souhaitez attribuer aux résultats.

  5. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  6. Saisissez l'objet du message.

  7. Saisissez le message.

  8. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.